10 กฎทองของการจัดการโครงการ

ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้เพื่อให้โครงการทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

Canva.com

ฉันมีส่วนร่วมในการจัดการโครงการและพอร์ตการลงทุนของโครงการมานานกว่า 30 ปีและมีกฎทองสองสามข้อที่ฉันได้เรียนรู้จากโครงการเหล่านี้ทั้งหมดซึ่งเป็นมาตรฐานในโครงการทุกประเภท ในบทความนี้ฉันต้องการแบ่งปันสิ่งเหล่านี้กับคุณ

หากคุณใช้กฎเหล่านี้กับโครงการใด ๆ ที่คุณทำคุณจะมีโครงการที่ประสบความสำเร็จและปราศจากความเครียดในมือของคุณ!

กฎของการบริหารโครงการ

เข้าใจขอบเขต
เข้าใจเป้าหมายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
วางแผน
ฉุกเฉิน
สื่อสารกับทีม
ทดสอบก่อน / ต้นแบบ
ตรวจสอบ
รายงานต่อลูกค้าและจัดการความคาดหวัง
ส่งมอบ
จัดการประชุมสรุป / บทเรียน

1. เข้าใจขอบเขต

สิ่งนี้อาจดูเหมือนว่าฉันกำลังระบุสิ่งที่ชัดเจน แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องรู้ว่าโครงการนี้เกี่ยวกับอะไร คุณพยายามสร้างหรือบรรลุอะไร มีข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับโครงการที่คุณต้องปฏิบัติตามหรือไม่? เป้าหมายทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนโครงการคืออะไร?

พูดคุยกับผู้ที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจเดินหน้าโครงการ นี่อาจเป็นพนักงานขายในองค์กรของคุณ (หากคุณกำลังทำโครงการในฐานะผู้ขายของ บริษัท อื่น) หรือผู้บริหารระดับสูงในองค์กรของคุณหากเป็นโครงการภายใน

ค้นหาว่าความคาดหวังของลูกค้าคืออะไร (ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในหรือลูกค้าภายนอก) พวกเขาเคยทำอะไรคล้าย ๆ กันมาก่อนหรือไม่และรู้สึกอย่างไรว่าโครงการนั้นดำเนินไปอย่างไร - อะไรดีและอะไรจะทำให้ดีขึ้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับโครงการหากจำเป็นให้พูดคุยกับเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคในทีมของคุณหรือผู้จัดการฝ่ายไอที / ฝ่าย

2. เข้าใจเป้าหมายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการพยายามค้นหาว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังทำโครงการสำหรับลูกค้าภายนอกคุณอาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดังต่อไปนี้:

ผู้สนับสนุนธุรกิจ -นี่คือบุคคลที่เอามือเข้ากระเป๋าและใช้จ่ายเงินกับคุณหรือองค์กรของคุณ พวกเขาต้องการการจัดส่งที่มีคุณภาพตรงเวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมตามที่ตกลงไว้
Client Project Manager -นี่คือบุคคลในองค์กรลูกค้าของคุณที่คุณจะติดต่อประสานงานด้วยมากที่สุดในระหว่างโครงการ พวกเขาต้องการโครงการที่ปราศจากความเครียดและยุ่งยาก พวกเขาจะต้องการดูดีในสายตาของเจ้านายและคุณอาจพบว่าค่าตอบแทนหรือโบนัสของพวกเขาจะเชื่อมโยงกับความสำเร็จของโครงการ
ลูกค้า Expert-คุณอาจจะต้องมีส่วนร่วมกับผู้เชี่ยวชาญลูกค้าที่จุดในโครงการบางส่วน พวกเขาจะต้องมีข้อมูลและพูดในการออกแบบและต้องการที่จะรู้สึกถึงความเชี่ยวชาญของพวกเขาที่ได้รับฟังและเอาใจใส่ พวกเขามักจะใช้เวลาไม่นาน (เนื่องจากเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตน)
ผู้ขายรายอื่น -บางครั้งคุณจะพบว่าคุณจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ป้อนจากผู้ขายรายอื่นของลูกค้าของคุณหรือพวกเขาจะรอการป้อนข้อมูลจากคุณ คุณจะต้องทำงาน (โดยทั่วไปผ่าน Project Manager ของลูกค้าของคุณ) กับผู้ขายรายนี้และทำให้พวกเขามีความสุข
เจ้านายของคุณเองเจ้านายของคุณจะต้องการรายงานว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างไร (เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำให้ลูกค้ามีความสุขและสร้างผลกำไรให้กับองค์กรของคุณ)

