จัดการกับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ - ตอนที่ 2

บทนำ:

การสื่อสารผ่านการเขียนและทางอิเล็กทรอนิกส์มักจะต้องใช้อุปกรณ์ เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จผู้สมัครควรทราบเพื่อใช้งานอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีความล่าช้าในการตอบสนองต่อการสื่อสารที่คาดการณ์ไว้ลูกค้าจะต้องได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับสถานการณ์และความคืบหน้า

การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นลายลักษณ์อักษรอาจมีความเสี่ยงหากเอกสารไม่ได้อยู่ในมือของบุคคลที่เหมาะสม ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งมอบวิธีการสื่อสารข้างต้นอย่างปลอดภัย

นี่คือหน่วยระดับ 3 ที่มีมูลค่าเครดิตเท่ากับ 6 หน่วยนี้ถูกแบ่งออกเป็นสองส่วนเพื่อความง่ายในการทำความเข้าใจและเพื่อไม่ให้ข้อมูลมากเกินไปในฮับเดียว

หากต้องการอ่านส่วนแรกของหน่วยนี้โปรดไปที่ลิงค์ด้านล่าง:

จัดการกับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ - ตอนที่ 1

123rf.com

4.6 อธิบายวิธีการใช้งานอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตและส่งการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรหรืออิเล็กทรอนิกส์

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำได้หลายวิธีและใช้อุปกรณ์ที่แตกต่างกันสำหรับการสื่อสารประเภทต่างๆ เพื่อที่จะส่งและรับการสื่อสารเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเราจำเป็นต้องรู้เพื่อใช้งานอุปกรณ์เหล่านี้

สำหรับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรต้องมีทักษะในการเขียนและใช้ปากกากระดาษและดินสอที่เหมาะสมกับการสื่อสารนั้นด้วย หากกำลังจะพิมพ์และส่งการสื่อสารคุณจำเป็นต้องรู้วิธีใช้เครื่องพิมพ์ ในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เราใช้คอมพิวเตอร์หรือเครื่องแฟกซ์ ดังนั้นผู้ที่ติดต่อสื่อสารจึงจำเป็นต้องรู้วิธีการใช้งานคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปและเครื่องแฟกซ์ เอกสารที่ส่งแฟกซ์อาจเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์และอาจต้องมีคนที่รู้วิธีใช้งานเครื่องแฟกซ์คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์

ในการจัดทำเอกสารเราต้องการ

• คอมพิวเตอร์ที่มีแป้นพิมพ์เมาส์และจอภาพหรือแล็ปท็อปหรือปากกาและกระดาษ
• เครื่องพิมพ์

ในการส่งเอกสารที่เราต้องการ

• เครื่องแฟกซ์
• คอมพิวเตอร์ที่มีแป้นพิมพ์เมาส์และจอภาพหรือแล็ปท็อป
• ซองจดหมายและตราประทับ

การใช้งานคอมพิวเตอร์:

• เราต้องการคอมพิวเตอร์หรือซีพียูที่มีแป้นพิมพ์จอภาพและเมาส์และเครื่องพิมพ์ที่ต่ออยู่
• คอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีระบบปฏิบัติการซึ่งก็คือ Windows XP ในองค์กรของเรา
• ก่อนที่จะเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสายไฟได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ที่แผงด้านหลังของ CPU สายวิดีโอในจอภาพและสายไฟเข้ากับเต้าเสียบไฟและยังเชื่อมต่อเมาส์และคีย์บอร์ดอย่างเหมาะสม พอร์ต
• หลังจากการตรวจสอบนี้ปุ่มเพาเวอร์จะเปิดใน CPU
• เครื่องจะถามชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบ ซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าคอมพิวเตอร์
• อาจมีการเข้าสู่ระบบเพิ่มเติมสำหรับระบบหรือซอฟต์แวร์เฉพาะของ บริษัท เพื่อใช้ทรัพยากรและซอฟต์แวร์เข้าถึงฮาร์ดไดรฟ์ ฯลฯ
• ข้อควรรู้ในการใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำแอปพลิเคชัน Microsoft และแอปพลิเคชันอื่น ๆ ที่องค์กรใช้ในการผลิตเอกสาร

