5 ขั้นตอนง่ายๆในการสนทนาที่ยากลำบากในที่ทำงาน

หากคุณทำงานในตำแหน่งผู้นำประเภทใดก็ตามตั้งแต่หัวหน้าทีมไปจนถึงซีอีโอจะมีบางครั้งที่คุณจะพบว่าตัวเองต้องมีการพูดคุยที่ไม่สบายใจกับสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม เป็นส่วนหนึ่งของบทบาทความเป็นผู้นำและไม่ควรหลีกเลี่ยง ในการเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นคุณจะต้องจัดการกับบทบาททั้งด้านดีและด้านร้าย

อย่างไรก็ตามมีวิธีจัดการกับสถานการณ์ประเภทนี้ที่สามารถช่วยให้ทีมแผนกหรือ บริษัท ของคุณเติบโตและแข็งแกร่งขึ้นและวิธีที่สามารถสร้างความเสียหายให้กับทีมแผนกหรือ บริษัท ของคุณ ผู้นำที่ดีทุกคนต้องการลดความเสียหายใด ๆ ให้น้อยที่สุดและแทนที่จะใช้โอกาสนี้เพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้ทีมและตำแหน่งของพวกเขาในฐานะผู้นำ

เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นอาจเกี่ยวกับการปฏิบัติงานการลาป่วยการทะเลาะวิวาทในที่ทำงานหรือหัวข้อใด ๆ ที่อาจทำให้คุณหรือพนักงานคนอื่นไม่สบายใจคุณจะต้องเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการความคาดหวังของพนักงานเพื่อลด ข้อขัดแย้งใด ๆ และแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงทีและเป็นธรรม.

บทความนี้จะกล่าวถึงห้าขั้นตอนสำคัญที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อให้การพูดถึงหัวข้อยาก ๆ ในที่ทำงานของคุณประสบความสำเร็จ

เมื่อคุณอาจต้องมีการสนทนาที่ยากลำบาก

ในตอนนี้ถ้าคุณทำงานในตำแหน่งหัวหน้างานไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าทีมหัวหน้างานหรือฝ่ายบริหารคุณจะต้องรับมือกับสถานการณ์ที่ยากลำบากกับคนที่ทำงานภายใต้คุณ

การสนทนาที่ยากลำบากอาจเกี่ยวข้องกับหัวข้อต่างๆมากมาย แต่ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือการปฏิบัติที่ไม่ดีปัญหาส่วนตัวของพนักงานที่อาจส่งผลกระทบต่องานของพวกเขาหรือการตรวจสอบข้อร้องเรียนและความคับข้องใจ

จำไว้; ไม่ว่าคุณจะไม่อยากมีบทสนทนาประเภทนี้มากแค่ไหนก็ยังดีกว่าที่จะมีการสนทนาเหล่านี้เสมอและยิ่งคุณสามารถสนทนาได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ยิ่งปัญหาได้รับการแก้ไขก่อนหน้านี้และจัดการได้ง่ายขึ้นก็จะยิ่งง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่หนึ่ง: คุณเป็นคนที่ใช่สำหรับงานนี้หรือไม่?

ก่อนที่คุณจะทำอย่างอื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเป็นคนที่เหมาะสมที่จะสนทนานี้ หากคุณไม่แน่ใจให้ตรวจสอบกับผู้จัดการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ หากคุณเป็นคนที่เหมาะสมกับงานคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลและ / หรือผู้จัดการของคุณรู้แน่ชัดว่าคุณกำลังวางแผนจะทำอะไร นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนมากขึ้น

เมื่อคุณตั้งตัวได้แล้วคุณเป็นคนที่เหมาะสมกับงาน ถึงเวลาแตก!

ขั้นตอนที่สอง: สิ่งที่ต้องทำก่อนการประชุม / การสนทนา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบข้อเท็จจริงสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อใดและทำไม คุณต้องรู้ 100% ว่าเกิดอะไรขึ้น คุณจะคาดหวังได้อย่างไรว่าจะมีการอภิปรายที่เป็นประโยชน์โดยมีข้อเท็จจริงเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น

ลองนึกถึงสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับคนที่คุณต้องคุยด้วยเหตุผลที่คุณต้องพูดกับพวกเขาในสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขาคืออะไร? หรือหมดลักษณะนิสัย? พิจารณาสิ่งนี้ก่อนที่จะพูดกับพวกเขาอาจมีความเข้าใจผิดและคุณต้องการเข้าร่วมการสนทนานี้โดยเปิดใจให้มากที่สุด

ตรวจสอบนโยบายของ บริษัท ของคุณ คุณอาจต้องให้คำแนะนำแนวทางปฏิบัติดังนั้นคุณควรทราบว่านโยบายของ บริษัท คืออะไรเพื่อที่จะอยู่ในตำแหน่งที่แข็งแกร่งในการให้คำแนะนำ

ขั้นตอนที่สาม: วางแผนการประชุม

เมื่อวางแผนการประชุมโปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

การสนทนาแบบเห็นหน้าจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการสนทนาทางโทรศัพท์
การนั่งตรงข้ามใครบางคนเป็นวิธีที่เป็นทางการมากในการพูดการนั่งข้างๆพวกเขาจะคุกคามน้อยกว่า
เผื่อเวลา; คุณไม่ต้องการเร่งการประชุมพนักงานอาจต้องการพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์เป็นเวลานานดังนั้นควรให้เวลาการประชุมเพียงพอ
นอกจากนี้คุณควรพิจารณาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากคุณยังไม่ได้หารือเกี่ยวกับปัญหากับพนักงาน แต่คุณควรตระหนักถึงปัญหานี้แล้วและมีแนวคิดหลายประการเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่สี่: เรียกใช้การประชุม

เมื่อจัดการประชุมโปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นว่าจะดำเนินการประชุมอย่างไรและประเด็นที่จะอภิปรายมีความชัดเจนและรัดกุม
ยังคงมีวัตถุประสงค์และไม่ตัดสินตลอดเวลา
ใช้ท่าทางที่สงบและเป็นมืออาชีพ
เจาะจงให้มากที่สุดใช้ตัวอย่างหากเป็นไปได้
ใช้ภาษาและท่าทางที่สนับสนุน / ให้กำลังใจ
จดบันทึก.

ถามคำถาม แต่อย่าขัดจังหวะทุกๆสองสามนาที ถ้าเป็นไปได้พยายามบันทึกคำถามของคุณจนกว่าพนักงานจะพูดจบ

จำไว้เสมอว่าคุณเป็นผู้รับผิดชอบการประชุม ขึ้นอยู่กับคุณที่จะดำเนินการประชุมต่อไปคุณจะต้องหยุดการสนทนาที่ดำเนินไปตามเส้นทางที่ไม่เกี่ยวข้อง

ดังนั้นโดยสรุปการประชุมของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

เปิดการประชุม อธิบายว่าเหตุใดจึงมีการประชุมและจะมีการหารืออะไร
ข้ามประเด็นให้ชัดเจนและกระชับ
ขอคำอธิบาย.
ฟังสิ่งที่พนักงานพูดฟังเปิดใจ
สำรวจประเด็นปัญหาร่วมกัน
เห็นด้วยกับหนทางข้างหน้า

พบกับความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ห้า: หนทางไปข้างหน้า

เมื่อคุณมีการประชุมแล้วคุณควรอยู่ในตำแหน่งที่จะตัดสินใจเลือกทางไปข้างหน้า แน่นอนว่าถ้าเป็นไปได้ควรดำเนินการในระหว่างการประชุม

คุณต้องคิดให้ชัดเจนว่าอะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขสถานการณ์เพื่อหยุดไม่ให้เกิดขึ้นอีก จำไว้ว่านี่ไม่ใช่แค่การแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับคุณและ บริษัท แต่เป็นการตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานด้วย

หากจำเป็นคุณสามารถพูดคุยเรื่องต่างๆกับผู้จัดการคนอื่น ๆ ที่มีประสบการณ์มากกว่าหรือกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

สรุป

สรุปได้ว่าคุณต้องตัดสินใจว่าคุณเป็นคนที่เหมาะสมที่จะสนทนานี้หรือไม่ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณต้องตรวจสอบเรื่องนี้อย่างละเอียด เมื่อตรวจสอบอย่างละเอียดแล้วคุณต้องใช้เวลาในการวางแผนการประชุมของคุณอย่างรอบคอบอย่าเพิ่งเข้าไปในนั้น เมื่อวางแผนการประชุมแล้วความต้องการของคุณจะเกิดขึ้นจริง ในตอนท้ายของการประชุมในสถานการณ์ที่ดีคุณจะสามารถตกลงแนวทางกับพนักงานของคุณได้ หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณต้องตัดสินใจโดยเร็วที่สุด