ตัวอย่างสเปรดชีตการทำบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจคุณไม่สามารถเพิกเฉยต่อการทำบัญชีได้

หากคุณมีธุรกิจขนาดเล็กของตัวเองการรักษาประวัติให้ดีเป็นสิ่งจำเป็น ในความเป็นจริงอาจเป็นข้อกำหนดสำหรับการจัดตั้ง บริษัท หรือการออกใบอนุญาต คุณต้องสามารถมองเห็น ณ จุดใดก็ได้ว่าธุรกิจของคุณทำกำไรได้หรือไม่ ในช่วงเวลาที่ต้องเสียภาษีเป็นเรื่องสำคัญยิ่งกว่าที่จะต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจที่ดีตลอดทั้งปีมิฉะนั้นคุณอาจต้องทนทุกข์กับหน่วยงานด้านภาษี

ตั้งค่าสเปรดชีตอย่างง่ายสำหรับบันทึกรายรับและบันทึกค่าใช้จ่าย หากคุณติดนิสัยในการป้อนรายการลงในสเปรดชีตในวันที่เกิดขึ้นคุณจะพบว่าคุณสร้างนิสัยใหม่ในไม่ช้าและจะมีประวัติทางธุรกิจที่ดีในการบูต การอภิปรายต่อไปนี้มีขึ้นเพื่อเป็นแนวทางและตัวอย่างจะอ้างอิงจากบุคคลที่ดำเนินธุรกิจบริการขนาดเล็ก - ในกรณีนี้คือการเขียนและแก้ไข - จากที่บ้านและผู้ที่ไม่มีพนักงาน

ฉันต้องเก็บบันทึกอะไรบ้าง?

ข้อกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละเขตอำนาจศาลดังนั้นจึงควรตรวจสอบกับรัฐบาลของรัฐหรือส่วนภูมิภาคของคุณตลอดจนหน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐบาลกลางเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่คุณต้องทำในแง่ของการทำบัญชี

โดยทั่วไปสำหรับการเป็นเจ้าของคนเดียวไม่จำเป็นต้องมีงบดุลประจำปีและการเก็บสเปรดชีตก็เพียงพอแล้ว คุณอาจจะค้นพบว่าในฐานะเจ้าของธุรกิจมีกฎหมายที่บังคับให้คุณเก็บบันทึกทางธุรกิจของคุณเป็นระยะเวลาหลายปี คุณอาจต้องขอรับ "หมายเลขธุรกิจ" จากหน่วยงานจัดเก็บภาษีเพื่อยื่นภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ในแง่ของการเก็บบันทึกของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณเก็บหลักฐานไว้เพื่อสำรองข้อมูลแต่ละรายการในสเปรดชีตของคุณ นี้เรียกว่าเส้นทางการตรวจสอบเส้นทางการตรวจสอบนี้รวมถึงรายการต่างๆเช่นใบแจ้งหนี้สำหรับบริการและใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อที่คุณทำ หากคุณใช้รถเพื่อธุรกิจของคุณคุณต้องบันทึกระยะทางที่เกิดขึ้นสำหรับการใช้งานทางธุรกิจค่าน้ำมันค่าใบอนุญาตและการซ่อมแซม / บำรุงรักษา ควรติดตามค่าโทรศัพท์และค่าสาธารณูปโภคอื่น ๆ รวมถึงผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณด้วย สเปรดชีตแบบง่ายที่คุณสามารถตั้งค่าโดยใช้ซอฟต์แวร์เช่น Microsoft Excel สามารถช่วยให้คุณไม่พลาดทุกสิ่ง

บันทึกรายได้

มีขั้นตอนง่ายๆเพียงไม่กี่ขั้นตอนในการตั้งค่าสเปรดชีตเพื่อบันทึกรายได้ที่เกิดจากธุรกิจขนาดเล็กของคุณ คุณสามารถลงรายละเอียดได้มากหากต้องการ แต่ความเรียบง่ายโดยทั่วไปจะดีกว่าและจะป้องกันไม่ให้คุณมองว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องน่าเบื่อ

