10 ทักษะและกลยุทธ์การบริหารเวลาที่จำเป็น

การเรียนรู้ทักษะและกลยุทธ์ในการจัดการเวลาของคุณให้ดีมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการใช้ชีวิตในแบบที่คุณต้องการใช้ชีวิตจริงๆ

ไม่ว่าคุณจะมองอย่างไรเราแต่ละคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากันในทุกวัน โดยไม่คำนึงถึงเชื้อชาติอันดับความฉลาดหรือยอดเงินในบัญชีธนาคารของเรา มันจะเหมือนกัน 24 ชั่วโมงสำหรับทุกคน

อาจกล่าวได้หลายอย่างเกี่ยวกับคนที่ประสบความสำเร็จ แต่สิ่งหนึ่งที่พวกเขามีเหมือนกันคือพวกเขาระมัดระวังอย่างรอบคอบในการใช้เวลา เราทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากันดังนั้นจึงเป็นเหตุผลว่าความแตกต่างที่สำคัญอยู่ที่ ว่า เราใช้เวลา อย่างชาญฉลาด เพียงใด

ในบทความนี้เราจะพูดถึงวิธีการบางอย่างที่คุณสามารถทำงานได้มากขึ้นด้วยการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

10 ทักษะและกลยุทธ์ที่สำคัญสำหรับการบริหารเวลา

ประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน
รักษาตารางเวลา
จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ
กำหนดขีด จำกัด ของสิ่งที่คุณคาดว่าจะทำ
ขจัดสิ่งรบกวนทั้งหมด
ควบคุมความคิดของคุณ
ยึดมั่นในแผน
ค้นหาสถานที่และเวลาที่คุณสะดวกที่สุด
รวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน
เป็นระเบียบ

1. ประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน

ในการเริ่มต้นคุณต้องหยุดและเก็บข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่คุณใช้เวลาของคุณเมื่อเร็ว ๆ นี้ นี่คือการประเมินตนเองส่วนบุคคลที่จะทำให้คุณเห็นภาพว่าคุณใช้ทรัพยากรที่ไม่สามารถถูกแทนที่ได้อย่างไร

คุณอาจสังเกตเห็นว่าวันของคุณดูเหมือนจะผ่านไปอย่างรวดเร็ว ก่อนที่คุณจะรู้ตัวเวลา 24 ชั่วโมงนั้นผ่านไปแล้วและคุณแทบจะไม่สามารถบรรลุสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำ หากเป็นเช่นนั้นคุณต้องเริ่มบันทึกกิจกรรมประจำวันของคุณ

เมื่อคุณระบุกิจกรรมที่ใช้เวลาของคุณแล้วคุณจะสามารถแยกและมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่ให้ผลตอบแทนมากที่สุด นั่งลงและคำนวณเวลาที่คุณใช้ไปกับแต่ละงานตั้งแต่ตอนตื่นนอน

แล้วคุณจะติดตามเวลาของคุณอย่างไร? มีแอพที่มีประโยชน์ที่คุณสามารถดาวน์โหลดเพื่อช่วยคุณติดตามเวลาของคุณในแต่ละวัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดูรายชื่อ 10 แอพติดตามเวลาที่ดีที่สุดประจำปี 2020

การกำหนดและดูแลตารางเวลาช่วยให้คุณแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่ดำเนินการได้วิธีนี้จึงไม่น่ากลัวและง่ายต่อการทำให้เสร็จ

2. รักษาตารางเวลา

เตรียมเทมเพลตง่ายๆที่คุณสามารถเติมเต็มกับงานที่ต้องทำในแต่ละวัน รายการสิ่งที่ต้องทำนี้ต้องแบ่งออกเป็นหมวดหมู่: กิจกรรมส่วนตัวกิจกรรมครอบครัวกิจกรรมทางธุรกิจและอื่น ๆ

จำเป็นต้องแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่สามารถดำเนินการได้เพื่อไม่ให้น่ากลัวและง่ายต่อการทำให้เสร็จ

3. จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ

หากคุณรู้สึกว่าคุณมีสิ่งที่ต้องทำมากกว่าชั่วโมงที่มีอยู่ในหนึ่งวันคุณต้องจัดลำดับความสำคัญ การจัดเรียงงานตามลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณสามารถอุทิศเวลาให้กับปัญหาที่สำคัญที่สุดในชีวิตของคุณได้

คุณจะทำการทดลองบางอย่างได้ที่นี่จนกว่าจะพบการจัดเรียงที่เหมาะกับคุณที่สุด ด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลเอกสารคุณสามารถใช้การเข้ารหัสสีเพื่อแยกแยะหมวดหมู่ตามลำดับความสำคัญได้

หรือคุณสามารถตั้งชื่อเป็นกิจกรรม A, B และ C โดยให้ A เป็นงานที่มีความสำคัญสูงสุด B เป็นงานที่มีลำดับความสำคัญปานกลางและ C เป็นงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำที่สุด

เมื่อพิจารณาว่าจะจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไรคุณต้องถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

งานไหนที่ต้องทำวันนี้
กำหนดเวลางานใดได้บ้าง
มอบหมายงานใดได้บ้าง
งานใดเป็นหัวใจสำคัญของเป้าหมายส่วนตัวของฉัน
งานใดที่สามารถกำจัดได้?

