ห้าองค์ประกอบของวาระการประชุมที่มีประสิทธิผล

ค้นพบประเด็นสำคัญ 5 ประการของวาระการประชุมที่มีประสิทธิผล

Canva

องค์ประกอบสำคัญห้าประการสำหรับวาระที่มีประสิทธิผล

ถ้าฉันบอกคุณว่ามีสิ่งง่ายๆอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มการเข้าร่วมและการมีส่วนร่วมในการประชุมของคุณคุณจะข้ามมันไปเลยใช่ไหม? ดีได้เตรียมที่จะกระโดดเพราะมี เป็น สิ่งหนึ่งที่คุณสามารถดำเนินการได้ทันทีที่จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีประสิทธิผล: สร้างวาระการประชุมที่มีห้าองค์ประกอบที่สำคัญเหล่านี้และการผลิตการประชุมของคุณจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

การสร้างและแจกจ่ายวาระการประชุม

เช่นเดียวกับพวกคุณส่วนใหญ่ฉันมีงานเอกสารมากมายและบางครั้งก็รู้สึกว่าต้องประกาศสงครามบนกระดาษสีขาวและพิมพ์ด้วยสีอื่น ๆ เพื่อที่ฉันจะได้พบสิ่งที่ฉันกำลังมองหาเมื่อฉันกำลังมองหา ที่ถูกกล่าวว่าวาระไม่ใช่สถานที่ที่จะหวง เราสามารถเปลี่ยนการผลิตส่วนใหญ่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และ e-reader ได้ แต่เมื่อถึงวาระการประชุมการสร้างและแจกจ่ายเอกสารฉบับพิมพ์ในที่ประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งที่ฉันจะต้องทำสำเนาเพิ่มเติมเพื่อแจกจ่ายเมื่อพบปะกันด้วยตนเอง - ส่งสำเนาเฉพาะวาระการประชุมเมื่อพบกันทางออนไลน์

ให้นึกถึงวาระการประชุมเหมือนแผนงานที่คุณจะใช้เมื่อวางแผนการเดินทางส่วนประกอบต่างๆจะเหมือนกันและคุณจำเป็นต้องทราบข้อมูลต่อไปนี้:

ใครไปกับคุณเวลาออกเดินทางกี่โมงและจากที่ไหน
คุณจะไปทำไม?
คุณกำลังไปที่ไหนจุดสังเกตหรือเหตุการณ์สำคัญที่คุณจะใช้วัดความก้าวหน้าในอนาคตคืออะไร?
คุณต้องไปที่นั่นนานแค่ไหน?
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณโดนหลุมบ่อและแบน?

คำถามเหล่านี้แต่ละข้อเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบสำคัญเมื่อสร้างวาระการประชุมที่มีประสิทธิผล มาดูแต่ละองค์ประกอบ

องค์ประกอบสำคัญ 1: ส่วนหัวของวาระการประชุม

จุดประสงค์หลักของส่วนหัวคือการระบุสิ่งต่อไปนี้อย่างรวดเร็ว:

หน่วยงานองค์กรหรือคณะกรรมการที่เรียกประชุม
ชื่อหน่วยการประชุม นี่คือคณะกรรมการกลุ่มที่ปรึกษาคณะกรรมการ
วันที่และเวลาที่การประชุมกำหนดให้ทั้งเริ่มต้นและสิ้นสุดคืออะไร
สถานที่ประชุม

แม้ว่าอาจเป็นเรื่องง่ายที่จะสมมติว่าหากมีคนมาร่วมประชุม แต่พวกเขาต้องรู้สถานที่และเวลาอย่างไรก็ตามข้อมูลส่วนหัวนี้เริ่มใช้เป็นรากฐานสำหรับองค์ประกอบต่างๆถัดไปและยังสร้างที่เก็บถาวรขององค์กรเพื่อประกาศว่า การประชุมเกิดขึ้นตามวันเวลาและสถานที่ที่เหมาะสมโดยไม่ต้องกังวลกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่จะต้องจดจำหรือพยายามจำเมื่อพวกเขาตัดสินใจที่จะทำอะไรบางอย่างเมื่อถูกตั้งคำถาม

