วิธีสร้างไทม์ไลน์โครงการและประมาณการต้นทุนที่ถูกต้อง

เรียนรู้วิธีสร้างประมาณการโครงการที่ดีขึ้นและทำให้เร็วขึ้น

Canva

เหตุใดความถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ในฐานะผู้จัดการโครงการเรามักถูกกดดันให้สร้างประมาณการอย่างรวดเร็วและมีข้อมูลน้อยเกินไป ที่แย่กว่านั้นคือเราถูกกดดันให้พูดในสิ่งที่ผู้สนับสนุนระดับบริหารต้องการฟัง: "ฉันมีเงินเพียง 15,000 เหรียญสำหรับการอัปเกรดฐานข้อมูลนี้คุณทำได้ใช่ไหมและต้องเสร็จภายในสองเดือนด้วย!"

กระนั้นถ้าเราตอบว่าใช่และเป็นไปไม่ได้นั่นก็ยิ่งทำให้สิ่งต่างๆแย่ลงไปอีก เราดูไม่ค่อยดีนักในสองเดือนและหนึ่งหมื่นห้าพันดอลลาร์ต่อมาเมื่อเรากลับมาและขออีกหนึ่งหมื่นดอลลาร์และอีกเดือนหนึ่ง แต่ถึงกระนั้น 3 เดือนกับ 25,000 ดอลลาร์เป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่ใคร ๆ ก็ทำได้และเราก็รู้ล่วงหน้า

โลกแห่งวิชาชีพคาดว่าจะมีการประมาณการที่ไม่ดี

น่าเสียดายที่หลายองค์กรคุ้นเคยกับการยอมรับการประมาณการที่ต่ำและคิดว่าโครงการส่วนใหญ่จะใช้จ่ายเกินงบประมาณและส่งมอบล่าช้า ตามที่สถาบันการจัดการโครงการ 55% ของโครงการทั้งหมดไม่ให้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่ให้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณนั้นต่ำกว่านั้น

ผู้จัดการโครงการเองก็เชื่อเช่นกันว่าเราไม่สามารถประมาณการตามความเป็นจริงได้หรือแม้ว่าจะทำได้ แต่ก็ไม่สามารถทำได้ภายในเวลาที่มีให้ และถ้าเราทำได้เจ้านายก็ไม่อยากได้ยิน

พูดง่ายๆก็คือโลกของมืออาชีพคาดว่าจะมีการประมาณการที่ไม่ดี

ทำไมเราถึงต้องการการประมาณที่ดี

นั่นหมายความว่าเราจะดูดีจริงๆถ้าเราสามารถประมาณการได้ดี ตอนนี้ฉันจะพูดตามตรงว่าการนำเสนอมันไม่ใช่เรื่องง่าย การโน้มน้าวเจ้านายของเราว่าเราต้องการข้อมูลที่ดีและมีเวลาเพียงพอที่จะประเมินได้ดีจะเป็นสิ่งที่ท้าทาย การส่งค่าประมาณที่เป็นจริงในตอนแรกจะหมายถึงการนำเสนองบประมาณโครงการที่สูงขึ้นและกำหนดการที่ยาวนานขึ้น - มีข้อโต้แย้งมากขึ้น แต่ดูสิ่งที่เกิดขึ้นในทางกลับกัน: เราเริ่มส่งมอบโครงการของเราตรงเวลาและภายในงบประมาณหรือปิดการขาย และเราเป็นคนเดียวที่ทำมัน

ที่มีน้ำหนักเป็นทองคำ

การปิดตาเกี่ยวกับความยุติธรรมของผู้หญิงเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงการที่เธอตาบอดต่อวาระส่วนตัวสถานะการติดสินบนและองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ทำให้เราเบี่ยงเบนไปจากความจริง

โดยผลงานของตัวเอง (รีทัช) ผ่าน Wikimedia Commons

ขจัดอคติ

ในการประมาณค่าความลำเอียงเป็นแรงกดดันที่ทำให้เราได้ค่าประมาณที่ต่ำหรือสูงเกินไป ดังนั้นสิ่งแรกที่เราต้องทำคือการต้องการที่จะทำให้การประมาณการที่แม่นยำ เพียงจำไว้ว่าในตอนท้ายของโครงการคุณต้องการมองย้อนกลับไปและพูดว่า: ค่าประมาณของฉันถูกต้อง; การจัดการของฉันดีและฉันส่งตรงตามเป้าหมาย

ในความเป็นจริงวิธีหนึ่งของการมีอคติเข้าใจคือการคิดว่ามันเป็นสิ่งที่ทำให้คุณ อย่างต่อเนื่อง ปิดเป้าหมาย ในการยิงธนูลมขวางจะพัดลูกศรออกจากเป้าหมายไปในทิศทางของลม นั่นคืออคติ เราชดเชยความลำเอียงโดยตระหนักถึงความกดดันและไม่ยอมปล่อยเราทิ้ง

นี่คือบางสิ่งที่อาจทำให้เราผิดหวังและจะทำอย่างไรกับแต่ละสิ่ง:

• งบประมาณที่กำหนดหรือกำหนดและงบของเงินที่มีอยู่งบประมาณที่กำหนดหรือกำหนดคืองบที่ผู้สนับสนุนโครงการหรือลูกค้ายินดีที่จะใช้จ่าย ใบแจ้งยอดเงินที่มีบอกว่ามีเงินอยู่ในงบประมาณเท่าใด ต้องชัดเจนว่าสิ่งเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องกับค่าประมาณ ไม่ว่าคุณจะไม่ทราบจำนวนเงินนั้นก่อนที่คุณจะประมาณ (เช่นความยุติธรรมของผู้หญิงตาบอดในรูปที่ # 2) หรือถ้าคุณรู้ให้วางไว้ข้างๆ หลังจากที่คุณประมาณการตามความเป็นจริงแล้วคุณสามารถนำเสนอการเปรียบเทียบงบประมาณโดยประมาณกับงบประมาณที่ต้องการได้
• ความคิดปรารถนาหรือไม่พอใจถ้าเราชอบเจ้านายของเราเราก็จะต้องปรับงานให้เหมาะสมกับสิ่งที่เขาบอกว่าสามารถจ่ายได้ ถ้าเราคิดว่าหัวหน้าของเราไม่สมจริงเราก็อยากจะเรียกร้องมากขึ้นเป็นสองเท่า สิ่งเหล่านี้เป็นปฏิกิริยาธรรมชาติของมนุษย์ในเรื่องความเป็นมิตรหรือความไม่พอใจ โปรดตั้งไว้ข้างๆ มุ่งเน้นไปที่ความภาคภูมิใจของมืออาชีพที่มาพร้อมกับการสร้างประมาณการงานที่ต้องทำจริงและถูกต้องรวมทั้งต้นทุนและเวลา
• ต้องการเพียงแค่ใช้สำเนาประมาณการโครงการเก่า อย่าคัดลอกประมาณการจากโครงการอื่น จะมีสองข้อผิดพลาดถ้าคุณทำ ประการแรกการประมาณนั้นอาจไม่ถูกต้อง ใช้งบและตารางต้นทุน จริงที่ ถูกต้องเสมอไม่ใช่ประมาณการในอดีต ประการที่สองไม่มีสองโครงการที่เหมือนกัน แม้ว่าโครงการของคุณจะคล้ายกับโครงการในอดีตมาก แต่ให้เน้นที่ความแตกต่างไม่ใช่ความเหมือน
• การประมาณโครงการทั้งหมดเป็นเพียงสิ่งเดียว วิธีนี้ใช้ไม่ได้ การประมาณการที่ถูกต้องสร้างขึ้นจากรายละเอียด คิดว่าแต่ละชิ้นของโครงการจะมีราคาเท่าไรและใช้เวลานานแค่ไหน คุณจะได้ภาพที่แม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้หากรายการหนึ่งสูงและอีกรายการต่ำก็จะทำให้สมดุลทั้งหมด

ตอนนี้คุณรู้วิธีหลีกเลี่ยงความกดดันที่สร้างอคติ มาดูเคล็ดลับในการประมาณการที่ดี

บ่อยครั้งที่คนในที่ทำงานเถียงโดยไม่ฟัง การนำค่าประมาณที่เป็นจริงไปบอกเจ้านายของเราอาจเป็นความท้าทายในวัฒนธรรมองค์กรของคุณ

Tambako the Jaguar (CC BY-ND) ผ่าน flickr

เคล็ดลับในการประมาณการที่ดี

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อประมาณราคาที่ดี:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าโครงการควรจะส่งมอบอะไร หากไม่มีขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนการประมาณการที่ถูกต้องจะเป็นไปไม่ได้
• ให้เวลากับตัวเองให้มากที่สุด การประมาณสองสามครั้งแรกของคุณด้วยวิธีการใหม่จะดำเนินไปอย่างช้าๆ หลังจากนั้นคุณจะรู้ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหน
• รับข้อมูลที่ดี อย่าเพิ่งส่งอีเมลไม่กี่ฉบับ หาเวลาพูดคุยกับผู้คนเพื่ออธิบายสิ่งที่คุณกำลังทำเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจและเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาคิดถึงสิ่งที่คุณกำลังถามและให้ข้อมูลที่ดีแก่คุณ
• เน้นชิ้นที่ไม่ซ้ำกันก่อน ทุกโครงการมีองค์ประกอบที่เป็นเอกลักษณ์ ประเมินอย่างรอบคอบก่อน จากนั้นคุณสามารถคัดลอกจากงบประมาณจริงของโครงการในอดีตและกำหนดการสำหรับส่วนที่เป็นกิจวัตรมากขึ้น
• อย่าทิ้งอะไรออกไป เมื่อกำจัดอคติแล้วข้อผิดพลาดในการประมาณค่าที่ใหญ่ที่สุดจะเกิดจากการลืมแผนโครงการ

