วิธีจัดระเบียบด้วยรายการตรวจสอบ

บทความนี้จะแจกแจงวิธีใช้รายการตรวจสอบเพื่อจัดระเบียบ

mohamed_hassan, CC0, ผ่าน PIxabay

คุณรู้สึกเหมือนสูญเสียการควบคุมหรือไม่?

คุณเคยมีวันหนึ่งที่คุณออกจากงานแล้วรู้สึกเหมือนไม่ได้ทำอะไรเลยหรือเปล่า?

• โต๊ะทำงานของคุณดูรกกว่าตอนที่คุณมาถึง
• กล่องจดหมายของคุณมีจำนวนสูงสุดเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
• โพสต์อิทโน้ตครอบคลุมหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ
• ไม่มีที่ว่างให้เท้าของคุณอยู่ใต้โต๊ะทำงาน
• และในที่สุดการประชุมในเช้าวันนั้นก็เสร็จสิ้นเมื่อหนึ่งชั่วโมงที่แล้ว

การจัดระเบียบเป็นสิ่งที่ท้าทาย ข้อมูลกระหน่ำเราจากทุกทิศทาง ข้อความ, โซเชียลมีเดีย, อีเมล, การตอบกลับแบบฟอร์มบนเว็บ, การเรียกประชุม, การส่งผ่านการสนทนา, โทรศัพท์และเมลมาตรฐานแย่งชิงความสนใจของเรา

ไม่น่าแปลกใจที่ระดับความเครียดจะสูง American Psychological Association (APA) รายงาน 39% ของชาวอเมริกันในปี 2017 ได้รับความทุกข์ทรมานจาก "ค่อนข้างสำคัญ" ถึง "ความเครียดที่สำคัญ" ซึ่งเกิดจาก "ภาระงานที่หนักเกินไป" ในที่ทำงาน

ความระส่ำระสายในสถานที่ทำงาน

บทบาทที่ไม่สมจริงหรือไม่แน่นอนยังเป็นหนึ่งในห้าอันดับแรกของความเครียดในการทำงานในการสำรวจของ APA ในปี 2017 ด้านลบเหล่านี้รวมถึงการทำงานที่มากเกินไปทำให้การอยู่เหนืองานของคุณเป็นเรื่องยาก

และไม่ใช่แค่พนักงานในสำนักงานเท่านั้นที่ต้องเผชิญกับภาระงานที่มากเกินไปและข้อ จำกัด ในการบริหารเวลา พ่อค้าแม่ค้าคนงานค้าปลีกและคนบันเทิงต่างก็พยายามทำสิ่งต่างๆให้ลุล่วง

สถานที่ทำงานส่วนใหญ่มีรายละเอียดงานที่เน้นหน้าที่และงาน บางครั้งข้อมูลเหล่านี้ล้าสมัยหรือไม่ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณทำ และในขณะที่พวกเขาอาจสื่อสารรายการความรับผิดชอบ แต่พวกเขาก็ขาดความเฉพาะเจาะจง

แม้ว่าสถานที่ทำงานจะมีเอกสารขั้นตอนทีละขั้นตอน แต่คุณก็ยังมีสิ่งที่ต้องทำมากเกินไป การรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญและจัดการกับภาระงานหนักด้วยรายการตรวจสอบมีประโยชน์ และรายการตรวจสอบเป็นเครื่องมือสำคัญขององค์กร

หากคุณรู้สึกว่างานล้นมือให้จัดระเบียบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ เมื่อเริ่มต้นทุกเช้าจดทุกสิ่งที่คุณต้องทำ เฉพาะเจาะจง.

