5 กฎสำหรับอีเมลที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น

รักษาความเป็นมืออาชีพด้านการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ

คุณคงเคยได้ยินสิ่งนี้:“ วิธีที่คุณเขียนมีความสำคัญพอ ๆ กับสิ่งที่คุณเขียน” ทุกวันนี้“ แบรนด์ส่วนตัว” ของใครบางคนคือทุกสิ่งทุกอย่างทั้งในโลกออนไลน์และในโลกของมืออาชีพ” การรักษาอีเมลของคุณให้เป็นมืออาชีพจะช่วยสนับสนุนแบรนด์ส่วนตัวของคุณได้อย่างยาวนาน

ในหลาย ๆ โปรแกรมอีเมลและโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้สามารถมองเห็นได้เทียบเท่ากับการดักฟังการสนทนาทางโทรศัพท์ มีบล็อกที่ให้คำแนะนำในการเขียนอีเมล "เหมือนว่าวันหนึ่งจะถูกอ่านในการฝากขังในศาล" บล็อกเหล่านี้มีคำแนะนำมากมายเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่ควรทำ แต่มีน้อยมากเกี่ยวกับสิ่งที่บุคคลควรทำหรือเหตุใดจึงสำคัญ

ต่อไปนี้คือกฎ“ สิ่งที่ไม่ควรทำ” ห้าอันดับแรกของฉันและคำแนะนำสำหรับสิ่งที่ควรทำ:

กฎข้อที่ 1:ระวังปฏิกิริยาของคุณ (aka "No Venting")

นี่อาจเป็นสิ่งที่ยากที่สุดในการติดตาม นี่คือสถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันสังเกตเห็น:

คุณได้ยินอะไรบางอย่างในการประชุมเสมือนจริงและปฏิกิริยาของคุณคือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอีโมจิ (ถ้า IM ของคุณมีความสามารถนั้น) หรือส่งอีเมลถึงคนที่อยู่ในการประชุมด้วย

ความเสี่ยงคืออะไร?

หากบุคคลที่คุณส่งความคิดเห็นกำลังแชร์หน้าจอกับผู้ชมจำนวนมาก แต่บุคคลนั้นลืมปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลและ / หรือปิดหน้าจอ IM… ตอนนี้ความคิดเห็นของคุณจะเป็นแบบสาธารณะ

อย่าคิดว่าสักนาทีที่ไม่มีใครสังเกตเห็น - เชื่อฉันทุกคนเห็นมัน

จะทำอย่างไร?

1. หากความคิดเห็นของคุณเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม: พูดในที่ประชุม
2. หากความคิดเห็นของคุณเป็นเพียงการตอบสนองทางเดินอาหารให้เก็บความคิดเห็นไว้กับตัวเองสักครู่และตั้งใจฟังการสนทนาให้มากขึ้น เป็นไปได้ว่าข้อความที่คุณตอบสนองเป็นเพียงส่วนหนึ่งของเรื่องราว
3. รอจนกระทั่งหลังการประชุม: ถ้าเป็นเรื่องที่ดีหรือไม่ดีจริงๆให้บันทึกไว้เพื่อการสนทนาส่วนตัวหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง

กฎข้อที่ 2: ตรวจสอบอีกครั้งว่าอีเมลของคุณส่งถึงใคร

เนื่องจากการดำเนินธุรกิจที่รวดเร็วเราทุกคนต่างตื่นตัวตลอดเวลาและทุกอย่างจะครบกำหนดเมื่อวานนี้

นี่คือสถานการณ์ที่เป็นไปได้:

มีคนส่งอีเมล จากนั้นภายในห้านาทีหรือน้อยกว่านั้นบุคคลนั้นจะปรากฏตัวที่โต๊ะทำงานโทรศัพท์หรือ IM ของ "คุณได้รับอีเมลของฉันหรือไม่"

ในที่สุดคุณเรียนรู้ที่จะหยุดสิ่งที่คุณทำเพื่ออ่านอีเมลทุกฉบับที่เข้ามาในทันที ด้วยเหตุนี้คุณยังมีแรงจูงใจที่จะตอบสนองทันที

จากนั้นคุณจะพบว่าคำตอบของคุณส่งไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้องใน บริษัท

มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?

