วิธีการเขียนนโยบายและขั้นตอนสำหรับธุรกิจของคุณ

นี่คือคำแนะนำในการเขียนนโยบายและขั้นตอนสำหรับที่ทำงานของคุณ

เดวิดลิเวอร์มอร์

นโยบายและขั้นตอนคืออะไร?

นโยบายและขั้นตอนคืออะไร? พูดง่ายๆก็คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำบางสิ่งในองค์กรของคุณ อาจเป็นเรื่องทั่วไปเช่นสิ่งที่พนักงานทุกคนคาดหวังหรืออาจเป็นวิธีการทำงานเฉพาะให้สำเร็จ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดนโยบายและขั้นตอนสามารถนำความคิดเหล่านั้นลงบนกระดาษเพื่อให้ทุกคนเห็นและปฏิบัติตาม

บทความนี้จะกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้:

• สิ่งที่ต้องรวมไว้ในนโยบายและขั้นตอน
• วิธีจัดรูปแบบนโยบายและขั้นตอน
• ตัวอย่างหนึ่ง
• เคล็ดลับ
• ข้อดีข้อเสียของการใช้นโยบายและขั้นตอน

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในนโยบายและขั้นตอน

ด้านล่างนี้คือสิ่งที่จำเป็นในทุกนโยบายและขั้นตอน

• ส่วนหัว - ควรมีชื่อขององค์กรแผนก ฯลฯ ซึ่งจะระบุว่าขั้นตอนนี้มีไว้สำหรับใคร
• Title - ชื่อของขั้นตอน พยายามอย่าให้นานเกินไป ทำให้ง่ายต่อการจดจำและอ้างอิง
• หมายเลขขั้นตอน - ใช้สำหรับอ้างอิงได้ง่ายเช่นกัน วิธีนี้ช่วยให้ขั้นตอนต่างๆอยู่ในลำดับที่แน่นอนในหนังสือสารยึดเกาะฐานข้อมูลออนไลน์ ฯลฯ ไม่เพียง แต่ควรอยู่ในลำดับตัวเลขเท่านั้นควรมีระยะห่างระหว่างหมายเลขขั้นตอนเท่ากัน (เช่น 100, 105, 110 เป็นต้น)
• วันที่มีผล - วันที่ทำให้ขั้นตอนมีผลครั้งแรก อาจมีความสำคัญในการพยายามกำหนดเส้นเวลาสำหรับงานบางงาน
• วันที่แก้ไข - หากมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอน ณ จุดหนึ่งวันที่นี้จะต้องเปลี่ยนเป็นวันที่แก้ไขขั้นตอน ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน
• วันที่ตรวจสอบ - หากขั้นตอนได้รับการตรวจสอบเพื่อดูว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนวันที่นี้ ไม่ว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ วันที่นี้ควรเปลี่ยนเป็นระบุเมื่อตรวจสอบล่าสุด
• Authorized By - ชื่อของบุคคลที่อนุญาตให้เผยแพร่นโยบายและขั้นตอน นี่จะเป็นหัวหน้าแผนกหรือหัวหน้างาน
• นโยบาย - ควรพิจารณาว่าใครทำอะไรเมื่อไรที่ไหนทำไมและอย่างไร อย่างไรก็ตามส่วนนี้ควรสรุปสั้น ๆ อย่างมากควรเป็นภาพรวมว่าเหตุใดนโยบายจึงมีผลบังคับใช้
• คำสั่ง - หากต้องทำอะไรบางอย่างหรือหากมีคำสั่งโดยรวมที่บุคคลต้องปฏิบัติตามสิ่งนี้ควรอยู่ในคำสั่ง อย่าใส่สิ่งนี้เว้นแต่จะมีบางสิ่งที่สำคัญที่ต้องสังเกตทันที
• ขั้นตอน - นี่จะเป็นนโยบายและขั้นตอนส่วนใหญ่ของคุณ โดยมีขั้นตอนที่ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการบรรลุสิ่งที่นโยบายกำหนด
• หมายเลขหน้า - ควรมีหมายเลขหน้าในแต่ละหน้า
• ส่วนหัวของหน้า - ส่วนหัวของหน้าควรมีชื่อเรื่องและหมายเลขขั้นตอนของนโยบายและขั้นตอน
• ชื่อย่อ - ควรเป็นชื่อย่อของบุคคลสุดท้ายที่ตรวจสอบนโยบายและขั้นตอน ควรระบุวันที่ที่ตรวจสอบครั้งล่าสุดด้วย
• ตัวอย่าง - สิ่งเหล่านี้จะอยู่ในเพจแยกต่างหากที่ไม่มีส่วนหัวหมายเลขหน้า ฯลฯ เหล่านี้เป็นตัวอย่างของสิ่งที่อธิบายไว้ในขั้นตอนสำคัญในกระบวนการ

วิธีจัดรูปแบบนโยบายและขั้นตอน

มีกฎพื้นฐานบางประการในการเขียนนโยบายและขั้นตอน:

• แบบอักษร - แบบอักษรควรเป็นแบบที่ใช้กันทั่วไปและเป็นที่รู้จัก แต่ไม่ถือว่าไม่เป็นมืออาชีพ ตัวอย่างเช่น Comic Sans เป็นแบบอักษรที่ไม่เป็นมืออาชีพ
• ขนาดตัวอักษร - อย่างมากที่สุดคุณไม่ควรใช้ขนาดตัวอักษรขนาดใหญ่ตลอดขั้นตอน ควรมีความสอดคล้องกันตั้งแต่ขั้นตอนไปจนถึงขั้นตอน
• สี - สีไม่จำเป็นจริงๆ ขั้นตอนควรอยู่บนพื้นหลังสีขาวพร้อมตัวอักษรสีดำ อย่างไรก็ตามสามารถใช้สีในตัวอย่างได้
• การเว้นวรรค - ส่วนของขั้นตอนควรเว้นระยะให้เหมาะสมเพื่อให้อ่านง่าย หากไม่มีช่องว่างระหว่างขั้นตอนข้อความจะทำงานร่วมกันเมื่อมีคนอ่านนโยบาย
• ระยะขอบ - ควรทำตามมาตรฐานในองค์กรของคุณสำหรับเอกสารอื่น ๆ ทำให้ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะอ่านและใช้ขั้นตอนนี้มากขึ้น

ด้านล่างนี้เป็นข้อกำหนดการจัดแต่งทรงผมที่แนะนำสำหรับแต่ละประเภทที่ฉันระบุไว้ข้างต้น

• ส่วนหัว - ส่วนหัวควรอยู่ตรงกลางเป็นตัวหนาเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและอยู่ด้านบนสุดของนโยบาย นอกจากนี้ควรมีแบบอักษรขนาดใหญ่ที่สุดเมื่อเทียบกับส่วนที่เหลือของนโยบายและขั้นตอน
• ชื่อเรื่องและหมายเลขขั้นตอน - ทั้งสองอย่างนี้ควรอยู่ในบรรทัดเดียวกันเนื่องจากทั้งสองใช้เพื่ออ้างอิงในนโยบายและขั้นตอน ซึ่งอาจมีขนาดเท่ากันหรือเล็กกว่าส่วนหัวเล็กน้อย แต่ควรเป็นตัวหนาและเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเช่นกัน ชื่อเรื่องควรอยู่ทางซ้ายสุดโดยมีหมายเลขขั้นตอนอยู่ทางขวาสุด
• วันที่มีผลแก้ไขและตรวจสอบแล้ว - ฉันเห็นสิ่งเหล่านี้ทำได้หลายวิธี บางครั้งพวกเขาอยู่ในคอลัมน์ของตัวเองในขณะที่บางครั้งฉันเคยเห็นพวกเขาในแถวของพวกเขาเอง เป็นความชอบส่วนตัว แต่ควรอยู่ใต้ชื่อเรื่องและมีแบบอักษรขนาดเล็ก เช่นเดียวกับหมวดหมู่ก่อนหน้านี้ควรเป็นตัวหนาและเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• Authorized By - นี่อาจเป็นบรรทัดสุดท้ายในส่วนบนของนโยบายและขั้นตอน ควรเป็นตัวหนาเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และอยู่ทางด้านซ้ายสุดของเอกสาร
• นโยบาย - ควรมีบางอย่างที่บ่งบอกว่านโยบายเริ่มต้นที่จุดนี้ โดยทั่วไปคุณสามารถสร้างคำว่า "นโยบาย" เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและเป็นตัวหนาได้ในขณะที่นโยบายนั้นไม่ได้อธิบายเป็นตัวอักษรตัวหนาหรือตัวพิมพ์ใหญ่ คุณจะต้องปรับข้อความในเอกสารด้วย
• คำสั่ง - นี่คือสิ่งที่คุณมักต้องการให้โดดเด่นดังนั้นจึงเป็นตัวหนาและตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด จัดย่อหน้าเพื่อให้ดูดีกับนโยบายและขั้นตอน
• ขั้นตอน - นี่เป็นส่วนที่ยากที่สุดในการอธิบายเพราะมันเน้นรายละเอียดมาก โดยพื้นฐานแล้วคุณจะต้องแยกขั้นตอนของคุณให้มากที่สุด คุณไม่ต้องการย่อหน้าของข้อมูลคุณต้องการให้ง่ายต่อการติดตามข้อความ ดังนั้นแยกส่วนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยใช้รายการประเภทต่างๆในการเยื้องที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น A.1.ia แต่ละอันจะมีการเยื้องต่างจากที่อยู่ก่อนหน้า อย่างไรก็ตามเมื่อย้ายไปที่ "B" จะต้องมีการเยื้องเดียวกับ "A" ก่อนหน้านั้น ตัวอย่างด้านล่างจะแสดงตัวอย่างที่แท้จริงของสิ่งนี้
• หมายเลขหน้า - ควรอยู่กึ่งกลางที่ส่วนท้ายของเอกสาร สร้างหมายเลขสำหรับแต่ละหน้าหรือแสดงหน้าปัจจุบันและจำนวนหน้าทั้งหมด (เช่นหน้า 1 จาก 2) หน้าแรกไม่จำเป็นต้องมีเลขหน้า
• ส่วนหัวของหน้า - ส่วนหัวของหน้าในแต่ละหน้าที่ตามมาหลังจากหน้าแรกควรมีลักษณะเหมือนกันสำหรับชื่อเรื่องและหมายเลขขั้นตอนจะอยู่ในหน้าแรก
• ชื่อย่อ - ในตอนท้ายสุดของแต่ละขั้นตอนผู้ตรวจสอบ / แก้ไขขั้นตอนควรมีชื่อย่อและวันที่ที่ตรวจสอบ / แก้ไขครั้งล่าสุด
• ตัวอย่าง - สิ่งเหล่านี้แยกจากขั้นตอนที่กำลังเขียน ซึ่งอาจรวมถึงภาพหน้าจอจากโปรแกรมตารางที่ต้องตรวจสอบ ฯลฯ ในประเด็นที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนตัวอย่างควรอ้างอิงถึง (เช่นตัวอย่าง A) จากนั้นที่มุมขวาบนของแต่ละตัวอย่างควรมีการอ้างอิงว่าเป็นตัวอย่างใด

แบบอักษรที่ดีที่สุดที่จะใช้สำหรับนโยบายและขั้นตอน

มีแบบอักษรสี่แบบที่ฉันแนะนำ:

1. Arial - แบบอักษรนี้ถือเป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับเอกสารส่วนใหญ่ คอมพิวเตอร์จำนวนมากเริ่มต้นใช้ฟอนต์นี้และอ่านง่าย คุณไม่มีทางผิดพลาดกับแบบอักษรนี้
2. Times New Roman - มาตรฐานอุตสาหกรรมอื่น นอกจากนี้ยังใช้เป็นแบบอักษรเริ่มต้นสำหรับโปรแกรมคอมพิวเตอร์บางโปรแกรม บางคนคิดว่านี่เป็นรูปแบบเก่าที่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์รุ่นแรกรู้จัก
3. Calibri - สำหรับวิธีการที่นุ่มนวลขึ้นคุณสามารถใช้ฟอนต์นี้ ง่ายต่อการมองเห็นและทำให้รูปลักษณ์ของเอกสารเรียบเนียน เนื่องจากนโยบายและขั้นตอนอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อในการอ่านและเขียนนี่อาจเป็นแบบอักษรที่ดีกว่าที่จะใช้
4. จอร์เจีย - นี่เป็นแบบอักษรที่ใช้กันโดยทั่วไป แต่เป็นแบบอักษรที่โดดเด่นสำหรับคุณ ฉันคิดว่ามันเป็นการผสมผสานระหว่าง Arial และ Times New Roman

ฉันจะไม่ใช้ด้านหน้าที่อ่านยากเกินไปหรือดูไม่เป็นมืออาชีพ จะไม่มีใครใช้นโยบายและขั้นตอนอย่างจริงจังหากมีการใช้แบบอักษรที่ไม่เป็นมืออาชีพ

ภาพด้านล่างแสดงแบบอักษรทั้งสี่แบบที่ใช้งานจริง

ตัวอย่างแบบอักษรที่กล่าวถึงข้างต้น

เดวิดลิเวอร์มอร์

ตัวอย่างนโยบายและขั้นตอน

เดวิดลิเวอร์มอร์

การจัดรูปแบบที่ใช้ในตัวอย่างนโยบายและขั้นตอนข้างต้น

ตารางนี้ครอบคลุมการจัดรูปแบบที่ฉันใช้ในตัวอย่างด้านบน แบบอักษรที่ใช้คือ Arial และข้อความเป็นค่าเริ่มต้นในด้าน let เว้นแต่ระบุไว้เป็นอย่างอื่น

ประเภท	รูปแบบ
หัวข้อ	14 pt. ตัวหนาตรงกลาง
หัวข้อ	14 pt. ตัวหนา
หมายเลขขั้นตอน	14 pt. ตัวหนา
วันที่	12 pt. ตัวหนาตรงกลาง
ได้รับอนุญาตโดย	12 pt. ตัวหนาตรงกลาง
นโยบาย	12 pt. "นโยบาย" เป็นตัวหนามีเหตุผล
คำสั่ง	12 pt. ตัวหนามีเหตุผล
ขั้นตอน	12 pt., ธรรม
เลขหน้า	10 pt., Center
ส่วนหัวของหน้า	12 pt. ตัวหนา
ชื่อย่อ	12 คะแนน

คำแนะนำเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอน

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับทั่วไปที่ต้องปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอน

• ตรวจสอบขั้นตอนบ่อยๆ เพียงเพราะคุณเขียนขั้นตอนไม่ได้หมายความว่าเสร็จสิ้น คุณต้องกลับไปทบทวนขั้นตอนของคุณเป็นระยะเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงใด ๆ บางคนแนะนำให้ทบทวนทุกๆสองสามปี แต่ฉันชอบทบทวนทุกปีถ้าเป็นไปได้ นอกจากนี้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในองค์กรที่ส่งผลกระทบต่อกระบวนการนโยบายและขั้นตอนควรเปลี่ยนทันที
• ตรวจสอบขั้นตอนก่อนที่จะพร้อมใช้งาน ให้คนสองสามคนตรวจสอบขั้นตอนเพื่อตรวจสอบว่าเหมาะสม รวมพนักงานใหม่และพนักงานที่มีประสบการณ์ในกระบวนการนี้ พวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่คุณอาจคิดไม่ถึง หากคุณมีคณะกรรมการประจำที่คอยตรวจสอบขั้นตอนต่างๆจะดีกว่า
• ขอให้ทุกคนยืนยันว่าพวกเขาตรวจสอบขั้นตอนนี้เมื่อเผยแพร่แล้ว เมื่อฉันเขียนหรือแก้ไขขั้นตอนเสร็จแล้วฉันจะส่งทั้งหมดให้กับเจ้าหน้าที่ของฉัน พวกเขาลงนามและลงวันที่เมื่อตรวจสอบ ฉันยังส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่เพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายและขั้นตอน ทางนี้ฉันมีเอกสารที่แจ้งให้ทุกคนทราบ ในองค์กรขนาดใหญ่สิ่งนี้ควรได้รับการจัดการโดยหัวหน้างานในระดับทีมหรือส่วนงาน
• พัฒนาสารบัญ หากคุณจบลงด้วยการพัฒนานโยบายและขั้นตอนจำนวนมากให้พัฒนาสารบัญเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหานโยบายเฉพาะ
• อนุญาตให้มีห้องกระดิกบางส่วนในขั้นตอน ไม่ควรคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนตามจดหมาย ควรใช้เป็นแนวทางในการทำงานให้ลุล่วง ตราบเท่าที่ไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นและไม่มีกฎหมายใดฝ่าฝืนก็สามารถปล่อยให้มีงานที่คั่งค้างได้เมื่อทำตามขั้นตอน
• รักษาขั้นตอนให้สั้นที่สุด อย่ารวมทุกสถานการณ์หรือสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้น หากมีอะไรเกิดขึ้นปีละครั้งทำไมต้องพัฒนาขั้นตอนนี้? ที่ดีที่สุดสามารถให้บริการในบันทึกหรืออีเมล
• ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ละเมิดกฎหรือกฎหมายใด ๆ ในกระบวนการ ในองค์กรขนาดใหญ่คุณอาจต้องตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ทำให้นายจ้างหรือลูกจ้างตกอยู่ในอันตรายเมื่อพัฒนากระบวนการ หากจำเป็นให้ระบุพื้นฐานทางกฎหมายว่าเหตุใดจึงมีการพัฒนานโยบายและขั้นตอนในส่วนนโยบายของขั้นตอน
• Google มัน ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนนโยบายให้ค้นหาทางออนไลน์เพื่อดูว่ามีองค์กรอื่นที่เขียนนโยบายที่คล้ายคลึงกันหรือไม่ อย่าลอกเลียนขั้นตอน เพียงแค่อ่านและสร้างของคุณตามแนวคิดของสิ่งที่คุณพบ

ข้อดีของการใช้นโยบายและขั้นตอน

ด้านล่างนี้คือข้อดีในการพัฒนานโยบายและขั้นตอน:

• ช่วยให้สามารถทำสิ่งต่างๆได้อย่างสม่ำเสมอ หากไม่มีนโยบายและขั้นตอนก็สามารถเปิดโอกาสให้ผู้คนทำสิ่งต่างๆในแบบที่ต้องการได้ พวกเขาอาจทำผิดขั้นตอนหรือทำให้เกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการ นโยบายและขั้นตอนช่วยแก้ปัญหานั้นได้
• ช่วยขจัดปัญหาการถามคำถามจากเจ้าหน้าที่อย่างต่อเนื่อง ในฐานะหัวหน้างานฉันได้รับคำถามจากพนักงานอยู่ตลอดเวลา ตอนนี้นโยบายและขั้นตอนของเราได้รับการอัปเดตอย่างสมบูรณ์แล้วฉันสามารถชี้ให้พวกเขาทราบถึงขั้นตอนเพื่อตอบคำถามของพวกเขาได้ อย่างไรก็ตามบางครั้งจำเป็นต้องมีการชี้แจงขั้นตอน
• นโยบายและขั้นตอนทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบ หากทำอย่างถูกต้องการใช้นโยบายและขั้นตอนสามารถทำให้พนักงานของคุณมีมาตรฐานเฉพาะได้ บางคนไม่สามารถพูดได้ว่าพวกเขาไม่ทราบบางสิ่งบางอย่างหรือไม่มีอะไรให้พวกเขาอ้างถึง ด้วยนโยบายและขั้นตอนจะช่วยให้พนักงานทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา
• เหมาะสำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ เมื่อฉันรับพนักงานใหม่ฉันใช้เวลาวันแรกหรือสองวันในการทำงานอย่างใกล้ชิดกับพวกเขา ฉันแสดงงานจำนวนมากให้พวกเขาดู แต่แล้วฉันก็เดินจากไป สิ่งหนึ่งที่ฉันฝากไว้คือนโยบายและขั้นตอน เมื่อพวกเขามีคำถามฉันจึงแนะนำพวกเขาไปยังขั้นตอนนั้น พวกเขาเรียนรู้เกี่ยวกับงานและจะไปที่ไหนหากมีคำถาม นอกจากนี้ยังทำให้ฉันมีอิสระในการทำงาน
• มันสามารถตั้งเป้าหมาย สิ่งที่ดีในการมีหน้าที่การงานเป็นลายลักษณ์อักษรคือสามารถกำหนดเป้าหมายสำหรับพนักงานของคุณได้ ขั้นตอนสามารถร่างสิ่งที่ต้องทำและเวลาที่ต้องนอนทีละคน พนักงานสามารถถือเป็นเป้าหมายของตัวเองได้ในความพยายามที่จะส่งเสริมเพิ่มรายได้ ฯลฯ

ข้อเสียของการใช้นโยบายและขั้นตอน

ด้านล่างนี้เป็นข้อเสียในการพัฒนานโยบายและขั้นตอน:

• มันขัดขวางความคิดสร้างสรรค์ พนักงานรู้สึกราวกับว่าพวกเขาไม่มีอิสระในการตัดสินใจ พวกเขาจะไม่คิดนอกกรอบหรือหาวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ ที่สร้างสรรค์หากพวกเขารู้สึกว่าต้องทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้เสมอ ฉันบอกพนักงานเสมอว่าขั้นตอนต่างๆมีไว้เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติไม่ใช่กฎเกณฑ์ที่ยากและรวดเร็ว ตราบใดที่คุณบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จวิธีการก็ไม่สำคัญ
• ต้องมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่องซึ่งอาจใช้เวลานาน เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงบางคนต้องกลับไปใช้นโยบายเพื่อแก้ไข เมื่อมีหน้าที่การงานใหม่เกิดขึ้นจะต้องมีคนเขียนขั้นตอนว่าต้องทำอย่างไร เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานมาก ในแต่ละสัปดาห์ฉันกำลังจัดการกับการอัปเดตทบทวนหรือวางแผนว่าจะอัปเดตนโยบายและขั้นตอนอย่างไร
• สามารถยับยั้งการเติบโตขององค์กรได้ พนักงานหลายคนกลับไปใช้ประโยคที่ว่า "ทำแบบนี้มาตลอดแล้วทำไมต้องเปลี่ยน" นี่ไม่เหมือนกับการหยุดใครบางคนจากความคิดสร้างสรรค์ แต่นโยบายและขั้นตอนสามารถระงับการเปลี่ยนแปลงในองค์กรได้หากมีคนมีเอกสารที่ระบุว่ามีการดำเนินการบางอย่างมาโดยตลอด
• พนักงานสามารถตีความขั้นตอนในขั้นตอนได้หลายวิธี บางคนอาจอ่านขั้นตอนหนึ่งในขณะที่อีกขั้นสามารถอ่านขั้นตอนที่แตกต่างออกไปเมื่อผู้เขียนขั้นตอนอาจมีความหมายที่แตกต่างไปจากเดิม คำพูดบนแผ่นกระดาษเปิดให้ตีความได้ ดังนั้นเมื่อมีการพัฒนาขั้นตอนโดยเฉพาะขั้นตอนที่ยาวควรมีการสื่อสารด้วยวาจาเกี่ยวกับเรื่องนี้
• พวกเขาน่าเบื่อที่จะเขียน บางครั้งฉันใช้เวลาหลายวันติดต่อกันในการเขียนและแก้ไขขั้นตอน อาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานมากดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องที่น่าตื่นเต้นที่สุดในงานของฉัน ปัญหาที่ว่ามันน่าเบื่อก็คือคุณมักจะทำผิดพลาดมากกว่าซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการมีหลายคนตรวจสอบนโยบายหลังจากการแก้ไขใด ๆ จึงเป็นสิ่งสำคัญ

© 2014 เดวิดลิเวอร์มอร์