วิธีทำให้ระบบโทรศัพท์ธุรกิจอัตโนมัติอย่างถูกต้อง

พนักงานรับโทรศัพท์

เอื้อเฟื้อภาพ FreeDigitalPhotos.net

คู่มือนี้ใช้กับระบบโทรศัพท์ธุรกิจอัตโนมัติทุกประเภท คุณจะต้องใช้สิ่งนี้หลังจากที่ระบบของคุณได้รับการติดตั้งพร้อมกับการเดินสายและการเชื่อมต่อโทรศัพท์ทั้งหมดแล้ว

ฉันจะให้ข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อตั้งโปรแกรมผู้ดูแลอัตโนมัติของคุณเพื่อจัดการกับผู้โทรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

การกำหนดค่าที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความประทับใจแรกให้กับธุรกิจของคุณ

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจมีสามส่วน:

1. องค์ประกอบหลักคือ PBX ซึ่งย่อมาจาก“ P rivate B ranch E x change ” ต้องใช้ผู้ถ่ายทอดสดเพื่อรับสายและกำหนดเส้นทางการโทรเข้าเว้นแต่ระบบจะมีรายการ "2" ด้านล่าง
2. ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติมีเมนูตัวเลือกที่ผู้โทรสามารถใช้เพื่อกำหนดเส้นทางการโทรโดยไม่ต้องอาศัยพนักงานต้อนรับ
3. สุดท้ายคอมโพเนนต์ข้อความเสียงจะช่วยให้ผู้โทรฝากข้อความถึงบุคลากรได้

ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ

การโทรติดต่อทางธุรกิจอาจรบกวนสมาธิของพนักงานและทำให้พวกเขามีความรับผิดชอบเพิ่มเติมในการส่งข้อความถึงพนักงานคนอื่น ๆ ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติช่วยให้บุคลากรสามารถทำงานได้มากขึ้น แต่ก็ต่อเมื่อมีการตั้งโปรแกรมให้กำหนดเส้นทางผู้โทรอย่างถูกต้อง

ผู้โทรสามารถส่งไปยังโทรศัพท์เฉพาะในสำนักงานได้โดยอัตโนมัติ ในหลายกรณีบุคลากรสามารถส่งต่อส่วนขยายไปยังสถานที่ภายนอกหรือโทรศัพท์มือถือได้

เมื่อรวมวอยซ์เมลระบบจะรับข้อความสำหรับบุคลากรที่ไม่ว่าง แต่ละคนสามารถบันทึกคำทักทายของตนเองที่เล่นกับผู้โทรหากพวกเขาไม่รับสาย

ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติยังสามารถอนุญาตให้ผู้โทรรับฟังข้อมูลที่บันทึกไว้โดยไม่ต้องรอให้ผู้ที่อยู่ตอบคำถามประจำ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระบุเวลาทำการเส้นทางไปยังสำนักงานของคุณการเสนองานและการตอบคำถามอื่น ๆ

ผู้โทรหลายคนผ่านหมายเลขเดียวได้อย่างไร

หากคุณมีสายโทรศัพท์เพียงเส้นเดียวจะมีผู้โทรเข้ามาเพียงสายเดียว ผู้โทรคนที่สองจะได้รับสัญญาณไม่ว่างเนื่องจาก บริษัท โทรศัพท์ของคุณไม่สามารถส่งสายที่สองได้

หากคุณไม่ต้องการให้ผู้โทรได้รับสัญญาณไม่ว่างคุณต้องมีสายโทรศัพท์แยกต่างหากสำหรับผู้โทรพร้อมกันแต่ละคน

คุณต้องมีจำนวนสายโทรศัพท์ที่เหมาะสมเพื่อรองรับระดับเสียงการโทรที่คุณคาดว่าจะมีและระบบโทรศัพท์ของคุณจำเป็นต้องรองรับสายเพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่นหากคุณมีส่วนขยายสิบรายการและโดยปกติแล้วคน 5 คนจะใช้โทรศัพท์ภายนอกพร้อมกันคุณจะต้องมีสายโทรศัพท์ห้าสายจาก บริษัท โทรศัพท์ของคุณ หากมีการใช้งานทั้งห้าสายผู้โทรคนถัดไปจะได้รับสัญญาณไม่ว่าง

