วิธีการเขียนรายงานทางธุรกิจและการนำเสนอที่ดีขึ้น

คิดว่ารายงานและงานนำเสนอคือการเดินทางสำหรับคุณและผู้ชมของคุณ

Pixabay (แก้ไขโดย Catherine Giordano)

ในทางธุรกิจเรามักถูกเรียกร้องให้เขียนรายงานหรือบันทึกหรือเพื่อนำเสนอ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลองคิดว่างานนี้เป็นการเดินทาง มีสิ่งที่ต้องทำในช่วงเริ่มต้นของการเดินทางสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้การเดินทางง่ายขึ้นและสนุกขึ้นและสิ่งที่ต้องทำเมื่อสิ้นสุดการเดินทาง

เคล็ดลับสำหรับการนำเสนอตั้งแต่ต้นจนจบ

1. เริ่มต้นด้วยโครงร่าง
2. ให้สิ่งแรกเป็นอันดับแรก
3. เปลี่ยนจากภาพใหญ่เป็นรายละเอียด
4. ปฏิบัติตามข้อสรุปด้วยการสนับสนุน
5. เริ่มตรงกลางได้
6. ใช้ภาษาอังกฤษล้วน
7. กระชับและตรงไปตรงมา
8. อย่าใช้ Power Point ในทางที่ผิด
9. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบของคุณทำงานได้ดี
10. สร้างพื้นที่สีขาวให้เป็นเพื่อนของคุณ
11. เขียนเพื่อผู้ชมของคุณ
12. ผูกมันทั้งหมดเข้าด้วยกันด้วยบทสรุป
13. บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

เริ่มต้นที่ดีกับการวางแผนและองค์กร

Pixabay (แก้ไขโดย Catherine Giordano)

เริ่มต้นการเดินทาง

ก่อนเริ่มการเดินทางคุณอาจต้องการรวบรวมข้อมูลตัวอย่างเช่นการหาข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางและตัวเลือกที่พักและรับโบรชัวร์สำหรับจุดหมายปลายทาง ในทำนองเดียวกันขั้นตอนแรกในการจัดทำรายงานทางธุรกิจหรือการนำเสนอคือการรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงและข้อมูลที่คุณต้องการรวม

นี่คือเคล็ดลับที่จะช่วยคุณในการเริ่มต้น

1. เริ่มต้นด้วยโครงร่าง

ระบุประเด็นทั้งหมดที่คุณต้องการทำในรายงานบันทึกช่วยจำหรืองานนำเสนอของคุณ จัดกลุ่มเป็นหัวข้อ ตัดสินใจว่าประเด็นใดเป็นข้อสรุปของคุณและข้อใดเป็นหลักฐานสนับสนุนของคุณ

นี่คือแผนที่ถนนของคุณ กำหนดเส้นทางของคุณ - วิธีที่คุณจะได้รับตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงข้อสรุป คุณอาจพบเส้นทางที่ดีกว่าเมื่อคุณเดินทางไปดังนั้นอย่าลังเลที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณก้าวหน้า

2. ใส่สิ่งแรกก่อน

หากคุณวางแผนการเดินทางมีบางสิ่งที่คุณต้องรู้ก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้ ตัวอย่างเช่นคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะบรรจุเสื้อผ้าอะไรก่อนที่จะตัดสินใจเลือกจุดหมายปลายทาง

ในรายงานจะต้องนำเสนอคะแนนของคุณตามลำดับที่เหมาะสม อย่าเริ่มอภิปรายประเด็นก่อนที่คุณจะแนะนำข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ชมของคุณต้องการเพื่อที่จะเข้าใจประเด็นนั้น

หากคุณจะใช้คำศัพท์ทางเทคนิคที่ผู้ชมของคุณอาจไม่คุ้นเคยคุณควรกำหนดคำนั้นก่อนที่จะแนะนำในรายงานหรืองานนำเสนอ

3. เปลี่ยนจากภาพใหญ่เป็นรายละเอียด

หากคุณกำลังเดินทางบนท้องถนนคุณจะเริ่มต้นด้วยระหว่างรัฐจากนั้นย้ายไปที่ถนนของรัฐและในที่สุดก็มาถึงถนนในเมืองหรือถนนลูกรัง

เมื่อเขียนรายงานคุณต้องเริ่มต้นด้วยภาพรวมประเด็นสำคัญประเด็นที่สำคัญที่สุด จากนั้นคุณจะไปยังรายละเอียดและประเด็นสำคัญน้อยกว่า