ตัวอย่างส่วนหัวอาจมีลักษณะดังนี้:

สมาคมผู้ดูแลเด็กในพื้นที่

ประชุมคณะกรรมการทุกเดือน

15 เมษายน 2557 13.00 - 14.00 น

ห้องสมุดประชาชน

ฉันชอบที่จะจัดส่วนหัววาระการประชุมของฉันไว้ตรงกลาง แต่ให้เหตุผลที่เหลือ (โดยที่ทุกคำเรียงกันด้วยขอบด้านซ้าย) ก็ใช้ได้เช่นกัน ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดให้ใช้รูปแบบเดียวกันสำหรับการประชุมประเภทนั้นทุกครั้ง ความสอดคล้องเริ่มต้นด้วยวาระการประชุม

ผู้เข้าร่วมการประชุมของคุณจะชื่นชมข้อมูลการประชุมที่สำคัญทั้งหมดในที่เดียวในวาระการประชุมของพวกเขาดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องไปค้นหาผ้าเช็ดปากหรือกระดาษที่พวกเขาจดบันทึกเกี่ยวกับการประชุมครั้งต่อไป มีระดับความน่าเชื่อถือที่ส่วนหัวสื่อถึงเช่นกันมีความครอบคลุมให้ข้อมูลและเป็นทางการและเริ่มวางรากฐานว่าการประชุมนี้จะดำเนินการอย่างจริงจังและจะไม่เสียเวลา

ฉันมักถูกถามว่าใครควรร่างระเบียบวาระการประชุมและส่งออกไปและคำตอบนั้นเป็นบทความที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง แต่คำตอบสั้น ๆ คือผู้ที่รับผิดชอบในการประชุมควรใช้ความคิดริเริ่มในการรวบรวมองค์ประกอบทั้งห้าที่กล่าวถึง บทความ. บุคคลอื่นอาจได้รับมอบหมายหรือได้รับมอบหมายให้พิมพ์หรือส่งเอกสารจริง ๆ แต่เนื้อหาของวาระการประชุมจะต้องอยู่ในมือของผู้รับผิดชอบในการอำนวยความสะดวกในการประชุม

องค์ประกอบสำคัญ 2: วัตถุประสงค์ของการประชุม

วัตถุประสงค์ของการประชุมคือคำตอบสำหรับคำถาม“ ทำไมเราถึงมาพบกัน? เราหวังว่าจะทำอะไรให้สำเร็จ”

ระบุในตอนต้นของวาระการประชุมถึงวัตถุประสงค์ที่จะเรียกประชุมนี้ ตอบว่า“ ทำไมเราถึงมาพบกัน? เราหวังว่าจะทำอะไรให้สำเร็จ” ในช่วงเริ่มต้นของวาระการประชุมจะช่วยให้กลุ่มเป้าหมายได้รับและให้ความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสิ่งต่างๆเริ่มพ้นมือ ถ้าการประชุมเป็นการประชุมประจำเดือนตามกำหนดการอย่างสม่ำเสมอให้เขียนว่าในวาระการประชุมหากคุณกำลังประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือปัญหาหรือหัวข้อให้ระบุรายการเฉพาะเหล่านั้น และสุดท้ายหากองค์กรของคุณมีพันธกิจอย่าลืมใส่รายการพันธกิจไว้ในที่นี้ในวาระการประชุมเพื่อให้คุณมีสมาธิ

การเขียนวัตถุประสงค์ของการประชุมไว้ในวาระการประชุมจะช่วยให้วิทยากรและผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสที่จะเน้นการสนทนาที่พูดนอกเรื่องไปยังหัวข้ออื่น เป็นนิสัยที่ดีในการอ่านวัตถุประสงค์ของการประชุมและคำแถลงพันธกิจก่อนที่การประชุมจะดำเนินไปเพื่อเป็นการยอมรับว่าคุณจริงจังกับสิ่งที่คุณกำลังวางแผนจะทำให้สำเร็จและมีแผน ผู้เข้าร่วมจะไม่พูดคุยหรือซุบซิบนินทาหรือแบ่งปันเรื่องราวที่ไม่เกี่ยวข้องกันอย่างไร้เหตุผลหากพวกเขามีความรู้สึกถึงจุดประสงค์หรือหากสิ่งต่าง ๆ เคลื่อนไปในทิศทางนั้นก็เป็นงานง่ายๆที่จะเน้นการสนทนาซ้ำตามจุดประสงค์ที่อยู่ในมือ