บางทีคุณอาจกด "ตอบกลับทั้งหมด" จนเป็นนิสัยแทนที่จะส่งต่ออีเมลเป็นการเริ่มต้นการสนทนาข้างเคียง บางทีผู้ส่งอาจพิมพ์ชื่อผิดหรือคุณมีชื่อซ้ำกับคนอื่นใน บริษัท

จะทำอย่างไร?

1. ก่อนที่คุณจะกดส่ง: ใช้เวลาสักครู่ในการพิสูจน์อักษรทุกอย่าง: รายชื่อผู้รับของคุณอีเมลของคุณโดยทั่วไป (ข้อความของคุณอาจไม่ชัดเจนคุณไม่ต้องใช้คำพูด ฯลฯ)
2. พยายามยกเลิกข้อความทันทีที่คุณพบข้อผิดพลาด หากคุณลักษณะ "เรียกคืนข้อความนี้" ไม่ทำงาน:

กฎข้อ 3: แยกส่วนบุคคลออกจากมืออาชีพ

หากคุณยังไม่ได้ทำด้วยตัวเองคุณเคยได้ยินเรื่องราวเช่นนี้:

อีเมลส่วนตัวถูกส่งไปไม่เพียง แต่ไปยังบุคคลที่ตั้งใจไว้เท่านั้น แต่ยังส่งไปยัง บริษัท ทั้งหมดด้วย

เยส !!! ปัจจัยแห่งความลำบากใจไม่อยู่ในชาร์ต…ทั้งสำหรับผู้ส่งและผู้รับ

จะทำอย่างไร?

เก็บงานและอีเมลส่วนตัวของคุณไว้แยกจากกันเสมอและหลีกเลี่ยงการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail, MSN, Yahoo หรือ Hotmail เวอร์ชันออนไลน์จากแล็ปท็อปที่ทำงาน (หรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป)

ง่ายกว่าที่จะรวมอีเมลส่วนตัวและอีเมลธุรกิจไว้ในที่เดียวเพื่อให้คุณสามารถจับตาดูทั้งสองอย่างได้ อย่างไรก็ตามตอนนี้โทรศัพท์มือถือของเราฉลาดและทรงพลังพอ ๆ กับแล็ปท็อป (แท็บเล็ต ฯลฯ) การรวมสมุดที่อยู่อีเมลก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป

กฎข้อ 4:ตระหนักถึงผู้ชมของคุณ

แม้ว่าอีเมลของคุณจะมีไว้สำหรับผู้ชมเฉพาะกลุ่ม แต่ก็มีศักยภาพในการส่งต่อไปยังใครก็ได้ใน บริษัท หรือที่อื่น ๆ

ในโลกขององค์กรคุณไม่ได้เขียนถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานของคุณเท่านั้น คุณควรสันนิษฐานไว้เสมอว่าอีเมลจะถูกอ่านโดยบุคคลที่สูงกว่าใน บริษัท ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือเข้าใกล้อีเมลทุกฉบับราวกับว่าคุณกำลังเขียนถึงผู้จัดการหัวหน้าผู้จัดการของคุณหรือลูกค้า

ในขณะเดียวกัน หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงอุตสาหกรรมคำย่อหรือคำเฉพาะที่อาจารย์ประจำวิทยาลัยของคุณใช้เท่านั้น สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ทำให้คุณดูฉลาดขึ้น… มันสร้างความรำคาญให้กับผู้อ่านและทำให้ข้อความของคุณเข้าใจยากขึ้น

กฎ 5:ดูภาษาของคุณ

นี่ไม่ได้หมายความเพียงแค่“ ไม่สบถ” (หรือให้เป็น“ PG” เหมือนเรทภาพยนตร์) แต่นั่นควรจะชัดเจน หากไม่เป็นเช่นนั้นคาดว่าจะได้พูดคุยกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