อย่าลืมทำความเข้าใจจากผู้สนับสนุนโครงการแต่ละรายว่าอะไรจะทำให้โครงการนี้ประสบความสำเร็จจากมุมมองของพวกเขา

3. วางแผน

ตอนนี้ฉันไม่สามารถเน้นเรื่องนี้ได้เพียงพอ - วางแผนแผนแผน แสดงรายการงานที่เกี่ยวข้องในโครงการและทรัพยากร (บุคคลและสิ่งของ) ที่จำเป็น ดูการพึ่งพาซึ่งกันและกันของงาน - สิ่งที่ไม่สามารถเริ่มได้ก่อนที่สิ่งอื่นจะเริ่มหรือเสร็จสิ้น ฯลฯ

ใช้เครื่องมือเช่น MS Project หรือแม้แต่สเปรดชีต Excel แบบง่ายเพื่อช่วยในการวางแผนของคุณ จัดระเบียบผู้คนและสิ่งที่คุณต้องการล่วงหน้าและวางแผนที่จะทำต้นแบบและ QA ในช่วงต้นเพื่อขจัดปัญหาในช่วงต้น

4. กรณีฉุกเฉิน

ไม่ว่าแผนของคุณจะดีแค่ไหนสิ่งต่างๆก็ไม่เป็นไปอย่างที่คิด ชีวิตจะเข้ามาแทรกแซง อย่าลืมเพิ่มกรณีฉุกเฉินลงในแผนของคุณ นี่อาจเป็นแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมหรือช่วงเวลาพิเศษในกำหนดการของคุณ แต่สิ่งนี้จะสร้างความแตกต่างระหว่างการจัดส่งแบบสงบกับการจัดส่งในช่วงบ่าย 2 โมงเย็น

หากโครงการของคุณมีไว้สำหรับลูกค้าภายนอกให้สนับสนุนพวกเขาตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อสร้างในกรณีฉุกเฉินในงบประมาณ (อาจ 10%) สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขามีพื้นที่ว่างในการเคลื่อนย้ายภายในขอบเขตและหมายความว่าจะทำให้โครงการสำเร็จได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องย้อนกลับผ่านการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ทุกครั้ง

5. สื่อสารกับทีม

มีโอกาสที่คุณจะไม่ได้ทำโครงการนี้เพียงลำพัง อย่าลืมว่าทีมของคุณไม่สามารถอ่านใจได้และคุณจะต้องสื่อสารกับพวกเขาเพื่อให้พวกเขาเข้าร่วมขอความคิดระดมความคิดและแจ้งให้พวกเขาทราบว่ากำหนดเวลาคืออะไร ซื่อสัตย์และรับฟังความคิดของพวกเขาในการทำสิ่งต่างๆให้เสร็จเร็วขึ้นหรือดีขึ้น

หากโครงการของคุณมีระยะเวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน (หรือหลายปี) ให้ตั้งเวลาประชุมกับทีมตามปกติ หากทีมของคุณแยกย้ายกันไปทั่วโลกคุณสามารถจัดการประชุมนี้ในเวลาที่สะดวกสำหรับทุกคนผ่านการประชุมทางโทรศัพท์หรือเซสชันเช่นเซสชัน Zoom หรือ Webex

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมเข้าใจภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นและทุกคนเข้าใจถึงผลกระทบที่พวกเขาทำงานที่ดี (หรือไม่ดี) ที่จะมีต่อสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม

เขียนสรุปโครงการเพื่อช่วยให้สมาชิกใหม่ขึ้นเครื่องได้อย่างรวดเร็วและเร่งความเร็ว

6. ทดสอบก่อน / ต้นแบบ

ไม่ว่าคุณกำลังสร้างอะไรอยู่อย่าไปผลิตมากเกินไปโดยไม่ได้ทดสอบว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ ถ้าเป็นไปได้ให้สร้างต้นแบบก่อนและนำเสนอให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจรับข้อมูล ยิ่งคุณได้รับข้อมูลนี้ก่อนหน้านี้คุณจะต้องทำงานซ้ำน้อยลงในภายหลัง

