เบื้องหลังเห็บ: การตรวจสอบภายในสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง?

ค้นพบวิธีทำให้การตรวจสอบภายในเป็นประโยชน์อย่างแท้จริงสำหรับ บริษัท ของคุณไม่ใช่เพียงแค่เลือกช่องเท่านั้น

Canva

การตรวจสอบภายในสำหรับสาเหตุที่ไม่ถูกต้อง

ขณะนี้การตรวจสอบภายในกลายเป็นข้อกำหนดบางครั้งธุรกิจจึงจ้างพนักงานตรวจสอบอย่างหมดจดเพื่อให้สามารถทำเครื่องหมายในช่องนั้นโดยไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรกับพวกเขา

ผู้ตรวจสอบบัญชีหลายคนพบว่าพวกเขาเป็นเพียงการทำซ้ำการตรวจสอบภายนอกและในขณะที่อาจช่วยได้เมื่อผู้ตรวจสอบภายนอกเข้ามาเยี่ยมชม แต่ก็ไม่ได้ให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับธุรกิจมากนัก

การตรวจสอบภายในควรเป็นแบบฝึกหัดเชิงสร้างสรรค์ที่ออกแบบมาเพื่อกำหนดขอบเขตที่ระบบการจัดการปฏิบัติตามขั้นตอนและแนวปฏิบัติของตนเอง การตรวจสอบภายในยังสามารถระบุการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและช่วยในการสื่อสารภายใน

การตรวจสอบภายในคืออะไร?

แม้ว่าโดยปกติแล้วการตรวจสอบภายในจะดำเนินการโดยพนักงานของ บริษัท แต่ก็มีการจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกเพิ่มขึ้นเพื่อจุดประสงค์ในการตรวจสอบเพียงอย่างเดียว เช่นเดียวกับที่คุณจ้างบทบาททางกฎหมายหรือการเงินของคุณคุณสามารถจ้างบทบาทการตรวจสอบภายนอกได้

การตรวจสอบภายในของคุณสำคัญที่สุดในการตรวจสอบทั้งหมด ช่วยให้ธุรกิจสามารถดูระบบขั้นตอนและกิจกรรมของตนเองเพื่อตัดสินใจว่าเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่และพนักงานติดตามพวกเขาจริงหรือไม่

ให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบริหารว่าเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพหรือไม่ระบบมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเท่าที่ควรหรือไม่และจำเป็นต้องปรับปรุงหรือไม่

นอกจากนี้ยังสามารถให้สายการสื่อสารทั่วทั้ง บริษัท และเป็นแรงจูงใจที่ดี

การตรวจสอบภายในใช้สำหรับอะไร?

เกณฑ์สำหรับการตรวจสอบภายในมักจะเป็นนโยบายขั้นตอนและคำแนะนำในการทำงานของธุรกิจเอง

คุณไม่ต้องการตรวจสอบโดยตรงกับมาตรฐานภายนอกเฉพาะในระหว่างการตรวจสอบภายในโดยทั่วไปแล้วการทำซ้ำสิ่งที่ผู้ตรวจสอบภายนอกจะทำ แต่คุณต้องแน่ใจว่านโยบายและขั้นตอนของคุณถูกใช้อย่างถูกต้องในงานประจำวัน

การจัดเตรียมเอกสารภายในของ บริษัท ได้รับการพัฒนาให้สอดคล้องกับข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายนอกทั้งหมดและอ้างอิงมาตรฐานที่เหมาะสมข้อกำหนดภายนอกของคุณควรได้รับการคุ้มครอง อย่างไรก็ตามความเข้าใจในมาตรฐานและข้อกำหนดจะช่วยให้ข้อมูลเป็นพื้นฐานว่าเอกสารควรมีอะไรบ้าง

การตรวจสอบไม่จำเป็นต้องกลัว

มาตรฐานและรหัสส่วนใหญ่ต้องการการตรวจสอบ การตรวจสอบควรถูกมองว่าเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท มากกว่าการทำงานบ้านหรือการจัดเก็บภาษี

การตรวจสอบใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลซึ่งจะได้รับการตรวจสอบและรายงาน รายงานนี้มักจะกล่าวถึงความจำเป็นในการปรับปรุงหรือการดำเนินการแก้ไข

แต่การตรวจสอบไม่ใช่การล่าแม่มดเพื่อตำหนิพนักงานแต่ละคนหรือในส่วนใดส่วนหนึ่งของธุรกิจ การตรวจสอบควรดำเนินการในลักษณะเชิงบวกและโปร่งใส ผู้สอบบัญชีของคุณควรทำให้คุณและพนักงานรู้สึกสบายใจและมั่นใจในการตรวจสอบมากกว่าที่จะกลัว

ผู้สอบบัญชีของคุณจำเป็นต้องทำงานร่วมกับคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบของคุณเหมาะกับคุณในขณะที่ยังคงมีความเป็นอิสระและมีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับข้อมูลที่พวกเขาพบ

การตรวจสอบที่ดีสามารถทำอะไรได้บ้าง

• ตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เป็นเอกสารหรือไม่
• ให้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับประสิทธิผลของขั้นตอนปัจจุบัน
• ช่วยในการพัฒนาแผนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• ระบุตำแหน่งที่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอน
• ปรับปรุงการรับรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดของกระบวนการ
• ช่วยลดความเสี่ยง
• ปรับปรุงความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน
• ปรับปรุงการสื่อสารภายใน
• ยืนยันการปฏิบัติงานในเชิงบวก
• ให้ข้อมูลเพื่อช่วยเพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ
• ให้คุณตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโต

ตารางและขอบเขตการตรวจสอบภายใน

เนื่องจากเราได้พิจารณาแล้วว่าคุณไม่ต้องการเพียงแค่ทำเครื่องหมายในช่องและคุณต้องการนำการตรวจสอบภายในไปใช้ประโยชน์อย่างแท้จริงกำหนดการตรวจสอบของคุณควรขึ้นอยู่กับการประเมินความเสี่ยงที่คุณทำเสร็จแล้ว

• ส่วนใดในธุรกิจของคุณที่แสดงว่าพวกเขาต้องการความสนใจเป็นพิเศษในขณะนี้
• คุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานจริงในด้านใด

การตรวจสอบทรัพยากรของคุณ

คุณต้องตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่เมื่อกำหนดตารางการตรวจสอบ

• คุณสามารถตรวจสอบได้กี่ครั้งในหนึ่งปี?
• คุณควรทำกี่อย่าง?
• คุณสามารถทำการตรวจสอบได้เพียงพอที่จะทำให้คุณรู้สึกสบายใจว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดภายนอกและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการจริงหรือไม่?

ขอบเขตของการตรวจสอบ

เช่นเดียวกับที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญเมื่อสร้างตารางการตรวจสอบประจำปีก็เป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาขอบเขตของการตรวจสอบ ขอบเขตกำหนดสิ่งที่จะพิจารณาในการตรวจสอบรายบุคคล เมื่อพิจารณาขนาดที่เป็นไปได้ของพื้นที่และกระบวนการที่จะตรวจสอบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าจุดใดที่คุณต้องการความสนใจมากที่สุด

เมื่อสร้างตารางการตรวจสอบและขอบเขตการตรวจสอบคุณต้องดูสิ่งต่อไปนี้:

• การประเมินความเสี่ยงที่เพิ่งเสร็จสิ้น
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบทางการเงินผลิตภัณฑ์และอุปทานที่เป็นไปได้
• คุณภาพของการควบคุมภายใน: มีความเข้มแข็งเท่าที่คุณเชื่อหรือไม่? มีการใช้งานหรือไม่?
• ข้อร้องเรียนของลูกค้าที่ได้รับ
• ระดับการเปลี่ยนแปลงหรือความมั่นคง: มีการเปลี่ยนแปลงพนักงานครั้งใหญ่หรือไม่? พนักงานคนเดิมอยู่ในแผนกตั้งแต่เริ่มต้นหรือไม่?
• ผลการตรวจสอบครั้งล่าสุดและการดำเนินการแก้ไขใด ๆ ที่ระบุไว้: ได้ดำเนินการทั้งหมดหรือไม่?
• พูดคุยกับเจ้าหน้าที่ทุกระดับเกี่ยวกับพื้นที่ใด ๆ ที่พวกเขาต้องการความสนใจ
• จำเป็นต้องมีทักษะหรือความรู้พิเศษในการตรวจสอบหรือไม่?

เป็นการตรวจสอบของคุณ

ท้ายที่สุดแล้วไม่ว่าใครจะเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบภายในพนักงานภายในหรือผู้รับเหมาภายนอกนั่นคือการตรวจสอบของคุณและคุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณต้องการดูข้อมูลใด

การตรวจสอบอาจทำได้ง่ายหรือซับซ้อนเท่าที่คุณต้องการ และจำไว้ว่าคุณเป็นคนเดียวที่รู้ว่าข้อมูลใดมีค่าสำหรับคุณ

หากคุณต้องการทราบว่าเหตุใดพื้นที่หนึ่งในธุรกิจของคุณมักจะทำได้ดีกว่าที่อื่น ๆ อยู่เสมอหรือวันที่พนักงานของคุณได้รับความนิยมมากที่สุดในการหยุดพัก 1 วันการตรวจสอบภายในสามารถช่วยคุณค้นหาได้

© 2017 Katrina McKenzie