โดยพื้นฐานแล้วสิ่งที่คุณต้องทำคือบันทึกแหล่งที่มาของรายได้ของคุณ หากรายได้มาจากใบแจ้งหนี้ที่คุณออกให้กับลูกค้าเพื่อให้บริการโปรดจดบันทึกข้อมูลเฉพาะ เส้นทางการตรวจสอบของคุณหรือ“ หลักฐาน” สำหรับธุรกรรมเหล่านี้อาจรวมถึงใบแจ้งยอดบัญชี PayPal ใบแจ้งยอดธนาคารและใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ

ส่วนหัวคอลัมน์อาจรวมถึงสิ่งที่คุณต้องการ แต่อย่างน้อยที่สุดควรมีวันที่ของธุรกรรมหรือใบแจ้งหนี้ชื่อของลูกค้าคำอธิบายบริการที่คุณให้หมายเลขใบแจ้งหนี้การขายของคุณ (เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงโยงและระบุ เส้นทางการตรวจสอบ) และภาษีใด ๆ ที่ใช้

คุณยังสามารถสร้างสูตรในเซลล์ต่างๆเพื่อเรียกใช้ผลรวมต่อไปหรือถ้าคุณเชี่ยวชาญกับสเปรดชีตมากคุณสามารถทำสิ่งต่างๆเช่นลิงก์ไปยังแผ่นงานอื่น ๆ ตัวอย่างด้านล่างนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นอุทาหรณ์สำหรับบันทึกรายได้อย่างง่าย

รายได้จากลูกค้าแสดงหมายเลขใบแจ้งหนี้

greenlamplady (ไคลีบิสสัน)

บันทึกค่าใช้จ่าย

เช่นเดียวกับการบันทึกรายได้การทำให้สิ่งต่างๆเรียบง่ายในด้านค่าใช้จ่ายจะทำให้ทั้งหมดนี้ค่อนข้างรวดเร็วและง่ายดาย บันทึกค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องตามกฎหมายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในธุรกิจของคุณในวันที่เกิดขึ้น พยายามใช้ตัวบ่งชี้หรือประเภทค่าใช้จ่ายเช่นที่หน่วยงานจัดเก็บภาษีใช้เพราะจะช่วยคุณได้มากเมื่อถึงเวลาต้องทำภาษี ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่:

การโฆษณา
ธุรกิจ - ใช้ค่าใช้จ่ายในบ้าน
วัสดุสิ้นเปลือง
โทรศัพท์และสาธารณูปโภค

อีกครั้งส่วนหัวคอลัมน์อาจรวมถึงสิ่งที่คุณต้องการ แต่อย่างน้อยที่สุดควรมีวันที่ของธุรกรรมประเภทธุรกรรมชื่อซัพพลายเออร์จำนวนเงินที่ใช้จ่ายและภาษีใด ๆ ที่ใช้ เก็บใบเสร็จและบิลทั้งหมดไว้เป็นหลักฐาน คุณสามารถสร้างสูตรในเซลล์ได้อีกครั้งเพื่อเรียกใช้ผลรวมของค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ สเปรดชีตค่าใช้จ่ายอย่างง่ายแสดงอยู่ด้านล่าง

ค่าใช้จ่ายตามประเภทพร้อมภาษีที่เกิดขึ้น

ดาวน์โหลดแอปเพื่อติดตามค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้ยังมีแอพมากมายที่คุณสามารถดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ Android หรือ iOS ของคุณซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้

แอพเหล่านี้ส่วนใหญ่รวมเข้ากับแพ็คเกจอย่าง QuickBooks และ Excel ได้อย่างง่ายดายทำให้คุณสบายใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึก แอปบางแอปอนุญาตให้คุณส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าของคุณซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

รักษานิสัยของสเปรดชีตการทำบัญชีไว้

ตอนนี้เริ่มคุ้นเคยกับการใช้เวลากับสเปรดชีตการทำบัญชีของคุณทุกวัน ในไม่ช้าคุณจะพบว่ามันใช้เวลาไม่นานหากคุณรักษามันไว้และเมื่อถึงเวลาเสียภาษีคุณจะดีใจมากที่ได้ทำ

ใช้เวลานานแค่ไหนในการสร้างนิสัย?

จริงๆแล้วต้องใช้เวลาอย่างน้อย 2 เดือนในการพัฒนานิสัยใหม่ แต่อย่าสิ้นหวัง! ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีต่อวันเพื่อเพิ่มรายการในสเปรดชีตของคุณ