'ดูภาษาของคุณ' ยังหมายถึงให้เป็น "พีซี" (แก้ไขทางการเมือง)

ข้อควรจำ: ทุกคนในหรือนอก บริษัท สามารถอ่านอีเมลของคุณได้ เนื่องจากไม่มีทางรู้ได้ว่าใครเป็นผู้อ่านขั้นสุดท้ายจึงควรรักษาภาษาและน้ำเสียงของคุณให้เป็นกลาง

เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่แน่ใจ?

1. ให้เพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้อ่านอีเมลและให้ข้อเสนอแนะหรือข้อเสนอแนะว่าข้อความจะดีขึ้นได้อย่างไร
2. เขียนอีเมล (โดยไม่มีผู้รับ) จากนั้นบันทึกลงในโฟลเดอร์ "ฉบับร่าง" ของคุณสักครู่ ในวันถัดไป (หรือหลังจากนั้นในวันนั้นหากคุณมีกำหนดส่ง) ให้ดูมัน

• มันยังบอกในสิ่งที่คุณคิดว่าคุณเขียน?
• อีเมลนี้แสดงว่าคุณเป็นมืออาชีพหรือไม่? ถ้าไม่ได้ให้แก้ไขหรือขอความช่วยเหลือ

ระวังให้มากเมื่อโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กผู้รับเหมาอิสระ ฯลฯ - คุณควรมีหน้าโซเชียลมีเดียแยกต่างหากสำหรับธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคิดเห็นและโพสต์ของคุณควรเกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณนำเสนอ

หากคุณมีวันที่เลวร้ายอย่าเผยแพร่บน Facebook หรือ Twitter และอย่าทิ้ง บริษัท ที่คุณทำงานให้ เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานเพื่อนใน Facebook ของคุณ (ในอดีตและปัจจุบัน) อาจไม่เข้าใจ นอกจากนี้หลาย บริษัท ในปัจจุบันมีโปรแกรมที่ตรวจสอบว่าชื่อ บริษัท ของตนถูกใช้อย่างไรและเมื่อใดและโดยใคร (ตรวจสอบคู่มือ บริษัท ของคุณ)

อย่าลืม - นายจ้างที่คาดหวังจะพยายามเข้าไปที่เพจของคุณเพื่อตัดสินใจว่าคุณ“ เหมาะสม” สำหรับงานนี้หรือไม่ ไม่ต้องใช้เวลามากในการทำให้ชื่อเสียงของคุณ (แบรนด์ส่วนบุคคล) เป็นปัญหาและเสียเวลาสัมภาษณ์หรือเสนองาน

แผนการที่ดีที่สุดของคุณ: รับโทรศัพท์ (ใช่สิ่งนั้นที่มีตัวเลขอยู่) และโทรหาคนที่คุณไว้ใจเพื่อระบายความผิดหวังของคุณ

เมื่อคุณทำงานในสภาพแวดล้อมขององค์กรสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการสื่อสารของคุณไม่เป็นส่วนตัว ทุกอีเมลที่คุณส่ง (ทั้งภายในและภายนอก) สามารถอ่านได้โดยทุกคนที่มีความสนใจในหัวข้อนี้ พูดในสิ่งที่ผิดตอบกลับทั้งหมดหรือส่งให้คนผิดและคุณอาจทำให้ชื่อเสียงในวิชาชีพ (แบรนด์ส่วนตัว) งานของคุณและ บริษัท ตกอยู่ในความเสี่ยง

ในท้ายที่สุดคำแนะนำที่ดีที่สุดคือใช้สามัญสำนึกของคุณและแยกส่วนบุคคลออกจากธุรกิจให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังที่ภาพยนตร์เรื่อง The Godfather ในปี 1972 เตือนเราว่า -“ ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว แต่เป็นธุรกิจ”