คำแนะนำเกี่ยวกับคำศัพท์เกี่ยวกับเงินเดือนขั้นพื้นฐาน

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้งานทำงานให้กับ บริษัท ทรัพยากรบุคคลระดับโลกในแผนกบริการลูกค้าและเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรบัญชีเงินเดือน 10 สัปดาห์ นี่เป็นช่องทางใหม่ของธุรกิจที่ฉันไม่เคยสัมผัสมาก่อน ในระหว่างการฝึกอบรมฉันได้เรียนรู้พื้นฐานของการจ่ายเงินเดือน

บทความนี้จะครอบคลุมคำศัพท์เกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและภาษีซึ่งมีประโยชน์เมื่อพยายามเรียนรู้วิธีปฏิบัติหน้าที่ที่จำเป็น

ก่อนอื่นมาเริ่มต้นด้วยคำจำกัดความของบัญชีเงินเดือนซึ่งก็คือ:

• การส่งเช็คเงินเดือนให้พนักงานไม่ว่าจะโดยเช็คสดหรือเงินฝากโดยตรง
• การเก็บบันทึกอัตราการจ่ายของพนักงานการหักภาษี ณ ที่จ่ายการหักเงินเวลาหยุดงาน ฯลฯ
• การบัญชีสำหรับรายได้รวมของพนักงานทุกคนในปีงบประมาณ

การจ่ายขั้นต้นเทียบกับการจ่ายสุทธิ

ความแตกต่างระหว่างการจ่ายขั้นต้นและการจ่ายสุทธิคืออะไร มันค่อนข้างง่ายจริงๆ

จ่ายขั้นต้น

จำนวนนี้รวมถึงค่าจ้างทั้งหมดของพนักงานที่คำนวณก่อนที่จะนำสิ่งใด ๆ ออกไป (เช่นภาษีการหักเงิน ฯลฯ) คุณคำนวณค่าจ้างขั้นต้นสำหรับพนักงานเงินเดือนหรือรายชั่วโมงได้อย่างไร?

• รายชั่วโมง:อัตราการจ่ายคูณด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานเท่ากับค่าจ้างขั้นต้นทั้งหมด
• เงินเดือน:จำนวนเงินเดือนที่กำหนดสำหรับพนักงานสำหรับงวดการจ่ายเงินนั้นเท่ากับค่าจ้างขั้นต้นทั้งหมด

จ่ายสุทธิ

จำนวนนี้รวมค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานหรือจำนวนเงินทั้งหมดลบด้วยการหักภาษี ณ ที่จ่ายและการหักภาษีทั้งหมด ค่าจ้างสุทธิเท่ากับจำนวนเงินที่พนักงานได้รับจากเช็คเงินเดือนหรือเงินฝากโดยตรง

ตรวจสอบข้อกำหนดค่าจ้างขั้นต่ำทั้งในระดับรัฐและระดับรัฐบาลกลาง

ติดต่อกระทรวงแรงงานของรัฐหรือกระทรวงแรงงานสหรัฐเพื่อเรียนรู้ว่ากฎหมายกำหนดค่าจ้างขั้นต่ำในรัฐของคุณอย่างไร ในกรณีที่พนักงานของคุณอยู่ภายใต้ข้อกำหนดค่าจ้างขั้นต่ำทั้งของรัฐบาลกลางและของรัฐคุณจะต้องจ่ายเงินให้พนักงานในอัตราที่สูงขึ้นของอัตราค่าจ้างขั้นต่ำสองอัตรา

แผ่นเวลา

ควรใช้วิธีการในการติดตามเวลาของพนักงานแต่ละคนเมื่อเข้าและออกจากงานรับประทานอาหารกลางวันและเวลาส่วนตัวที่หยุดทำงานในระหว่างวันทำงาน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานรายชั่วโมงเนื่องจากชั่วโมงการทำงานของพวกเขาใช้ในการคำนวณค่าจ้างปกติและค่าล่วงเวลา มีสองวิธีทั่วไปในการรวบรวมเวลาของพนักงาน:

• Manual Punch Cards:เป็นการ์ดที่ระบุตัวตนของพนักงานและใช้เพื่อเจาะเข้าไปในเครื่องด้วยตนเองซึ่งจะประทับเวลาลงบนการ์ด ต่อมาบุคคลในบัญชีเงินเดือนจะป้อนเวลานั้นลงในระบบด้วยตนเอง
• การติดตามเวลาแบบอิเล็กทรอนิกส์:สามารถใช้บัตรแม่เหล็กหรือแสตมป์หัวแม่มือเพื่อแจ้งให้เครื่องบันทึกเวลาสำหรับพนักงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีใครต้องป้อนเวลาเหล่านี้ด้วยตนเองเนื่องจากจะถูกบันทึกไว้ในช่วงเวลาของนาฬิกาของพนักงาน

ไม่ว่าจะใช้วิธีใดจุดประสงค์คือเพื่อบันทึกเวลาของพนักงานอย่างถูกต้องเพื่อให้ได้รับเงินตามจำนวนชั่วโมงที่ทำงานอย่างถูกต้อง

ชั่วโมงปกติเทียบกับการทำงานล่วงเวลา

เวลาทำงานปกติกับล่วงเวลาต่างกันอย่างไร

• อัตราปกติ:เป็นอัตราค่าจ้างปกติของพนักงานหรือจ่ายตรง เป็นอัตราการจ่ายปกติของพวกเขาเช่น $ 12 / ชั่วโมง จำนวนนี้คูณด้วย 40 ชั่วโมงแรกที่ทำงาน
• ค่าล่วงเวลา:หากพนักงานทำงานเกิน 40 ชั่วโมงพวกเขาจะได้รับค่าล่วงเวลาเป็นชั่วโมงพิเศษ นี่คืออัตราการจ่ายปกติของพวกเขาซึ่งระบุเป็นเวลาบวกครึ่งหนึ่งของอัตราการจ่ายปกติซึ่งระบุไว้ว่า "ครึ่งหนึ่ง" คุณคูณจำนวนนี้ด้วยจำนวนชั่วโมงที่ทำงานเพื่อรับอัตราการทำงานล่วงเวลา

สำหรับตัวอย่างข้างต้นหากอัตราปกติของพนักงานคือ $ 12 / ชั่วโมงอัตราการทำงานล่วงเวลาคือ 18 เหรียญ / ชั่วโมง (12 เหรียญ + 6 เหรียญ = 18 เหรียญ) คุณยังสามารถคำนวณค่าล่วงเวลาของพนักงานได้ด้วยวิธีนี้: ($ 12 + ($ 12X0.5) = $ 18) หรือ ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18)

คุณคำนวณค่าล่วงเวลาได้อย่างไรถ้าพนักงานทำงาน 42 ชั่วโมง?

40 ชั่วโมง X $ 12 = จ่ายปกติ $ 480

2 ชั่วโมง X 18 USD = ค่าล่วงเวลา 36 USD

ทั้งหมด = (ปกติ 480 เหรียญ + ค่าล่วงเวลา 36 เหรียญ) = ค่าจ้างขั้นต้น 516 เหรียญ

การหักภาษี ณ ที่จ่าย

• พนักงานประจำ:สำหรับพนักงานที่ไม่ถือว่าเป็นลูกจ้างตามสัญญานายจ้างจะหักภาษีจากเช็คเงินเดือนของพวกเขาสำหรับภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่น การหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงานแต่ละคนจะกำหนดแตกต่างกันไปตาม W-4 ของพวกเขาที่เสร็จสิ้นในขณะที่จ้าง นายจ้างควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้หัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง, Medicare และประกันสังคมสำหรับพนักงานแต่ละคน
• พนักงานตามสัญญา: พนักงานเหล่านี้ต้องรับผิดชอบในการจ่ายภาษีเงินได้ของตนเองในช่วงปลายปีเนื่องจากนายจ้างไม่หักภาษีจากการจ่ายเงิน

แบบฟอร์มการจ้างงานใหม่

มีหลายรูปแบบที่พนักงานต้องกรอกในขณะจ้างงาน แบบฟอร์มเหล่านี้รวมถึง W-4 สำหรับการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางแบบฟอร์มการหักภาษีเงินได้ของรัฐและแบบฟอร์ม I-9 สำหรับคุณสมบัติการจ้างงาน

