ฟองอากาศและไซโลในกระบวนการของ บริษัท

ระเบิดฟอง

ครั้งต่อไปที่คุณอยู่ที่ทำงานลองดูรอบ ๆ แต่ละแผนกทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใด?

คุณจะบอกว่าคุณมีความเข้าใจดีว่าแต่ละแผนกทำงานอย่างไร? หรือบทบาทของพวกเขาเข้ากับตัวคุณเองอย่างไร?

ทุกคนชอบคิดว่าบทบาทของตัวเองสำคัญที่สุดธุรกิจไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีแผนกของตน

ไม่ถูกต้อง!

สิ่งหนึ่งที่เรามักเห็นในการตรวจสอบภายในคือแต่ละแผนกกำลังทำงานในไซโลโดยอยู่ในฟองสบู่การทำงานเล็ก ๆ ของตัวเองโดยไม่สนใจสิ่งอื่นที่เกิดขึ้นรอบตัวในธุรกิจ

ในขณะที่การมุ่งเน้นไปที่รายละเอียดของสิ่งที่คุณทำนั้นเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็ไม่ควรให้ความสำคัญกับภาพรวม

ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดไม่มีธุรกิจใดสามารถดำเนินการโดยใช้เพียงแผนกเดียว แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กที่ดำเนินการเพียงรายเดียวคุณต้องสวมหมวกหลายใบในขณะที่คุณมีบทบาทที่แตกต่างกันในธุรกิจของคุณ

กระบวนการหลายแผนกของ บริษัท

มาดูตัวอย่างขั้นตอนง่ายๆในการผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่และขายให้กับลูกค้าของเรา ก่อนที่คุณจะพิจารณาเพิ่มขึ้นคุณต้องพิจารณา:

คุณมีสินค้าอยู่ในสต็อกเท่าใด
ไม่ว่าจะมีวันหมดอายุ
ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์ตามฤดูกาลที่จำเป็นในบางช่วงเวลาของปีเท่านั้น
มีความจำเป็นในปัจจุบันที่จะต้องทำเพิ่มเติมหรือไม่
ไม่ว่าธุรกิจจะมีทรัพยากรที่จะทำเพิ่มเติมในขณะนี้หรือไม่

คำถามข้างต้นมักได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลภายในแผนกวางแผน พวกเขาจะกำหนดด้วยว่าจะต้องทำผลิตภัณฑ์และจำนวนวัตถุดิบที่จะต้องซื้อ

จากนั้นข้อมูลจะถูกส่งไปยังผู้บริหารเพื่ออนุมัติการผลิตการซื้อวัตถุดิบและระยะเวลาและพนักงานที่ต้องใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์ โดยปกติการพูดคุยกับแผนกการเงินจะรวมอยู่ในเวลานี้เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจมีเงินทุนเพียงพอที่จะทำงานทั้งหมด

เมื่อกระบวนการวางแผนเสร็จสมบูรณ์และได้รับการอนุมัติรายละเอียดความต้องการวัตถุดิบจะถูกส่งต่อไปยังแผนกจัดซื้อ ที่นี่พวกเขาจะมีรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติซึ่งใช้ในการร่างใบสั่งซื้อเพื่อซื้อวัตถุดิบที่จำเป็น อีกครั้งสิ่งเหล่านี้จะต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้บริหารก่อนที่จะส่งไปยังซัพพลายเออร์

หลังจากสั่งวัตถุดิบแล้วแผนกการเงินจำเป็นต้องจ่ายเงินเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าจะถูกส่งตรงเวลา บันทึกทางการเงินจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตเพื่อแสดงจำนวนเงินที่ธุรกิจใช้ไปและเพื่ออะไร ในภายหลังพวกเขาจะต้องจับคู่การชำระเงินนี้กับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปรับยอด

ดังนั้นเราจึงสั่งวัตถุดิบของเรา ส่วนที่เหลือน่าจะง่ายใช่มั้ย?