4. ปฏิบัติตามข้อสรุปด้วยการสนับสนุน

นี่คือจุดที่โครงร่างของคุณจะมีประโยชน์

แต่ละย่อหน้าควรเริ่มต้นด้วยข้อสรุป ต่อไปคุณจะต้องแสดงหลักฐานที่สนับสนุนข้อสรุปนั้น ข้อสรุปแต่ละข้อควรมีข้อความสนับสนุนสองหรือสามข้อ

หากคุณมีรายการข้อความสนับสนุนจำนวนมากคุณต้องทบทวนโครงร่างของคุณใหม่ บางทีคุณอาจกำลังพยายามสรุปข้อสรุปสองหรือสามข้อให้เป็นข้อสรุปเดียว พยายามจัดกลุ่มจุดของคุณใหม่เป็นสองหรือสามหัวแทนที่จะใส่ทั้งหมดไว้ในหัวเรื่องเดียว

5. เริ่มตรงกลางได้

เมื่อคุณกำลังเดินทางคุณจะไม่สามารถเริ่มต้นกลางทริปได้ โชคดีที่เมื่อคุณเขียนมันเป็นเรื่องดีที่จะเริ่มต้นตรงกลาง

บางครั้งเรามีบล็อกของนักเขียน เราไม่พบวิธีที่ถูกต้องในการเริ่มต้น เมื่อเป็นเช่นนั้นให้ดูโครงร่างของคุณ หาส่วนที่คุณสบายใจที่สุด เขียนส่วนนั้น. เมื่อคุณทำเสร็จแล้วส่วนที่เหลือมักจะไหลได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถจัดเรียงส่วนต่างๆของรายงานหรืองานนำเสนอในภายหลังเพื่อให้ได้โฟลว์ที่ถูกต้อง

ไปชั้นหนึ่ง เขียนอย่างมีสไตล์เสมอ

Pixabay (แก้ไขโดย Catherine Giordano)

การเดินทางอย่างมีสไตล์

ในการเดินทางการท่องเที่ยวอย่างมีสไตล์เป็นเรื่องดีเสมอหากคุณสามารถจ่ายได้

โชคดีที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการเขียนอย่างมีสไตล์ คุณควรเขียนอย่างมีสไตล์เสมอเพราะวิธีการเขียนหรือการพูดมีความสำคัญพอ ๆ กับสิ่งที่คุณพูด

นี่คือเคล็ดลับบางประการในการเขียนและนำเสนออย่างมีสไตล์

6. ใช้ภาษาอังกฤษล้วน

ลืมคำพูดและศัพท์แสง คุณอาจพยายามทำตัวให้ดูเหมือนคนวงในหรือพยายามสร้างความประทับใจให้กับผู้ชมของคุณ แต่สุดท้ายแล้วคุณอาจฟังดูโอ้อวดก็ได้

ใช้ภาษาธรรมดาที่ทุกคนเข้าใจได้ ใช้น้ำเสียงสนทนาให้มากที่สุด คำแนะนำนี้ไม่ได้ใช้สำหรับการนำเสนอเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายงานและบันทึกช่วยจำที่เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย

7. มีความกระชับและตรงไปตรงมา

ง่าย ๆ เข้าไว้. ให้ข้อสรุปและงบสนับสนุนแล้วดำเนินการต่อ อย่าซ้ำซากจำเจ อย่ารองงานนำเสนอ อย่าใช้ลูกเล่นมากเกินไป

หากคุณกำลังใช้แผนภูมิหรือตารางให้ จำกัด จำนวนข้อมูลในแต่ละรายการให้เป็นสิ่งจำเป็น

• พยายามให้มีเพียง 1-3 คอลัมน์ในแผนภูมิ - ห้าคอลัมน์ควรเป็นจำนวนสูงสุด คุณสามารถให้ข้อมูลที่เหลืออยู่ในแผนภูมิหรือตารางอื่นได้ตลอดเวลา
• ผู้อ่านหรือผู้ดูควรสามารถใช้แผนภูมิหรือตารางได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถระบุตารางโดยละเอียดในภาคผนวกของรายงานของคุณหรือในเอกสารแจกแยกต่างหาก

8. อย่าใช้ Power Point ในทางที่ผิด

เพียงเพราะซอฟต์แวร์ Power Point มาพร้อมกับเสียงระฆังและเสียงนกหวีดจำนวนมากไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องใช้ทั้งหมดในการนำเสนอเพียงครั้งเดียว คุณไม่ต้องการทำให้ผู้ชมของคุณตื่นตา คุณต้องการแจ้งให้พวกเขาทราบ