การทดสอบหรือต้นแบบในช่วงต้นควรพยายามทดสอบทุกแง่มุมของผลิตภัณฑ์ รับไอทีผู้ใช้ปลายทางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทดสอบขั้นต้นนี้

7. จอภาพ

เมื่อคุณลงชื่อออกจากเครื่องต้นแบบและการทดสอบในช่วงต้นแล้วคุณสามารถก้าวไปสู่การพัฒนาเต็มรูปแบบได้ นี่คือจุดที่ต้องใช้ความพยายามจำนวนมาก

เป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบโครงการของคุณตลอดขั้นตอนนี้ กำหนดเป้าหมายและกำหนดเวลาชั่วคราวและอย่าพลาดสิ่งเหล่านี้ - ถือว่าแต่ละอย่างเป็นกำหนดเวลาของลูกค้า

กลับมาตรวจสอบกับทีมงานและลูกค้า / ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้แน่ใจว่าความคาดหวังยังคงเหมือนเดิมและคุณอยู่ในเป้าหมายที่จะบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

8. รายงานต่อลูกค้าและจัดการความคาดหวัง

ลูกค้าต้องการทราบว่าเกิดอะไรขึ้น พวกเขาไม่ชอบที่จะถูกทิ้งไว้ในที่มืดโดยไม่มีรายงานว่าสิ่งต่างๆเป็นอย่างไร และพวกเขาไม่ชอบความประหลาดใจ

อย่าลืมรายงานให้ลูกค้าของคุณทราบเป็นประจำและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าโครงการของพวกเขาดำเนินไปอย่างไร - มันคือเงินของพวกเขา!

หากพวกเขาไม่ยึดมั่นในข้อตกลง (ให้ข้อเสนอแนะให้อะไรก็ได้!) อย่าลืมแจ้งให้พวกเขาทราบและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าความล่าช้าจะส่งผลต่อไทม์ไลน์หรืองบประมาณอย่างไร

9. ส่งมอบ

ดีเดย์มาแล้ว แจ้งให้ลูกค้าทราบก่อนจัดส่งว่าจะจัดส่งเมื่อใด - ควรคาดหวังสิ่งแรกในตอนเช้าเวลาของพวกเขาสิ่งสุดท้ายในคืนนั้นเที่ยง ฯลฯ ? ลูกค้าอาจรู้สึกไม่สบายใจหากพวกเขาคิดว่าการจัดส่งจะอยู่กับพวกเขาในเช้าวันนั้นและคุณตั้งใจจะจัดส่งก่อนเที่ยงคืน!

เมื่อคุณจัดส่งแล้วอย่าลืมแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าได้ทำการจัดส่งแล้วและแจ้งให้ทราบว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร พวกเขาจะออกจากระบบแสดงความคิดเห็นแจ้งผู้ตรวจสอบรายอื่น ฯลฯ หรือไม่?

หากการจัดส่งของคุณเป็นซอฟต์แวร์และคุณกำลังจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์อย่าลืมทดสอบว่าสิ่งที่คุณอัปโหลด (เช่นไปยังไซต์ FTP) สามารถดาวน์โหลดคลายซิปและเรียกใช้งานได้สำเร็จ

โปรดระวังสมาชิกในทีมเทคนิคที่คิดว่าเพียงเพราะพวกเขาอัปโหลดมันจะต้องอยู่ที่นั่นและสมบูรณ์!

10. จัดการประชุมสรุป / บทเรียน

เมื่อลงนามทั้งหมดและปิดโครงการแล้วให้วางแผนที่จะจัดประชุมทบทวน การประชุมนี้จะเปิดโอกาสให้คุณได้รับข้อเสนอแนะที่ดี (สมมติว่าคุณทำงานได้ดี!) เพื่อสังเกตว่าจะมีการปรับปรุงในโครงการในอนาคตที่ใดและเพื่อให้ข้อเสนอแนะกับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับส่วนที่พวกเขาเล่น

จัดการประชุมภายในกับทีมของคุณก่อนการประชุมทบทวนหลังโครงการกับลูกค้าของคุณ

ซื่อสัตย์ แต่มีชั้นเชิง ให้การชมเชยในที่ที่สมควรได้รับคำชมและให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ซึ่งคุณรู้สึกว่ามันจะช่วยปรับปรุงกระบวนการในครั้งต่อไป

บันทึกการค้นพบ