5 วิธีในการต่อสู้กับการคืบของขอบเขต

อย่าปล่อยให้ขอบเขตเล็ดลอดเข้ามาทำร้ายธุรกิจของคุณ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีเอาชนะปัญหานี้

Canva.com

Scope creep หรือที่เรียกกันทั่วไปว่าการชุบทองเกิดขึ้นเมื่อข้อกำหนดที่ไม่ได้ถูกนำมาพิจารณาก่อนหน้านี้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนเริ่มถูกนำไปใช้ในโครงการหลังจากการพัฒนาได้เริ่มขึ้นแล้ว เนื่องจากข้อกำหนดเพิ่มเติมเหล่านี้เกิดขึ้นโครงการและทีมงานโครงการจะเริ่มแตกสลายภายใต้ภาระงานที่เพิ่มขึ้น แม้ว่าจะมีข้อกำหนดที่ถูกต้องตามกฎหมายที่อาจปรากฏขึ้นซึ่งจะต้องนำไปใช้ในแผนโครงการในระหว่างการพัฒนา แต่ความรับผิดชอบก็อยู่บนบ่าของผู้จัดการโครงการในการขับเคลื่อนการสนทนาและใช้กระบวนการที่จะป้องกันไม่ให้ขอบเขตของงานขยายเกินกว่าที่คิดไว้ วิกฤตหลังจากตกลงขอบเขตเริ่มต้นแล้ว บทความต่อไปนี้นำเสนอเครื่องมือห้าตัวที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เพื่อตรวจสอบการคืบของขอบเขต

5 วิธีในการต่อสู้กับ Scope Creep

รวบรวมข้อกำหนดที่ชัดเจน
ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนลงนามในข้อกำหนด
เปลี่ยนกระบวนการควบคุม
ต่อรองจัดการ
วางแผนระยะในอนาคต

1. รวบรวมข้อกำหนดที่ชัดเจน

ส่วนแรกของการรวบรวมข้อกำหนดที่ดีคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผู้เล่นหลักทั้งหมดที่เชื่อมต่อกับโครงการตั้งแต่เริ่มต้น หลังจากที่คุณมั่นใจว่าคุณมีผู้เล่นหลักทั้งหมดที่เกี่ยวข้องแล้ววิธีที่ดีในการเริ่มรวบรวมข้อกำหนดคือการสนทนาเบื้องต้นกับผู้สนับสนุนผู้บริหารของโครงการเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดและให้เธอแนะนำคุณว่าใครควรทำอะไร คุยด้วย ในระหว่างการสนทนาเหล่านั้นให้บันทึกข้อกำหนดเกี่ยวกับฟังก์ชันและข้อกำหนดที่ไม่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันและข้อกำหนดที่จำเป็นเมื่อเทียบกับข้อกำหนดที่ควรมี หลังจากที่คุณไปถึงจุดที่คุณสบายใจแล้วคุณก็เริ่มสร้างข้อกำหนดได้อย่างมั่นคงแล้วให้กำหนดเวลาเซสชันกับทีมงานขนาดใหญ่เพื่อตรวจสอบข้อกำหนดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการพิจารณาแล้ว นอกจากนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการพิจารณาตั้งแต่เริ่มต้นโครงการอาจลองทำเซสชันการระดมความคิดหรือทำแผนที่โฟลว์ของกระบวนการในระดับสูงเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการพิจารณา เข้าสังคมตามข้อกำหนดต่อไปจนกว่าคุณจะมั่นใจว่าได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมทำให้ขอบเขตของโครงการของคุณเป็นรากฐานที่มั่นคง

สามเหลี่ยมเหล็กในการจัดการโครงการแสดงให้เห็นว่าขอบเขตตารางเวลาหรือองค์ประกอบต้นทุนของโครงการมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรองค์ประกอบอีกสองอย่างก็เปลี่ยนไปเช่นกัน

2. การลงนามผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หลังจากที่คุณทำตามข้อกำหนดของโครงการครบถ้วนแล้วอีกวิธีหนึ่งที่ดีในการป้องกันการเล็ดลอดของขอบเขตคือให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทั้งหมดลงนามในข้อกำหนดเหล่านั้น หากคุณไม่เคยมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำเช่นนี้มาก่อนคุณอาจแปลกใจกับจำนวนข้อกำหนดที่เพิ่มหรือแก้ไขเมื่อคุณเริ่มขอให้พวกเขาใส่ลายเซ็นและตรวจสอบความถูกต้องว่าพวกเขารู้สึกเหมือนถูกจับทุกอย่างแล้ว สิ่งนี้สามารถเพิ่มเวลาที่สำคัญให้กับโครงการในช่วงเริ่มต้น แต่จะช่วยให้คุณไม่ต้องเจ็บปวดไปอีกมากเนื่องจากข้อกำหนดที่สะอาดกว่าจะช่วยลดความเสี่ยงในการเล็ดลอดของขอบเขต ประโยชน์เพิ่มเติมของการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลงนามในข้อกำหนดคือหากพวกเขามาหาคุณในขณะที่โครงการอยู่ในขั้นตอนการพัฒนาและพยายามขยายขอบเขตของโครงการโดยการเพิ่มข้อกำหนดคุณสามารถเตือนพวกเขาเกี่ยวกับเอกสารที่พวกเขาลงชื่อออกไปก่อนหน้านี้และเตือนพวกเขาว่าพวกเขาไม่สามารถเปลี่ยนขอบเขตของโปรเจ็กต์ได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์และต้นทุนของโครงการ

3. เปลี่ยนกระบวนการควบคุม

กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ดีทำให้ทีมมีความรับผิดชอบที่นำโครงการในการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในขอบเขตเริ่มต้นของโครงการเป็นกลุ่ม ข้อดีอย่างหนึ่งของกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงคือทำหน้าที่ตรวจสอบและถ่วงดุลที่ผู้จัดการโครงการไม่ได้ทำงานในสุญญากาศ ข้อดีอีกประการหนึ่งของกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงคือความรับผิดชอบในการตัดสินใจร่วมกันเนื่องจากคำขอทั้งหมดที่จะเบี่ยงเบนไปจากขอบเขตเริ่มต้นของโครงการจะมีคำขอโดยละเอียดที่ส่งซึ่งได้รับการตรวจสอบโดยผู้นำระดับสูงของโครงการ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบความเป็นผู้นำของโครงการไม่ควรเพียงแค่ทบทวนคำถามหลักเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเสี่ยงต้นทุนและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการทำงานนั้นด้วย

วิธีดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการในโครงการ

4. เจรจาต่อรอง

อย่ากลัวที่จะเจรจากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการที่ตกลงกันไว้ สิ่งนี้จะต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในส่วนของคุณ กลยุทธ์ที่ดีในการใช้สามารถบอกได้ว่าคุณพอใจที่จะรวมข้อกำหนดนั้นไว้ในขอบเขตโครงการ แต่เฉพาะในกรณีที่มีการตัดทอนองค์ประกอบอื่น ๆ ของขอบเขตที่มีอยู่เพื่อเพิ่มทรัพยากรเงินและเวลาเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง อีกทางเลือกหนึ่งหากผู้ร้องขอรู้สึกเป็นอย่างยิ่งเกี่ยวกับการดำเนินการตามข้อกำหนดเฉพาะพวกเขาสามารถเขียนคำขอควบคุมการเปลี่ยนแปลงและนำเสนอต่อคณะกรรมการ อีกทางเลือกหนึ่งคือการค้นหาวิธีอื่นในการสร้างสิ่งที่ผู้ร้องขอกำลังมองหาในลักษณะที่จะไม่ส่งผลกระทบอย่างมากต่อขอบเขตที่มีอยู่

5. ขั้นตอนในอนาคต

อีกวิธีหนึ่งคือการทำงานร่วมกับบุคคลที่ต้องการขยายขอบเขตของโครงการและดูว่ามีโอกาสที่จะทำงานนั้นเป็นส่วนหนึ่งของระยะในอนาคตหรือไม่ นี่เป็นการขายที่ง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ร้องขอมีงานจำนวนมากที่พวกเขาต้องการจะดูให้เสร็จ บางทีประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของแนวทางนี้คือช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการวิเคราะห์คำขออย่างเหมาะสมและพัฒนาแผนการที่ดีที่สุดในการดำเนินการเพิ่มฟังก์ชันการทำงานนั้น