จัดสไลด์ให้น้อยที่สุด บางครั้งคำเดียวหรือประโยคสั้น ๆ ก็เพียงพอแล้ว จุดประสงค์ของสไลด์คือทำหน้าที่เป็นตัวบอกจุดที่คุณต้องการทำและเน้นความสนใจของผู้ชมในหัวข้อนั้น ๆ

• คุณไม่ต้องการให้คนอื่นอ่านสไลด์ของคุณในขณะที่คุณกำลังพูด
• นอกจากนี้เมื่อมีข้อความจำนวนมากบนสไลด์ข้อความจะเล็กเกินกว่าที่ผู้ที่อยู่ด้านหลังห้องจะมองเห็นได้

หากต้องใช้เวลาสองหรือสามสไลด์ในการดำเนินการตามจุดที่คุณต้องการให้ทำซ้ำส่วนหัวในแต่ละสไลด์ การทำซ้ำส่วนหัวทำให้ผู้ชมรู้ว่าคุณยังคงทำประเด็นเดิมอยู่ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าฉันต้องการรายงานรายการตัวเลขยอดขายของตลาดหลักสิบสองแห่ง ส่วนหัวของฉันคือ“ ตัวเลขยอดขาย” และฉันจะทำซ้ำส่วนหัวนั้นสำหรับแต่ละสไลด์โดยมีตลาดเพียงสามหรือสี่รายการในแต่ละสไลด์

9. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบของคุณทำงานได้ดี

อย่าปล่อยให้สไลด์ดู“ ยุ่งเกินไป” หากคุณต้องการใช้รูปภาพหรือเอฟเฟกต์พิเศษให้น้อยที่สุด

ตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบการจัดรูปแบบและสอดคล้องกันตลอดทั้งรายงานหรืองานนำเสนอของคุณ การตรวจสอบขั้นสุดท้ายของคุณควรมีการตรวจสอบรูปแบบ

• ใช้ฟอนต์เดียว หากคุณเปลี่ยนขนาดของแบบอักษรให้สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่นส่วนหัวอาจอยู่ในแบบอักษรที่ใหญ่ขึ้น ในกรณีนี้ให้ตรวจสอบว่าคุณได้ใช้แบบอักษรขนาดเดียวกันสำหรับทุกส่วนหัว
• คุณใช้การเยื้องหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย? ในกรณีนี้ให้ตรวจสอบว่ามีการใช้รูปแบบนี้ในรูปแบบเดียวกันและจำนวนช่องว่างที่เยื้องเท่ากัน
• คุณใช้เทคนิคพิเศษใน PowerPoint หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้นให้เลือกเอฟเฟกต์พิเศษเพียงรายการเดียวและใช้อย่างสม่ำเสมอ ตัวอย่างเช่นข้อความสนับสนุนอาจแสดงในส่วนหัวหรือข้อสรุปไม่ได้

หากคุณใช้รูปแบบเค้าร่างอย่าผ่านสองระดับ หากคุณทำเช่นนั้นข้อความของคุณจะไปทางขวาจนดูเหมือนว่ามันกำลังจะหลุดออกจากหน้า

10. สร้างพื้นที่สีขาวให้เป็นเพื่อนของคุณ

หน้าข้อความหนาแน่นไม่เหมาะสำหรับผู้อ่าน พื้นที่สีขาวเปรียบเสมือนพื้นที่พักผ่อนเล็ก ๆ ข้างทางหลวง

ย่อหน้าให้สั้น ทำให้แผนภูมิของคุณสั้น ใช้การเยื้องเพื่อกำหนดงบสนับสนุนจากข้อสรุป

คุณต้องนำทางผู้ชมของคุณไปสู่จุดหมายปลายทาง

Pixabay (แก้ไขโดย Catherine Giordano)

เดินทางไปยังปลายทาง

เกือบจะถึงแล้ว - อีกเพียงไม่กี่ป้ายการเดินทางของคุณก็เสร็จสมบูรณ์

นี่คือเคล็ดลับบางประการสำหรับ“ การลงจอดอย่างมีความสุข”

11. เขียนเพื่อผู้ชมของคุณ

คุณเขียนเพื่อผู้ชมของคุณหรือไม่? คุณพิจารณาสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วและสิ่งที่พวกเขาอยากรู้หรือไม่? คุณได้กล่าวถึงความเข้าใจผิดที่อาจมีหรือไม่? คุณกำลังบอกข้อมูลพวกเขายินดีที่จะรับฟังหรือต้องการหักล้างคุณ?