เก็บรายชื่อประจำวันที่ดำเนินการไป

รายการงานและกิจกรรมที่ต้องทำประจำวัน:

• ทำหน้าที่เตือนความจำ
• ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของวันได้
• แสดงให้เห็นว่าคุณทำผิดมากเกินไปหรือไม่
• ประหยัดเวลา

จัดการเวลาและลำดับความสำคัญของคุณขึ้นไป

รายการตรวจสอบยังช่วยในขั้นตอนการทำงาน หากคุณเป็นเลขานุการหรือผู้ช่วยส่วนตัวที่ตอบคำถามกับผู้จัดการสายงานมากกว่าหนึ่งคนรายการตรวจสอบจะช่วยให้คุณจัดการได้ รวมคอลัมน์ในรายการของคุณเพื่อบันทึกเวลาโดยประมาณในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ

สนับสนุนให้ผู้จัดการของคุณบันทึกงานที่พวกเขามอบให้คุณในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ รายการตรวจสอบช่วยเพิ่มการรับรู้ถึงภาระงานของคุณ พวกเขาเห็นว่าคุณต้องทำอะไรอีกบ้างและเมื่อจำเป็น รายการจัดการความคาดหวังของพวกเขา

แม้ว่าคุณจะมีผู้จัดการสายงานเพียงคนเดียว แต่รายการตรวจสอบก็เป็นหลักฐานสำคัญเกี่ยวกับภาระงานของคุณ ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเพื่อ:

• ค้นพบกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• แบ่งเบาภาระงานของคุณ
• ขอความช่วยเหลือ
• โต้แย้งผู้ช่วยหรือสมาชิกในทีมใหม่

อย่างไรก็ตามสิ่งที่ฉันกำลังจะแบ่งปันให้คุณไม่ได้เป็นเพียงรายการที่ต้องทำธรรมดา ๆ เป็นผู้จัดทำรายการตรวจสอบ

สิ่งที่คุณต้องสร้างรายการตรวจสอบของคุณ

• สมุดบันทึก (ฉันแนะนำให้ใช้หนังสือขนาด A5)
• ปากกาสีอย่างน้อยสี่สีเช่นเขียวเหลืองม่วงและแดง
• ไม้บรรทัด (ไม่จำเป็น)
• สติกเกอร์รูปดาว (สีใดก็ได้)

เมื่อคุณทำงานทั้งหมดบนเพจเสร็จแล้วให้ติดดาวให้ตัวเอง

© Phumphaosrk - Dreamstime.com (แก้ไขรูปภาพ)

ผู้จัดรายการตรวจสอบ 7 ขั้นตอน

1. เปิดสมุดบันทึกของคุณไปยังหน้าที่มีอยู่แรก
2. เขียนวันที่ของวันนี้ที่ด้านบน
3. จดทุกสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จก่อนกลับบ้าน

   * รวมงานใหม่แม้กระทั่งงานที่คุณไม่จำเป็นต้องทำในวันนั้น

   * ใช้หนึ่งบรรทัดต่องาน

   * จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานด้วยปากกาสี (ดูคู่มือสีด้านล่าง)

   
   เคล็ดลับ:คุณอาจต้องการแบ่งหน้าที่บางอย่างออกเป็นหลาย ๆ งานเพื่อจัดการได้ง่ายขึ้น

4. กำหนดเส้นตรงผ่านแต่ละงานเมื่อคุณทำสำเร็จ หรือวางเครื่องหมายที่ท้ายบรรทัด
5. เริ่มรายการใหม่ในหน้าใหม่พรุ่งนี้
6. ย้อนกลับไปอ่านหนังสือของคุณในแต่ละวันและค้นหาหน้าที่ไม่มีดาว ประเมินงานที่ยังไม่เสร็จ หากคุณต้องการนำงานไปยังหน้าใหม่ให้ทำงานในเพจเก่าให้เสร็จเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องกลับไปดูซ้ำ
7. ให้รางวัลตัวเองด้วยดาวเมื่อรายการของวันเสร็จสมบูรณ์ วางสติกเกอร์รูปดาวไว้บนหน้าที่คุณสามารถมองเห็นได้ง่าย เมื่อคุณให้รางวัลกับความพยายามของคุณด้วยสายตานอกจากนี้ยังระบุว่าแต่ละรายการในหน้าเสร็จสมบูรณ์ เพจที่ไม่มีดารามีธุรกิจที่ยังไม่เสร็จ

