วิธีจัดการและให้คำปรึกษาแก่นักศึกษาฝึกงานภาคฤดูร้อนอย่างมีประสิทธิภาพ

เริ่มวันแรกของนักศึกษาฝึกงานด้วยการแนะนำตัวเอง

MSecond.net

ฝึกงานที่มีประสิทธิภาพ

โครงการฝึกงานทุกขนาดมีศักยภาพที่จะเป็นทรัพย์สินมหาศาลให้กับ บริษัท คุณจะได้รับแรงงานราคาถูกหรือฟรีและการจ้างงานใหม่ของคุณจะเข้ามาเปิดใจกว้างและกระตือรือร้นที่จะพิสูจน์ตัวเอง เหตุใดนักศึกษาฝึกงานส่วนใหญ่จึงรู้สึกไม่ถูกใช้ประโยชน์และเหตุใดผู้จัดการจำนวนมากจึงรายงานว่านักศึกษาฝึกงานไม่ได้รับประโยชน์จากการฝึกงานมากนัก? สิ่งนี้ส่วนใหญ่เกิดจากการปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิผลโดยฝ่ายบริหารที่ไม่ได้ให้อำนาจแก่นักศึกษาฝึกงานในการทำงานที่ยอดเยี่ยม

ประสิทธิผลตั้งแต่วันแรก

คุณจำวันแรกของคุณในฐานะนักศึกษาฝึกงานได้หรือไม่? หากคุณได้ฝึกงานคุณอาจกังวลมากในวันแรกและไม่รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ในฐานะที่ปรึกษาหรือผู้จัดการของนักศึกษาฝึกงานคุณต้องเตรียมตัวให้พร้อมก่อนวันแรกเพราะคุณรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น คุณรู้ว่าคุณต้องการให้นักศึกษาฝึกงานทำอะไรและคุณรู้วัฒนธรรมและทัศนคติที่คุณต้องการให้พวกเขายึดมั่นเพื่อที่จะประสบความสำเร็จ ขั้นตอนต่อไปนี้จะทำให้คุณทั้งคู่อยู่ในสถานะที่จะทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นได้

1. แนะนำตัวเองและ บริษัท

สิ่งนี้ควรชัดเจน แต่คุณต้องอุทิศเวลาในตอนเช้าที่นักศึกษาฝึกงานของคุณมาถึงเพื่อพบพวกเขา ไม่มีอะไรเริ่มต้นจากการฝึกงานได้แย่ไปกว่าการนั่งโต๊ะทำงาน (หรือแย่กว่านั้นคือไม่รู้ว่าจะนั่งตรงไหนหรือยังไม่มีโต๊ะทำงานเลย!) รอให้ใครสักคนมาบอกคุณว่าต้องทำอะไร

ค้นหาได้ทันทีและบอกให้พวกเขารู้ว่าคุณเป็นใคร ให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับ บริษัท และทีมงานที่พวกเขากำลังดำเนินการ พวกเขาอาจจะรู้เรื่องนี้อยู่แล้ว แต่มันทำให้คุณทั้งคู่มีจุดเริ่มต้นจากสิ่งง่ายๆ

2. เรียนรู้เกี่ยวกับพวกเขา

ตลอดทั้งวันแรกและสองสามสัปดาห์แรกนักศึกษาฝึกงานของคุณส่วนใหญ่จะตั้งใจฟัง หาจุดเริ่มต้นในการฝึกงานเพื่อให้พวกเขามีเวลาพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ พวกเขาไปโรงเรียนที่ไหน? การฝึกงานนี้ไม่อยู่ในสถานะสำหรับพวกเขาหรือพวกเขาอยู่ที่บ้าน? บุคคลนี้มีเวลา จำกัด ในการทำงานให้คุณก่อนที่พวกเขาจะกลับไปโรงเรียน คุณจะต้องใช้ความพยายามในการเร่งกระบวนการสร้างสายสัมพันธ์

3. เรียนรู้เกี่ยวกับทักษะและเป้าหมายของพวกเขา

ก่อนที่คุณจะคลายความกังวลให้ใช้เวลากับพวกเขาเพื่อทำความเข้าใจว่าทักษะใดที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้นอกเหนือจากประวัติย่อของพวกเขา เรียนรู้ทักษะที่ระบุไว้ในประวัติย่อของพวกเขาและขยายความ คุณทั้งสองสามารถเริ่มพูดคุยกันได้