ตรวจทานข้อความของคุณโดยคำนึงถึงคำถามเหล่านี้และทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ คุณต้องการคาดการณ์คำถามและข้อโต้แย้งและตอบคำถามเหล่านี้ในระหว่างรายงานหรือในระหว่างการนำเสนอ

12. ผูกมันทั้งหมดเข้าด้วยกันด้วยบทสรุป

บทสรุปสำหรับผู้บริหารไม่ใช่สถานที่สำหรับทำซ้ำข้อมูลที่แสดงในส่วนหลักของรายงานหรืองานนำเสนอ เป็นสถานที่สำหรับเล่าเรื่อง เป็นที่สำหรับผูกมันเข้าด้วยกัน

ในการนำเสนอที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยปกติบทสรุปจะนำหน้าข้อความ ในการนำเสนอจะมาถึงตอนท้าย มันเป็นข้อสรุป

หลีกเลี่ยงการใช้ตัวเลขในการสรุป แทนที่จะรายงานความหมายที่อยู่เบื้องหลังตัวเลข เข้าสู่ไฮไลต์และพูดคุยถึงผลกระทบของข้อมูลที่คุณให้ไว้

คุณไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อเท็จจริงตามลำดับเดียวกับที่คุณใช้สำหรับรายงาน นั่นคือการปรับปรุงใหม่ไม่ใช่การสรุป กล่าวถึงข้อเท็จจริงตามลำดับที่บอกเล่าเรื่องราวได้ดีที่สุด กำจัดข้อมูลสัมผัสหรือข้อมูลที่ไม่สำคัญ

ใช้ข้อมูลสรุปเพื่ออธิบายความขัดแย้งในข้อมูล หากคุณไม่สามารถอธิบายความขัดแย้งในข้อมูลได้แสดงว่าคุณยังไม่พร้อมที่จะส่งรายงานหรือนำเสนอ ทำงานกับข้อมูลจนกว่าคุณจะพบคำตอบ

13. บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

คุณต้องการให้ผู้อ่านและผู้ฟังไปที่ใด เป้าหมายของคุณคือการสนับสนุนแนวทางปฏิบัติหรือไม่? คุณต้องการให้ผู้ชมของคุณได้ข้อสรุปหรือไม่?

คุณอาจตั้งวัตถุประสงค์ไว้ก่อนที่จะเริ่มเขียน แต่บางครั้งวัตถุประสงค์ก็ไม่ชัดเจนจนกว่าคุณจะได้ทำงานกับข้อมูล เมื่อคุณทำแบบร่างแรกเสร็จแล้วให้ตรวจสอบงานของคุณและแก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

คิดว่าตัวเองกำลังจูงมือผู้ชมและพาพวกเขาไปทีละขั้นตอนไปยังที่ที่คุณต้องการ เมื่อคุณได้ข้อสรุปหรือคำแนะนำสุดท้ายคุณต้องการให้ผู้ชมของคุณพยักหน้าว่าใช่ใช่ใช่ คุณได้นำพวกเขาไปยังที่ที่คุณต้องการ

คุณกำลังเล่าเรื่องไม่ใช่การพ่นข้อมูลจำนวนมาก ผู้ชมควรจะได้เห็นว่าทุกส่วนของเรื่องราวเข้ากันได้อย่างไร ข้อมูลแต่ละชิ้นจะนำไปสู่ตอนจบเช่นเดียวกับพล็อตเรื่อง

ในขณะที่คุณนำเสนอข้อเท็จจริงใหม่แต่ละข้อให้แสดงว่าข้อมูลนั้นเข้ากันได้อย่างไรกับข้อเท็จจริงอื่น ๆ ที่ให้มาก่อนหน้านี้

ถึงเวลาเฉลิมฉลองงานที่ยิ่งใหญ่

Pixabay (แก้ไขโดย Catherine Giordano)

สนุกกับการเดินทาง

หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้นคุณจะรู้สึกมั่นใจเมื่อคุณส่งรายงานหรือบันทึกช่วยจำหรือเมื่อคุณส่งงานนำเสนอ ที่สำคัญผู้ชมของคุณจะมีความสุข

ตอนนี้คุณสามารถมีไหมบนชายหาดได้แล้ว คุณได้รับมัน

© 2016 Catherine Giordano

ฉันยินดีรับฟังคำถามและความคิดเห็นของคุณ

Catherine Giordano (ผู้แต่ง)จาก Orlando Florida เมื่อวันที่ 12 กันยายน 2559:

ขอบคุณ Larry Rankin ฉันดีใจที่คุณชอบมัน.

