ตกลงงบประมาณ: การประมาณค่าลำดับความสำคัญและทรัพยากรทางการเงินและวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดทำงบประมาณ

บทความนี้เขียนโดยอ้างอิงจากหน่วย NVQ“ ตกลงงบประมาณ ” นี่คือหน่วยระดับ 3 ที่มีมูลค่าเครดิตเท่ากับ 4

หน่วยนี้มีสองส่วนคือ ส่วนแรกได้รับการประเมินโดยอาศัยความรู้และความเข้าใจข้อความส่วนตัวการซักถามการอภิปรายและหลักฐานอื่น ๆ ส่วนที่สองประเมินจากหลักฐานผ่านขั้นตอนต่างๆ

การตกลงงบประมาณหมายความว่าอย่างไร

หากคุณมีวัตถุประสงค์เชิงปริมาณที่ต้องบรรลุหรือคุณรู้ว่าต้องรับมือกับสถานการณ์วิกฤตที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาคุณจะต้องมีแผน คุณจะต้องวางแผนการออมรายรับและรายจ่ายและสิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายทางธุรกิจ ในระยะสั้นคุณจะต้อง "ตกลงงบประมาณ"

งบประมาณคืออะไร?

งบประมาณคือเอกสารทางการเงินที่ใช้วางแผนการออมการใช้จ่ายรายได้และรายจ่ายในอนาคต งบประมาณสามารถวางแผนโดยบุคคลหรือโดยธุรกิจหรือองค์กรเพื่อให้พวกเขาคาดการณ์ว่าจะสามารถดำเนินการกับรายได้และค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้ได้หรือไม่ นอกจากนี้งบประมาณยังช่วยให้ทราบว่าธุรกิจจะดำเนินการอย่างไรในปีงบประมาณหน้า

งบประมาณหลายประเภท

อาจมีงบประมาณหลายประเภทขึ้นอยู่กับสถานการณ์หรือส่วนหนึ่งของธุรกิจที่เป็นปัญหาและตัวเลขทางการเงินที่มี

• เมื่อตัวเลขทางการเงินเพียงพอที่จะมีงบประมาณที่จะถูกจัดเตรียมขึ้นอยู่กับการประมาณการจากปีก่อนหน้านี้และจะเรียกว่างบประมาณการพยากรณ์
• งบประมาณที่เป็นไปตามจำนวนเงินสดที่จะใช้ในปีงบการเงินต่อไปจะเรียกว่างบประมาณเงินสด
• หากคำนวณค่าใช้จ่ายสำหรับการเริ่มธุรกิจใหม่ ๆ รวมทั้งค่าใช้จ่ายของสินทรัพย์ทั้งหมดที่จำเป็นในการเริ่มต้นธุรกิจแล้วมันจะเรียกว่าเป็นธุรกิจเริ่มต้นขึ้นงบประมาณ
• และยังมีงบประมาณประสิทธิภาพที่อิงตามบริการหรือโครงการที่งบประมาณถูกสร้างขึ้นโดยการประเมินแต่ละรายการ
• การประมาณการของยอดขายในอนาคตของ บริษัท ที่เรียกว่างบประมาณขาย

งบประมาณมีหลายประเภทขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์เป้าหมายและปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

เหตุใดการสร้างงบประมาณจึงสำคัญ

การวางแผนด้วยงบประมาณจะทำให้คุณมีมุมมองที่ชัดเจนว่าเงินจะเข้ามาเท่าไรและคุณจะต้องใช้จ่ายเท่าไร ดังนั้นก่อนที่คุณจะใช้จ่ายกับบางสิ่งบางอย่างคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าสิ่งนั้นจะมีผลต่อการเงินในปีนั้นหรือไม่ คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญบรรลุเป้าหมายลดค่าใช้จ่ายที่ไม่ต้องการและจัดการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดทำงบประมาณจะช่วยคลายความเครียดและความสงสัยเพราะคุณรู้แล้วว่าคุณมีอะไรและคาดหวังอะไร

ทักษะและกระบวนการที่จำเป็นในการพัฒนางบประมาณ

มีกระบวนการต่างๆที่เราต้องรู้และเข้าใจก่อนที่จะพัฒนาและตกลงงบประมาณ บางส่วนมีการกล่าวถึงด้านล่าง:

• วิธีใช้การประมาณค่าเมื่อจัดทำร่างงบประมาณ (ส่วน 1.1)
• วิธีระบุลำดับความสำคัญและทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นในการจัดเตรียมงบประมาณ (หัวข้อ 1.2)
• วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการระบุลำดับความสำคัญในการจัดทำงบประมาณ (หัวข้อ 1.3)
• วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการประเมินและกำหนดต้นทุนและรายได้โดยประมาณ (หัวข้อ 1.4)

ทำความเข้าใจวิธีการพัฒนางบประมาณ

การพัฒนางบประมาณมีหลายขั้นตอนและต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆด้วย มีการสร้างร่างงบประมาณที่มีข้อเสนอสำหรับค่าใช้จ่ายและการลงทุนสำหรับระยะเวลางบประมาณดังกล่าว

อธิบายวิธีใช้การประมาณการเมื่อจัดทำร่างงบประมาณ (ส่วน 1.1)

ในการจัดทำร่างงบประมาณให้พิจารณางบประมาณปีการเงินงบกำไรขาดทุนและกระแสเงินสดของธุรกิจก่อนหน้า เมื่อคาดการณ์รายได้และค่าใช้จ่ายให้ระมัดระวังและระมัดระวังและใช้ตัวเลขจริงที่ถูกต้องและแน่นอนหากคุณมีอยู่ในมือ พร้อมที่จะจัดการรูปแบบต่างๆในมูลค่าโดยประมาณของงบประมาณ

หมายเหตุ: ในกรณีที่คุณไม่มีตัวเลขจริงในการประมาณค่าใช้จ่ายให้ประมาณค่าสูงสุดที่เป็นไปได้เช่นค่าสาธารณูปโภคสูงสุด เมื่อประมาณรายได้ให้คาดเดามูลค่าที่ต่ำเช่นใช้มูลค่าที่สร้างรายได้น้อยที่สุดสำหรับการบริการ

เมื่อใช้การประมาณค่าในการพัฒนางบประมาณฉบับร่างให้จัดเตรียมรายการทรัพยากรทั้งหมดที่คุณจะต้องใช้ในการพัฒนางบประมาณ รวบรวมทรัพยากรทั้งหมดแล้วนำมารวมกันเพื่อพัฒนางบประมาณ คุณจะต้องเตรียมสิ่งนี้ก่อนเริ่มปีการเงิน (ปีงบประมาณ)

ข้อเท็จจริงสำคัญที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อทำตามขั้นตอนข้างต้นคือ:

• คุณต้องสร้างรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมด จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายแยกจากกันและวาดรายการ ตัวอย่างเช่นเครื่องเขียนสำนักงานอุปกรณ์เงินเดือนและประกัน จัดทำรายการค่าใช้จ่ายโดยประมาณและใช้ค่าใช้จ่ายของปีก่อนเพื่ออ้างอิง
• มองหาข้อ จำกัด ใด ๆ เช่นจำนวนการใช้จ่ายสูงสุดหรือต่ำสุดหรือช่วงเวลาที่จัดสรรสำหรับงานและโครงการบางอย่างและคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้
• ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างรายการรายได้ทั้งหมด จัดหมวดหมู่ตามด้านบนและเตรียมรายการแหล่งที่มาทั้งหมดที่คุณจะมีรายได้และจำนวนเงินโดยประมาณสำหรับแต่ละแหล่ง ตัวอย่างเช่นรายได้จากการให้บริการผลิตภัณฑ์ที่จัดส่งเงินทุนภายนอกภาษีการขายหรือกิจกรรมการระดมทุนใด ๆ
• สร้างความเชื่อมโยงระหว่างรายรับและรายจ่าย คุณมีรายการทั้งรายได้และค่าใช้จ่าย หาแหล่งรายได้ที่จะช่วยค่าใช้จ่ายและสร้างโครงร่างแบบโต้ตอบ

• ที่ดีที่สุดคือรับคำแนะนำจากผู้มีประสบการณ์และความชำนาญในขณะที่เตรียมงบประมาณเนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่มีทักษะในการพัฒนางบประมาณด้วยตนเองโดยเฉพาะในองค์กรหรือ บริษัท ขนาดใหญ่
• ในขณะที่คุณมีรายการค่าใช้จ่ายให้พัฒนารายการที่จัดลำดับความสำคัญโดยพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายใดบ้างที่นำไปสู่การพัฒนาองค์กรหรือเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง จดบันทึกค่าใช้จ่ายโดยประมาณสำหรับแต่ละงานที่จัดลำดับความสำคัญ (พิจารณาค่าใช้จ่ายทั้งหมดเช่นค่าจ้างพนักงานเงินเดือนค่าขนส่งทรัพยากรค่าสาธารณูปโภคและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง)
• อย่าคิดว่าจะมีความพอดีระหว่างรายรับและรายจ่าย ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาดังนั้นจึงควรมีเงินไว้สำหรับค่าใช้จ่ายจิปาถะ