หลังจากเตรียมเอกสารแล้วควรรู้วิธีแนบไปกับอีเมลและส่งโดยใช้บริการอีเมลที่องค์กรจัดเตรียมไว้ให้เช่น Microsoft Outlook หรือพิมพ์หากจำเป็นต้องส่งทางไปรษณีย์ขึ้นอยู่กับวิธีการที่จะใช้ในการ ส่งการสื่อสาร

บางครั้งอาจต้องส่งเอกสารที่เข้ารหัสในแฟลชไดรฟ์ซีดีหรือดีวีดี ในสถานการณ์เหล่านี้เราจำเป็นต้องรู้วิธีคัดลอกไฟล์ไปยังแฟลชไดรฟ์และเข้ารหัสและหากเบิร์นลงในซีดีหรือดีวีดีเราจำเป็นต้องรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์เบิร์นหรือเขียน

wikihow.com

การใช้งานเครื่องแฟกซ์:

ส่วนใหญ่จะใช้เครื่องแฟกซ์เมื่อไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกในการส่งเอกสารทางอีเมลหรือเมื่อองค์กรรู้สึกว่าการสื่อสารทางอีเมลไม่ปลอดภัยสำหรับเอกสารหรือเอกสารประเภทนั้น ๆ อาจใช้เวลาหลายวันในการส่งทางไปรษณีย์ ในการส่งเอกสารทางแฟกซ์เราจำเป็นต้องทราบวิธีการใช้งานเครื่องแฟกซ์ ในการใช้งานเครื่องแฟกซ์คุณต้องมีหมายเลขแฟกซ์หมายเลขแฟกซ์ผู้รับตลับหมึกตลับหมึกหรือผ้าหมึกหรือโทนเนอร์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่นของเครื่องแฟกซ์เอกสารที่จำเป็นซึ่งต้องส่งพร้อมกับใบปะหน้าและกระดาษเปล่าสีขาวหากได้รับ แฟกซ์.

คุณต้องตั้งค่าและกำหนดค่าเครื่องแฟกซ์ก่อนจึงจะใช้งานได้ ในขั้นต้นต้องเสียบปลั๊กไฟและสายโทรศัพท์และเปิดเครื่อง สายโทรศัพท์ต้องเข้าไปในซ็อกเก็ตที่ถูกต้องตามคู่มือการใช้งาน ตรวจสอบว่ามีเสียงสัญญาณต่อสาย องค์กรส่วนใหญ่มีหมายเลขโทรศัพท์เฉพาะสำหรับสายแฟกซ์ดังนั้นจึงสามารถตั้งค่าเครื่องแฟกซ์ให้รับสายอัตโนมัติได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ผงหมึก / ตลับหมึก / ผ้าหมึกแล้วและมีปริมาณกระดาษที่ต้องการในถาดกระดาษสำหรับรับแฟกซ์

เพื่อวัตถุประสงค์ในการบันทึกเป็นการดีที่จะตั้งค่าหน้ายืนยันสำหรับแฟกซ์ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบว่าการส่งสำเร็จหรือมีข้อผิดพลาดใด ๆ ช่วยในการส่งเอกสารที่เป็นความลับและสำคัญหรือถูกกฎหมาย แต่ถ้าคุณใช้แฟกซ์ในเรื่องง่ายๆคุณสามารถปิดคุณสมบัตินี้เพื่อประหยัดกระดาษได้

การตั้งค่าที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือตัวเลือกส่วนหัวซึ่งจะมีบรรทัดที่ด้านบนของเอกสารเพื่อบอกว่าแฟกซ์มาจากไหนรวมถึงวันที่เวลาและหมายเลขแฟกซ์ สิ่งนี้จะมีประโยชน์มากในการระบุรายละเอียดของผู้ส่งและเพื่อสื่อสารกับผู้ส่งทางแฟกซ์หากจำเป็น

ในขณะที่ส่งแฟกซ์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องเปิดอยู่และส่งกระดาษใบปะหน้าสำหรับแฟกซ์ที่ระบุรายละเอียดของเอกสารที่ส่งเสมอว่าใครเป็นผู้ส่งและส่งไปเพื่อวัตถุประสงค์ใด สิ่งนี้จะทำให้ทุกอย่างชัดเจนและง่ายดาย วางเอกสารในถาดที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้องและกดหมายเลขที่คุณต้องการส่งแฟกซ์ไป กดปุ่มส่งและรอให้เอกสารทั้งหมดถูกสแกนและแฟกซ์จะถูกส่ง เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์เครื่องแฟกซ์จะพิมพ์รายงานยืนยันขึ้นอยู่กับการตั้งค่า

หากเครื่องได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องถาดป้อนกระดาษถูกใส่ไว้และตลับหมึกหรือผงหมึกพร้อมแล้วการรับแฟกซ์เป็นกระบวนการที่ง่ายมาก หากเครื่องแฟกซ์ได้รับการตั้งค่าให้รับแฟกซ์โดยอัตโนมัติเมื่อสายแฟกซ์ดังขึ้นเครื่องจะรับแฟกซ์และพิมพ์ออกโดยอัตโนมัติ การตั้งค่าแฟกซ์ให้รับสายอัตโนมัติมีประโยชน์มากเพื่อให้คุณไม่พลาดเอกสารสำคัญที่เข้ามาในช่วงเวลาใด ๆ ของวัน

การใช้งานเครื่องพิมพ์:

ในการส่งเอกสารที่พิมพ์ผ่านบริการไปรษณีย์หรือแฟกซ์คุณต้องพิมพ์เอกสารก่อน ในการพิมพ์เอกสารคุณต้องมีเครื่องพิมพ์ที่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายที่คอมพิวเตอร์ของคุณเชื่อมต่ออยู่ คล้ายกับเครื่องแฟกซ์มากคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เสียบปลั๊กเครื่องพิมพ์และเปิดเครื่องแล้ว ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่องพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นอิงค์เจ็ทหรือเลเซอร์เจ็ทเครื่องพิมพ์จะมีตลับหมึกหรือตลับผงหมึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องใส่ตลับหมึกเต็มไปด้วยหมึกหรือผงหมึก ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่องพิมพ์คุณอาจมีถาดที่แตกต่างกันสำหรับกระดาษประเภทต่างๆและขนาดกระดาษที่แตกต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใส่ถาดกระดาษแล้ว ทำการตั้งค่าเริ่มต้นบางอย่างในเครื่องพิมพ์สำหรับคุณภาพการพิมพ์การพิมพ์สองหน้าเป็นต้น

ในการพิมพ์เอกสารให้ใช้เมนูไฟล์บนเอกสารที่คุณสร้างขึ้นและเลือกตัวเลือกการพิมพ์ ช่องที่ปรากฏขึ้นจะมีปุ่มตัวเลือกหรือคุณสมบัติให้ตั้งค่าการพิมพ์ การพิมพ์สีสามารถทำได้ในกรณีที่จำเป็นบนเครื่องพิมพ์สี การพิมพ์สองด้านสามารถทำได้เพื่อประหยัดกระดาษ

แม้ว่าจะมีการใช้อุปกรณ์เหล่านี้เป็นประจำทุกวันในสภาพแวดล้อมสำนักงาน แต่อย่าลืมปิดคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ทุกวันเพื่อประหยัดพลังงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้อุปกรณ์มีอายุการใช้งานยาวนาน

4.7 อธิบายความสำคัญของการแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบหากมีความล่าช้าในการตอบสนองต่อการสื่อสาร

การดูแลลูกค้าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากในทุกองค์กร การติดต่อและความสัมพันธ์กับลูกค้ามีความสำคัญมากและต้องได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่องเพื่อให้องค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น การแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นงานที่สำคัญมากและเป็นส่วนหนึ่งของการบริการลูกค้า จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาความเข้าใจผิดและความผิดหวังมากมายและจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้เกือบตลอดเวลา ลูกค้ายินดีที่จะรับฟังปัญหาจาก บริษัท หรือองค์กรมากกว่าที่จะพบปัญหาด้วยตัวเอง ดังนั้นวิธีการเชิงรุกจึงดีกว่าวิธีการตอบสนอง

ตัวอย่างเช่น (จากมุมมองของงานของฉัน) หากคุณทราบว่ามีปัญหาเกิดขึ้นและมีรายการรอในการอ้างอิงที่ได้รับคุณสามารถโทรหาลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับความล่าช้าและสาเหตุที่ทำให้เกิดความล่าช้าและ ยังให้กรอบเวลาที่จะจัดเรียงปัญหา คุณยังสามารถส่งจดหมายที่ระบุสาเหตุของความล่าช้าและเวลาที่จะดำเนินการได้ หากไม่ทำเช่นนี้ลูกค้าจะโทรมาอีกครั้งและเมื่อพวกเขาได้รับคำตอบเชิงลบก็จะหงุดหงิดหรือมองหาองค์กรหรือ บริษัท อื่น ๆ

การแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้าเกี่ยวกับความล่าช้าในการให้บริการหรือความล่าช้าใด ๆ ในการตอบสนองต่อการสื่อสารหรือบริการจะเป็นการบอกลูกค้าว่า บริษัท ดูแลพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยหยุดลูกค้าจากการดูแลลูกค้าและทำให้กังวลหรือผิดหวัง สิ่งนี้จะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า วางตัวเองในตำแหน่งของลูกค้าเสมอและคิดว่าคุณคาดหวังอะไร จะต้องจัดหาสิ่งเดียวกันและอื่น ๆ ให้กับลูกค้า

เมื่อคุณได้รับคำขอจากลูกค้าลูกค้ากำลังรอคอยเพื่อดูว่าคำขอของพวกเขาจะสำเร็จหรือไม่ พวกเขาอาจสงสัยว่าคำขอของพวกเขาไปถึงคุณหรือไม่ ดังนั้นในขั้นตอนเริ่มต้นจึงเป็นการดีที่จะรับทราบใบเสร็จรับเงินและแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณได้รับคำขอแล้วและจะจัดการกับมันหรือดำเนินการกับมัน หากนี่เป็นคำขอที่ต้องใช้เวลาสักพักในการแก้ไขโปรดแจ้งความคืบหน้าให้ลูกค้าทราบ ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าอยู่อย่างสงบสุขโดยรู้ว่างานกำลังดำเนินการอยู่และได้รับการดูแล

เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณโทรหาลูกค้าและแจ้งข้อมูลแทนที่จะรอให้ลูกค้าโทรหาคุณเพื่อขอข้อมูล สิ่งนี้จะช่วยให้ลูกค้าอยู่อย่างสงบสุขและมีประสิทธิผลมิฉะนั้นตามที่ลูกค้าระบุว่าปัญหายังคงไม่ได้รับการแก้ไข

การแจ้งให้ลูกค้าทราบจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นข่าวดีหรือข่าวร้ายพวกเขาจำเป็นต้องได้รับแจ้งเพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาถูกจดจำและไม่เพิกเฉย

viseven.com

4.8 อธิบายความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางอิเล็กทรอนิกส์

การสื่อสารทุกรูปแบบไม่ปลอดภัยโดยสิ้นเชิง มีช่องโหว่และข้อเสียในการสื่อสารทุกรูปแบบ

ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร:

รูปแบบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรใด ๆ จะถูกบันทึกเป็นสำเนาหรือส่งผ่านบริการไปรษณีย์ การสื่อสารอาจมีข้อมูลที่เป็นความลับซึ่งบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่ได้รับอนุญาตให้อ่านหรือดู

ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์:

รูปแบบการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ โทรศัพท์โทรศัพท์มือถือเครื่องแฟกซ์และอีเมล

• โทรศัพท์:การสื่อสารที่เกิดขึ้นผ่านโทรศัพท์พื้นฐานไม่ปลอดภัยโดยสิ้นเชิงเนื่องจากมีบางกรณีที่มีการแตะสายโทรศัพท์ ในส่วนของกระบวนการและขั้นตอน บริษัท โทรศัพท์สามารถตรวจสอบการโทรทำให้เป็นปัญหาร้ายแรงอีกครั้งเกี่ยวกับการรักษาความลับ นอกจากนี้ยังมีบรรทัดที่สามารถมีส่วนขยายได้หลายรายการซึ่งบุคคลอื่นสามารถได้ยินการสนทนาของบุคคลหนึ่งดังนั้นจึงเป็นการละเมิดความลับ

• โทรศัพท์มือถือ:การสื่อสารทางโทรศัพท์มือถือใช้คลื่นวิทยุซึ่งสามารถดักจับได้ง่าย ข้อความใด ๆ ที่ได้รับจากโทรศัพท์มือถือหากโทรศัพท์ไม่ได้ล็อกด้วยรหัสผ่านทุกคนสามารถมองเห็นได้หากพวกเขาไปอยู่ในมือของคนผิด นอกจากนี้สมาร์ทโฟนยังมีตัวเลือกที่ง่ายกว่าในการตั้งค่าอีเมลและฟังก์ชันอื่น ๆ หากไม่ได้รับการรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านฟังก์ชันสมาร์ทโฟนเหล่านี้อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงเกี่ยวกับการรักษาความลับได้หากส่งข้อมูลไปยังมือของบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลนั้น

• เครื่องแฟกซ์: แม้ว่าเครื่องแฟกซ์จะเป็นวิธีการส่งและรับข้อมูลที่ปลอดภัย แต่ก็ต้องระมัดระวังอย่างมากในการส่งข้อมูลทางแฟกซ์ หากคุณป้อนหมายเลขผิดในขณะส่งแฟกซ์แม้ว่าตัวเลขจะผิดเพียงหลักเดียวข้อมูลที่เป็นความลับก็สามารถไปอยู่ในมือของคนผิดได้แม้กระทั่งฝ่ายตรงข้ามในเรื่องทางกฎหมาย ดังนั้นเราต้องตรวจสอบหมายเลขที่พวกเขาส่งแฟกซ์อีกครั้งก่อนที่จะกดปุ่มส่งหรือส่ง นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงเครื่องแฟกซ์โดยไม่ได้รับอนุญาตที่ส่วนท้ายของเครื่องรับ ดังนั้นจึงควรตรวจสอบกับผู้รับว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมในการส่งแฟกซ์หรือไม่และผู้รับได้รับเอกสารในมือหรือไม่ แม้แต่ในสำนักงานของคุณเองเครื่องแฟกซ์จะต้องถูกเก็บไว้ในที่ที่เข้าถึงได้โดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นเนื่องจากเอกสารที่เป็นความลับที่ได้รับอาจถูกบุคคลอื่นยึดเอาไว้ได้

• อีเมล:เช่นเดียวกับการส่งแฟกซ์คุณต้องระมัดระวังอย่างมากในการสื่อสารทางอีเมล เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนที่อยู่อีเมลอย่างถูกต้องและตรวจสอบอีกครั้งว่าถูกต้องมิฉะนั้นอีเมลอาจเข้าไปในกล่องจดหมายของผู้รับผิดได้ มีภัยคุกคามอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารทางอีเมล อีเมลและไฟล์แนบสามารถอ่านและเห็นได้โดยผู้ดูแลระบบและแฮกเกอร์ ดังนั้นในขณะที่ส่งข้อมูลที่เป็นความลับและละเอียดอ่อนคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้เครือข่ายสาธารณะและใช้วิธีการเข้ารหัส

โดยทั่วไปควรแจ้งให้ลูกค้าหรือผู้รับการสื่อสารทราบเสมอว่ามีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและอิเล็กทรอนิกส์และการประชุมส่วนบุคคลเป็นวิธีการที่ดีที่สุด

องค์กรของเราได้ใช้มาตรการเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

อีเมล

หากต้องการอ่านส่วนแรกของหน่วยนี้โปรดไปที่ลิงค์ด้านล่าง:

จัดการกับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ - ตอนที่ 1

ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าข้อมูลในฮับนี้มีประโยชน์ นี่เป็นเพียงวัตถุประสงค์ในการอ้างอิงเท่านั้น หากคุณมีคำถามหรือต้องการแบ่งปันประสบการณ์ของคุณโปรดดำเนินการในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

ดีที่สุด!