สารบัญ:
Julie DeNeen 2012
ในยุคของอินเทอร์เน็ตดูเหมือนว่าการเขียนบันทึกช่วยจำจะผิดรูปแบบไปแล้ว ใครต้องการส่งบันทึกเมื่อคุณสามารถส่งข้อความหรือยิงอีเมลได้ แต่ความจริงก็คือยังคงมีเหตุผลมากมายที่จะส่งคำถามและหากคุณต้องการเป็นมืออาชีพก็มีกฎที่ต้องปฏิบัติตาม นี่คือวิธีการทำอย่างถูกต้อง
สถานการณ์ที่ต้องใช้บันทึกช่วยจำ
- แฟกซ์เอกสารไปยังองค์กรที่ต้องการสำเนาแทนอีเมล (การปฏิบัติทางการแพทย์สถานที่ราชการ ฯลฯ)
- การส่งพัสดุหนังสือหรือเอกสารที่ต้องมีบันทึกอธิบายรายการดำเนินการสำหรับผู้รับ
- ข้อความส่วนตัวที่ไม่เหมาะสมที่จะส่งทางอีเมล
- การจัดส่งข้อมูลจำนวนมากให้กับพนักงานที่แจกจ่ายในกล่องจดหมายของพวกเขา (หากยังไม่มีระบบอีเมลสำหรับการทำงาน)
โปรดทราบว่าแม้ว่าคุณจะสามารถส่งข้อมูลทางอีเมลได้ แต่การใช้รูปแบบบันทึกไม่เป็นทางการในอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารแบบมืออาชีพ
หัวเรื่อง
บันทึกช่วยจำทั้งหมดขึ้นต้นด้วยคำว่า "บันทึก" หรือ "บันทึกช่วยจำ" หากคุณใช้ Microsoft Word ให้ค้นหาเทมเพลตที่เหมาะกับสไตล์ของธุรกิจหรือองค์กรของคุณ สำนักงานหลายแห่งใช้ไฟล์ส่วนหัวที่ปรับแต่งสำหรับธุรกิจของตน จากนั้นคุณต้องการรวมข้อมูลที่สำคัญที่สุดไว้ด้านบนเพื่อให้ง่ายสำหรับผู้อ่าน
- มันคือใคร
- มาจากใคร
- วันที่
- ใครบ้างที่อาจได้รับบันทึกช่วยจำ
- บรรทัดเรื่อง
Julie DeNeen 2012
ร่างกาย
การเขียนเนื้อหาของบันทึกนั้นค่อนข้างง่าย พูดในสิ่งที่คุณต้องพูดให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากคุณสามารถใช้หัวเรื่องย่อยและรายการที่เป็นตัวหนาได้ให้ดำเนินการต่อเนื่องจากจะทำให้ผู้อ่านของคุณสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ใช้กฎและไวยากรณ์เดียวกับที่คุณทำหากคุณกำลังเขียนบทความออนไลน์ อย่าใช้คำแสลงเช่น "gonna" หรือ "wanna" หลีกเลี่ยงคำย่อเช่น "LOL" หรือ "TTL" สิ่งเหล่านี้ไม่เป็นทางการเกินไปสำหรับแม้แต่บันทึกที่ไม่เป็นทางการ
ใช้การตรวจการสะกดในโปรแกรม Word ของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่มีการพิมพ์ผิดและการใช้วลีที่ไม่สะดวก ใช้ชื่อและสถานที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ แต่อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในส่วนหัว (ยกเว้นคำแรก)
ในตอนท้ายของเอกสารของคุณให้ลงชื่อออกเหมือนที่คุณทำจดหมาย แม้ว่าคุณจะใส่ข้อมูล "จาก" ไว้ในส่วนหัว แต่ก็เป็นการดีที่จะลงชื่อออก เนื่องจากบันทึกช่วยจำส่วนใหญ่จะคัดลอกได้ยากให้เว้นช่องว่างเพื่อลงชื่อ หากคุณส่งในอีเมลก็ไม่จำเป็น
Julie DeNeen 2012
ประเภทต่างๆของบันทึกช่วยจำ
- คำสั่ง:ประเภทนี้จะแนะนำเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับการดำเนินการใหม่ที่คุณต้องการให้ทำตาม
- การตอบสนอง:ประเภทนี้มักเขียนขึ้นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงรายการการดำเนินการ หากบันทึกช่วยจำคำสั่งของคุณประกาศการเปลี่ยนแปลงเวลาการประชุมประจำสัปดาห์บันทึกตอบกลับอาจมาจากเพื่อนร่วมงานที่มีความขัดแย้ง
- รายงานการเดินทาง:ประเภทนี้จะให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับการประชุมการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือกิจการอื่น ๆ ที่ต้องการให้พนักงานรายงานกลับไปยังหัวหน้างานหรือกลุ่มใหญ่
- รายงานภาคสนาม:ประเภทนี้มักจะตอบสนองต่อการตรวจสอบ
- ใบลดหนี้:ประเภทนี้เป็นรูปแบบที่แตกต่างกันมากเนื่องจากมักจะอธิบายข้อมูลทางการเงินเกี่ยวกับบริการหรือสินค้า ตรวจสอบเทมเพลตของ Microsoft Word สำหรับใบลดหนี้เพื่อดูรูปแบบ
บันทึกผิดพลาด!
เหมือนเคย…
โปรดทราบว่าข้อมูลใด ๆ ที่เขียนลงไปจะไม่สามารถเพิกถอนได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความระมัดระวังในการใช้ถ้อยคำที่ฟังดูเป็นมืออาชีพและเป็นข้อเท็จจริงแม้ว่าจะเป็นบันทึกที่ไม่เป็นทางการก็ตาม ด้วยการฝึกฝนคุณก็จะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนบันทึกได้เช่นกัน!