9 กลยุทธ์ในการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงานและอื่น ๆ

การส่งและรับอีเมลเป็นเรื่องปกติในธุรกิจเกือบทุกชุมชน

Lori Truzy

ความสำคัญของอีเมลสำหรับธุรกิจ

การประมาณการบางอย่างระบุว่าปริมาณการติดต่อทางธุรกิจออนไลน์รายวันอยู่ที่เกือบ 130 พันล้านคนทั่วโลก อีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจ แต่ข้อความอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการจัดการด้วยความเป็นมืออาชีพสูงสุด แม้ว่าอีเมลจะมีความสำคัญในการโต้ตอบทางธุรกิจ แต่นายจ้างส่วนใหญ่แทบจะไม่ได้รับการฝึกอบรมในการใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บังเอิญคนงานต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างการติดต่อส่วนตัวและการค้าเมื่อใช้ทรัพยากรทางธุรกิจ

แท้จริงแล้วการโต้ตอบทางธุรกิจกับอีเมลอาจเป็นอันตรายได้หากไม่ดำเนินการอย่างเหมาะสม ในฐานะที่ปรึกษาด้านการฟื้นฟูสมรรถภาพฉันได้ทำงานร่วมกับลูกค้าในการพัฒนาทักษะการเขียนและการพูดสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ นอกจากนี้ฉันได้ช่วยนายจ้างในการใช้กลยุทธ์ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพด้วยอีเมล ด้านล่างนี้คือเทคนิคที่พิสูจน์แล้วว่าเป็นประโยชน์และแนวคิดในการสร้างนโยบายที่เป็นประโยชน์

แบบสำรวจ

การโต้ตอบทางอีเมลเกิดขึ้นตลอดทั้งวัน

Lori Truzy

9 กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการใช้อีเมลในที่ทำงาน

1. หลีกเลี่ยงเรื่องตลกที่ไม่เหมาะสมการใช้คำและวลีบางอย่างเพื่อลบหลู่บุคคลอาจเป็นเหตุให้เลิกจ้างได้ทันที หลายองค์กรมีนโยบายต่อต้านการใช้ภาษาที่โจ่งแจ้งเช่นโรงเรียน ประเภทของความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมในอีเมลและการสื่อสารอื่น ๆ ได้แก่ คำพูดดูถูกเหยียดผิวคำพูดที่มาจากชาติกำเนิดความเห็นที่มีอคติเกี่ยวกับความพิการของบุคคลและการดูหมิ่นที่เกี่ยวข้องกับรสนิยมทางเพศ ด้วยเหตุนี้การวิจัยจึงแสดงให้เห็นว่าธุรกิจได้รับผลกำไรจากการมีชื่อเสียงที่น่าเคารพต่อพนักงานและประชาชนทั่วไป จำกัด มุมมองส่วนตัวของคุณเกี่ยวกับเรื่องตลกจากการสื่อสารทางธุรกิจรวมถึงอีเมล

2. พิจารณาช่วงเวลาของวันช่วงเวลาของวันอาจส่งผลต่อการตอบสนองต่ออีเมล ในตอนท้ายของวันบุคคลอาจส่งการติดต่อทางออนไลน์ในภาษาที่สั้นซึ่งอาจไม่สะท้อนถึงสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับพนักงานลูกค้าหรือผู้รับเหมา นอกจากนี้ควรพิจารณาว่าการส่งอีเมลในช่วงนอกเวลาทำการนั้นเหมาะสมหรือไม่ ตัวอย่างเช่นการส่งข้อความถึงหัวหน้างานในตอนเย็นเมื่อเขา / เธออยู่กับครอบครัวอาจไม่ใช่ความคิดที่ดี (คุณต้องการคำตอบอย่างเร่งด่วนเพียงใดปัญหาจะจัดการได้ดีขึ้นในวันทำการถัดไปหรือไม่)