จากมุมมองจดหมายเหตุขององค์กรการระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมจะสร้างกระบวนการจัดทำเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการมองย้อนกลับไปว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่เมื่อใดซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อวางแผนจัดงานที่คล้ายกันหรือพยายามจดจำเมื่อคุณทำอะไรบางอย่าง การระบุวัตถุประสงค์การประชุมยังช่วยให้คุณประเมินความสำเร็จและส่งต่อความคืบหน้าในการประชุม

ตัวอย่างคำชี้แจงวัตถุประสงค์สำหรับวาระการประชุม:

วัตถุประสงค์: เพื่อประชุมวางแผนการฝึกอบรมผู้นำ

การเขียนวัตถุประสงค์ของการประชุมทำได้ง่ายเพียงแค่ตอบคำถามว่า“ ทำไมเราจึงประชุม” หากไม่มีคำตอบสำหรับคำถามนั้นหรือคำตอบคือ“ ฉันไม่รู้” อย่ากำหนดเวลาการประชุมหรือยกเลิกหากเป็นการประชุมที่เกิดซ้ำ เวลามีค่ามากเกินกว่าที่จะประชุมเพื่อประโยชน์ในการประชุม

องค์ประกอบสำคัญ 3: เนื้อหาของระเบียบวาระการประชุม (แผนการดำเนินงานการประชุม)

นี่คือส่วนสำคัญของการประชุมสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในระหว่างการประชุมการระบุเวลาที่ไวที่สุดก่อนจากนั้นรายการที่มีความขัดแย้งหรือใช้เวลามากที่สุดถัดไปจากนั้นรายการที่มีความอ่อนไหวน้อยและมีผลกระทบต่ำและจบด้วยกระดาษ ลานจอดรถ.

ในองค์ประกอบถัดไป (# 4) ฉันจะพูดถึงระยะเวลาที่ต้องอุทิศให้กับแต่ละส่วนเหล่านี้ดังนั้นอย่าตกใจเมื่อคุณเห็นปัญหาที่ใช้เวลานานที่ด้านบนของวาระการประชุม - ไม่มีข้อแก้ตัวใด ๆ ที่จะไม่ ผ่านวาระที่วุ่นวายภายในหนึ่งชั่วโมง ไม่เพียงแค่ชั่วโมงเดียวเท่านั้นที่ผู้คนสามารถบริจาคหรือใช้จ่ายกับกลุ่มเดียวได้ แต่ช่วงความสนใจของเราสามารถรองรับได้มากเท่านั้น การประชุมที่มีประสิทธิผลพร้อมผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลสูงในหนึ่งชั่วโมงไม่เพียง แต่เป็นไปได้ แต่เป็นบรรทัดฐานในหนึ่งชั่วโมงหากใช้องค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมด

ความรับผิดชอบสูงสุดของวิทยากรในการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยใช้องค์ประกอบเหล่านี้คือการรวบรวมเนื้อหาสำหรับวาระการประชุมแล้วจัดลำดับความสำคัญของส่วนต่างๆ สิ่งนี้สามารถทำได้หลายวิธีสิ่งที่ฉันชอบที่สุดคือการส่งประกาศการประชุมไม่เกิน 2 สัปดาห์ก่อนการประชุมไปยังทุกคนที่รับผิดชอบในการเข้าร่วมและขอความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการจะพูดคุยที่เกี่ยวข้อง ตามวัตถุประสงค์หรือมีข้อมูลใด ๆ จากการประชุมที่ผ่านมาที่พวกเขาต้องการอัปเดตกลุ่ม

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ - ประกาศการประชุมประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดจาก Essential Elements # 1 & # 2 ส่วนหัวและวัตถุประสงค์