วิธีการส่งสายเรียกเข้าที่แท้จริงเป็นหน้าที่ของ บริษัท โทรศัพท์ ผู้โทรทุกคนจะกดหมายเลขเดียวกันหมายเลข บริษัท หลักของคุณ บริษัท โทรศัพท์มีคุณสมบัติที่เรียกว่าบริการแบบโรลโอเวอร์ หากบรรทัดแรกไม่ว่างผู้โทรคนถัดไปจะเลื่อนไปยังบรรทัดถัดไปที่ใช้ได้

สัญญาณไม่ว่างสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการมีสายโทรศัพท์เพียงพอที่จะโทรหาผู้โทรพร้อมกันทั้งหมดที่เป็นไปได้

วิธีสร้างระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจจัดการกับผู้โทรของคุณอย่างถูกต้อง

เมื่อตั้งโปรแกรมตัวเลือกเมนูคุณจำเป็นต้องพิจารณาตำแหน่งเชิงตรรกะของแผนกและบุคลากรใน บริษัท ของคุณ เมนูโทรศัพท์ที่มีการจัดระเบียบอย่างดีจะช่วยให้ผู้โทรติดต่อได้อย่างรวดเร็ว

คุณจะต้องชี้ผู้โทรไปในทิศทางที่ถูกต้องโดยไม่ทำให้ตัวเลือกสับสน เมนูที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามเป็นสิ่งสำคัญโดยมีตัวเลือกสำหรับแผนกเฉพาะบุคลากรหรือข้อมูลอื่น ๆ

คุณจะวางแผนโครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับเมนูของคุณได้อย่างไร? ลองนึกถึงสิ่งที่ผู้โทรของคุณส่วนใหญ่โทรหาและพวกเขาต้องการอะไรจากคุณ นอกจากนี้ควรพิจารณาว่าลูกค้าของคุณรู้จัก บริษัท ของคุณดีเพียงใด

• พวกเขาติดต่อกับบุคลากรบางคนเป็นประจำหรือไม่?
• พวกเขารู้หมายเลขต่อหรือไม่?
• พวกเขารู้นามสกุลของพนักงานของคุณหรือไม่?
• หรือพวกเขามีความคิดที่คลุมเครือว่าพวกเขาต้องไปถึงแผนกอะไร?

เมื่อทราบสิ่งนี้คุณสามารถออกแบบเมนูโทรศัพท์ของคุณเพื่อรองรับความต้องการของลูกค้าได้

หากคุณมีคนจำนวนมากโทรมาพร้อมกับคำถามทั่วไปหรือต้องการข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณให้ใส่ตัวเลือกเช่น " กด 5 สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิดเจ็ตของเรา "

หากลูกค้าของคุณรู้จักบุคลากรของคุณจากชื่อคุณควรเสนอไดเร็กทอรีการโทรตามชื่อ ผู้โทรจะได้รับคำสั่งให้กดนามสกุลบนปุ่มกดของโทรศัพท์

โปรดจำไว้ว่าหากมีคนลาออกจาก บริษัท ของคุณหรือคุณจ้างคนอื่นคุณต้องอัปเดตไดเรกทอรีโทรศัพท์ของคุณให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ในฐานะมาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียผู้โทรไปการให้ตัวเลือกแก่ผู้โทรในการเข้าถึงโอเปอเรเตอร์โดยการกดศูนย์จะเป็นประโยชน์เสมอ ผู้ให้บริการของคุณอาจเป็นพนักงานต้อนรับของคุณหรือใครก็ได้ที่สามารถช่วยเหลือผู้โทรที่ต้องการคำแนะนำ