4. กำหนดขีด จำกัด ในสิ่งที่คุณคาดว่าจะทำ

ตระหนักดีว่าคุณไม่จำเป็นต้องยินยอมทุกอย่างหรือทุกคนร้องขอ เรียนรู้ที่จะบอกว่าไม่มีหากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณยาวเกินไปอาจเป็นไปได้ว่ามีหลายสิ่งที่คุณทุ่มเทเวลาให้กับสิ่งที่หามาได้

ตั้งปณิธานแน่วแน่และกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนในชีวิตของคุณ ก่อนที่คุณจะตกลงหรือยินยอมในบางสิ่งให้ถามตัวเองตามนี้:

ฉันมีความสามารถและเวลาที่จะจัดการกับสิ่งนี้อย่างแท้จริงหรือไม่?
จะทำกำไรได้หรือไม่?
สอดคล้องกับลำดับความสำคัญภารกิจและเป้าหมายของฉันหรือไม่
อะไรคือค่าใช้จ่ายในการไม่ทำงานนี้?

5. กำจัดสิ่งรบกวนทั้งหมด

ทุกที่ที่คุณหันไปในวันนี้มีตัวดูดเวลา สิ่งรบกวนมากมาย หยุดและพิจารณาสักครู่ถึงสิ่งที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวันของคุณที่ไม่ได้วางแผนไว้และใช้เวลาของคุณ

อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่อีเมลและข้อความบนโทรศัพท์ของคุณไปจนถึงการพบปะทางสังคมที่ไม่ได้วางแผนไว้ คุณสามารถต้านทานกระแสนี้ได้โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปิดอีเมลขณะทำงาน หากสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนโทรหาคุณทางสังคมให้ถามพวกเขาอย่างสุภาพว่าคุณสามารถโทรกลับในภายหลังได้หรือไม่

การขัดจังหวะอาจก่อกวนได้เมื่อคุณทำงานเกี่ยวกับการจัดการเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการขัดจังหวะเหล่านั้นไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนหรือสำคัญ นี่คือจุดที่คุณต้องฝึกฝนวินัยในการยึดติดกับงานตั้งแต่ต้นจนจบ หากมีสิ่งอื่นเกิดขึ้นที่ต้องได้รับการดูแลจดบันทึกไว้ในรายการของคุณและทำงานในโครงการหรืองานในมือต่อไป

6. ควบคุมความคิดของคุณ

อย่างไรก็ตามสิ่งรบกวนทั้งหมดไม่ได้มาจากภายนอก ส่วนใหญ่เป็นเรื่องภายในและเกี่ยวข้องกับ "ชีวิตความคิด" ของเรา บางครั้งอาจรู้สึกว่าจิตใจของคุณกำลังสมคบคิดและทำลายความพยายามของคุณ

คุณอาจพยายามอย่างหนักที่จะทุ่มเทความสนใจให้กับงาน แต่แล้วความคิดเกี่ยวกับบางสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีตหรือข่าวร้ายที่คุณเพิ่งได้รับเมื่อเร็ว ๆ นี้หรือการแลกเปลี่ยนทางอารมณ์ที่คุณมีกับใครบางคนคืบคลานเข้ามาและทำให้คุณตกจากเป้าหมาย.

คนทั่วไปมีความคิดประมาณ 70,000 ต่อวัน หากคุณกำลังจะทำสิ่งต่างๆในชีวิตคุณจะต้องจัดการจิตใจของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณพบว่าตัวเองจมอยู่กับความคิดที่ไขว้เขวแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่โครงการของคุณให้หยุดและถามตัวเองทันที:

ฝึกทำสิ่งนี้แล้วคุณจะสังเกตได้ว่ามันจะง่ายมากที่จะกำจัดความคิดที่ทำให้เสียสมาธิและมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่มีค่าในปัจจุบัน

7. ยึดมั่นในแผน

สิ่งนี้สำคัญมากจนต้องมีส่วนของตัวเอง เมื่อคุณสร้างกลยุทธ์การบริหารเวลาได้แล้วคุณต้องยึดมั่นกับมันไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ตระหนักดีว่าผู้คนจำนวนมากที่ไม่สนใจที่จะจัดการเวลาของพวกเขาจะมีเหตุฉุกเฉินที่พวกเขาคาดหวังให้คุณจัดการ ในคำอื่น ๆ สิ่งที่ผิดไปในชีวิตของพวกเขาเนื่องจาก พวกเขา ปรับตัวของเวลาแล้วพวกเขาก็หันไปรอบ ๆ และต้องการให้คุณแก้ไขปัญหา