หากคุณทราบถึงหัวข้อที่จะถูกรายงานหรือมีรายงานมาตรฐานที่จำเป็นหรือต้องการสำหรับกลุ่มของคุณให้เพิ่มแต่ละรายการเหล่านั้นในวาระการประชุมรวมทั้งรายการใด ๆ จากการประชุมครั้งล่าสุดที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ฉันใช้ที่จอดรถกระดาษสำหรับปัญหาประเภทนี้

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการดำเนินการประชุมให้ประสบความสำเร็จ - คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาทุกอย่างในวาระการประชุมเพียงแค่เริ่มการอภิปรายและเมื่อคุณอยู่ห่างจากเวลาที่กำหนดเพียงไม่กี่นาทีแนะนำว่าควรกลับไปทบทวนประเด็นที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขหรืออยู่ในการโต้แย้ง ในการประชุมครั้งต่อไปและผู้คนทำการวิจัยหรือคิดเกี่ยวกับกลยุทธ์และทางเลือกในการดำเนินการผ่านปัญหา วิธีนี้จะใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อคุณตั้งใจวางปัญหาไว้ที่ลานจอดรถจากนั้นจึงจัดลำดับความสำคัญในการประชุมครั้งต่อไปและกลับมาดูหัวข้ออีกครั้ง แม้ว่าหัวข้อจะยังคงเป็นที่ถกเถียงหรือใช้เวลานานเมื่อคุณพบกันอีกครั้ง แต่ก็ต้องกลับมาทบทวนอีกครั้งหากคุณบอกว่าจะกลับมาอีกครั้งแม้ว่าหัวข้อนั้นจะกลับเข้าไปในที่จอดรถหรือกำหนดเวลาการประชุมที่จัดขึ้นโดยเฉพาะ การแก้ไขหัวข้อหรือปัญหาเดียว

ตอนนี้เรามารวมเนื้อหาของวาระการประชุม (แผนการดำเนินงานการประชุม) ด้วยกัน

หากกลุ่มเป็นกลุ่มที่ต้องปฏิบัติตามกฎการสั่งซื้อของโรเบิร์ตส์หรือหลักการจัดระเบียบอื่น ๆ ส่วนประกอบแต่ละส่วนเหล่านั้นจะต้องรวมอยู่ในวาระการประชุม ตัวอย่างของรายการเหล่านั้นอาจรวมถึง: การโทรเพื่อสั่งซื้อ, การเรียกประชุม, การอนุมัติวาระการประชุม, การอ่านรายงานการประชุมก่อนหน้า, การอนุมัติรายงานการประชุมก่อนหน้า, รายงานของประธานาธิบดี, รายงานของพนักงาน, ธุรกิจใหม่, ธุรกิจเก่า, วันประชุมครั้งถัดไป, การเลื่อน.

อาจมีองค์ประกอบที่จำเป็นอื่น ๆ ในเนื้อหาของวาระการประชุมของคุณดังนั้นโปรดยืนยันข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มเฉพาะของคุณก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอย่างไรก็ตามฉันจะรวมองค์ประกอบเหล่านี้ส่วนใหญ่โดยเรียงลำดับที่แตกต่างกันเล็กน้อย และเพิ่มองค์ประกอบบางอย่าง วาระการประชุมที่เหมาะสำหรับฉันมีรายการต่อไปนี้ตามลำดับนี้:

โทรสั่ง (2 นาที)
- เรียกประชุมเพื่อสั่งการตามเวลาที่กำหนดและอ่านวัตถุประสงค์ของการประชุม
ต้อนรับและแนะนำตัว (5 นาที)
- ทุกคนระบุชื่อบทบาทในที่ประชุมและสิ่งอื่นที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของตนกับองค์กรหรือภายในการประชุม
แม่บ้านทำความสะอาด (5 นาที)
- ทบทวนรูปแบบและกฎการดำเนินงานของการประชุม
- ยืนยันวันและเวลาการประชุมครั้งต่อไปก่อนที่จะเข้าสู่เนื้อหาของการประชุม
ทบทวนระเบียบวาระการประชุม (2 นาที)
- ถามว่าใครมีอะไรเพิ่ม
การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน (3 นาที)
- ยืนยันว่ามีการแจกจ่ายรายงานการประชุมตรวจสอบและขอการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข
- อนุมัติตามความจำเป็นหรือกำหนดโดยคณะกรรมการปกครองที่คุณต้องรับผิดชอบ
รายงานของประธานาธิบดี (5 นาที)
- ใช้เวลานี้เพื่อให้ทุกคนเป็นศูนย์กลางและจดจ่อกับงานที่ทำอยู่และอาจแบ่งปันว่าเรามีงานเยอะหรือมีสิ่งหนึ่งที่ต้องดำเนินการโดยเฉพาะต้อนรับสมาชิกใหม่เข้าสู่คณะกรรมการ ฯลฯ นาทีที่วิทยากรใช้ในการกำหนดเสียงการประชุมจะดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น - ส่วนนี้ควรใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
รายงานพนักงาน (5 นาที)
- นี่คือพื้นที่ที่ฉันเห็นว่าการประชุมหลายครั้งผิดพลาดหากมีเจ้าหน้าที่ที่ต้องรายงานต่อกลุ่มให้ทำงานร่วมกับเจ้าหน้าที่คนนั้นเพื่อรายงานเฉพาะข้อมูลที่มีความสำคัญต่องานที่ต้องทำในระหว่างการประชุมนั้น
- รายงานพนักงานทั้งหมดที่ตรวจสอบการดำเนินงานขององค์กรควรเขียนและแจกจ่ายก่อนการประชุม
- รายงานของพนักงานที่มีประสิทธิภาพควรมีความยาวไม่เกิน 5 นาทีหากพวกเขากำลังรายงานเกี่ยวกับปัญหาหรือหัวข้อที่มีการอภิปรายในระหว่างการประชุมพวกเขาควรรายงานข้อมูลนั้นในช่วงเวลานั้น (ธุรกิจใหม่หรือธุรกิจเก่า)
- หากคุณไม่มีเจ้าหน้าที่นี่ไม่ใช่ปัญหาอย่างไรก็ตามสิ่งเดียวกันนี้จะเกิดขึ้นเมื่อคณะกรรมการรายงานดังนั้นฉันจึงรายงานคณะกรรมการที่เหมาะสมต่อไป
รายงานประจำคณะเช่นการเงินบุคลากร ฯลฯ (2 รายงาน @ 5 นาที - 10)
- รายงานประจำคณะกรรมการอาจเป็นสารพิษของการดำรงอยู่ของการประชุมที่มีประสิทธิภาพดังนั้นโปรดคำนึงถึงกลยุทธ์เหล่านี้เมื่อจัดทำรายงานประจำคณะกรรมการในวาระการประชุม:
- รายงานประจำคณะกรรมการส่วนใหญ่สามารถนำเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรและควรทำล่วงหน้าหากรายงานไม่สามารถแจกจ่ายได้เร็วกว่าวันประชุมให้จัดเรียงรายงานเหล่านั้นแล้วและในแพ็กเก็ตพร้อมสิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดที่จะแจกจ่ายในระหว่างนั้น การประชุม.
- หากอ้างถึงรายงานบุคคลที่รายงานควรเน้นเฉพาะรายการที่กลุ่มต้องดำเนินการในการประชุมนั้นและหากทำรายงานด้วยวาจา - รายการเดียวที่ควรรายงานคือรายการที่กลุ่มจะดำเนินการ (ตัดสินใจ) ระหว่างการประชุมนั้น
- หากคณะกรรมการมีข้อมูลใหม่ที่จะรายงานเกี่ยวกับสิ่งใหม่ ๆ ให้กับกลุ่ม - ควรรวมไว้ใน New Business อย่างไรก็ตามสามารถอ้างอิงได้ในรายงานของคณะกรรมการเช่น "เราจะแนะนำวิธีการชำระเงินแบบใหม่ระหว่างการทำธุรกิจใหม่" แต่นั่นคือขอบเขตของการรายงาน - หากประชาชนต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมพวกเขาควรนั่งในคณะกรรมการชุดนั้น