กระบวนการและเทคนิคการประมาณการ

ในโครงการขนาดกลางหรือขนาดใหญ่เราอาจสร้างค่าประมาณสองแบบ การประมาณครั้งแรกหรือขั้นต้นจะทำหลังจากที่เรามีคำสั่งขอบเขตที่ชัดเจน แต่ก่อนที่จะดำเนินการอย่างแน่นอนในโครงสร้างการแบ่งงาน การประมาณล่วงหน้าสามารถสร้างขึ้นได้โดยเปรียบเทียบกับโครงการแรก ๆ โดยวิธี Bucket หรือโดยเทคนิคที่ซับซ้อน (และมีราคาแพง) ที่เรียกว่า Modified Wide-Band Delphi

หลังจาก WBS และรายการกิจกรรมเสร็จสมบูรณ์แล้วจะมีการสร้างการประมาณที่แม่นยำมากโดยใช้ PERT ซึ่งเป็นเทคนิคการประเมินผลและการทบทวนโครงการความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการวางแผนโครงการและการประมาณในช่วงต้นและช่วงปลายได้อธิบายไว้อย่างละเอียดยิ่งขึ้นในเทคนิคการประมาณเวลาและต้นทุนการจัดการโครงการ: ภาพรวม

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดในขั้นตอนการวางแผนโครงการและไม่ว่าคุณจะใช้เทคนิคการประมาณค่าใดก็ตามวิธีการทั้งหมดในบทความนี้เพื่อป้องกันความลำเอียงและทำให้การประมาณสามารถนำไปใช้ได้อย่างง่ายดาย

การประมาณการที่ดี - รวดเร็ว

เมื่อคุณประมาณสองสามครั้งแรกคุณจะต้องตั้งค่าสิ่งต่างๆให้เร็วขึ้นในครั้งต่อไป วิธีการมีดังนี้

• จัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลของคุณ คุณจะใช้ข้อมูลจริงจากโครงการที่ผ่านมา (กำหนดการและงบประมาณ) บ่อยครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพร้อมใช้งานมีการจัดระเบียบที่ดีและถ้าเป็นไปได้ในรูปแบบมาตรฐานและค้นหาได้ ตามหลักการแล้วควรอยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการคัดลอกเช่นฐานข้อมูลสเปรดชีตหรือเอกสารที่แก้ไขได้แทนที่จะเป็นเอกสารพร้อมพิมพ์เช่นไฟล์ PDF
• สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ คุณจะพบว่าบางคนมีประโยชน์จริงๆ พวกเขาเข้าใจประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการ บางคนจะเป็นผู้จัดการโครงการอื่น ๆ บางคนจะเป็นนักบัญชี บางรายจะเป็นผู้ขายที่ยินดีที่จะประเมินอย่างรวดเร็วโดยหวังว่าคุณจะซื้อจากพวกเขา จัดทำรายชื่อผู้ติดต่อของผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับการประมาณการแก่คุณและจดบันทึกความเชี่ยวชาญของพวกเขา
• สร้างเทมเพลต สร้างเทมเพลตการประมาณแบบฟอร์มและสเปรดชีตของคุณเอง สิ่งนี้จะทำให้ทุกอย่างรวดเร็วในครั้งต่อไป อย่าลืมล้างข้อมูลทั้งหมดจากค่าประมาณปัจจุบันจากเทมเพลตของคุณ - คุณไม่ต้องการให้เกิดข้อผิดพลาดการมีเทมเพลตเหล่านี้ยังช่วยให้การฝึกอบรมผู้อื่นเป็นเรื่องง่ายมากเพื่อช่วยให้คุณทำประมาณการได้เร็วขึ้น
• สร้างทีม วิธีตรวจสอบหมายเลขที่เร็วที่สุดคือให้คน ๆ หนึ่งอ่านแหล่งที่มาในขณะที่อีกคนตรวจสอบเอกสารขั้นสุดท้าย คุณยังสามารถแบ่งส่วนต่างๆของโครงการและให้คนงานประมาณเวลาและค่าใช้จ่ายของตนเองได้ สิ่งนี้แม่นยำกว่ามากและยังสนับสนุนให้เป็นเจ้าของค่าประมาณเพื่อให้พวกเขาพยายามทำตามสิ่งที่พวกเขาบอกว่าทำได้

สุดท้ายเมื่อโครงการเสร็จสิ้นให้เปรียบเทียบสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในโครงการกับค่าประมาณของคุณ หากค่าประมาณของคุณถูกต้องแสดงว่าคุณมีกระบวนการที่ยอดเยี่ยม หากค่าประมาณของคุณไม่อยู่และไม่เป็นไรบางครั้งก็อาจเป็นเช่นนั้น - จากนั้นค้นหาสาเหตุและอัปเดตเทมเพลตเพื่อปรับปรุงกระบวนการ

คุณจะเป็นตัวประมาณที่รวดเร็วและแม่นยำในเวลาไม่นาน ดีไม่นั่นไม่ถูกต้อง นั่นเป็นโฆษณาที่เอนเอียง คุณจะเป็นตัวประมาณที่รวดเร็วและแม่นยำในไม่ช้าและเร็วกว่านั้นหากคุณพยายามอย่างเต็มที่!