การจัดการโครงการ: การวางแผน

เครื่องมือและเทคนิคการวางแผน

ภาพโดย annca จาก Pixabay

การวางแผนเป็นวิธีการหลักที่เราสามารถใช้เพื่อควบคุมและควบคุมโครงการที่กำลังดำเนินการ การดำเนินโครงการเป็นการวางแผนงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ในขั้นตอนการวางแผนผู้จัดการโครงการจะพิจารณาทั้งโครงการสื่อสารและจัดการบุคคลที่จะทำงานและค้นหาวิธีการที่ดีที่สุดในการทำงานหรือดำเนินการ

ผู้จัดการโครงการต้องวางแผนเพื่อค้นหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้ชัดเจนในใจว่าต้องทำอะไรตรวจสอบสิ่งที่อยู่นอกพื้นที่ความเชี่ยวชาญของตนและรู้วิธีมอบหมายและกำหนดงานให้กับผู้อื่น

นี่คือเครื่องมือการวางแผนบางส่วนที่เราสามารถใช้ในการวางแผนโครงการ

แผนภูมิแกนต์

ภาพโดย OpenClipart-Vectors จาก Pixabay

แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพกราฟิกของแผนสำหรับโครงการ จะแสดงงานระยะเวลาลำดับ (หรือตำแหน่งในเวลา) และระยะเวลาโดยรวมของโครงการ นำเสนอข้อมูลทั้งหมดนี้ในรูปแบบที่สัมพันธ์กันและเป็นวิธีง่ายๆในการสื่อสารแผนของโครงการ

เราเตรียมแผนภูมิแกนต์เพื่อรวมข้อมูลของงานและระยะเวลาของโครงการของเรา แผนภูมิดังกล่าวช่วยให้เราเข้าใจกระบวนการที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้เราเข้าใจระยะเวลาทั้งหมดของโครงการได้อย่างถูกต้องสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและให้มาตรฐานสำหรับการประเมินและการประมาณค่าหากเราจำเป็นต้องตัดสินใจเพิ่มเติม

แผนภูมิแกนต์เชื่อถือได้ทั้งหมดหรือไม่? ไม่จริง. เราไม่สามารถพึ่งพาแผนภูมิแกนต์เพื่อให้รายละเอียดว่าเหตุใดจึงจัดลำดับงานตามลำดับที่ปรากฏ นอกจากนี้เราไม่สามารถพึ่งพาแผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงว่างานใดมีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาที่เหมาะสมหรือเพื่อแสดงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อการอ้างอิงหรือลำดับของงาน การพึ่งพางานคือความสัมพันธ์เชิงตรรกะระหว่างงานหรือเหตุการณ์สำคัญ ในการพึ่งพางานงานหรือเหตุการณ์สำคัญต้องอาศัยงานอื่นที่ต้องดำเนินการทั้งหมดหรือบางส่วนก่อนที่จะดำเนินการได้

การวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญ

ภาพโดย Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

เส้นทางวิกฤตคือลำดับของกิจกรรมของโครงการที่ประเมินระยะเวลารวมที่ยาวนานที่สุดเพื่อกำหนดเวลาที่สั้นที่สุดในการดำเนินโครงการ

แผนภูมิเส้นทางที่สำคัญหรือเครือข่ายแสดงให้เห็นว่างานใดมีความสำคัญหรือจำเป็นต่อการเสร็จสิ้นโครงการในเวลาที่เหมาะสม

ซอฟต์แวร์เส้นทางที่สำคัญจะคำนวณผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับการอ้างอิงระหว่างงาน เนื่องจากความเร็วในการทำงานซอฟต์แวร์จะอัปเดตการเปลี่ยนแปลงข้อมูลงานและทรัพยากรต่างๆอย่างรวดเร็ว

โปรแกรมซอฟต์แวร์ใช้เพื่อช่วยในการวางแผนโครงการและจัดสรรทรัพยากรให้กับงานการจัดระดับทรัพยากรการคิดต้นทุนหรือการประมาณต้นทุนโครงสร้างการแบ่งงานและโครงสร้างการแบ่งองค์กร

นี่คือบางส่วนซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่นำเสนอตามลำดับตัวอักษร: Accelo , อาสนะ, Backlog, โครงการง่าย , INMOTION , จันทร์ com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront, และWrike หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เหล่านี้คุณสามารถไปที่เว็บไซต์ของGetApp®ซึ่งเผยแพร่บทวิจารณ์ซอฟต์แวร์และแอปสำหรับธุรกิจที่สร้างโดยผู้ใช้และบรรณาธิการ

สถานการณ์แบบ What-if

ค่าใช้จ่ายและเวลาต้องได้รับการตรวจสอบกับวัตถุประสงค์ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน

สถานการณ์แบบ What-if ถูกใช้เมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลง จากนั้นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะคำนวณระยะเวลาใหม่การจัดสรรทรัพยากรและต้นทุนใหม่เพื่อเสนอทางเลือกที่เป็นไปได้

หากซอฟต์แวร์การวางแผนแสดงให้เห็นว่าวันที่เสร็จสิ้นที่ต้องการนั้นเกินเวลาหรือค่าใช้จ่ายที่อนุญาตผู้จัดการโครงการจะต้องพิจารณาสามตัวเลือก:

• ค้นหางานที่สามารถทำควบคู่กันได้หรือสามารถครอบคลุมได้บางส่วนจากนั้นเชื่อมต่องานเหล่านี้อีกครั้งบนเครือข่ายแบบขนาน จากนั้นคอมพิวเตอร์จะประมาณระยะเวลาโครงการที่สั้นลง
• ป้อนวันที่บังคับให้เสร็จสิ้นใหม่จากนั้นคอมพิวเตอร์จะคำนวณวันที่เริ่มต้นใหม่
• ค้นหาว่าสามารถลดระยะเวลาของงานที่สำคัญได้หรือไม่ ซึ่งสามารถทำได้โดยการใส่ทรัพยากรมากขึ้นทำงานเป็นเวลานานลดคุณภาพซึ่งจะลดปริมาณงานหรือใช้การเตรียมสำเร็จรูป

หากซอฟต์แวร์การวางแผนแสดงให้เห็นว่าค่าใช้จ่ายจะมากกว่างบประมาณที่จัดสรรผู้จัดการโครงการสามารถลดจำนวนทรัพยากรย่อกำหนดการหรือลดคุณภาพของสิ่งที่ส่งมอบได้

คำอธิบายข้อกำหนดและนิพจน์

นี่คือคำอธิบายของคำหรือสำนวนที่ใช้ข้างต้น:

• การจัดสรรทรัพยากรจะกำหนดทรัพยากรเช่นเวลาคนและเครื่องมือในงานจำนวนหนึ่งเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา
• การปรับระดับทรัพยากรเป็นเทคนิคที่ปรับวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดให้สอดคล้องกับข้อ จำกัด ของทรัพยากรเพื่อสร้างสมดุลระหว่างความต้องการทรัพยากรกับอุปทานที่มีอยู่
• โครงสร้างการแบ่งงานแบ่งโครงการออกเป็นส่วนประกอบย่อย ๆ โดยแต่ละส่วนมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบ
• โครงสร้างการแยกย่อยขององค์กรเป็นรูปแบบที่ให้รายละเอียดกรอบขององค์กรสำหรับการวางแผนโครงการการจัดการทรัพยากรการติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายการจัดสรรต้นทุนการรายงานรายได้และกำไรและการจัดการงาน
• การติดตามเวลาจะบันทึกชั่วโมงการทำงาน
• การติดตามค่าใช้จ่ายจะบันทึกสิ่งที่ใช้ไป

การบริหารโครงการ: การกำหนดวัตถุประสงค์

• การบริหารโครงการ: การกำหนดวัตถุประสงค์

  แนวทางปฏิบัติของการบริหารโครงการได้รับการยอมรับอย่างดี มีความหลากหลายในอุตสาหกรรมที่หลากหลาย ปัจจุบันมีการใช้ธุรกิจและองค์กรหลายแห่งในด้านต่างๆเช่นการตลาดการเงินการพัฒนาผลิตภัณฑ์บริการผู้บริโภคและรัฐบาล

การจัดการโครงการ: การตรวจสอบและการจัดการคน

• การจัดการโครงการ: การตรวจสอบและการจัดการคนการจัดการ

  โครงการไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่และไม่ จำกัด เฉพาะโครงการขนาดใหญ่ คุณสามารถใช้ข้อมูลบางส่วนที่นำเสนอในบทความหลักการบริหารโครงการ 3 ข้อของฉันเพื่อพัฒนาแผนปฏิบัติการส่วนบุคคล