เรียนรู้ที่จะแยกความแตกต่างระหว่างเหตุฉุกเฉินที่แท้จริงและสิ่งที่จะทำให้คุณกลับมา กำหนดเส้นตายสำหรับโครงการที่คุณมีในรายการของคุณและจัดระเบียบตัวเองเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาเหล่านั้น เมื่อสิ่งรบกวนเกิดขึ้นควรมีระบบกรองเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา

8. ค้นหาสถานที่และเวลาที่สะดวกที่สุดของคุณ

เมื่อทำกิจกรรมที่คุณวางแผนไว้ในแต่ละวันให้ทำภารกิจที่ต้องใช้ความคิดระดับสูงสุดในเวลาที่คุณรู้สึกสดชื่นที่สุด

คุณมีประสิทธิผลมากที่สุดในตอนเช้าหรือคุณเป็นนกฮูกกลางคืน? กำหนดแผนของคุณเพื่อที่คุณจะสามารถจัดการกับงานที่ต้องการมากที่สุดเมื่อคุณมีประสิทธิผลมากที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่ที่คุณกำหนดไว้สำหรับงานของคุณนั้นปราศจากความยุ่งเหยิงและสิ่งรบกวน เท่าที่จะเป็นไปได้การตั้งค่าควรมีความรู้สึกสร้างแรงบันดาลใจที่กระตุ้นให้คุณสร้างผลลัพธ์ด้วยเวลาของคุณ

9. รวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน

ตรวจสอบรายการที่คุณสร้างขึ้น หากมีกิจกรรมที่มีลักษณะคล้ายกันหรืออยู่ในหมวดหมู่ย่อยเดียวกันให้จัดกลุ่มสิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันและทำในลำดับเดียว

วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเปลี่ยนระหว่างงานต่างๆในหมวดหมู่ย่อยได้มากขึ้นและคุณจะสามารถดำเนินการกับกิจกรรมของคุณได้เร็วขึ้น

เมื่อคุณรวมงานด้วยวิธีนี้สมองของคุณจะค้นหาสิ่งเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะเริ่มปรับสภาพตัวเองให้ทำงานอย่างเป็นระบบซึ่งต่างจากวิธีการใช้ชีวิตแบบกระจัดกระจายทั่วไปที่แพร่หลายในยุคใหม่ของเรา

10. เป็นระเบียบ

เมื่อทุกอย่างเข้าที่แล้วคุณจะประหยัดเวลาและมีที่ว่างให้มีสมาธิกับงานที่ทำอยู่ องค์กรส่วนบุคคลแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคลเนื่องจากเราไม่เหมือนกันทั้งหมดเมื่อพูดถึงวิธีที่เราเข้าใกล้สถานการณ์

นี่คือสาเหตุที่พนักงานใน บริษัท อาจรู้สึกติดกับดักและถูกยับยั้งในระดับต่อต้านเมื่อฝ่ายบริหารใช้กระบวนการองค์กรแบบครอบคลุมที่เฉพาะเจาะจงเกินไปและไม่อนุญาตให้พวกเขากำหนดจังหวะของตนเอง

แล้วเราจะจัดระเบียบในชีวิตส่วนตัวได้อย่างไร?

เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันของเราหมดไปกับการสื่อสารในรูปแบบต่างๆ วิธีหนึ่งในการจัดระเบียบคือจัดรายชื่อโทรศัพท์หรือรายชื่อติดต่อเป็นกลุ่มและติดป้ายกำกับตามวิธีการใช้งานเช่นครอบครัวญาติเพื่อนเพื่อนร่วมงานเป็นต้น

จัดกลุ่มอีเมลของคุณเป็นหมวดหมู่และสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละรายการ หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากจากแหล่งที่มาบางแห่งเป็นประจำคุณควรตั้งกฎกล่องจดหมายที่จะโอนข้อความดังกล่าวทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ แทนที่จะใช้ปฏิทินหรือผู้วางแผนหลายคนเพื่อติดตามการนัดหมายงานกิจกรรมอื่น ๆ และการประชุมให้จัดกำหนดการทั้งหมดในที่เดียว

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ให้ลดพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรบั่นทอนสมาธิของคุณ สร้างนิสัยในการเตรียมทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับวันก่อนที่จะเกษียณ

เมื่อคุณจัดการเวลาได้อย่างเหมาะสมคุณจะทำงานได้มากขึ้นโดยใช้ความพยายามน้อยลง อย่าปล่อยให้เวลาผ่านไปง่ายๆ แทนที่จะเป็นผู้รับผิดชอบและควบคุม

เลือกว่าคุณจะใช้เวลาอย่างไร มุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และเป้าหมายของคุณ

มันจะไม่ใช่เรื่องง่ายในตอนแรก แต่ยิ่งคุณมีนิสัยในการเฝ้าติดตามวัดผลและจัดการเวลาของคุณมากเท่าไหร่คุณก็จะเริ่มเห็นผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จในชีวิตของคุณมากขึ้นเท่านั้น ผลตอบแทนจะคุ้มค่ากับความพยายาม