• แบบฟอร์มสมัครงาน:ข้อมูลในใบสมัครงานสามารถใช้เพื่อเข้าสู่ระบบการจ่ายเงินเดือนของคุณเกี่ยวกับชื่อพนักงานที่อยู่ข้อมูลติดต่อ ฯลฯ ข้อมูลนี้สามารถตรวจสอบได้เช่นนายจ้างคนก่อนหน้าและ / หรือการศึกษา
• W4 แบบฟอร์มการหักภาษีรายได้ของรัฐบาลกลาง: แบบฟอร์มนี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานภาพการสมรสของพนักงานจำนวนผู้อยู่ในอุปการะและจำนวนเงินหัก ณ ที่จ่ายเพิ่มเติมที่เลือกไว้
• แบบฟอร์มการหักภาษีรายได้ของรัฐ:คุณต้องลงทะเบียนกับหน่วยงานสรรพากรของรัฐในฐานะนายจ้างในรัฐนั้นก่อน พวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบว่าแบบฟอร์มใดและจำนวนภาษีที่ต้องหักสำหรับพนักงาน
• แบบฟอร์ม I-9 - แบบฟอร์มนี้มีไว้สำหรับการตรวจสอบคุณสมบัติการจ้างงานและกำหนดให้ผู้ว่าจ้างรายใหม่แสดงหลักฐานการมีสิทธิ์ซึ่งอาจประกอบด้วยสูติบัตรหรือกรีนการ์ด นายจ้างจะตรวจสอบข้อมูลนี้ แต่ไม่จำเป็นต้องส่งไปยังหน่วยงานของรัฐ

สิ่งสำคัญอื่น ๆ ที่ควรทราบ

1. E-Verify:นายจ้างสามารถใช้ระบบ e-Verify เพื่อตรวจสอบ I-9 ของพวกเขาและเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลของรัฐบาลกลางเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา
2. ระบบการแจ้งเตือนการจ้างงานของรัฐ:นายจ้างต้องลงทะเบียนพนักงานกับรัฐซึ่งอนุญาตให้รัฐรวบรวมข้อมูลและการจ่ายเงินเช่นค่าเลี้ยงดู (เช่นค่าเลี้ยงดูบุตรคนโกหก ฯลฯ) จากพนักงานเหล่านี้

มีแบบฟอร์มหลายแบบที่คุณต้องกรอกทั้งในฐานะลูกจ้างและในฐานะนายจ้างเพื่อให้การจ่ายเงินเดือนและภาษีของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

phasinphoto

ระยะเวลาการชำระเงิน

นี่เป็นช่วงเวลาที่พนักงานได้รับค่าจ้างเป็นประจำ ซึ่งอาจเป็นช่วงเวลารายสัปดาห์รายปักษ์รายครึ่งเดือนหรือรายเดือน การทราบจำนวนค่าจ้างต่องวดต่อปีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการคำนวณจำนวนเงินที่พนักงานจะได้รับสำหรับแต่ละงวดการจ่ายเงิน

• รายสัปดาห์: 52 งวดการจ่าย / ปี
• รายปักษ์: 26 งวดการจ่าย / ปี
• รายครึ่งเดือน: 24 งวดการจ่าย / ปี
• รายเดือน: 12 งวด / ปี

ข้อกำหนดการจ่ายเงินเดือนประจำไตรมาสและสิ้นปี

สามารถใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้เพื่อยื่นภาษีนายจ้างกับ IRS หรือหน่วยงานของรัฐของคุณ:

• แบบฟอร์ม 941 (รายไตรมาส):แบบฟอร์ม IRS นี้สรุปค่าจ้างที่จ่ายและนายจ้างใช้ไม่ว่าจะได้รับการยกเว้นภาษีหรือไม่ ทุกไตรมาสนายจ้างจะรายงานจำนวนภาษีเงินเดือนของรัฐบาลกลางที่ถูกหักภาษีประกันสังคมภาษี Medicare และการชำระเงินและ / หรือหัก ณ ที่จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• แบบฟอร์ม 940 (รายปี):แบบฟอร์ม IRS นี้ใช้โดยนายจ้างเพื่อรายงานค่าจ้างที่จ่ายและภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางที่เกิดขึ้นจากค่าจ้างเหล่านั้นภายใต้ FUTA ตลอดทั้งปี
• ภาษีการว่างงานของรัฐ:นายจ้างส่วนใหญ่จ่ายทั้งภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางและรัฐ
• แบบฟอร์ม W-2: จัดเตรียม W-2 ให้กับพนักงานของคุณก่อนกำหนด คุณจะต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 กับ Social Security Administration โดยการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์และ / หรือการยื่นแบบฟอร์มจริง