ผู้โทรเข้าโทรศัพท์กดตัวเลือกเมนู

ภาพโดย Pete Linforth จาก Pixabay

มารยาทระบบโทรศัพท์ธุรกิจอัตโนมัติ

เป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่จะทำให้ผู้โทรติดต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสมเพื่อช่วยเหลือพวกเขาได้ง่ายที่สุด ประเด็นต่อไปนี้สำคัญมาก

ระบุตัวเลือกเมนูที่เป็นประโยชน์

เป็นเรื่องปกติที่จะต้องวางแผนกในเมนูและกำหนดส่วนขยายสำหรับบุคลากร ในบางกรณีคุณอาจต้องการเพิ่มบุคคลในเมนูเพื่อให้ผู้โทรของคุณได้ยิน "สำหรับ Sally Jones กด 1 สำหรับ John Smith กด 2 เป็นต้น"

โปรดทราบว่าคุณกำลังแจ้งให้ผู้โทรทราบเกี่ยวกับขนาดของ บริษัท ของคุณในกรณีนี้ คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นได้ด้วยคุณสมบัติการโทรตามชื่อแทนและเลือกเมนูดังกล่าว

ให้ผู้โทรเป็นคนใช้ชีวิตอย่างรวดเร็วด้วย Option Zero

หลายคนกำลังเร่งรีบและบางคนไม่มีความอดทนที่จะฟังเมนูทั้งหมด คุณไม่ต้องการสูญเสียผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเหล่านั้นและคุณไม่ต้องการทำให้พวกเขาผิดหวังอย่างแน่นอน หลายครั้งที่ผู้โทรเหล่านี้ต้องการกดศูนย์เพื่อเรียกร้องความสนใจจากบุคคลจริงในทันที ดังนั้นขอแนะนำให้ตั้งค่าตัวเลือกเมนูเป็นศูนย์ให้กับผู้ดูแลที่สามารถช่วยเหลือพวกเขาหรือสั่งให้โทรได้

อย่าผสมผสานคำทักทายทางธุรกิจและส่วนตัว

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือไม่ควรใช้คำทักทายทางธุรกิจและส่วนตัว เมื่อพนักงานของคุณส่งต่อส่วนขยายไปยังโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์บ้านพวกเขาอาจไม่ต้องการให้ผู้โทรได้ยินข้อความทักทายขาออกหากไม่รับสายที่โอน

สามารถใช้การคัดกรองการโทรเพื่อบล็อกคำทักทายส่วนตัวของปลายทางดังนั้นผู้โทรจะได้ยินเฉพาะคำทักทายแบบมืออาชีพที่ระบุไว้ในส่วนขยายเท่านั้น หากข้อความเสียงของโทรศัพท์มือถือรับสายผู้โทรจะไม่เชื่อมต่อ แต่ผู้โทรจะถูกนำกลับและส่งลงในวอยซ์เมลของระบบธุรกิจพร้อมคำทักทายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่เหมาะสม

การคัดกรองการโทร

แทนที่จะเชื่อมต่อเมื่อรับสายระบบจะเล่นชื่อผู้โทรไปยังผู้รับก่อน จากนั้นพวกเขาสามารถกดปุ่มเพื่อรับสาย หากวอยซ์เมลตอบรับข้อความจะไม่ส่งคืนเสียงปุ่มดังนั้นระบบโทรศัพท์จะดึงผู้โทรกลับตามที่ฉันได้อธิบายไว้ข้างต้น

การประมวลผลการโทรเมื่อบุคลากรไม่ว่าง

บุคลากรของคุณอาจไม่พร้อมรับสายเสมอไป แต่จำเป็นต้องดูแลลูกค้าของคุณเมื่อพวกเขาโทรมา

ดังนั้นเมื่อสายไม่ได้รับคำตอบให้นำผู้โทรไปยังกล่องข้อความเสียงที่เหมาะสมพร้อมคำแนะนำในคำทักทายอย่างรวดเร็วจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้โทรของคุณจะได้รับการดูแลในทันที

เมื่อบุคลากรของคุณต้องการความเป็นส่วนตัวในการทำงานที่เกี่ยวข้องให้สำเร็จคุณสามารถตั้งค่าส่วนขยายเป็นโหมด "ห้ามรบกวน" เพื่อให้ผู้โทรที่สำคัญไม่ได้ยินเพียงเสียงเรียกเข้าหรือตกอยู่ใน " คุกวอยซ์เมล "

แต่เมื่อส่วนขยายถูกตั้งค่าเป็นห้ามรบกวนส่วนขยายจะเล่นคำทักทายอื่นที่ผู้ใช้กล่องจดหมายได้ตั้งค่าไว้เพื่อจัดการกับผู้โทรเมื่อไม่สามารถใช้งานได้ คำทักทายนี้เรียกว่า "คำทักทายที่ไม่พร้อมใช้งาน" จะให้คำแนะนำแก่ผู้โทรของคุณเช่นส่วนขยายใดที่จะโทรออกเพื่อรับบริการทันทีโดยพนักงานคนอื่น

ความจริงที่ว่าผู้ใช้กล่องจดหมายสามารถบันทึกได้ทั้งคำทักทายปกติและคำทักทายที่ไม่พร้อมใช้งานทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนไปใช้โหมดห้ามรบกวน (หรือโหมดไม่พร้อมใช้งาน) และกลับมาอีกครั้งโดยไม่จำเป็นต้องบันทึกคำทักทายใหม่

อย่าลืมว่าคุณต้องติดตามข้อความทั้งหมด ดังนั้นบุคลากรของคุณจะต้องตรวจสอบกล่องข้อความเสียงของตนเป็นประจำหรือเปิดใช้วิธีการแจ้งเตือนข้อความ

วิธีเชื่อมต่อคนงานระยะไกลผ่านระบบโทรศัพท์ของคุณ

หากคุณมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่จ้างบุคลากรที่ทำงานที่บ้านหรือมีสำนักงานดาวเทียมคุณต้องรวมคนงานทั้งหมดเข้าด้วยกันในระบบโทรศัพท์แบบครบวงจรเพื่อให้ผู้โทรของคุณสามารถเข้าถึงได้

ระบบโทรศัพท์บางระบบอนุญาตให้ส่วนขยายการเขียนโปรแกรมกำหนดเส้นทางการโทรไปยังหมายเลขภายนอก หากคุณมีคุณสมบัติดังกล่าวให้สร้างส่วนขยายสำหรับบุคลากรระยะไกลทั้งหมดที่จำเป็นต้องเข้าถึงได้

การใช้โทรศัพท์มือถือส่วนขยายอย่างเหมาะสม

หากบุคลากรทางไกลของคุณไม่ได้อยู่ในสถานที่เฉพาะเจาะจงคุณสามารถตั้งโปรแกรมส่วนขยายระบบโทรศัพท์เพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังโทรศัพท์มือถือของพวกเขาได้ ผู้โทรที่หมุนหมายเลขต่อจะได้รับการเชื่อมต่อผ่านโทรศัพท์มือถือโดยไม่รู้ด้วยซ้ำว่าพวกเขาไม่ได้อยู่ในสำนักงาน

อย่างไรก็ตามคุณอาจต้องพิจารณาว่าสายที่ไม่ได้รับที่ทิ้งไว้ในวอยซ์เมลอาจไม่ได้รับและส่งกลับในเวลาที่เหมาะสม วิธีแก้ปัญหาคือปิดการใช้งานการคัดกรองการโทรและปล่อยให้ทุกสายเข้าสู่วอยซ์เมลของโทรศัพท์มือถือหากไม่มีคำตอบ

ประโยชน์คือพวกเขาจะไม่ต้องตรวจสอบข้อความในสองที่ พวกเขาเพียงแค่ต้องตรวจสอบโทรศัพท์มือถือซึ่งอาจมีสัญญาณรอข้อความเพื่อระบุสายที่ไม่ได้รับ

