5 วิธีที่เจ้าของธุรกิจสามารถลดต้นทุนได้

เคล็ดลับห้าประการในการลดต้นทุน (สำหรับเจ้าของธุรกิจ)

Marten Bjork ผ่าน Unsplash.com

ในเศรษฐกิจแบบนี้ซีอีโอต้องการทำสองสิ่งให้สำเร็จ: เพิ่มรายได้และลดต้นทุน การจัดการทั้งสองด้านรายได้และต้นทุนอย่างประสบความสำเร็จทำให้เกิดผลกำไรที่เพิ่มขึ้น การจัดการเพียงคนเดียวและเพิกเฉยต่ออีกฝ่ายมักหมายถึงอาการปวดหัวและความเครียดและในบางกรณีการปิดประตู

เป็นเรื่องง่ายสำหรับซีอีโอและเจ้าของธุรกิจที่จะมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มรายได้ การเพิ่มรายได้หมายถึงการทำงานในภารกิจที่สำคัญหรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือการทำงานในงานที่“ เป็นธุรกิจ” นั่นคือการสร้างวิดเจ็ตที่ดีขึ้นการขายบัญชีรายใหญ่และการค้นหาหรือเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน

สำหรับหลาย ๆ คนการควบคุมและลดค่าใช้จ่ายถือเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับรายได้จะได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิด ซึ่งรวมถึงค่าวัสดุการขายและแรงงาน อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการ“ ดำเนินธุรกิจ” เช่นฟังก์ชันการบัญชี (เช่นบัญชีเงินเดือน A / P A / R) การจัดการทรัพยากรมนุษย์และการจัดการบันทึกสามารถละเลยได้อย่างง่ายดาย

การไม่ควบคุมหรือตรวจสอบค่าใช้จ่ายทางอ้อมเหล่านี้มักจะนำไปสู่ปัญหาก้อนโตเช่นขยะที่เพิ่มขึ้นความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงค่าแรงงานที่สูงเกินจริงและค่าเสียโอกาสที่สูงขึ้น ห้าวิธีที่ซีอีโอหรือเจ้าของธุรกิจสามารถจัดการและลดต้นทุนทางอ้อมได้ดีขึ้น

1. ใช้ "วิธีการ" กับความบ้าคลั่ง

สิ่งแรกที่ต้องทำเพื่อควบคุมกิจกรรมที่คุณหรือธุรกิจของคุณกำลังดำเนินการคือการใช้วิธีการหรือระบบกับกิจกรรมนั้น ตัวอย่างเช่นแทนที่จะสับกระดาษแบบสุ่มและไม่เป็นระเบียบในแต่ละครั้งที่คุณกำลังมองหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจงคุณอาจจัดเรียงเอกสารตามตัวอักษรตามหัวข้อ การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณค้นหาสิ่งที่ต้องการได้เร็วขึ้นทุกครั้งที่เข้าถึงกองเอกสารนั้น

การใช้ระบบเรียงตามตัวอักษรของเอกสารทำให้คุณค้นหาสิ่งต่างๆได้ภายในไม่กี่วินาทีแทนที่จะเป็นนาที คูณเงินที่ประหยัดได้ในแต่ละครั้งที่คุณมองหาบางสิ่งบางอย่างจากนั้นคำนวณค่าใช้จ่ายของเวลาของคุณและคุณจะเริ่มเห็นว่าสิ่งที่เรียบง่ายอย่างกระดาษตามตัวอักษรสามารถช่วยคุณประหยัดเงินได้

เอกสารตามตัวอักษรเป็นเพียงตัวอย่างที่ทุกคนสามารถอธิบายได้ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความไร้ประสิทธิภาพของการโจมตีงานโดยไม่มีกระบวนการที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน

การใช้วิธีมาตรฐานกับกิจกรรมทางธุรกิจเรียกว่า“ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ” หรือ BPM จากตัวอย่างข้างต้นกระดาษไม่ได้เรียงตามตัวอักษรอย่างน่าอัศจรรย์ดังนั้นจึงต้องมีกระบวนการจัดเก็บเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บในสถานะตามตัวอักษร

2. ระบบอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการลดต้นทุน ถูกต้องค่าใช้จ่าย หากทำอย่างถูกต้องระบบอัตโนมัติสามารถลดได้มากกว่าต้นทุนแรงงาน ระบบอัตโนมัติยังสามารถลดต้นทุนการแก้ไขข้อบกพร่องโดยการลบข้อผิดพลาดของมนุษย์ (และตัวแปรอื่น ๆ) ออกจากกระบวนการ ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้เกิดของเสียและใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพื่อชี้แจงประเด็นเกี่ยวกับการลดต้นทุนแรงงานระบบอัตโนมัติไม่จำเป็นต้องหมายความว่าคุณจะสามารถมีส่วนร่วมในการลดขนาดใหญ่ได้ หมายความว่าพนักงานของคุณจะสามารถทุ่มเทความพยายามได้อย่างแม่นยำมากขึ้นและทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง

ระบบอัตโนมัติไม่ได้หมายถึงการนำหุ่นยนต์ไปใช้งานหรือใช้เงินทุนจำนวนมากกับระบบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ซับซ้อน การใช้กระบวนการอัตโนมัติอาจทำได้ง่ายเพียงแค่สร้างมาโครในสเปรดชีต Excel หรืออาจซับซ้อนพอ ๆ กับการใช้แพลตฟอร์มการสร้างภาพเอกสารใหม่ทั้งหมด ไม่ว่าในกรณีใดก็คล้ายกับการใช้ "วิธีการบ้าคลั่ง" คุณควรจะสามารถระบุได้ว่าเวลาและ / หรือวัสดุถูกบันทึกไว้ที่ไหนและแปลเป็นดอลลาร์

3. เทคโนโลยี

เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือในการทำงานอัตโนมัติ แต่ไม่ควรสับสนกับระบบอัตโนมัติ ตามที่ระบุไว้ข้างต้นระบบอัตโนมัติอาจทำได้ง่ายเพียงแค่ใช้ Excel เพื่อคำนวณการใช้วัสดุหรือฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ระบบติดตามเวิร์กโฟลว์อย่างง่าย เทคโนโลยีช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลในระดับที่ไม่สามารถทำได้ในกระบวนการด้วยตนเอง

การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับงานที่เหมาะสมควรปรับปรุงคุณภาพเพิ่มความเร็วและลดของเสีย เทคโนโลยีไม่ควร จำกัด เป็นเพียงเครื่องมือที่ขับเคลื่อนการทำงานผ่านขั้นตอนการปรับปรุงกระบวนการ แต่ยังสามารถใช้เพื่อแนะนำงานเข้าสู่ระบบ (เช่นสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษหรือรับอีเมล) และออกจากระบบ (เช่น พิมพ์การเติมเต็มหรือการเชื่อมต่อข้อมูลเอาต์พุต)

เทคโนโลยีที่เหมาะสมควรทำให้ชีวิตของพนักงานง่ายขึ้นและเริ่มรวบรวมข้อมูลที่มีค่าว่า บริษัท ของคุณทำงานได้ดีเพียงใดทั้งในกระบวนการหลักและกระบวนการบริหาร

4. การตรวจสอบ

ข้อมูลเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการ ไม่สำคัญว่าข้อมูลนั้นจะถูกรวบรวมผ่านกระบวนการอัตโนมัติหรือหากข้อมูลนั้นถูกรวบรวมโดยใช้เทคโนโลยี สิ่งสำคัญคือคุณมีข้อมูลเพียงปลายนิ้วสัมผัสเพื่อให้คุณสามารถระบุรูปแบบและแนวโน้มหลักเพื่อกำหนดวิถีต้นทุนสำหรับกระบวนการของคุณ ในฐานะซีอีโอคุณคุ้นเคยกับการตรวจสอบประเภทนี้กับข้อมูลทางการเงินข้อมูลตลาดและเมื่ออ่านตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักของธุรกิจหลักของคุณแล้ว

ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการทั้งหมดในธุรกิจของคุณควรมีให้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในองค์กรของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านั้น (เช่นผู้จัดการสำนักงานผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อผู้จัดการคลังสินค้า ฯลฯ) ทำการวิเคราะห์แบบเดียวกับที่คุณจะทำเพื่อธุรกิจของคุณโดยรวม แต่อยู่ในระดับที่ตรงกับพื้นที่รับผิดชอบของพวกเขา ขณะนี้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้รับอำนาจในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มีความหมาย พวกเขาสามารถมองเห็นประโยชน์ (หรือขาดไป) ของการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเริ่มต้นกระบวนการขจัดข้อบกพร่องของกระบวนการและต้นทุน

5. ความเป็นเจ้าของ

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีข้อมูลในการตรวจสอบกระบวนการของพวกเขาแล้วพวกเขาจะเริ่มรู้สึกถึงความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของมากขึ้นแทนที่จะจัดการกับสภาพที่เป็นอยู่ ดำเนินการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รู้สึกว่าพวกเขามีส่วนในความเป็นอยู่ที่ดีของ บริษัท ใช้เวลาในการคิดเชิงกลยุทธ์มากขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสามารถประหยัดเวลาเงินและทรัพยากรอื่น ๆ แทนที่จะจัดการวิกฤตเชิงปฏิกิริยาและการใช้จ่ายมากเกินไป

บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากสำหรับซีอีโอที่จะละทิ้งการควบคุมกระบวนการบางอย่าง คุณพูดกี่ครั้งแล้วว่า“ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิน $ 1,000 ต้องได้รับการอนุมัติจากฉัน” หรือ“ ฉันต้องอนุมัติใบขอจ้างใหม่ทั้งหมด” การทำเช่นนี้จะทำให้ความคล่องตัวของ บริษัท ช้าลง ให้ผู้จัดการของคุณทำงานของพวกเขาให้คุณทำงานของคุณเอง การสละสิทธิ์ความเป็นเจ้าของให้กับผู้จัดการของคุณทำได้ง่ายกว่ามากเมื่อมีวิธีการเทคโนโลยีและการตรวจสอบ

สรุป

การเปลี่ยนแปลงวิธีดำเนินธุรกิจของคุณมีค่าใช้จ่ายอยู่เสมอ (เช่นการดำเนินการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ) การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกระบวนการอย่างน้อยควรได้รับการวิเคราะห์ต้นทุน / ผลประโยชน์อย่างรวดเร็ว การเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ขึ้นการวิเคราะห์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงกระบวนการอาจเป็นความพยายามที่ซับซ้อน การประหยัดต้นทุนเชิงปริมาณในด้านต่างๆเช่นของเสียและคุณภาพอาจเป็นเรื่องยากกว่าการประหยัดเวลาและทรัพยากร

การนำวิธีการทำงานอัตโนมัติเทคโนโลยีการตรวจสอบและการเป็นเจ้าของมาใช้ทำให้คุณสามารถระบุต้นทุนที่แท้จริงของการปรับปรุงได้มากขึ้นโดยการให้ข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจเหล่านั้น โดยทั่วไปการปรับปรุงกระบวนการจะต้องใช้เวลาและในบางกรณีค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงกระบวนการจะโหลดไว้ล่วงหน้าในโครงการ อย่ามองข้ามเป้าหมายระยะยาวและละทิ้งโครงการปรับปรุงกระบวนการเร็วเกินไป

วิธีการจัดการต้นทุนเหล่านี้ผ่านการทดสอบตามเวลา มีวิธีการมากมายในตลาดที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ตลอดจนโซลูชันซอฟต์แวร์ / ฮาร์ดแวร์ที่จะให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในฐานะ CEO คุณจะต้องเริ่มกระบวนการเปลี่ยนแปลง