สติ๊กเกอร์ติดดาวแสดงว่ารายการในรายการเสร็จสมบูรณ์หรือยกไปวันอื่น

© Bazruh - Dreamstime.com

จัดลำดับความสำคัญของรายการของคุณด้วยสี

• งานสีแดงมีความรู้สึกเร่งด่วน พวกเขาจะต้องเสร็จสิ้นในวันนั้น
• งานสีน้ำเงินซ้ำซาก
• งานสีเขียวมีไว้สำหรับโครงการที่ยาวนาน คุณคาดว่าจะใช้เวลาดำเนินการนานกว่าหนึ่งสัปดาห์
• งานดำเป็นงานทั่วไปที่คุณอาจพบในรายละเอียดงานของคุณ

คุณสามารถใช้สีอื่นเพื่อจัดหมวดหมู่เพิ่มเติมได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการใช้สีที่แตกต่างกันเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างงานซ้ำ ๆ รายวันและรายสัปดาห์

จัดระเบียบที่บ้านด้วยรายการตรวจสอบของคุณ

ผู้จัดทำรายการตรวจสอบทำงานได้ทุกที่ คุณอาจต้องการเก็บโน้ตบุ๊กสองเครื่อง: หนึ่งเครื่องสำหรับทำงานและอีกหนึ่งเครื่องสำหรับชีวิตส่วนตัวของคุณ

ดูแลบ้านให้สะอาดและตัดหญ้าด้วยการเพิ่มงานบ้านลงในรายการตรวจสอบการจัดระเบียบบ้านของคุณ คุณยังสามารถใช้เพื่อ:

• จัดงานแต่งงานของคุณ
• หางาน
• วางแผนงานเลี้ยงเกษียณของลุงเบน
• จัดลำดับความสำคัญและชำระค่าใช้จ่าย
• จัดวันหยุดในต่างประเทศครั้งต่อไปของคุณ

คุณสามารถใช้เพื่อจัดการเหตุการณ์หรือสถานการณ์ในชีวิตเกือบทุกประเภท

ผู้จัดรายการตรวจสอบดิจิทัล

คุณมีกระบวนการทำงานที่ต้องตรวจสอบบ่อยๆหรือไม่? พิจารณาจัดทำรายการตรวจสอบของคุณโดยอัตโนมัติสำหรับการใช้งานบนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต สร้างแบบฟอร์ม PDF หรือลองใช้แอพใดแอพที่แสดงด้านล่าง

แบบฟอร์มจัดทำรายการตรวจสอบ PDF

สถานที่ทำงานที่ลูกค้าเข้าถึงสิ่งอำนวยความสะดวกมักเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการตรวจสอบไซต์เพื่อตรวจสอบอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก สร้างรายการที่จัดลำดับความสำคัญเช่นเดียวกับรายการด้านล่างเพื่อให้พนักงานที่ได้รับมอบหมายเช็คเอาต์หรือแสดงความคิดเห็น เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นพนักงานจะบันทึกและส่งอีเมลรายการตรวจสอบไปยังผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ OH&S

รายการตรวจสอบแอพสำหรับพีซีสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต

หากคุณไม่ต้องการพกพาโน้ตบุ๊กไปไหนมาไหนแอพเหล่านี้ยังช่วยจัดระเบียบให้คุณได้อีกด้วย

iOS ของ Apple มาพร้อมกับแอปเตือนความจำมาตรฐาน ใช้สิ่งนี้เป็นกระบวนการอื่นเพื่อให้คุณจัดระเบียบ

พบว่าแอพ Apple Reminder จำกัด หรือไม่ใช้อุปกรณ์ IOS? ลอง Todoist: To-Do List และ Task Manager สามารถใช้ได้ฟรีบนอุปกรณ์หลายเครื่อง แต่ยังมาพร้อมกับตัวเลือกระดับพรีเมียม เข้าสู่ระบบแอพด้วยบัญชี Google หรือ Facebook ของคุณหรือสร้างใหม่ ฉันใช้มันบนพีซี Windows 10 ของฉัน