โปรดทราบว่าผู้โทรจะได้ยินคำทักทายส่วนตัวบนโทรศัพท์มือถือหากไม่มีคำตอบ ดังนั้นคำทักทายจะต้องเกี่ยวข้องกับธุรกิจหากใช้วิธีนี้เว้นแต่ระบบของคุณจะสามารถข้ามคำทักทายนั้นได้ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

การวางแผนที่เหมาะสมจะสร้างความประทับใจให้กับผู้โทรของคุณเมื่อพวกเขาพบว่าง่ายต่อการติดต่อกับบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ สิ่งนี้เป็นประโยชน์ต่อทั้งคุณและลูกค้าของคุณ

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลรับโทรศัพท์

ภาพโดย Gref_exe จาก Pixabay

การสร้างระบบโทรศัพท์จัดการกับความต้องการของคุณ

คุณจะต้องพิจารณาถึงความยืดหยุ่นในการใช้งานและวิธีที่ผู้โทรของคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากเมนูการต่อสายอัตโนมัติที่กำหนดเองของคุณ

คุณควรตัดสินใจว่าจะใช้คุณลักษณะใดและจะนำไปใช้อย่างไรให้ถูกต้อง คุณไม่ต้องการใช้คุณสมบัติจาก บริษัท โทรศัพท์ของคุณที่รบกวนระบบโทรศัพท์

นี่คือบทสรุปโดยย่อของคุณสมบัติทั่วไปและวิธีการรวมเข้าด้วยกัน:

วอยซ์เมล

หากบุคลากรของคุณไม่ว่างในโทรศัพท์ข้อความเสียงของพวกเขาจะรับข้อความ ส่วนขยายโทรศัพท์แต่ละรายการควรมีกล่องข้อความเสียงพร้อมคำทักทายส่วนตัวของตัวเอง

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปิดใช้งานบริการข้อความเสียงจาก บริษัท โทรศัพท์ของคุณเมื่อคุณใช้คุณสมบัติข้อความเสียงกับระบบโทรศัพท์ของคุณ

การโอนสาย

หากคุณมีบุคลากรในสถานที่ห่างไกลคุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้โทรที่กดหมายเลขต่อขยายไปยังโทรศัพท์มือถือของตนได้

ระบบโทรศัพท์ที่ดีควรสามารถรองรับคุณสมบัติการโอนประเภทต่างๆที่ บริษัท โทรศัพท์ของคุณมีให้เช่นการโทรสามทางหรือการโอนและการปล่อยซึ่งเป็นคุณสมบัติที่เรียกว่า Centrex

หากคุณไม่มีความสามารถในการโอนย้ายกับ บริษัท โทรศัพท์ของคุณระบบโทรศัพท์ที่ดีควรจะยังสามารถโอนผู้โทรไปยังหมายเลขอื่นได้โดยการแก้ไขการโทรผ่านสายโทรศัพท์สองสาย

สุดท้ายตรวจสอบว่าระบบโทรศัพท์ของคุณสร้างความประทับใจครั้งแรกได้ดี

สุดท้ายเมื่อคุณตั้งค่าระบบอัตโนมัติและเขียนโปรแกรมเสร็จแล้วให้โทรไปที่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณและฟังคำทักทายของ บริษัท ของคุณ ทดสอบทุกตัวเลือกบนเมนูเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้ตามที่คุณต้องการ

คุณไม่ต้องการให้ผู้โทรของคุณพบเจอสิ่งแปลก ๆ คุณสามารถจับมันและแก้ไขได้ก่อนที่ผู้โทรของคุณจะพบสิ่งผิดปกติที่กวนใจ

อย่าลืมว่าระบบโทรศัพท์ของคุณเป็นสิ่งแรกที่ลูกค้าและลูกค้าของคุณจะได้สัมผัสเมื่อพวกเขาโทรหาคุณ ดังนั้นสร้างความประทับใจแรกที่ยอดเยี่ยม

© 2015 Glenn Stok