3. พยายามอย่าส่งอีเมลระหว่างช่วงพักและรับประทานอาหารกลางวันผู้คนใช้เวลาพักและรับประทานอาหารกลางวันเพื่อเติมพลังจากความเครียดในที่ทำงาน พวกเขาอาจจัดการกับปัญหาส่วนตัวในช่วงเวลาเหล่านี้ ด้วยเหตุผลเหล่านี้การติดต่อบุคคลอื่นทางอีเมลอาจส่งผลให้มีการตอบกลับอย่างเร่งรีบและแสดงความคิดที่ไม่ดีในมื้อกลางวันหรือเวลาพัก เทคนิคที่ผู้เชี่ยวชาญมักใช้คือการจัดสรรเวลาระหว่างวันทำงานเพื่อตอบกลับและเขียนอีเมลเพื่อรักษาความชัดเจนและโฟกัส

4. พิจารณาว่าเมื่อไรที่อีเมลอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการสนทนาที่มีความยาวอาจให้บริการได้ดีที่สุดผ่านการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันหรือผ่านทางโทรศัพท์ นอกจากนี้ควรหลีกเลี่ยงเรื่องที่เป็นความลับหรือเรื่องที่ละเอียดอ่อนในการแลกเปลี่ยนอีเมลที่ไซต์งานเว้นแต่กับบุคลากรหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสม ปัญหาเหล่านี้อาจรวมถึง: การเลือกปฏิบัติที่อาจเกิดขึ้นความคลาดเคลื่อนในการจ่ายเงินและปัญหาด้านสุขภาพ ในทำนองเดียวกันการระดมความคิดต้องใช้เวลาและความพยายามทำให้กิจกรรมดังกล่าวเหมาะสมกับการสื่อสารอีกรูปแบบหนึ่ง โดยพื้นฐานแล้วประเด็นการสนทนาที่ต้องใช้เวลานานกว่าสองสามนาทีในการแก้ไขอาจไม่เหมาะสมสำหรับอีเมล

5. อย่าตอบสนองด้วยความโกรธการรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์อาจทำให้คุณมีความคิดเชิงป้องกัน อย่างไรก็ตามใจเย็น ๆ ก่อนส่งคำตอบของคุณ ในสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบันการแสดงชั้นเชิงถือเป็นคุณลักษณะที่มีค่ามากในพนักงาน นอกจากนี้ควรงดใช้คำศัพท์ที่หยาบคาย พิจารณาข้อเท็จจริงนี้: อีเมลโกรธที่คุณเขียนอาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของวงจรข่าวของวันถัดไปหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย ในระยะสั้นคุณอาจต้องการรักษางานของคุณในขณะที่สร้างความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผลทั้งภายในและภายนอกองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งการแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการยับยั้งอารมณ์จะเป็นประโยชน์ต่อเส้นทางอาชีพโดยรวมของคุณ

6. คิดก่อนส่งอีเมลขั้นแรกให้คิดเกี่ยวกับการเลือกคำของคุณสำหรับการติดต่อทางใจ จากนั้นเขียนอีเมลฉบับร่าง สุดท้ายตรวจสอบและทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ หากมีเวลาให้อนุญาตให้บุคคลอื่นแสดงความคิดเห็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อเป็นจุดศูนย์กลางของการโต้ตอบ

7. ใช้เทมเพลตเมื่อมีการมีระบบช่วยลดปัญหาบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับอีเมล บริษัท และองค์กรหลายแห่งพัฒนาและดูแลรักษารูปแบบอีเมลสำหรับสถานการณ์ต่างๆซึ่งเป็นกิจวัตรของธุรกิจ การปฏิเสธหรือการอนุมัติบริการการส่งคืนผลิตภัณฑ์พร้อมกับการกำหนดเวลาการประชุมเป็นเพียงบางส่วนที่เหมาะสมสำหรับเทมเพลต เมื่อองค์กรดำเนินการตามขั้นตอนดังกล่าวสามารถปรับปรุงคุณภาพของบริการได้ในขณะที่ลดขั้นตอนที่ผิดพลาดในการแลกเปลี่ยนเป็นลายลักษณ์อักษร เทมเพลตเป็นเครื่องมือช่วยประหยัดเวลาที่ยอดเยี่ยมเช่นกัน

8. ข้อความของคุณควรกระชับและสุภาพ เขียนข้อความของคุณด้วยความเข้าใจที่คุณกำลังเขียนถึงมนุษย์คนอื่น ใช้คำทักทายที่สุภาพและกล่าวปิด มุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของอีเมลในขณะที่หลีกเลี่ยงคำแสลงและการเรียกชื่อ เข้าประเด็นทางการทูต อย่าพูดเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

9. น้ำเสียงของคุณมีความสำคัญ ห้ามกลั่นแกล้งเพื่อนพนักงานผู้รับเหมาหรือผู้บริโภคด้วยลายลักษณ์อักษรหรือรูปแบบการสื่อสารอื่นใด ภาษาที่คุกคามอาจนำไปสู่ผลกระทบที่รุนแรง ใช้น้ำเสียงของอีเมลในเชิงบวก แสดงความคิดไปข้างหน้าโดยรวมประโยคที่แสดงถึงความเต็มใจที่จะแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น“ ฉันแน่ใจว่าเราสามารถหาวิธีแก้ปัญหาได้”

การดำเนินการกับอีเมลเร็วเกินไปอาจมีผลกระทบ

Lori Truzy

ผลทางกฎหมายและการพิจารณานโยบาย

อาจมีขอบเขตทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับอีเมลที่ส่งอย่างเร่งรีบ อันที่จริงศาลยอมรับว่าการติดต่อทางออนไลน์เป็นบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นควรทำความเข้าใจว่าอีเมลเป็นบันทึกทางธุรกิจเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือข้อความที่สามารถตรวจสอบได้หากจำเป็น ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ บริษัท ต่างๆจะได้รับประโยชน์จากการให้พนักงานฝึกฝนกับสถานการณ์ต่างๆเพื่อพัฒนาทักษะในการจัดการกับอีเมล โดยพื้นฐานแล้วการพัฒนานโยบายและการมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมเกี่ยวกับการโต้ตอบทางอีเมลจะช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงการถูกดำเนินคดี ด้านล่างนี้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญบางส่วนของนโยบายที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับการใช้อีเมล อย่างไรก็ตามเจ้าของธุรกิจอาจต้องการปรึกษาทนายความก่อนนำนโยบายไปใช้ที่ไซต์งาน

ส่วนประกอบที่สำคัญของนโยบายอีเมลสำหรับธุรกิจ

• ระบุว่าพนักงานต้องตอบกลับข้อความออนไลน์ที่ถูกต้องเพียงใด
• ระบุพนักงานทุกคนต้องฝึกอบรมการใช้แม่แบบที่เหมาะสม
• การแจ้งให้พนักงานทราบการติดต่อทางออนไลน์โดยใช้แหล่งข้อมูลของ บริษัท จะได้รับการตรวจสอบตามดุลยพินิจของนายจ้างหรือโดยเจ้าหน้าที่เมื่อจำเป็น
• กำหนดเวลาที่พนักงานสามารถติดต่อพนักงานลูกค้าหรือผู้รับเหมารายอื่นทางอีเมล (ควรปิดโทรศัพท์ระหว่างการประชุมหรือไม่ความกังวลส่วนบุคคลควรได้รับการแก้ไขทางอีเมลในช่วงเวลาทำงานหรือไม่เมื่อมีข้อยกเว้น?)
• อธิบายสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ที่ผิดปกติ (ในกรณีที่มีข้อความรบกวนเป็นพิเศษควรติดต่อใครเจ้าหน้าที่ควรได้รับแจ้งหรือไม่)
• จะตอบสนองความล้มเหลวในการตอบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร? นอกจากนี้ควรเพิกเฉยหรือส่งต่ออีเมลไปยังหัวหน้างานหรือไม่
• รายละเอียดว่าอีเมลไม่มีภาษาอะไร ตัวอย่างเช่น:“ องค์กรของเราไม่มีความอดทนต่อการเหยียดสีผิวหรือเพศในการติดต่อด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษรรวมถึงอีเมล
• ระบุผลของการละเมิดนโยบาย ตัวอย่างเช่น“ หากพบว่าพนักงานมีส่วนร่วมในการใช้ภาษากลั่นแกล้งในระบบอีเมลของเราเขา / เธอจะต้องได้รับการตรวจสอบจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลพร้อมกับการพิจารณายกเลิกการจ้างงาน

หยุดและไตร่ตรองก่อนกดปุ่มส่ง

Lori Truzy

แบบสำรวจ