- คณะกรรมการประจำตำแหน่งส่วนใหญ่ควรได้รับการจัดสรรเวลา 5 นาทีในการรายงานและหากไม่มีรายงานอื่นใดนอกเหนือจากรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร (โดยเฉพาะหากพวกเขาไม่มีอะไรใหม่ที่จะรายงานว่ากลุ่มของคุณต้องดำเนินการใด) ก็ไม่เป็นไรที่จะผ่านไป
- สำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลควรให้ความบันเทิงเฉพาะธุรกิจที่กลุ่มมีความจำเป็นต้องดำเนินการหรือตัดสินใจ การอัปเดตและภูมิหลังของข้อมูลสามารถนำเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้าหรือแจกจ่ายให้ที่ประชุมเพื่อตรวจสอบก่อนการประชุมครั้งต่อไป
ธุรกิจเก่า (จากลานจอดรถในการประชุมครั้งก่อน) (2 การกระทำ @ 5 นาที - 10)
- การอภิปรายการรายงานและการดำเนินการเกี่ยวกับธุรกิจแบบ จำกัด เวลาซึ่งไม่ได้รับการแก้ไขในการประชุมครั้งก่อน
- ขอให้แน่ใจว่าคุณในฐานะผู้อำนวยความสะดวกของการประชุมทราบทุกอย่างที่กำลังจะได้รับการกล่าวถึงในช่วงเวลานี้และข้อมูลนั้นจะเป็นข้อมูลหรือการดำเนินการหรือไม่ (จำเป็นต้องมีการลงคะแนนหรือการตัดสินใจ)
- ยินดีที่จะแก้ไขปัญหาในที่จอดรถหากหลังจากเวลาที่กำหนดเป็นที่ชัดเจนว่ากลุ่มยังไม่พร้อมที่จะดำเนินการ
- ตามหลักทั่วไปเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในลานจอดรถสำหรับการประชุมมากกว่า 4 ครั้งและ / หรือมีอารมณ์หรือพลังงานอย่างมีนัยสำคัญเกี่ยวกับปัญหาหรือมีความซับซ้อนอย่างมาก - ฉันกำหนดเวลาการประชุมเพื่อเริ่มดำเนินการตามนั้น ปัญหา. หากชุมชนกำลังตอบสนองต่อปัญหาเร่งด่วนที่มีองค์ประกอบที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้การประชุมพิเศษเฉพาะจะมีประโยชน์
- แต่ละวาระภายใต้ธุรกิจใหม่ควรจัดสรรไม่เกิน 10 นาที
ธุรกิจใหม่ (2 การกระทำ @ 5 นาที - 10 นาที)
- ธุรกิจใหม่คือรายการหรือปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากคณะกรรมการพนักงานหรือกลุ่มที่ต้องดำเนินการหรือตัดสินใจโดยกลุ่มที่รวมตัวกัน
- วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการจัดการธุรกิจใหม่คือการตรวจสอบสินค้าที่ซับซ้อนและใช้เวลามากที่สุดก่อนและ จำกัด เวลาในการแนะนำ
- ประเด็นของธุรกิจใหม่คือการแนะนำหัวข้อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลหรือทรัพยากรใดที่จำเป็นในการก้าวไปข้างหน้าจากนั้นให้ข้อมูลที่จำเป็นก่อนการประชุมครั้งต่อไปซึ่งตอนนี้ปัญหาจะปรากฏเป็นธุรกิจเก่า
- ฉันมักจะให้เวลาสูงสุด 10 นาทีกับรายการธุรกิจใหม่เว้นแต่ว่ากลุ่มที่นำเสนอปัญหาจะเต็มใจที่จะเตรียมกลุ่มล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนมาร่วมประชุมพร้อมที่จะดำเนินการ
ลานจอดรถ (3 นาที)
- ส่วนของวาระการประชุมนี้เป็นประเด็นที่ต้องมีการแยกแยะทรัพยากรหรือข้อมูลเพิ่มเติมจนกว่าจะปรากฏในการประชุมครั้งต่อไปในฐานะธุรกิจเก่า
- เป็นวาระการประชุมที่ทำให้ทุกคนต้องมีสำเนาเป็นลายลักษณ์อักษรพวกเขาสามารถกรอกข้อมูลในช่องว่างในพื้นที่ลานจอดรถและใช้ในการจดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อหรือปัญหาที่เฉพาะเจาะจง
- ในช่วงเวลานี้คุณจะเจรจาว่าจะดำเนินการกับแต่ละรายการที่ไหนเมื่อไรและอย่างไร)

สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบของแผนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมหรือที่เรียกว่าวาระการประชุม คุณลักษณะที่สำคัญของทุกคนที่มีสำเนาเป็นลายลักษณ์อักษรคือสามารถตรวจสอบได้ว่าทุกคนอยู่ในการเดินทางไปได้ไกลแค่ไหน แต่ละวาระการประชุมสามารถตรวจสอบได้เมื่อเสร็จสิ้นและขั้นตอนสำคัญจะถูกเลือกโดย พูดถึงติ๊ก…

นาฬิกาจับเวลาระฆังและไม้พูดช่วยอำนวยความสะดวกเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะดำเนินไปและเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลา

Kathy Stutzman

องค์ประกอบสำคัญ 4: จัดสรรเวลารักษาเวลาและเรียกคำถาม

การจัดสรรและรักษาเวลารวมถึงการเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลาเป็นปัญหาที่ไม่ซับซ้อน การประชุมที่ตรงเวลาแสดงให้เห็นว่าเวลาของผู้เข้าร่วมมีค่า จัดสรรเวลาสูงสุดสำหรับแต่ละวาระการประชุมและยึดติดกับมัน แม้ว่าบางคนอาจไม่สบายใจกับการ "เรียกคำถาม" แต่นี่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการประชุมที่มีประสิทธิผล

เนื่องจากสิ่งนี้สำคัญมากฉันชอบที่จะสนุกกับมันและมีชื่อเสียงไปทั่วโลกสำหรับการประชุมที่ตรงเวลาของฉันคุณสามารถอ่านได้ว่าฉันเคารพผู้คนที่ฉันพบด้วย ดังนั้นวิธีสนุก ๆ ในการประชุมให้ตรงเวลามีดังนี้

ใช้ตัวจับเวลาและตั้งไว้ที่จุดเริ่มต้นของแต่ละรายงาน
เริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลาไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น หากไม่มีทุกคนอย่าวนเวียนเพื่อสรุปทุกสิ่งที่พลาดนั่นคือความรับผิดชอบของพวกเขา เนื่องจากการประชุมใกล้จะถึงเวลาแล้วและยังมีอีกหลายอย่างที่ดูเหมือนว่าจะต้องสำเร็จให้สำรวจกลุ่มเพื่อดูว่ามีสิ่งใดที่ต้องการให้ดำเนินการก่อนที่จะสิ้นสุดและย้ายไปที่ด้านบนสุดของการอภิปราย - ทุกอย่างทำได้ ไปในรูปแบบรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรหรือรอจนกว่าจะถึงการประชุมครั้งต่อไป
ฉันมีกระดิ่งอันใหญ่มากที่ฉันนำมาและวางไว้ที่โต๊ะหัวเตียง - ฉันรู้จักกันดีว่าจะกดกริ่งเพื่อเคลื่อนย้ายสิ่งของหรือเรียกประชุมกลุ่มที่แบ่งออกเป็นกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อการสนทนาต่อไปและในบางครั้งฉันก็เจอใครบางคน ที่ไม่อยากจะหยุดพูดและจะส่งเสียงอย่างสุภาพเพื่อเรียกประชุมกลุ่มอีกครั้ง
ให้รายงานและอ่านงานที่มอบหมายก่อนเวลาเพื่อไม่ให้ใช้เวลาในการอ่านและเตรียมการประชุม
เจรจากับผู้อื่นที่มีกำหนดจะรายงานเกี่ยวกับเวลาที่พวกเขาต้องการหากมีคนอื่นระบุว่าพวกเขาต้องการเวลามากกว่านี้
หากมีปัญหาหนึ่งที่ต้องใช้เวลามากกว่านี้ให้กำหนดเวลาการประชุมแยกกันเพื่อเจาะลึกปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้นและรายงานกลับไปยังกลุ่มในภายหลัง
ใช้ไม้พูดหรือไมโครโฟนเพื่อเปิดโอกาสให้ทุกคนพูด

