วิธีใช้เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานในธุรกิจ

หากคุณรู้วิธีใช้เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานคุณจะทำธุรกิจได้ดีขึ้น ดูว่าพวกเขาทำอะไรให้คุณได้บ้าง

Canva.com

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานคืออะไร?

ย้อนกลับไปในทศวรรษ 1970 W. Edwards Deming กูรูของ Total Quality Management (TQM) ค้นพบว่า 94% ของข้อผิดพลาดทั้งหมดในธุรกิจเกิดจากการจัดการไม่ใช่โดยคนงาน และการจัดการสามารถขจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้โดยการใส่เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานที่ดี เมื่อข้อผิดพลาดเหล่านี้ถูกกำจัด บริษัท จะสร้างข้อผิดพลาด 1/20 ให้มากที่สุดเท่าที่เคยเป็นมา ข้อผิดพลาดทำให้เกิดข้อบกพร่องสร้างลูกค้าที่ไม่พึงพอใจที่ไปที่อื่นและเสียเวลาและเงินจำนวนมาก บริษัท ที่มีการจัดการการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพอยู่ในธุรกิจ บริษัท ที่ไม่สูญเสียการแข่งขัน นี่คือวิธีที่การผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้าของญี่ปุ่นเข้ามาครอบครองอุตสาหกรรมทีวีและเครื่องถ่ายเอกสารในปี 1970 และอุตสาหกรรมในสหรัฐอเมริกาและยุโรปได้เรียนรู้จากชาวญี่ปุ่น (ซึ่งเรียนรู้จาก Deming) การปรับปรุงคุณภาพและการใช้เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานบนเครือข่ายในทศวรรษที่ 1980 และ 1990

วิธีทำความเข้าใจเครื่องมือเหล่านี้

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจเครื่องมือเหล่านี้คือการวาดภาพร้านอาหารสองแห่ง ร้านหนึ่งคือร้านอาหารแบบเก่าที่ไม่มีเครื่องมือจัดการการดำเนินงาน พนักงานเสิร์ฟเขียนคำสั่งซื้อของคุณและโพสต์ไว้ที่หน้าต่างที่ห้องครัว พ่อครัวอ่านมันและเตรียมคำสั่งซื้อ ถ้าพนักงานเสิร์ฟตั้งใจฟังและแม่ครัวสามารถอ่านลายมือของเธอได้และเขาก็ให้ความสนใจและเธอมองไปที่หน้าต่างหรือได้ยินเขาตะโกน "สั่งอาหาร" ทุกอย่างก็เรียบร้อยดี แต่หากพลาดขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งคำสั่งซื้อผิดและลูกค้าก็ไม่พึงพอใจ ร้านอาหารเก่าแก่แห่งนี้ทำงานได้ดีเพราะทีมงานได้เรียนรู้การทำงานร่วมกัน แต่ถ้าพนักงานเสิร์ฟเก่าชนะลอตเตอรีล่ะ? จะมีข้อผิดพลาดมากมายก่อนที่พนักงานเสิร์ฟคนใหม่จะเรียนรู้วิธีรับรายละเอียดทั้งหมดของคำสั่งซื้อที่ถูกต้องและพ่อครัวก็เรียนรู้ที่จะอ่านลายมือของเขา

ลองเปรียบเทียบสิ่งนี้กับร้านอาหารในศตวรรษที่ 21 ด้วยเครื่องมือการดำเนินงานบนเว็บ พนักงานเสิร์ฟและพนักงานเสิร์ฟจะได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีรับคำสั่งซื้อและทำซ้ำกลับไปยังลูกค้าจากนั้นป้อนลงในระบบจุดขายของร้านอาหาร (POS) (นั่นคือเครื่องมือในการดำเนินการ) พ่อครัวจะพิมพ์ใบสั่ง - ไม่มีปัญหาเรื่องลายมือ มีสัญญาณเงียบแสดงว่า "สั่งซื้อ"; ไม่มีการตะโกน หากคำสั่งซื้อผิดพลาดระบบจะแจ้งฝ่ายจัดการได้ว่าบริกรหรือพนักงานเสิร์ฟคนใดทำผิดพลาด พนักงานเสิร์ฟและพนักงานเสิร์ฟสามารถแลกเปลี่ยนกะจาก iPhone ได้และฝ่ายบริหารมั่นใจได้ว่ามีคนเข้ามาทำงานมากพอ ร้านอาหารเช่นนี้สามารถมีบริกรใหม่ 70 คนในวันเปิดทำการและทำธุรกิจที่ดี และสามารถแยกแยะสมาชิกในทีมที่ต้องการทำดีออกจากผู้ที่ไม่ได้พยายามเรียนรู้และประสบความสำเร็จได้อย่างรวดเร็วมีข้อมูลมากมายที่จะใช้เพื่อช่วยเหลือผู้ที่ต้องการเก่งขึ้นและมีหลักฐานข้อผิดพลาดมากมายหากใครไม่ได้ทำงาน

หมายเหตุ:ในฐานะที่ปรึกษาทางธุรกิจฉันไม่ใช่แฟนตัวยงของเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานอย่างน้อยก็เพราะมักจะใช้ สามารถใช้เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เข้มงวดเผด็จการลดต้นทุนด้วยต้นทุนของมูลค่าที่แท้จริงการทำงานเป็นทีมความภักดีและการมีส่วนร่วมเพื่อความสำเร็จที่แท้จริง ฉันเป็นแฟนตัวยงของเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานหากใช้เพื่อสร้างทีมที่ยอดเยี่ยมและช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม

ก่อนที่เราจะเข้าสู่เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานในเชิงลึกเราจำเป็นต้องเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานและทัศนคติที่สร้างความสำเร็จของ บริษัท หรือแผนกที่มุ่งเน้นการทำงานเป็นทีม

เครื่องมือจัดการการดำเนินงานแบบคลาสสิก

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานมีมาก่อนคอมพิวเตอร์หลายศตวรรษ

ซิดเคมป์

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็นบนกระดาษหรือบนอินเทอร์เน็ตเป็นวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐานซึ่งป้องกันข้อผิดพลาด วิธีมาตรฐานในการทำงานในการดำเนินงานเรียกว่า Standard Operation Procedure หรือ SOP โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการและคนงานชาวอเมริกันจำนวนมากเกลียด SOPs ทัศนคติของเราที่มีต่อพวกเขาถูกบันทึกไว้ในตอนหนึ่งของรายการโทรทัศน์ ER (ห้องฉุกเฉิน) ซึ่งต้องอพยพ ER เนื่องจากสารพิษรั่วไหล พยาบาลถามหัวหน้าแพทย์ว่า "คู่มืออพยพอยู่ที่ไหน" และเขาพูดว่า "มันอยู่ในเครื่องผูกสีดำในห้องทำงาน" กล้องหันไปที่ห้องทำงานซึ่งมีสารยึดเกาะสีดำหลุดออกจากชั้นวางทุกชั้น พวกเขาไม่พบคู่มือนี้และพวกเขาอพยพทุกวิธีที่ทำได้

ในสหรัฐอเมริกาโดยทั่วไปคู่มือ SOP ถูกทิ้งไว้บนชั้นวางที่ไหนสักแห่ง เมื่อถึงเวลาที่เราพบมันจะล้าสมัยอย่างไร้ความหวัง เมื่อมีการปฏิบัติตาม SOP จึงเป็นเรื่องยากที่จะรักษามาตรฐานให้ได้

แนวทางของญี่ปุ่นแตกต่างกันมาก แนวทางนี้เรียกว่า ไคเซ็น ซึ่งหมายถึง "การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง" ดร. มาซาอากิอิมาอิผู้ก่อตั้งสถาบันไคเซ็นกล่าวว่า "ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเป็นวิธีที่แย่ที่สุดที่เราเคยทำงานมาเราต้องปฏิบัติตาม SOP เสมอและในแต่ละวันเราพยายามปรับปรุงให้ดีขึ้น" คู่มือเป็นเอกสารที่มีชีวิตของการปรับปรุงวิธีการ ใครก็ตามที่พบวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุง SOP สำหรับงานนั้นจากนั้นทุกคนก็เรียนรู้จากมันและทำในวิธีที่ใหม่กว่าและดีกว่า

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานคือระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้ปฏิบัติตาม SOP ได้ง่ายและจำเป็น หากเราทำสิ่งนี้ด้วยทัศนคติของ ไคเซ็น การทำงานเป็นทีมเพื่อปรับปรุงและทำให้เป็นเลิศเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเป็นผู้นำที่ล้ำสมัยในสาขาธุรกิจของคุณ

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานในศตวรรษที่ 21

เครื่องอ่านบัตรเครดิตเป็นส่วนหนึ่งของระบบ POS (จุดขาย) ซึ่งรวมเข้ากับเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานสำหรับการเงินสินค้าคงคลังและการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

ซิดเคมป์

ประหยัดเงินและลดความเสี่ยงด้วยเครื่องมือการจัดการการดำเนินงาน

หากเรากำหนดขั้นตอนทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจากนั้นจัดระบบคอมพิวเตอร์ที่ทำให้ขั้นตอนเหล่านั้นง่ายต่อการเรียนรู้และปฏิบัติตามเราสามารถประหยัดเงินและลดความเสี่ยงในธุรกิจของเราได้ ลองอธิบายสิ่งนี้ด้วยตัวอย่างของร้านอาหารสองแห่งด้านบน:

• ระบบ POS แบบคอมพิวเตอร์จะคำนวณเช็คของลูกค้าโดยอัตโนมัติ: ไม่มีข้อผิดพลาดเพิ่มเติมในการเรียกเก็บเงิน
• ข้อผิดพลาดในการอ่านตั๋วที่เขียนด้วยมือจะลดลงลดขยะอาหาร
• ข้อผิดพลาดในการรับคำสั่งซื้อจะถูกติดตามโดยอัตโนมัติดังนั้นพนักงานเสิร์ฟและพนักงานเสิร์ฟสามารถได้รับการฝึกฝนให้แม่นยำยิ่งขึ้น
• หากพนักงานเสิร์ฟหรือพนักงานเสิร์ฟลาออกสามารถฝึกอบรมพนักงานทดแทนได้อย่างรวดเร็วช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงขณะฝึกอบรมพนักงานใหม่
• ระบบอัตโนมัติที่อนุญาตให้พนักงานรอออนไลน์เพื่อยืนยันเวลาเข้าทำงานและการเปลี่ยนทดแทนช่วยลดความเสี่ยงที่ร้านอาหารจะขาดพนักงานหากมีคนไม่สามารถหรือไม่เข้าทำงานได้

โปรดทราบว่าเครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้งานได้ไม่ดีซึ่งในกรณีนี้จะย้อนกลับ หากระบบถูกตั้งค่าโดยไม่สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่เหมาะสมก็จะสร้างความยุ่งยากให้กับผู้ที่พยายามทำงานที่ดี เราทุกคนคงเคยไปที่ร้านอาหารที่ไม่สามารถรับออร์เดอร์พิเศษได้หรือพยายามซื้อสินค้าจากการลดราคาสองต่อหนึ่งและได้ยินพนักงานเสิร์ฟหรือแคชเชียร์ที่หงุดหงิดพูดว่า "ระบบไม่ยอมให้ฉันทำ.” ฉันเดินออกจากร้านค้าที่มีปัญหาและไม่กลับไปอีก ระบบที่ใช้งานไม่ดีหรือดูแลรักษาไม่ดีทำให้เราเสียลูกค้า สำหรับเจ้าหน้าที่หากข้อมูลในระบบถูกนำไปใช้ในลักษณะลงโทษแทนที่จะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมสมาชิกในทีมจะต่อต้านและทำให้งานช้าลงหรือแม้กระทั่งลาออก และค่าใช้จ่ายในการเลิกจ้างซึ่งก็คือการลาออกของพนักงานที่สูงนั้นมักจะเพียงพอที่จะทำให้ บริษัท เลิกกิจการ

ในขณะที่เราก้าวไปข้างหน้าและดูการออกแบบและการใช้งานเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานอัตโนมัติขอให้คำนึงถึงแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่มีประสิทธิผลและการสร้างทีมงานและการจัดการทีมที่มีประสิทธิภาพ

สัญญาณบ่งบอกว่าคุณต้องการระบบการจัดการการดำเนินงานที่ดีขึ้น

เมื่อระบบไม่ทำงานสำหรับบุคคลบุคคลนั้นจะสร้างระบบของตัวเองเพื่อให้งานของเขาสำเร็จ

ซิดเคมป์

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานบนเว็บที่ปรับแต่งได้

เครื่องมือการจัดการการดำเนินงานช่วยให้พนักงานรับคำแนะนำทำงานและป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ กระแสข้อมูลเป็นแนวทางในการไหลเวียนของผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับลูกค้า ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนในการให้บริการลูกค้าในขณะที่ลดข้อผิดพลาด ที่ให้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำลงซึ่งเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน

แน่นอนว่า บริษัท ขนาดใหญ่สามารถใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่กำหนดเองได้อย่างสมบูรณ์ แต่ถึงอย่างนั้นก็หายากในทุกวันนี้ บริษัท ส่วนใหญ่พึ่งพาซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งได้เช่น PeopleSoft หรือ SAP บริษัท ขนาดกลางก็ใช้สิ่งเหล่านี้เช่นกันและ บริษัท ขนาดเล็กมักพบว่า SalesForce มีประโยชน์ในลักษณะเดียวกัน

และแน่นอนว่ายังมีเครื่องมือเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมเช่นระบบปฏิบัติการร้านอาหารหรือระบบ POS ของซูเปอร์มาร์เก็ตหรือเครื่องมือทางวิศวกรรมที่เปลี่ยนแบบ CAD ให้เป็นโปรแกรมควบคุมที่เรียกใช้อุปกรณ์หุ่นยนต์

ปัญหาหมื่นล้านดอลลาร์

กรมบัญชีกลาง (หัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน) ของรัฐที่มีขนาดใหญ่มากในสหรัฐอเมริกากำลังดำเนินการเพื่อใช้เครื่องมือแบบบูรณาการที่กำหนดเองสำหรับการจัดการการดำเนินงานทางการเงิน จำเป็นต้องมีการจัดซื้อและรวมเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสามแบบ - ส่วนหน้าสำหรับการป้อนข้อมูลเครื่องมือประมวลผลและคำนวณและเครื่องมือการรายงาน พวกเขาวางระบบเข้าด้วยกันและเริ่มการทดสอบ ทุกอย่างดำเนินไปได้ด้วยดีจนกระทั่งพวกเขาลองชุดธุรกรรมที่มีมูลค่ารวมกว่า $ 9,999,999,999.99 เมื่อพวกเขาทำเช่นนั้นตัวเลขทั้งหมดก็ออกมาผิด

ใช้เวลาสักพักในการค้นพบปัญหา ปรากฎว่าซอฟต์แวร์ชิ้นกลางไม่ได้ออกแบบมาให้ทำงานกับตัวเลขที่มีนัยสำคัญมากกว่า 12 หลักนั่นคือการคำนวณล้มเหลวที่ระดับ 10,000 ล้านดอลลาร์ หากรัฐใช้เครื่องมือเพียงชิ้นเดียวปัญหานี้จะถูกค้นพบก่อน แต่เนื่องจากเครื่องมือทั้งสามถูกผูกเข้าด้วยกันข้อมูลที่เข้ามาจึงดูดีและข้อมูลที่ออกมาดูไม่ดีและต้องใช้เวลามากในการค้นหาปัญหา

นี่เป็นปัญหาที่ บริษัท ขนาดใหญ่และรัฐบาลต้องเผชิญเมื่อสร้างโซลูชันแบบบูรณาการเพื่อสร้างเครื่องมือการจัดการการดำเนินงาน

ปัญหาในการดำเนินการ: ใหญ่กลางและเล็ก

เครื่องมือการจัดการการปฏิบัติการต้องการการนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ หากไม่มีก็มักจะลดประสิทธิภาพในการดำเนินงานเพิ่มต้นทุนเพิ่มความล่าช้าหรือล็อก บริษัท เข้าสู่ระบบที่ทำงานได้ไม่ดี ปัญหาที่เกิดจากเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานที่ใช้งานไม่ดีนั้นแตกต่างกันสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่ขนาดกลางและขนาดเล็ก ในช่วงสิบห้าปีของการให้คำปรึกษากับ บริษัท องค์กรของรัฐและองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรทุกขนาดตั้งแต่ Fortune 500 ไปจนถึงธุรกิจแบบคนเดียวฉันเห็นทุกอย่างที่ผิดพลาด

ปัญหาการดำเนินการใน บริษัท ขนาดใหญ่

ขนาดใหญ่อาจทำงานร่วมกับเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานทั่วไปเครื่องมือเฉพาะอุตสาหกรรม (ตลาดแนวตั้ง) หรือทั้งสองอย่างรวมกัน และระบบอาจสร้างขึ้นจากแพลตฟอร์มเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผสมผสานกัน ได้แก่ ระบบภายในอินทราเน็ตและบริการอินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย สำหรับ บริษัท เหล่านี้ประเด็นสำคัญคือ:

• การรวมเครื่องมือต่างๆเข้าด้วยกันเพื่อให้ข้อมูลเคลื่อนที่ได้อย่างราบรื่น ดูแถบด้านข้าง "ปัญหาหมื่นล้านดอลลาร์"
• การปรับปรุงกระบวนการด้วยเทคนิคขั้นสูงเช่น Six Sigma การเปรียบเทียบและการพัฒนาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• การผสานรวมระบบหลังจากการควบรวมและซื้อกิจการซึ่งอาจใช้เวลาหลายปี

ปัญหาการดำเนินการใน บริษัท ขนาดกลาง

บริษัท ขนาดกลางต้องเผชิญกับปัญหาที่แตกต่างกัน:

• การเลือกระหว่างเครื่องมือเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมตลาดแนวดิ่งกับเครื่องมือทั่วไป
• การใช้เครื่องมือเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพและต้นทุนต่ำ

ตัวอย่างของจุดที่สองข้อผิดพลาดที่สำคัญที่ฉันเคยเห็นหลายครั้งในช่วงสิบห้าปีที่ผ่านมาคือ บริษัท ขนาดกลางที่ตัดสินใจใช้ PeopleSoft หรือ SAP หรือแม้แต่ SalesForce ที่มีราคาไม่แพงและพยายามข้ามการปรับแต่งที่มีราคาแพงของ ระบบ. สิ่งนี้นำไปสู่หายนะอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ตามมาด้วยการสร้างระบบใหม่ทั้งหมด - ทำให้เสร็จสมบูรณ์ในครั้งที่สองด้วยราคาหลายหมื่นหรือหลายแสนดอลลาร์ หรือ - และฉันเคยเห็นสิ่งนี้ - บริษัท ตายจากความผิดพลาดไม่สามารถที่จะทำมันได้ถูกต้องเกินไปหลังจากที่เสียเงินจากการไม่ทำในครั้งแรก

ปัญหาการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก

ธุรกิจขนาดเล็กอาจหลีกเลี่ยงการทำงานอัตโนมัตินานเกินไปหรือเร่งรีบโดยไม่มีการปรับแต่งที่ดี จากนั้นพวกมันจะถูกล็อคเข้าสู่ระบบที่ลดประสิทธิภาพหรือขัดขวางการเติบโต ฉันรู้จักธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากที่ใช้เวลาและเงินไปกับระบบคอมพิวเตอร์ที่ไม่ดีมากกว่าที่พวกเขาใช้ในการทำงานที่ดีให้กับลูกค้า บางครั้งเราสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้และช่วย บริษัท ได้ ดูแถบด้านข้าง "ข้อมูลสำคัญอยู่ที่อื่น" สำหรับตัวอย่าง

ข้อมูลสำคัญอยู่ที่อื่น

ครั้งหนึ่งฉันจัดการการย้ายข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ที่กำลังจะตายไปยังเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานตลาดแนวตั้งบนเว็บใหม่สำหรับ บริษัท ถ่ายภาพสต็อก ระบบเก่ามีปัญหาหลายประการ: เป็นระบบปฏิบัติการของเยอรมันแม้ว่าจะไม่มีใครใน บริษัท ที่พูดภาษาเยอรมันได้ ฮาร์ดไดรฟ์ขัดข้องและทำลายข้อมูล และเมื่อฉันค้นพบวันหนึ่งข้อมูลที่สำคัญไม่ได้อยู่ในคอมพิวเตอร์ด้วยซ้ำ

ขณะที่ฉันกำลังวิเคราะห์ข้อมูลกับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กฉันเห็นตัวเลขที่เขียนด้วยมือบนแผ่นงานขายที่เป็นวงกลม ฉันถามว่าพวกเขาเป็นอะไร เจ้าของตอบว่า "โอ้ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดของทั้งหมดนี่คือรหัสที่ใช้ติดตามประเภทของ บริษัท ที่วางคำสั่งซื้อและอุตสาหกรรมที่พวกเขาทำงานอยู่เรารวมตัวเลขเหล่านั้นทั้งหมดในแต่ละเดือนและ ที่แสดงให้เราเห็นว่ายอดขายเติบโตขึ้นที่ใดและควรเน้นโฆษณาไปที่ใด "

"ด้วยมือ?"

"ด้วยเครื่องคิดเลขไม่มีที่บนระบบคอมพิวเตอร์ที่จะใส่ข้อมูล"

มีที่ให้ใส่ข้อมูลในระบบใหม่ ฉันได้พูดคุยกับผู้ขายซอฟต์แวร์การจัดการการดำเนินงานในตลาดแนวตั้งสำหรับการถ่ายภาพสต็อกว่าพวกเขากำลังซื้อและเขาแสดงให้ฉันเห็นว่าจะนำข้อมูลไปไว้ที่ใด ฉันตั้งชื่อและกำหนดค่าฟิลด์ที่กำหนดเองป้อนรหัสของ บริษัท เองและตั้งค่ารายงาน

ด้วยระบบใหม่พวกเขาไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องคิดเลขอีกต่อไป มันสร้างรายงานรายได้จากการขายตามหมวดหมู่และเร่งแคมเปญการตลาดของพวกเขาอย่างมาก บริษัท เติบโตขึ้นในขณะที่คู่แข่งกำลังสูญเสียพื้นที่และเลิกกิจการไป

เลือก: ตลาดแนวตั้งหรือทั่วไป?

สมมติว่าคุณอยู่ในความดูแลของ บริษัท เล็ก ๆ หรือแผนกที่ต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ คำถามสำคัญคือ บริษัท ของคุณดีขึ้นหรือไม่ด้วยเครื่องมือตลาดแนวตั้งที่ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมของคุณหรือด้วยเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานทั่วไปเช่น SalesForce

หมายเหตุ: SalesForce ออกแบบมาเพื่อจัดการการขายเป็นหลัก แต่มีความยืดหยุ่นมากจนสามารถจัดการบริการลูกค้าและการปฏิบัติตามจริงนั่นคือการปฏิบัติงานได้เช่นกัน

คำถามสำคัญที่จะเป็นแนวทางในการตัดสินใจของคุณมีดังนี้

• คุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีชื่อเสียงและมีตัวเลือกอย่างน้อยหนึ่งตัวเลือกสำหรับซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรมหรือไม่? (ร้านอาหารและอสังหาริมทรัพย์เป็นตัวอย่างที่ดี)
• คุณกำลังจัดการการผลิตสินค้าเฉพาะทางหรือการผลิตภาพเฉพาะทางเช่นภาพถ่ายความละเอียดสูงเพลงหรือวิดีโอการถ่ายทำ (การออกแบบทางวิศวกรรมกับการผลิตและการถ่ายภาพสต็อกเป็นตัวอย่างที่ดี)

หากคำตอบคือ "ใช่" สำหรับคำถามข้อใดข้อหนึ่งเหล่านี้ให้ดูซอฟต์แวร์สำหรับตลาดแนวดิ่งของคุณเอง

ในทางกลับกันหากคุณอยู่ใน บริษัท ที่จัดการเอกสารและข้อมูลและเป็นอุตสาหกรรมใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วคุณมีแนวโน้มที่จะดีกว่าการใช้ซอฟต์แวร์ทั่วไปที่คุณสามารถปรับแต่งให้เติบโตไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงใน ธุรกิจ.

การสร้างเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานอย่างง่าย

สมมติว่าคุณต้องการสร้างเครื่องมือจัดการการดำเนินงานที่เรียบง่าย คุณได้เลือกแพลตฟอร์มบนเว็บที่ปรับแต่งได้ อะไรต่อไป?

กุญแจสำคัญประการแรกคือการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่สะท้อนให้เห็นว่าพนักงานกำลังทำอะไรอยู่จริงๆ ซึ่งต้องใช้เวลา แต่คุ้มค่าอย่างยิ่ง ซึ่งสามารถนำไปสู่การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้จริง: ดูแถบด้านข้าง "คอมพิวเตอร์ที่ไม่เคยซื้อ" เป็นตัวอย่าง และถ้าไม่ทำก็จะมีการผลักกลับอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ส่วนใหญ่คนงานแทบจะไม่ได้ใช้งานระบบและข้อมูลที่สำคัญต่อ บริษัท จะถูกติดตามในบันทึกโพสต์อิทที่ติดอยู่บนจอภาพและโต๊ะทำงานของผู้คน นั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนที่ฉันจะมาถึงที่เกิดเหตุเพื่อสร้างปัญหาที่ฉันพบและแก้ไขตามที่บอกไว้ในแถบด้านข้างก่อนหน้านี้ "ข้อมูลสำคัญอยู่ที่อื่น"

นอกจากนี้อย่าลืมจ้างนักวิเคราะห์ระบบที่มีความสามารถไม่ใช่โปรแกรมเมอร์ที่คิดว่าเขารู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ แต่ไม่เข้าใจข้อมูล หากข้อมูลไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมในโครงสร้างเชิงสัมพันธ์ซึ่งแสดงถึงข้อมูลจริงที่คุณกำลังดำเนินการอยู่แสดงว่า บริษัท ของคุณถึงวาระ หลังจากนั้นคุณจะพบว่า:

• เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างรายงานทางธุรกิจง่ายๆที่มีประโยชน์จากข้อมูลของคุณเอง
• เป็นไปไม่ได้ที่จะทำการเปลี่ยนแปลงระบบของคุณที่ตรงกับการปรับปรุงและการเปลี่ยนแปลงกับธุรกิจของคุณ
• การเติบโตทางธุรกิจเป็นไปไม่ได้หากไม่ทิ้งระบบคอมพิวเตอร์ของคุณทั้งหมดและเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น

แม้ว่านักวิเคราะห์ระบบที่ดีจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ปฏิบัติงานจริงก็สามารถทำงานได้อย่างมหัศจรรย์ เขาสามารถสร้างเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานที่ทำให้งานของทุกคนง่ายขึ้น และเขาสามารถแสดงให้คุณและผู้จัดการคนอื่น ๆ เห็นถึงวิธีการเข้าสู่ระบบและสร้างรายงานที่กำหนดเองซึ่งจะแสดงสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อให้ธุรกิจเติบโต

กุญแจสำคัญคือระบบการจัดการการดำเนินงานที่ดีจะวางระบบ ธุรกิจอัจฉริยะ ไว้ใน ระบบข้อมูล ที่ผู้คนใช้ทุกวัน ซึ่งอาจทำได้ง่ายเพียงแค่เมนูแบบเลื่อนลงที่ถูกต้องและหน้าจอป๊อปอัปที่ใช้งานง่าย มันเป็นเรื่องง่ายเมื่อเสร็จสิ้น แต่ต้องใช้เวลาและความสนใจเป็นอย่างมากในการทำให้ถูกต้องในครั้งแรก

ระบบคอมพิวเตอร์ที่ไม่เคยซื้อ

นี่เป็นเรื่องราวเก่าแก่จากยุค 60 เมื่อ บริษัท ต่างๆกำลังติดตั้งคอมพิวเตอร์เมนเฟรม มีการว่าจ้างที่ปรึกษาที่ชาญฉลาดมากเพื่อเร่งดำเนินการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนที่ บริษัท ประกันภัยแห่งหนึ่งโดยวางระบบคอมพิวเตอร์ ก่อนที่จะเริ่มเขาได้สอนเจ้าของ บริษัท เกี่ยวกับกฎ GIGO: Garbage In, Garbage Out เขายืนยันว่าพวกเขาตรวจสอบรูปแบบการคำนวณและข้อมูลทั้งหมดของพวกเขาทำความสะอาดก่อนที่จะวางลงบนคอมพิวเตอร์ พวกเขาคร่ำครวญและคร่ำครวญเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย แต่ก็ทำตามที่เขาบอก ท้ายที่สุดเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีราคาแพง

นอกจากนี้เขายังขอเมตริก ตอนนี้พวกเขาสามารถดำเนินการเรียกร้องได้กี่ข้อและพวกเขาคาดหวังว่าจะได้รับการปรับปรุงเท่าใดจากการลงทุน 500,000 ดอลลาร์ มีข้อผิดพลาดกี่ข้อและจำนวนข้อผิดพลาดที่จะใช้ได้จากระบบใหม่ พวกเขาคำนวณตัวเลข

เขาทำงานร่วมกับนักวิเคราะห์และเครื่องคำนวณเพื่อทำความสะอาดกระบวนการกระดาษ เมื่อเขาทำสำเร็จโดยไม่มีคอมพิวเตอร์ - เขาแสดงให้ บริษัท เห็นว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายแล้ว การทำความสะอาด กระบวนการทางธุรกิจ โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ก็สามารถประมวลผลการอ้างสิทธิ์ได้อีกหลายครั้งต่อวันโดยมีข้อผิดพลาดน้อยลง

เขาช่วย บริษัท ค่าคอมพิวเตอร์และเก็บค่าธรรมเนียมของเขา

บทเรียน:คอมพิวเตอร์ไม่ได้สร้างธุรกิจที่ดีขึ้น กระบวนการทางธุรกิจที่ดีขึ้นทำให้ธุรกิจดีขึ้น

ระบบอัตโนมัติและความสามารถในการปรับขนาด

หากคุณได้สร้างหรือโชคดีพอที่จะสืบทอดระบบการจัดการการดำเนินงานที่ขับเคลื่อนด้วยฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดีคุณก็พร้อมสำหรับการปรับปรุงและการเติบโตอย่างต่อเนื่อง

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องขึ้นอยู่กับความสามารถในการถามคำถามใหม่เกี่ยวกับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ นี่คือฟิลด์ของการสร้างรายงานที่กำหนดเองการวิเคราะห์ข้อมูลและในระดับสูงการจัดการความรู้และการขุดข้อมูล นอกจากนี้ยังต้องอาศัยการปรับแต่งระบบบ่อยครั้ง เนื่องจากมีการพัฒนาวิธีการที่ดีขึ้นจึงสามารถใช้งานได้โดยเปลี่ยนเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มหน้าจอและปรับปรุงคำแนะนำออนไลน์ ด้วยวิธีนี้ความคิดดีๆที่ค้นพบในหนึ่งสัปดาห์จะกลายเป็นวิธีที่ดีกว่าในการทำงานสำหรับทุกคนใน บริษัท ในสัปดาห์หน้า

ระบบฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดีแบบเดียวกันนั้น สามารถปรับขนาดได้ นั่นหมายความว่าสามารถทำให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงได้ตามต้องการ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ดำเนินการร้านค้าหนึ่งแห่งสามารถจำลองได้และในทันใดนั้นร้านค้าก็เป็นแฟรนไชส์ หรือระบบที่จัดการลูกค้าครั้งละ 100 รายจะถูกนำไปใช้ในคอลเซ็นเตอร์ขนาดใหญ่และจัดการลูกค้า 10,000 รายต่อวัน หรือโรงงานผลิตเทคโนโลยีชั้นสูงขนาดเล็กเป็นต้นแบบของยักษ์ใหญ่ในอุตสาหกรรมรายใหม่

แนวคิดเบื้องหลังระบบอัตโนมัติและความสามารถในการปรับขยายคือข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจของคุณคือ สินทรัพย์ คุณต้องการที่จะใช้มันทำซ้ำย้ายและขยายมัน หากข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจของคุณติดอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ที่ล้าสมัยสับสนและมีเอกสารไม่ดีแสดงว่าคุณกำลังมีปัญหา หากคุณต้องการอยู่ในธุรกิจให้จ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า: วิเคราะห์ข้อมูลของคุณและส่งข้อมูลไปยังเครื่องมือจัดการการดำเนินงานบนอินเทอร์เน็ตที่มีประสิทธิภาพโดยเร็ว

การดำเนินงานในธุรกิจของคุณ

ที่ธุรกิจของคุณจะจบลง…

ระวัง! การอัปเกรดเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานที่วางแผนไว้ไม่ดีอาจทำให้ธุรกิจของคุณพังได้

ซิดเคมป์

ขั้นตอนต่อไปของคุณ

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีใช้และปรับปรุงเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานในธุรกิจคว้าแพดหรือไอแพดแล้วตอบคำถามเหล่านี้ คุณจะกำหนดประเด็นที่ต้องการแก้ไขเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและสร้างเครื่องมือที่ดีขึ้น

• บริษัท หรือแผนกของคุณมีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานหรือไม่ หรือแต่ละคนทำสิ่งต่าง ๆ ในแบบของตัวเอง?
• ผู้คนชอบระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่พอใจและหลีกเลี่ยง?
• คุณสามารถรับรายงานที่ต้องการจากระบบของคุณเองได้หรือไม่?
• คุณสามารถปรับปรุงระบบของคุณเมื่อต้องการได้หรือไม่?
• ระบบทำงานบนเทคโนโลยีปัจจุบันที่เชื่อถือได้หรือไม่

ซื่อสัตย์. หากคำตอบของคุณคือ "ฉันไม่รู้" ก็ไม่เป็นไร และถึงเวลาค้นคว้าและเรียนรู้ ค้นหาว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรและทรัพย์สินข้อมูลของคุณอยู่ที่ใด

คำตอบที่ "ไม่" ควรนำไปสู่คำถาม: ธุรกิจของฉันจะดำเนินไปได้ดีขึ้น - มีข้อผิดพลาดน้อยลงหรือต้นทุนต่ำลง - หากฉันแก้ไขปัญหานี้ และคำตอบ "ใช่" ใด ๆ ที่นี่ชี้ไปที่โครงการถัดไปของคุณ: ปรับปรุงหรืออัปเกรดระบบเป็นเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานบนอินเทอร์เน็ตที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะทำให้ บริษัท ของคุณเป็นผู้นำในธุรกิจ

บรรทัดล่างคือเครื่องมือการจัดการการดำเนินงานที่เลือกไม่ดีหรือออกแบบมาไม่ดีอาจทำให้ บริษัท ของคุณพิการได้ เครื่องมือที่ได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดีจะทำเพื่อ บริษัท ของคุณในสิ่งที่ไบโอนิกส์ทำกับอดีตนักบินทดสอบใน The Six Million Dollar Man: "เราสามารถทำให้เขาดีขึ้นกว่าที่เขาเก่งกว่าแข็งแกร่งและเร็วกว่า" และทุกวันนี้นั่นคือสิ่งที่ต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจต่อไป