วิธีจัดระเบียบบันทึกทางการเงินของคุณ

ปีแล้วปีเล่าฉันใช้ชีวิตอยู่กับความเครียดจากกองกระดาษที่ไม่เป็นระเบียบซึ่งกระจัดกระจายอยู่รอบ ๆ บ้าน มีกองเล็ก ๆ อยู่ตรงนี้ข้างทางเข้าในห้องครัวและบนโต๊ะทำงานของฉัน ฉันมีระบบกล่องขาเข้า / กล่องขาออก แต่ใช้งานไม่ได้เต็มประสิทธิภาพ ตั๋วเงินจะหายไปใบแจ้งยอดแทบไม่ได้ส่งไปยังไฟล์และฉันไม่พบสิ่งที่ต้องการ เมื่อ ต้องการ โดยพื้นฐานแล้วการเงินของฉันไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างถูกต้อง

การจัดการการเงินของคุณอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีระบบในการติดตามใบเรียกเก็บเงินงบการเงินกรมธรรม์และเอกสารสำคัญอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกเศษกระดาษใบเสร็จหรือบิลที่ผ่านมือคุณ ด้านล่างนี้คือคำแนะนำที่จะช่วยให้คุณกำหนดสิ่งที่คุณต้องยึดมั่นและสิ่งที่คุณสามารถทำลายได้ เมื่อคุณชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดเหล่านี้แล้วคุณสามารถล้างไฟล์เก่าและกองเอกสารและตั้งค่าระบบที่รวดเร็วและง่ายดายเพื่อให้ทันกับทุกวัน

ระบบจัดเก็บเอกสารภายในบ้าน

สิ่งที่ควรยื่น? สิ่งที่ควรโยน?

พวกเราส่วนใหญ่ประหยัดงานเอกสารมากเกินไปซึ่งกลายเป็นภาระในการจัดการ ไม่จำเป็นต้องบันทึกใบเสร็จ ATM หรือบิลเคเบิลทุกรายการ คุณต้องการข้อมูลอ้างอิงบ่อยแค่ไหน? สร้างนิสัยในการอ่านจดหมายทุกวันและกำจัดสิ่งที่คุณไม่ต้องการ อยู่ตลอดเวลาไม่ให้กระดาษไหลเข้าบ้านผ่านสำนักงานหรือวางซ้อนกันบนโต๊ะทำงาน

เมื่อคุณสร้างระบบการทำงานได้แล้วจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในแต่ละวันเพื่อให้ระบบเป็นระเบียบ

นี่คือภาพรวมโดยย่อเกี่ยวกับเอกสารทางการเงินบางส่วนที่คุณต้องใช้ในการจัดเก็บและยื่นและเอกสารที่คุณสามารถโยนได้ โปรดทราบว่าเมื่อ "โยนทิ้ง" การทำลายเอกสารและการรีไซเคิลเป็นวิธีที่รับผิดชอบมากที่สุดในการปกป้องตัวตนของคุณและโลกใบนี้