การพัฒนาชื่อเสียงในการเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลาตลอดจนการควบคุมเวลาที่กำหนดไว้เพื่อลงไปทำธุรกิจจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีคนเข้าร่วมและมีส่วนร่วมในการประชุมที่คุณอำนวย เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการพูดว่า“ ฉันเคารพคุณเวลาของคุณและการมีส่วนร่วมของคุณในการประชุมครั้งนี้”

องค์ประกอบสำคัญที่ 5: การตอบสนองต่อปัญหาเร่งด่วนและวิกฤตที่เกิดขึ้น

อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เหตุการณ์ฉุกเฉินที่สำคัญจะเกิดขึ้นในระหว่างการประชุมและการวางแผนสำหรับวาระนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการบรรลุการประชุมที่มีประสิทธิผลและประสิทธิผล หรือใครบางคนที่เป็น“ ผู้เชี่ยวชาญ” ต้องการเป็นพยานเกี่ยวกับความรู้ของพวกเขาหรือดึงดูดความสนใจเกี่ยวกับบางเรื่องนอกประเด็นหรือเมื่อเวลาผ่านไป เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกที่มีความยืดหยุ่นจะใช้ลานจอดรถเพื่อ "จอด" ประเด็นที่ขัดแย้งทางอารมณ์หรือซับซ้อน วาระทั้งหมดที่ฉันสร้างมีคุณสมบัติที่จอดรถรวมอยู่ด้วย

ไม่ว่าความร้ายแรงของปัญหาใด ๆ ก็สามารถจอดได้แม้ว่าจะเป็นการชั่วคราวจนกว่าการประชุมจะสิ้นสุดหรือจนกว่าจะสามารถจัดการประชุมพิเศษใหม่ได้ ข้อเท็จจริงที่ว่ามีสถานที่ที่จะแก้ไขปัญหาที่ยุ่งยากสร้างการอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมทุกคนระบุว่าหัวข้อหรือปัญหากำลังจะดำเนินไปตามกาลเวลาและต้องการความสนใจเพิ่มเติมในการประชุมครั้งอื่น

ความเที่ยงตรงของที่จอดรถจะดีพอ ๆ กับความใส่ใจในการผลักดันปัญหาเหล่านั้นออกจากที่จอดรถและไปสู่การประชุมอื่นที่เหมาะสมหรือทันเวลามากขึ้นดังนั้นเพื่อให้แน่ใจว่านี่เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพต้องใช้จึงต้อง ใช้ดีและต้องใช้อย่างสม่ำเสมอ - จากนั้นจะเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล

หากคุณอำนวยความสะดวกในการประชุมหรือผู้มีส่วนร่วมในการประชุมองค์ประกอบสำคัญ 5 ประการสำหรับการจัดทำแผนงานที่ยอดเยี่ยมจะช่วยนำทางคุณไปสู่จุดหมายสุดท้าย การประชุมที่ทุกคนรู้สึกมีค่าได้ยินและมีส่วนร่วม สิ่งนี้เป็นไปได้โดยการสร้างวาระการประชุมขึ้นมาก่อน แต่ก็แจกจ่ายตามองค์ประกอบที่ระบุไว้ที่นี่ ผลลัพธ์จะรวดเร็วและในไม่ช้าคุณจะเห็นการเข้าร่วมและการมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้น หากจู่ๆคุณพบว่าตัวเองอยู่ระหว่างการประชุมแบบ "เฉพาะกิจ" ให้หยุดกลุ่มแล้วร่างวาระการประชุมอย่างรวดเร็วเพื่อป้องกันไม่ให้กลายเป็นเทศกาลซุบซิบเว้นแต่จะเป็นการระดมความคิด และนั่นคืออีกบทความหนึ่ง

และเช่นเคยฉันหวังว่าจะได้รับคำติชมจากคุณเกี่ยวกับกลยุทธ์ที่คุณพบว่ามีประโยชน์และมีความหมายในการสร้างการเชื่อมต่อระหว่างผู้คน

วาระที่ดีจะนำทางคุณเช่นแผนที่เส้นทางสู่ความสำเร็จเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