วิธีการพูดคุยกับนักศึกษาฝึกงาน

พูดคุยกับนักศึกษาฝึกงานโดยทั่วไปเหมือนกับที่คุณทำกับเพื่อนร่วมงานโดยมีข้อควรพิจารณาเพิ่มเติมเล็กน้อย นักศึกษาฝึกงานส่วนใหญ่มีความมั่นใจและไม่ปลอดภัยผสมผสานกัน พวกเขากระตือรือร้นที่จะพิสูจน์ตัวเอง แต่ไม่รู้วิธี ใช้กลยุทธ์และวลีสองสามข้อด้านล่างนี้เมื่อคุณช่วยฝึกงานของ บริษัท ของคุณผ่านการทำงานในช่วงฤดูร้อน

"คุณน่าจะรู้เรื่องนี้อยู่แล้ว แต่… "

นี่เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มประโยคใด ๆ กับนักศึกษาฝึกงานหากคุณไม่แน่ใจว่าจะดำเนินการต่ออย่างไรในสถานการณ์ สิ่งนี้จะมีประโยชน์หากคุณคิดว่า: "มีคนบอกเขาเรื่องนี้แล้วฉันจะข้ามไป" หรือ "ฉันจะทำให้เธอขุ่นเคืองโดยถือว่าเธอไม่รู้เรื่องนี้หรือเปล่า" หรือ "นี่น่าจะชัดเจนจนไม่มีใครต้องบอกใช่ไหม" คุณกำจัดนักเรียนด้วยการเริ่มแสดงว่าคุณมีความมั่นใจในตัวนักเรียน แต่คุณยังสามารถสื่อสารข้อมูลสำคัญเพื่อให้พวกเขาก้าวไปในทิศทางที่ถูกต้อง

อธิบายเหมือนฉันห้าขวบ

โอเคอาจจะไม่ห้า แต่อย่าลืมอธิบายเหมือนอายุ 18–22 พวกเขาอาจมีประสบการณ์ จำกัด ในสำนักงานในโครงการใหญ่ต่อหน้าลูกค้าและพูดเป็นตัวย่อ นั่นไม่ใช่ความผิดของพวกเขานั่นคือเหตุผลที่พวกเขากำลังเรียนรู้อยู่ในขณะนี้ เป็นหน้าที่ของคุณที่จะทำให้การเปลี่ยนวิทยาลัยเข้าสู่ บริษัท ของคุณง่ายขึ้นเพื่อให้นักศึกษาฝึกงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม

เมื่อคำถามเกิดขึ้น

ยังไม่เพียงพอที่จะยุติคำแนะนำที่ยืดยาวเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้สำเร็จด้วย "มีคำถามหรือไม่ไม่โอเคเจอกันที่การประชุมประจำสัปดาห์พร้อมกับเสร็จสิ้น" แน่นอนว่าพวกเขาจะไม่มีคำถามที่ชาญฉลาดในตอนนั้น พวกเขายังไม่ได้เข้าสู่เนื้องานเลย สิ่งที่พวกเขาต้องรู้คือสิ่งที่ต้องทำในภายหลังเมื่อพบปัญหา พวกเขาควรเน้นและก้าวต่อไปหรือไม่? ถาม Google? ถามผู้จัดการ? คุณ? ทักษะที่สำคัญสำหรับพนักงานทุกคนในการพัฒนาคือการแก้ปัญหาด้วยตนเอง แต่คุณต้องวางโครงร่างที่เป็นที่ยอมรับใน บริษัท ของคุณ

โครงการฝึกงานคุณภาพ

การหางานฝึกงานอาจเป็นเรื่องยาก เรามักจะโยนงานที่เป็นอันตรายไปที่พวกเขาเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เวลาในการอธิบายวิธีการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น ไม่เป็นไรที่จะทำบางครั้งเมื่องานต้องทำ แต่พยายามนำงานสามประเภทต่อไปนี้มารวมไว้ในภาระงานของพวกเขา

1. โครงการที่กำลังดำเนินอยู่

นักศึกษาฝึกงานของคุณทุกคนควรมีโครงการระยะยาวที่มีลำดับความสำคัญต่ำซึ่งเกิดขึ้นอยู่เบื้องหลังภาระงานของพวกเขา นี่เป็นโครงการที่อาจต้องใช้เวลาในการปั่นเพื่อเรียนรู้วิธีการทำและไม่จำเป็นต้องผลักดันขีด จำกัด ของสิ่งที่พวกเขาทำได้หรือพัฒนาทักษะ อันที่จริงเป้าหมายคือต้องการให้โครงการนี้เป็นสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้โดยส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ โครงการนี้มีความสำคัญสำหรับนักศึกษาฝึกงานทุกคนเพราะมักจะมีการหยุดทำงานระหว่างโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า หรือพวกเขาจะติดอยู่ในโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงเมื่อไม่มีใครช่วยเหลือพวกเขาได้

ลองคิดดู:คุณอาจมีงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่าค่อนข้างน่าเบื่อที่คุณต้องทำเมื่อคุณติดอยู่กับสิ่งที่สำคัญกว่าหรือคุณต้องการบางสิ่งที่ทำให้มึนงงหลังจากเช้าที่มีส่วนร่วมอย่างมาก โครงสร้างงานที่คล้ายกันสามารถทำให้นักศึกษาฝึกงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

2. โครงการ Resume-Worthy

นักศึกษาฝึกงานของคุณอาจจะทำงานเพื่อจ่ายค่าอึเรียกกาแฟทุกคนและเขียนบันทึกช่วยจำทุกวันเพราะนั่นคือสิ่งที่เธอต้องการทำไปตลอดชีวิต หากเป็นเช่นนั้นก็ให้เธอทำงานแบบนั้นต่อไปเพื่อที่เมื่อเสร็จแล้วเธอก็สามารถใส่ประวัติย่อได้คือ "การป้อนข้อมูล" และ "การจัดการไฟล์" มีแนวโน้มมากขึ้นที่เธอจะเข้ารับการฝึกงานนี้เพื่อรับมือกับความท้าทายและรับประสบการณ์ ประสบการณ์ดังกล่าวจำเป็นต้องแปลเป็นความสำเร็จแบบขาวดำที่เธอสามารถนำไปใช้ในการสมัครงานได้ในอนาคต

คุณรู้จักอุตสาหกรรมของคุณและสิ่งที่ผู้จัดการการจ้างงานต้องการเห็น คุณอยู่ในสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการช่วยเหลือผู้ฝึกงานภายใต้การพัฒนาทักษะของคุณเพื่อจ้างงานในภายหลัง: อาจจะอยู่ใน บริษัท ของคุณถ้ามันเหมาะสมหรืออาจจะอยู่ที่อื่น ค้นหาโครงการที่พวกเขามีทักษะในการเริ่มต้นในการจัดการที่สามารถสรุปได้ก่อนออกเดินทางและจะมีผลจริงที่พวกเขาสามารถบันทึกในประวัติย่อและพูดคุยเกี่ยวกับการสัมภาษณ์งานในอนาคต มอบบางสิ่งบางอย่างให้พวกเขาเป็นเจ้าของ

3. โครงการ Get-out-There

รูปแบบที่แน่นอนของโครงการนี้แตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม แต่ถ้าคุณสามารถหาโครงการที่ให้นักศึกษาฝึกงานลุกขึ้นจากโต๊ะและพูดคุยกับผู้คนหรือพบเห็นสิ่งต่างๆ อย่างน้อยที่สุดควรเป็นโครงการที่กำหนดให้พวกเขามีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนนอกเหนือจากที่ปรึกษาหวังว่าจะอยู่นอกทีมของพวกเขา หากคุณไม่พบสิ่งที่ต้องการจริงๆอาจเป็นการเข้าร่วมการประชุมกับลูกค้าและเพียงแค่สังเกต

เมื่อสิ้นสุดการฝึกงาน

จดหมายแนะนำ

การสมัครงานหรือบัณฑิตวิทยาลัยมักจะต้องมีจดหมายรับรองจากนายจ้างคนก่อน สิ่งนี้ดูดีจริงๆที่มาจากคนที่ฝึกงานทำงานด้วยและรู้จัก

อนาคตของพวกเขาที่ บริษัท ของคุณ

นักศึกษาฝึกงานส่วนใหญ่ของคุณมักจะกังวลที่จะรู้ว่าคุณต้องการให้พวกเขากลับมาในฤดูร้อนปีหน้าหรือไม่หรือมีแนวโน้มว่าจะมีการเสนองานเต็มเวลาบนโต๊ะหลังจากสำเร็จการศึกษา ก่อนวันสุดท้ายของการฝึกงานเชิญพวกเขามาพูดคุยกันว่าพวกเขามองเห็นอนาคตของพวกเขาที่ใดและ บริษัท มีบทบาทที่เปิดกว้างซึ่งจะเหมาะสมหรือไม่ อาจไม่มีบางอย่างพร้อมใช้งานในทันที แต่ช่วยให้พวกเขาเข้าใจขั้นตอนต่อไปในการประกอบอาชีพที่ บริษัท