วิธีจัดระเบียบเจ้านายที่ไม่เป็นระเบียบ

พวกเขาเป็นเจ้านายด้วยเหตุผล (แต่ทักษะในองค์กรไม่ใช่)

การช่วยเจ้านายของคุณในการจัดระเบียบจะช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของเขา ช่วยให้พวกเขาทำสำเร็จโดยไม่ต้องอวดดี

Maggie ผ่าน Flickr, CC-BY-SA 2.0 แก้ไขโดย FlourishAnyway

ช่วยเจ้านายของคุณรับสิ่งของ (หรือเธอ) ของเขาด้วยกัน

เขาเป็นหัวหน้าด้วยเหตุผลที่ดี แต่เหตุผลนั้นไม่ใช่ทักษะในองค์กรของเขาอย่างแน่นอน

บางครั้งเขาละเลยรายละเอียดสำคัญ สำนักงานของเขาเป็นภูเขาที่มีไฟล์วางผิดตำแหน่ง เมื่อเจ้านายของคุณไม่พบเอกสารสำคัญนั้นกำหนดเวลาที่ใกล้จะถึงอาจทำให้สำนักงานรู้สึกเหมือนหม้ออัดแรงดัน เสียงคุ้นเคย? ถ้าเป็นเช่นนั้นช่วยเจ้านายของคุณจัดการเวลาและจัดลำดับความสำคัญโดยปล่อยให้เขาคิดว่านั่นเป็นความคิด ของเขา

เมื่อเจ้านายของคุณมีระเบียบมากขึ้นเขาจะเพิ่มภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ นอกจากนี้เขาจะตระหนักถึงสิ่งที่อยู่ในตารางเวลาของเขามากขึ้นและจะพัฒนาเวลาของเขามากขึ้น ในทางกลับกัน คุณ สามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่เหลือจากความเครียดน้อยลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลองนึกถึงเวลาและความพยายามพิเศษที่จำเป็นในการจัดระบบให้เขาเป็นการลงทุน คุณจะจัดการความก้าวหน้าในอาชีพการงานและภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของตัวเองไปพร้อม ๆ กัน

พร้อมที่จะเริ่มแล้วหรือยัง?

คุณมีสิ่งนี้!

นำโดยตัวอย่าง ขั้นแรกแสดงให้เห็นถึงทักษะขององค์กรที่มั่นคงด้วยตัวคุณเอง

StartUpStockPhotos ผ่าน Pixabay โดเมนฟรี

สร้างความน่าเชื่อถือก่อน

ก่อนที่คุณจะพยายามแก้ไขอะไรคุณต้องได้รับสิทธิ์ในการทำเช่นนั้น นั่นหมายถึงการสร้างรากฐานแห่งความไว้วางใจ

นำโดยตัวอย่าง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แสดงทักษะขององค์กรที่มั่นคงด้วยตัวคุณเองโดยการปรับแต่งระบบของคุณเพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปได้ จัดพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เข้าร่วมการประชุมที่เตรียมไว้ ตรงตามกำหนดเวลาทั้งหมด นอกจากนี้แสดงให้เห็นถึงความมีไหวพริบของคุณด้วยการพึ่งพาข้อมูลบ่อยที่สุดที่ปลายนิ้วของคุณ (เช่นผู้ติดต่อหลักรายงานที่มีการเข้าถึงบ่อย)

พยายามที่จะเข้าใจ

ในขณะที่คุณได้รับความไว้วางใจจากเจ้านายของคุณให้รับฟังเช่นกันโดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความรู้สึกที่แสดงออกมา ฟังสัญญาณว่าทักษะในองค์กรที่ไม่ดีของเจ้านายของคุณทำให้เขาหงุดหงิดความขัดแย้งหรือแม้แต่ผลที่ตามมาในองค์กร ตัวอย่างรวมถึงกำหนดเวลาหรือการประชุมที่ไม่ได้รับเอกสารสูญหายและความคิดเห็นจากผู้อื่น

ประเมินสถานการณ์ก่อนที่จะกระโดดเข้าไปช่วยและโดยเฉพาะอย่างยิ่งหลีกเลี่ยงการให้ข้อเสนอแนะที่อาจย้อนกลับมาหาคุณ (โปรดจำไว้ว่าคุณอยู่ในโหมดรวบรวมข้อมูล) อาจมีวิธีการที่ทำให้เขาบ้าคลั่ง แต่ก็ไม่ได้ผลซึ่งคุณต้องเข้าใจ