รายการตรวจสอบและแอปขององค์กรอื่น ๆ (บางรายการมีค่าธรรมเนียมเล็กน้อยหรือมีการซื้อในแอป) ได้แก่:

• Wunderlist
• Google Keep
• Habitica (รายการสิ่งที่ต้องทำ gamified)
• OmniFocus 2
• 2Do (รายการสิ่งที่ต้องทำงานและบันทึกย่อ)

แอพเทียบกับรายการตรวจสอบที่ใช้กระดาษ

แอพทำรายการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ ช่วยให้แชร์และรวมขั้นตอนการทำงานของคุณกับบุคคลอื่นโปรแกรมและกระบวนการทำงานได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตามเมื่อระบบคอมพิวเตอร์หยุดทำงานหรือไฟดับผู้จัดรายการตรวจสอบด้วยตนเองจะช่วยให้คุณควบคุมได้

รายการตรวจสอบที่ใช้กระดาษเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับกรณีฉุกเฉิน พิจารณาเก็บสำเนารายการตรวจสอบดิจิทัลของคุณไว้ในมือ

หากคุณควบคุมความปลอดภัยในสถานที่ทำงานของคุณได้โปรดเก็บคลิปบอร์ดและสำเนารายการตรวจสุขภาพและความปลอดภัยในสถานที่ทำงานไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ง่าย อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะมีรายการตรวจสอบสำหรับขั้นตอนการปิดทึบ

เก็บรายการตรวจสอบตามกระดาษเมื่อไฟดับ

© Ekaterina79 - Dreamstime.com

ทำไมคุณควรจัดระเบียบด้วยรายการตรวจสอบ

การใช้ตัวจัดระเบียบรายการตรวจสอบเช่นรายการงานที่ต้องทำจะทำให้คุณสามารถควบคุมงานของคุณได้ แทนที่จะจดจำทุกสิ่งที่คุณต้องทำอยู่ตลอดเวลาการจดงานของคุณจะทำให้ความคิดของคุณเป็นอิสระเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่ทำอยู่

ผู้จัดทำรายการตรวจสอบยังขยายขอบเขตนอกเหนือจากรายการสิ่งที่ต้องทำในชีวิตประจำวัน ใช้เพื่อทำกระบวนการเฉพาะให้เสร็จสิ้นเช่นการตรวจสอบอาชีวอนามัยและความปลอดภัยหรือการตรวจสอบสถานที่ หรือจัดระเบียบทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อพักผ่อนและเพลิดเพลินกับวันหยุดสุดสัปดาห์

การทำรายการตรวจสอบเป็นส่วนหนึ่งของวันจะช่วยลดความเครียดในที่ทำงาน คุณยังสามารถใช้รายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อ:

• หยิบยกกรณีธุรกิจสำหรับทรัพยากรเพิ่มเติม
• อัปเดตรายละเอียดงานและมอบหมายความรับผิดชอบ

สิ่งสำคัญที่สุดคือรายการตรวจสอบช่วยในการจัดการและจัดระเบียบกระบวนการหรือสิ่งที่คุณต้องทำด้วยสายตา เป็นผลให้เห็บสุดท้ายนั้นกดดันคุณมากมาย

© 2012 Tina Dubinsky

คุณจัดระเบียบอย่างไร? คุณใช้รายการหรือไม่?

Will Englishในวันที่ 1 พฤษภาคม 2013:

ไม่เป็นระเบียบ? นั่นคือฉันทุกวันฮ่า ๆ มันน่าแปลกใจที่ฉันยังมีสติ จริงๆแล้วฉันมี iPhone และฉันใช้แอป "เตือนความจำ" ตลอดเวลาฉันไม่รู้ว่าฉันมีระเบียบแค่ไหน แต่มันช่วยได้มาก ดีฮับ.