• จัดทำรายการสิ่งที่คุณต้องการนำไปใช้เป็นครั้งแรกในปีงบประมาณใหม่ ตัวอย่างเช่นการขึ้นค่าจ้างหรือการขยายพื้นที่สำนักงานหรือการตกแต่งใหม่ สร้างรายการค่าใช้จ่ายโดยประมาณสำหรับสิ่งเหล่านี้
• วิธีที่ดีที่สุดในการแสดงรายการข้อมูลทั้งหมดข้างต้นคือการใช้สเปรดชีตที่มีรายได้และค่าใช้จ่ายแสดงพร้อมกับแหล่งที่มา หากมูลค่าที่คาดการณ์ไว้ของรายได้และค่าใช้จ่ายมีค่าเท่ากันโดยประมาณงบประมาณจะเรียกว่างบประมาณสมดุล หากค่าใช้จ่ายของคุณต่ำกว่ารายได้แสดงว่าคุณมีส่วนเกินและคุณสามารถดูว่าจะทำอะไรได้บ้างเพื่อปรับปรุงธุรกิจหรือองค์กร หากค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้จะมีการขาดดุลและองค์กรจะต้องพิจารณาวิธีการลดรายจ่าย ตัวอย่างเช่นลดค่าสาธารณูปโภคและเครื่องเขียนหรือมองหากิจกรรมการระดมทุนหรือการบริจาค

หมายเหตุ:เมื่อคุณได้รับประสบการณ์ในการพัฒนางบประมาณการร่างงบประมาณสำหรับปีต่อ ๆ ไปจะง่ายขึ้น คุณจะรู้ว่าจะค้นหาข้อมูลและทรัพยากรได้จากที่ใดและจะระบุลำดับความสำคัญได้อย่างไร

อธิบายวิธีการระบุลำดับความสำคัญและทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นเมื่อเตรียมงบประมาณ (หัวข้อ 1.2)

เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่องจำเป็นต้องระบุลำดับความสำคัญอย่างถูกต้อง (การจัดทำงบประมาณตามลำดับความสำคัญ) และการเงินที่มีการวางแผนและจัดการอย่างดี

ตรรกะที่อยู่เบื้องหลังการจัดทำงบประมาณตามลำดับความสำคัญคือทรัพยากรทางการเงินจะต้องถูกจัดสรรให้กับรายการงบประมาณเช่นบริการหรือโครงการโดยพิจารณาจากประสิทธิผลของรายการงบประมาณนี้ในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่มีมูลค่าสูงสำหรับองค์กร ดังนั้นรายการในงบประมาณจึงได้รับการจัดอันดับตามข้อเท็จจริงข้างต้นและมีการจัดสรรเงินทุนตามนั้น

ตอนนี้เราต้องดูวิธีการระบุลำดับความสำคัญและทรัพยากรทางการเงิน

ใครบางคนสามารถระบุลำดับความสำคัญได้อย่างไร?

คุณต้องมีทักษะประสบการณ์การคิดเชิงตรรกะและความรู้ที่ดีเกี่ยวกับวิธีการทำงานหรือการดำเนินงานขององค์กร หากคุณร่างงบประมาณของปีที่แล้วคุณจะมีความคิดว่าคุณระบุปัจจัยเหล่านี้อย่างไรและจะทำให้งานง่ายขึ้นสำหรับคุณ รายการที่จัดลำดับความสำคัญคือบริการที่ให้คุณค่าสูงสุดสำหรับองค์กรหรือ บริษัท

วิธีบางอย่างที่คุณสามารถระบุความแตกต่างในการพัฒนางบประมาณ

• หากคุณร่างงบประมาณในปีที่แล้วให้ใช้รายการรายได้และค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้เป็นเกณฑ์ ใช้งบการเงินล่าสุดของ บริษัท หรือองค์กรสำหรับยอดขายและตัวเลขกำไร อาจมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยหรือความผันผวนในตัวเลขบางอย่างและลำดับความสำคัญก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน จดบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้และคำนึงถึงปัจจัยข้างต้นทั้งหมดในขณะร่างงบประมาณ

• เมื่อจัดลำดับความสำคัญของรายการในงบประมาณให้พิจารณาแต่ละรายการอย่างละเอียดและความสำคัญสำหรับองค์กร ตรวจสอบพื้นที่ที่รายการนี้จะมีผลกระทบและแสดงรายการแผนกที่ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ ตัวอย่างเช่นการปรับปรุงบริการด้านไอทีเทคโนโลยีที่ได้รับการปรับปรุงลดต้นทุนประสิทธิภาพในการทำงาน ฯลฯ สอบถามข้อมูลและแนวคิดจากบุคคลที่เหมาะสมเช่นพนักงานอาวุโสหรือผู้จัดการขึ้นอยู่กับองค์กรและตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญของรายการ.
• มองหาจุดประสงค์พื้นฐานที่องค์กรดำเนินการเช่นความเป็นอยู่ที่ดีของชุมชนการสนับสนุนการดำรงชีวิตที่มีสุขภาพดีการให้บริการที่มีคุณภาพสำหรับผู้สูงอายุหรือจัดหาผลิตภัณฑ์สำหรับบ้านที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม จัดทำแผนกลยุทธ์เพื่อระบุลำดับความสำคัญ
• คุณสามารถทำแบบสำรวจการประชุมหรือโฟกัสกลุ่มรวมถึงกับสาธารณะเพื่อตัดสินใจในการจัดลำดับความสำคัญของบริการ

เมื่อมีการตัดสินใจเชิงตรรกะในรายการลำดับความสำคัญเราจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรสำหรับสิ่งเหล่านี้ ในการดำเนินการนี้เราจำเป็นต้องระบุแหล่งข้อมูลทางการเงิน

วิธีระบุทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นในการจัดเตรียมงบประมาณ

ทรัพยากรจะต้องใช้สำหรับค่าใช้จ่ายต่อเนื่องรายจ่ายระยะสั้นและค่าใช้จ่ายครั้งเดียว

• ดูรายการลำดับความสำคัญสำหรับค่าใช้จ่ายที่คุณมี คุณสามารถอ้างถึงรูปแบบการจัดสรรทรัพยากรของปีที่แล้วและปฏิบัติตามนั้นหรือทำการเปลี่ยนแปลงหากมีทางเลือกที่เป็นประโยชน์และเป็นประโยชน์มากขึ้น รายการหนึ่งอาจต้องใช้เงินทุนมากกว่าอีกรายการหนึ่งเพียงเพราะอยู่ในลำดับความสำคัญที่สูงกว่า บริการบางอย่างอาจมีการระดมทุนร่วม
• ดูค่าใช้จ่ายแต่ละรายการและร่างโครงร่างทั้งหมดที่ขึ้นอยู่กับค่าใช้จ่ายนั้น ๆ ตัวอย่างเช่นแผนกพื้นที่ให้บริการและพื้นที่ดำเนินการ ตรวจสอบผลกระทบที่งบประมาณมีต่อพื้นที่ดำเนินการเหล่านี้และใช้ข้อมูลนี้จัดทำรายการที่จัดลำดับความสำคัญ อ้างถึงงบการเงินก่อนหน้านี้ ค้นหาประโยชน์ของการใช้จ่ายในพื้นที่เหล่านี้ในขณะที่พิจารณาลำดับความสำคัญ
• ตรวจสอบว่ามีทรัพยากรเพียงพอสำหรับรายการทั้งหมดที่มีลำดับความสำคัญแน่นอนหรือไม่และหากขาดแคลนคุณสามารถมองหาผู้สนับสนุนจัดงานเพื่อหาเงินหรือทำงานร่วมกับองค์กรที่เป็นพันธมิตรเพื่อลดหรือแบ่งปันค่าใช้จ่าย

หมายเหตุ:ขึ้นอยู่กับองค์กรหรือ บริษัท ที่คุณทำงานขนาดและวิธีการดำเนินงานคุณอาจต้องใช้งบประมาณโดยรวมหนึ่งงบประมาณหรือหลาย ๆ งบประมาณสำหรับการดำเนินงานที่แตกต่างกัน

อธิบายวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการระบุลำดับความสำคัญเมื่อจัดเตรียมงบประมาณ (หัวข้อ 1.3)

การรู้วิธีระบุลำดับความสำคัญในการพัฒนางบประมาณมีประโยชน์มากมายเช่นกัน

จุดประสงค์และประโยชน์ของการระบุลำดับความสำคัญเมื่อจัดเตรียมงบประมาณคือ:

• งบประมาณช่วยให้คุณจัดการเงินที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การระบุลำดับความสำคัญและทรัพยากรที่มีจะช่วยในการจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมให้กับโครงการที่เกี่ยวข้องหรือจัดลำดับความสำคัญ
• เมื่อคุณมีงบประมาณที่วางแผนไว้อย่างดีคุณสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อดูว่าบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์หรือไม่ ข้อผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดขึ้นในการตัดสินใจด้านงบประมาณหรือการดำเนินธุรกิจที่อ่อนแอ / ต่ำเนื่องจากการจัดทำงบประมาณที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจในอนาคตได้

• คุณสามารถวางแผนเป้าหมายวัตถุประสงค์และผลการดำเนินงานขององค์กรในอนาคตได้
• การระบุลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณกำหนดงบประมาณในอนาคตได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• คุณจะมีความคิดที่ชัดเจนว่าเมื่อใดควรดำเนินการที่จำเป็นหากมีสิ่งใดผิดแผน
• คุณจะสามารถระบุปัญหาได้ก่อนที่จะเกิดขึ้นเนื่องจากคุณจะตรวจสอบงบประมาณตัวอย่างเช่นความต้องการทางการเงินในกรณีฉุกเฉินหรือปัญหาเกี่ยวกับกระแสเงินสด
• การจัดทำงบประมาณที่เหมาะสมตามลำดับความสำคัญจะช่วยให้การทำงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและจะเพิ่มแรงจูงใจให้กับพนักงาน

อธิบายวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการประเมินและกำหนดต้นทุนและรายได้โดยประมาณ (หัวข้อ 1.4)

หลังจากระบุลำดับความสำคัญและทรัพยากรสำหรับรายการงบประมาณแล้วคุณจะต้องจัดสรรค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละรายการในงบประมาณ ในการดำเนินการนี้อย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องตรวจสอบและประเมินจำนวนเงินที่จำเป็นสำหรับแต่ละรายการในงบประมาณ การวิเคราะห์ต้นทุน - ผลประโยชน์จะกระทำในกระบวนการนี้

• คุณสามารถประเมินได้ว่ารายการงบประมาณใดสอดคล้องกับหลักการควบคุมการดำเนินงานขององค์กรหรือไม่
• คุณสามารถคำนวณได้ว่าผลประโยชน์ของการดำเนินการจะเกินต้นทุนหรือว่าผลผลิตจะเพิ่มขึ้นตามงบประมาณหรือไม่
• คุณจะสามารถระบุได้ว่ามีความต้องการเงินงบประมาณเพิ่มเติมหรือไม่หากเหตุผลนั้นเหมาะสมหรือถูกต้องตามกฎหมาย
• คุณสามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายหรือแก้ไขแผนงบประมาณที่กำลังจะมีขึ้นและพร้อมที่จะเผชิญ
• คุณสามารถระบุพื้นที่ที่อาจต้องใช้จ่ายเพิ่มเติมเช่นโครงการที่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและต้องเตรียม
• คุณสามารถมั่นใจได้ว่าค่าประมาณนั้นเป็นจริงและถูกต้องและนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องกังวล
• คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายหรือหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในขณะที่ประเมินหากคุณพบว่าค่าใช้จ่ายนั้นไม่ใช่ข้อกำหนดหรือความจำเป็น
• คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างง่ายดายว่าสัญญา (การส่งมอบโครงการให้กับหน่วยงานที่ทำสัญญา) จะคุ้มทุนมากกว่าองค์กรที่ทำงานในโครงการโดยตรงหรือไม่

นี่คือบทความแสดงร่วมเกี่ยวกับการเจรจาต่อรองงบประมาณที่ถูกแทนที่และทักษะที่จำเป็นในการตกลงงบประมาณ

หวังว่าข้อมูลที่นี่จะเป็นประโยชน์ โปรดอย่าลังเลที่จะฝากข้อเสนอแนะประสบการณ์และแนวคิดของคุณไว้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

ขอบคุณสำหรับการหยุดโดย.

ดีที่สุด!

ลิฟวิงสตา