Larry Rankinจากโอคลาโฮมาเมื่อวันที่ 12 กันยายน 2559:

การวิเคราะห์กระบวนการที่ยอดเยี่ยม

Catherine Giordano (ผู้แต่ง)จาก Orlando Florida เมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2016:

teahes12345 เป็นเรื่องดีมากที่มีครูบอกฉันว่าเรียงความของฉันเกี่ยวกับการเขียนรายงานและการนำเสนอที่ดีขึ้น (โดยเฉพาะ Power Point) มีประโยชน์ ส่วนที่ฉันชอบที่สุดคือส่วนที่เกี่ยวกับการดูรายงานหรือการนำเสนอเป็นการเดินทางและผู้เขียน / ผู้นำเสนอเป็นแนวทางนำผู้ชมไปสู่บทสรุป

Dianna Mendezในวันที่ 25 สิงหาคม 2016:

ฉันพบเคล็ดลับของคุณเกี่ยวกับ Powerpoint ที่ยอดเยี่ยม นี่เป็นข้อมูลที่ฉันให้นักเรียนนำเสนอและช่วยชี้ให้เห็นถึงจุดเด่น บทความของคุณให้ข้อมูลที่มีค่าแก่ผู้อ่านซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จ

Catherine Giordano (ผู้แต่ง)จาก Orlando Florida เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

AudreyHowitt: ขอให้ฉันรู้ว่าคุณชอบทักษะที่ฉันสอนในบทความนี้

Catherine Giordano (ผู้แต่ง)จาก Orlando Florida เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

heidithorne: ขอบคุณมากที่แสดงความขอบคุณ ฉันดีใจที่คุณพบว่าหนึ่งในเคล็ดลับของฉันมีประโยชน์

Audrey Howittจากแคลิฟอร์เนียเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

เป็นบทความที่ให้ข้อมูล - มีทักษะที่ยอดเยี่ยมในการนำเสนอธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ -

Heidi Thorneจาก Chicago Area เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

เคล็ดลับดีๆเกี่ยวกับสไลด์ PowerPoint และพื้นที่สีขาว แบ่งปันที่นี่บน HP!

Catherine Giordano (ผู้แต่ง)จาก Orlando Florida เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

ChitrangadaSharan: ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ ดูเหมือนว่าคุณจะรู้เรื่องนี้มากที่สุดแล้ว แต่ฉันหวังว่าคุณจะได้รับเคล็ดลับหรือสองข้อ อย่างที่คุณพูดการเขียนรายงานและการนำเสนอที่ดีเป็นทักษะทางธุรกิจที่สำคัญ

Chitrangada Sharanจากกรุงนิวเดลีประเทศอินเดียเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

การนำเสนอธุรกิจเป็นทักษะที่มืออาชีพหลายคนมีในขณะที่คนอื่น ๆ เรียนรู้ผ่านประสบการณ์

คุณได้อธิบายอย่างละเอียดทีละประเด็นว่าจะเขียนรายงานและการนำเสนอที่ดีขึ้นได้อย่างไร น่าประทับใจจริงๆ.

ฉันมั่นใจว่ามันจะช่วยผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องได้มากมาย

ขอบคุณสำหรับการแบ่งปัน!

Catherine Giordano (ผู้แต่ง)จาก Orlando Florida เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

FlourishAnyway: ฉันเห็นด้วย การนำเสนอ PowerPoint ที่ยุ่งมากเกินไปนั้นน่ารำคาญมากกว่าการให้ข้อมูล เป็นงานของวิทยากรที่จะต้องกรอกรายละเอียด ข้อความใน PowerPoint เป็นเพียงการเน้นความสนใจของผู้ชมในหัวข้อ ควรใช้รูปภาพเฉพาะในกรณีที่เพิ่มบางสิ่งลงในงานนำเสนอไม่ใช่เพื่อประโยชน์ในการมีรูปภาพเท่านั้น ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ

FlourishAnywayจากสหรัฐอเมริกาในวันที่ 21 สิงหาคม 2559:

เคล็ดลับดีๆสำหรับรายงานธุรกิจและการนำเสนอ สัตว์เลี้ยงตัวหนึ่งของฉันคือสไลด์ PowerPoint ที่อัดแน่นจนยุ่งมากจนความสนใจของผู้ชมเปลี่ยนไปที่การอ่านมากกว่าการฟัง ไม่มีเหตุผลสำหรับผู้พูดจริงๆ