• ต้นขั้วจ่ายเงิน: เมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องของต้นขั้วการจ่ายเงินแล้วก็ไม่จำเป็น คุณสามารถบันทึกรายการล่าสุดได้ในกรณีที่คุณต้องการหลักฐานการจ้างงานเมื่อขอสินเชื่อ
• ใบแจ้งยอดธนาคารเช็คที่ถูกยกเลิก: บันทึกและยื่นรายการเดินบัญชีธนาคารเป็นเวลาสามปีเต็ม จำเป็นต้องใช้หากคุณได้รับการตรวจสอบและสามารถใช้เป็นใบเสร็จรับเงินเพื่อพิสูจน์ใบเรียกเก็บเงินที่ชำระแล้ว การตรวจสอบที่ถูกยกเลิกควรบันทึกไว้เป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปี เมื่องบและการตรวจสอบไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปให้เผาหรือทำลายทิ้ง
• ค่าสาธารณูปโภค:ไม่จำเป็นต้องบันทึกค่าสาธารณูปโภคเป็นเดือนหรือหลายปี เมื่อมีการเรียกเก็บเงินให้ตรวจสอบว่าคุณได้รับเครดิตสำหรับการชำระเงินครั้งล่าสุดจากนั้นโยนหรือฉีกใบเรียกเก็บเงินเดิม บันทึกเฉพาะปัจจุบันมากที่สุด
• ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต: เช่นเดียวกับค่าสาธารณูปโภคตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับเครดิตสำหรับการชำระเงินครั้งล่าสุดและเก็บเฉพาะใบแจ้งยอดที่เป็นปัจจุบันที่สุด ไม่จำเป็นต้องอุดตันไฟล์ของคุณด้วยใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเก่า เว้นแต่ว่า บัตรเหล่านั้นจะถูกนำไปใช้ในการหักลดหย่อนภาษี
• นโยบายการประกันภัยและใบเรียกเก็บเงิน: บันทึกไว้เมื่อเป็นปัจจุบันและมีผลบังคับใช้ นโยบายที่ถูกยกเลิกและข้อความที่เกี่ยวข้องสามารถโยนทิ้งได้
• สลิปเงินฝากใบเสร็จรับเงินบัตรเดบิตและสลิป ATM:บันทึกไว้จนกว่าใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารถัดไปของคุณจะมาถึงเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและยืนยันจำนวนเงินได้ ตราบเท่าที่พวกเขาไม่ได้เป็นตัวแทนของค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนภาษีและไม่จำเป็นต้องใช้เป็นหลักฐานสำหรับการเรียกร้องที่ไม่เหมาะสมคุณสามารถโยนได้
• บันทึกทรัพย์สิน:ต้องเก็บบันทึกอสังหาริมทรัพย์ตลอดระยะเวลาการเป็นเจ้าของ หากมีโอกาสจำเป็นต้องใช้บันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีให้บันทึกหลังจากโอนกรรมสิทธิ์หรือขาย
• บันทึกการลงทุน: ควรบันทึกบันทึกการลงทุนและใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการลงทุน หากงบของคุณเป็นแบบสะสมคุณสามารถเก็บเฉพาะเอกสารล่าสุดและทำลายเอกสารที่ล้าสมัยได้

ใช้เวลาในการอ่านเอกสารทั้งหมดของคุณรวมถึงไฟล์เก่าเพื่อล้างสิ่งที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป วิธีนี้จะทำให้งานจัดระเบียบบันทึกทางการเงินของคุณง่ายขึ้นและไม่รก ท้ายที่สุดคุณจะมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ทันที

The Bill Payer ชุดจัดระเบียบการเงินที่บ้าน

ตั้งค่าระบบการจัดเก็บ

มีระบบการจัดเก็บหลายประเภทที่ต้องพิจารณา ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณอาจต้องใช้อะไรก็ได้ตั้งแต่ไฟล์หีบเพลงแบบพกพาไปจนถึงตู้เก็บเอกสารขนาดเล็ก เมื่อคุณทำความสะอาดเอกสารทางการเงินส่วนเกินทั้งหมดแล้วให้ประเมินว่าคุณจะต้องใช้พื้นที่เท่าใดในการจัดเก็บไฟล์ที่เหลือ มีขนาดใหญ่กว่าที่คุณต้องการในปัจจุบันเพียงเล็กน้อยคุณจึงไม่ต้องกังวลกับการย้ายไปใช้ระบบที่ใหญ่ขึ้นในภายหลังและคุณสามารถจัดเก็บเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ฉันใช้ระบบการจัดเก็บแบบดั้งเดิมที่เรียบง่ายพร้อมแท็บสำหรับแต่ละหมวดหมู่ (ดูหัวข้อด้านบนสำหรับหมวดหมู่ทั่วไป) นอกจากนี้ฉันยังมีไฟล์แยกต่างหากเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญสำหรับลูก ๆ แต่ละคนค่ารักษาพยาบาลและค่าประกัน กรมธรรม์ประกันภัยและคำชี้แจงที่เกี่ยวข้องแต่ละฉบับมีไฟล์ของตนเองเช่นกัน