ซัพพลายเออร์ได้เริ่มส่งมอบวัตถุดิบของเราดังนั้นตอนนี้ต้องมีคนตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อถูกต้องและสินค้าอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ วิธีที่ดีที่สุดคือเปรียบเทียบใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้กับสินค้าที่ได้รับ

ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจและประเภทของวัสดุที่ได้รับอาจเป็นใครก็ได้ตั้งแต่พนักงานต้อนรับจนถึงพนักงานคลังสินค้าหรือหัวหน้าคนงาน ในธุรกิจขนาดใหญ่และอีกครั้งขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้าคุณอาจให้คนหนึ่งลงชื่อออกเพื่อยืนยันว่าได้รับสินค้าในสถานที่และอีกคนตรวจสอบคุณภาพของวัตถุดิบ

เอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบจะต้องถูกเก็บไว้และอาจต้องส่งสำเนาไปยังแผนกต่างๆเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกของพวกเขาถูกต้อง เมื่อมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องนี่คือสิ่งที่อาจยุ่งเหยิงหากขาดการสื่อสารหรือหากคุณไม่เข้าใจว่าทำไมแผนกอื่น ๆ ถึงต้องการและกรอบเวลาที่พวกเขาต้องการ

คุณไม่สามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้หากคุณไม่ทราบว่าคุณกำลังชำระเงินอะไร นอกจากนี้คุณไม่ควรรับสินค้าที่ไซต์หากคุณไม่ทราบสินค้าและปริมาณที่ควรมี

ตอนนี้เรามีวัสดุที่เราสามารถทำผลิตภัณฑ์ของเราได้

อีกครั้งขึ้นอยู่กับขนาดและการตั้งค่าของธุรกิจวิธีการจัดเก็บวัตถุดิบบันทึกและแจกจ่ายสำหรับการใช้งานอาจแตกต่างกันมาก จุดหนึ่งที่ควรคงเดิมคือควรบันทึกไว้ว่าเมื่อใดใช้วัสดุแต่ละชนิดโดยใครและจำนวนเท่าใด หากไม่มีข้อมูลนี้คุณจะไม่ทราบว่าคุณต้องการอะไรเมื่อคุณเริ่มกระบวนการวางแผนในครั้งต่อไปที่คุณต้องการสร้างผลิตภัณฑ์

เราเริ่มสร้างผลิตภัณฑ์ของเราโดยใช้คำแนะนำในการทำงานที่พัฒนาขึ้นก่อนที่เราจะเริ่มสร้างผลิตภัณฑ์นี้ในตอนแรก คำแนะนำในการทำงานใช้เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ทุกชิ้นทำในลักษณะเดียวกันและมีคุณภาพสม่ำเสมอ

ทุกครั้งที่มีผู้ค้นพบวิธีที่จะทำให้กระบวนการผลิตดีขึ้นคำแนะนำการทำงานและเอกสารอื่น ๆ สำหรับกระบวนการจะต้องได้รับการอัปเดตเพื่อให้เป็นปัจจุบัน แผนกตรวจสอบภายในของคุณสามารถตรวจสอบกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามคำแนะนำในการทำงานจริง

หากคุณใช้อุปกรณ์ใด ๆ ในการผลิตผลิตภัณฑ์ของคุณคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์นั้นทำงานได้ดี แผนกซ่อมบำรุงจำเป็นต้องมีกำหนดการในการทดสอบซ่อมแซมและเปลี่ยนอุปกรณ์ตามความจำเป็น การพูดคุยกับฝ่ายบริหารความเสี่ยงและ / หรือเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในสามารถช่วยได้ในการจัดทำกำหนดการเหล่านี้

นอกจากนี้เหตุการณ์ใด ๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการผลิตเช่นการพังทลายของอุปกรณ์กระบวนการผลิตที่ไม่สมบูรณ์หรือการบาดเจ็บของพนักงานจะต้องได้รับการบันทึกสอบสวนและแก้ไข

ก่อนที่จะขายผลิตภัณฑ์ได้จำเป็นต้องมีการตรวจสอบคุณภาพ คุณไม่ต้องการขายผลิตภัณฑ์ที่ด้อยคุณภาพหรือผิดพลาด

ตอนนี้เรามีสินค้าสำเร็จรูปนั่งอยู่ในห้องเก็บของรอขาย แต่เราจะขายให้ใครและราคาเท่าไหร่?

และยังคงดำเนินต่อไป

ก่อนหน้านี้ฝ่ายบริหารจะต้องดำเนินการ "เท่าไหร่" ฝ่ายการเงินจะมีส่วนร่วมในการยืนยันว่าคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าใดในการสร้างผลิตภัณฑ์และผลกำไรที่คุณต้องการทำ

การวิจัยตลาดที่ดำเนินการโดยผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยและพัฒนาจะเป็นสิ่งที่จำเป็นในการเริ่มต้นเพื่อดูว่าผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกันขายด้วยราคาอะไรและผู้คนยินดีจ่ายอะไร

สำหรับใครที่จะขายให้การวิจัยตลาดของคุณจะได้พิจารณาแล้วในตอนแรกเพื่อให้คุณทราบว่าลูกค้าของคุณคือใคร ฝ่ายการตลาดจะจัดทำแคมเปญเพื่อกำหนดเป้าหมายลูกค้าที่เหมาะสมโดยปล่อยให้ฝ่ายขายได้รับผลิตภัณฑ์ไปยังลูกค้า

นั่นเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างเกี่ยวข้อง แต่เรายังไม่เงียบ

เช่นเดียวกับการสั่งซื้อและซื้อวัตถุดิบตอนนี้เราต้องย้อนกระบวนการนั้นเพื่อนำผลิตภัณฑ์ออกจากพื้นที่จัดเก็บของเราและไปยังลูกค้า

แผนกบรรจุภัณฑ์ของเราจะต้องจัดบรรจุสินค้าในปริมาณที่เหมาะสมสำหรับลูกค้า เราจำเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าจะต้องชำระ คลังสินค้าจะต้องยืนยันว่าสินค้าที่ถูกต้องส่งถึงลูกค้าที่ถูกต้อง และฝ่ายการเงินของเราจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าชำระเงินและมีการบันทึกการชำระเงินและกระทบยอดอย่างถูกต้อง

นอกจากนี้เนื่องจากเรามีพนักงานที่ทำผลิตภัณฑ์แผนกบัญชีเงินเดือนของเราจึงจำเป็นต้องทราบว่าใครทำงานและทำงานกี่โมงจึงจะได้รับค่าจ้างตามเวลา

แม้ว่าเหตุการณ์ข้างต้นจะเกิดขึ้น แต่ก็ยังมีบางแผนกที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง สองสิ่งหลักที่ต้องพิจารณาคือแผนกไอทีที่ดูแลให้พนักงานสามารถเข้าถึงระบบและข้อมูลที่ต้องการ

อีกคนคือคนทำความสะอาดของเรา ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้พนักงานภายในหรือ บริษัท ทำความสะอาดภายนอกก็ตามต้องมีคนดูแลพื้นที่ทำงานให้สะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยและปราศจากอันตรายที่อาจเกิดขึ้น

ใครเกี่ยวข้อง?

ดูตัวอย่างข้างต้นกระบวนการผลิตและการขายอย่างง่ายของเรามีแผนกต่อไปนี้:

การจัดการ
การวางแผน
การจัดซื้อ
การเงิน
คลังสินค้า
ควบคุมคุณภาพ
การจัดการเอกสาร
การผลิต
ซ่อมบำรุง
การตลาด
มัน
บรรจุภัณฑ์
ฝ่ายขาย
การวิจัยและพัฒนา
การบริหารความเสี่ยง
ตรวจสอบภายใน
การสอบสวนเหตุการณ์
บัญชีเงินเดือน
การทำความสะอาด

อย่างที่คุณเห็นทุกแผนกมีส่วนร่วม หากคุณนำแผนกใดแผนกหนึ่งออกจากการผสมผสานสิ่งต่างๆจะยุ่งเหยิงอย่างรวดเร็ว! อาจพลาดการตรวจสอบการควบคุมคุณอาจไม่มีทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการผลิตหรือจ่ายเงินให้กับพนักงานคุณอาจพลาดโอกาสในการขายหรือที่สำคัญกว่านั้นคือคุณอาจขายผลิตภัณฑ์ที่ไม่เหมาะสมกับการใช้งานและอาจเป็นอันตรายได้

เราจะเอาไซโลออกได้อย่างไร?

บ่อยครั้งในระหว่างการตรวจสอบภายในหากฉันเห็นว่ามีการสื่อสารที่ขาดหายไปหรือหากพนักงานไม่แน่ใจในบทบาทของพื้นที่ต่างๆฉันจะแนะนำให้เจ้าหน้าที่จากแผนกหนึ่งไปและเจ้าหน้าที่เงาในแผนกอื่นในช่วงเวลาสั้น ๆ ฉันให้พวกเขาไปนั่งดูว่าทีมงานคนอื่น ๆ ทำอะไรกันแน่ พวกเขามีโอกาสถามคำถามและทำความเข้าใจวิธีการทำงานร่วมกันของแผนกต่างๆ

โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาเริ่มมองว่าธุรกิจเป็นเหมือนจิ๊กซอว์ที่มีชิ้นส่วนทั้งหมดประกอบเข้าด้วยกันเพื่อสร้างทั้งหมดไม่ใช่การรวบรวมไซโลแต่ละชิ้น