นอกจากนี้ไม่ว่าความขี้เกียจของเขาจะทำให้คุณหงุดหงิดแค่ไหนก็ อย่าไป ตีกับใครที่ปากเสีย การระบายของคุณอาจติดต่อกลับไปหาเขาได้และความคิดเห็นเชิงวิพากษ์วิจารณ์ดังกล่าวไม่สอดคล้องกับเจตนาที่คุณต้องการช่วยเหลือ

การสร้างพันธมิตรที่ไว้วางใจเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

แสดงให้เห็นถึงทักษะขององค์กรที่มั่นคงด้วยตัวคุณเองโดยแสดงตัวต่อการประชุมที่เตรียมไว้และทำให้พื้นที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย รับฟังความรู้สึกหรือผลที่ตามมาจากทักษะการจัดองค์กรที่ไม่ดีของเจ้านายที่เชื่อมโยงกับ

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

ให้การสนับสนุนเชิงกลยุทธ์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งบทบาทและพฤติกรรมของคุณสนับสนุนการทำงานที่ดีที่สุดของเจ้านายโดยการลดสิ่งรบกวนและเพิ่มประสิทธิภาพของเขา

จัดแนวเป้าหมาย

เรียนรู้ว่าเป้าหมายของเจ้านายของคุณคืออะไรและวัดผลใน บริษัท อย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายประสิทธิภาพของคุณเชื่อมโยงกับเป้าหมายของเขา หากคุณรับรู้ว่ามีการตัดการเชื่อมต่อให้บอกเขาว่าคุณต้องการขอความชัดเจนว่าเป้าหมายของคุณสามารถสนับสนุนเขาและองค์กรได้อย่างไร

ลดการหยุดชะงัก

ถามเขาว่าเขาชอบรับข้อมูลอย่างไรทั้งในแง่ช่องของเขา (เช่นอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตนเองโทรศัพท์) และการกำหนดเวลา บางคนเป็น "คนตื่นเช้า" และสนุกกับการดำน้ำในแต่ละวันในขณะที่บางคนอบอุ่นร่างกายช้า

เข้าใจด้วยว่าเขาต้องการให้การขัดจังหวะถูกจัดการอย่างไรและช่วยเขาหลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่จำเป็น การวิจัยระบุว่าพนักงานในสำนักงานถูกขัดจังหวะโดยเฉลี่ยหนึ่งครั้งในทุกๆสามนาที ¹เนื่องจากอาจใช้เวลาถึง 23 นาทีในการกลับไปทำงานเดิมจึงไม่น่าแปลกใจที่ ใคร ๆ ก็สามารถทำสิ่งที่พวกเขาเริ่มได้ให้เสร็จสิ้น

แทนที่จะถามคำถามสั้น ๆ แบบนั้นซึ่งมักจะไม่เร็วขนาดนั้นใช่หรือไม่ลองใช้เทคนิคนี้ จัดกลุ่มรายการที่สำคัญน้อยกว่าหลายรายการเข้าด้วยกันจากนั้นจอง 15 นาทีในปฏิทินของเจ้านายของคุณเพื่อดูแลสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดในที่เดียว หลังจากใช้เทคนิคนี้ไม่กี่ครั้งอธิบายให้เขาเข้าใจว่าเหตุผลของคุณคือประสิทธิภาพและลดการหยุดชะงัก พูดคุยถึงวิธีการทำงานของคุณทั้งคู่ คุณอาจพบว่านี่เป็นการเริ่มต้นการสนทนาที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับประสิทธิภาพ

สร้างเจ้านายที่ดีให้เป็นหนึ่งในองค์กร

สื่อสารให้กระชับและช่วยผู้จัดการหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

ernestoeslava ผ่าน Pixabay, โดเมนฟรี

แบบสำรวจผู้อ่าน

สื่อสารอย่างชัดเจน

สั้น ๆ

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal "การรบกวนในที่ทำงาน: นี่คือสาเหตุที่คุณไม่จบบทความนี้" แก้ไขล่าสุดเมื่อ 11 ธันวาคม 2555