ตั้งสถานีจ่ายบิล นี่อาจเป็นกล่องเก็บข้อมูลขนาดเล็กที่เรียบง่ายซึ่งมีทุกสิ่งที่คุณต้องการในการจ่ายบิลตัวจัดระเบียบไฟล์บนเดสก์ท็อปหรือผลิตภัณฑ์จัดระเบียบตามปฏิทินที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับงานนี้ แม้ว่าคุณจะจ่ายบิลส่วนใหญ่ทางออนไลน์ แต่คุณก็ยังคงต้องจ่ายบิลแปลก ๆ ด้วยวิธีที่ "ล้าสมัย" อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และต้องใช้สมุดเช็คแสตมป์ ฯลฯ ในสถานที่ที่สะดวก แทนที่จะเป็นไฟล์ "ต้องจ่าย" ไฟล์เดียวฉันใช้ระบบตามปฏิทิน การจ่ายบิลออนไลน์ให้มากที่สุดช่วยให้กระดาษเหลือน้อยที่สุดและฉันสามารถทำเครื่องหมายปฏิทินสำหรับการชำระเงินเหล่านั้นได้เช่นกัน

เอกสารที่ควรจัดเก็บในที่ปลอดภัย

เพื่อความปลอดภัยให้พิจารณาจัดเก็บเอกสารที่สำคัญซึ่งมักจะไม่สามารถถูกแทนที่ได้ดังต่อไปนี้ในตู้เซฟที่เช่าหรือในตู้นิรภัยกันไฟในบ้านของคุณ

• ใบรับรองการเกิดการตายและการสมรส
• เอกสารการตั้งถิ่นฐานการควบคุมตัวและการหย่าร้าง
• เอกสารการรับบุตรบุญธรรมหรือการเป็นพลเมือง
• โฉนดทรัพย์สินชื่อยานยนต์
• หุ้นพันธบัตรออมทรัพย์ของสหรัฐฯ
• สัญญาจำนองและที่ดินหรือข้อตกลงที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย
• เอกสารทางทหาร
• สิทธิบัตรลิขสิทธิ์
• รายการสินค้าคงคลังที่บ้านของคุณรวมถึงรูปถ่ายและใบเสร็จรับเงิน

ในกรณีฉุกเฉิน

คุณเป็นคนเดียวในครอบครัวที่จัดการเรื่องการจ่ายบิลและการยื่นเรื่องการเงินใช่หรือไม่? คู่สมรสหรือคนที่คุณรักจะสามารถหาเอกสารที่จำเป็นในกรณีที่คุณไม่อยู่ได้หรือไม่?

ใช้เวลาในการตั้งค่าไฟล์ "ในกรณีฉุกเฉิน" ที่อธิบายระบบของคุณชี้แจงว่าข้อมูลสำคัญทางกฎหมายและการประกันภัยถูกจัดเก็บไว้ที่ใดและคำแนะนำในการค้นหาสิ่งที่อาจจำเป็นในกรณีฉุกเฉิน ระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่สำคัญเช่นหมายเลขสำหรับนักบัญชีทนายความและนายหน้าการลงทุน ทำเครื่องหมายไฟล์ให้ชัดเจนเพื่อให้พบได้ง่ายในกรณีที่คุณไม่อยู่ อัปเดตเป็นประจำ

ให้คำมั่นสัญญา

กุญแจสำคัญในการทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลทำงานได้ดีและการจัดเก็บบันทึกทางการเงินของคุณให้เป็นระเบียบคือการมุ่งมั่นที่จะติดตามให้ทันทุกวัน เมื่อระบบของคุณพร้อมใช้งานแล้วให้ใช้เวลาสองสามนาทีทุกวันในการจัดเรียงจดหมายใบแจ้งยอดไฟล์และรับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินของคุณ

ในไม่ช้าคุณจะสร้างนิสัยที่จำเป็นต่อสุขภาพทางการเงินในระยะยาวของคุณและจะช่วยลดความเครียดบางส่วนที่เกิดจากการจัดการการเงินของคุณ

วิดีโอที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีจัดระเบียบเอกสารของคุณ