สำนักงานแบบลีน: สำนักงาน 5 วินาที

สำนักงาน 5 ส. สำนักงานแบบลีน

การใช้ 5S Office หรือ Lean Office สามารถสร้างประโยชน์มหาศาลให้กับธุรกิจของคุณ 5S สามารถใช้ได้ในสำนักงานเช่นเดียวกับบนพื้นโรงงาน

องค์กรในสถานที่ทำงานมีความสำคัญไม่ว่าสถานที่ทำงานจะเป็นอย่างไร

มีคนจำนวนมากที่คิดว่าเครื่องมือ Lean Manufacturing เช่น 5S มีไว้สำหรับกระบวนการผลิตของคุณเท่านั้น แต่สามารถใช้ได้กับกระบวนการใด ๆ และสำนักงานของคุณก็เป็นเพียงกระบวนการอื่น สำนักงานรับข้อมูลทำงานกับมันและแปลงเป็นข้อมูลรูปแบบอื่นซึ่งไม่แตกต่างจากการผลิตในรูปแบบอื่น ๆ กระบวนการแบบลีนสำหรับสำนักงานของคุณสามารถปรับปรุงเวลารอคอยสินค้าและด้านอื่น ๆ อีกมากมาย

คุณมักจะพบว่าความล่าช้าและปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากกระบวนการในสำนักงานของคุณมากกว่ากระบวนการในร้านของคุณ พนักงานฝ่ายผลิตของคุณบ่นบ่อยเพียงใดว่าพวกเขาได้รับการแจ้งเตือนเพียงไม่กี่วันจากระยะเวลารอคอยหกสัปดาห์ที่ลูกค้าให้มา

5 ส. สำหรับสำนักงาน

ขั้นตอนของสำนักงาน 5S ได้แก่:

• Seiri / เรียง
• Seiton / ตั้งค่าตามลำดับ
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardize
• ชิสึเกะ / ความยั่งยืน

5S เป็นเรื่องของการทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการกำจัดความยุ่งเหยิงที่ไม่จำเป็นออกทั้งหมดจัดวางสิ่งของที่เหลืออยู่ในลักษณะที่เหมาะสมกับสรีระและปลอดภัยและดูแลรักษาและปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง

5S กำจัดขยะในสำนักงาน

สำนักงานแบบลีนที่มีประสิทธิภาพ 5S

LeanMan

5S เพื่อกำจัดขยะในสำนักงาน

LeanMan

5S ใน Lean Office

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายขั้นตอนแต่ละขั้นตอนของสำนักงาน 5S และวิธีการนำไปใช้ในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดเมื่อได้รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญในการจัดฝึกอบรม 5 สแก่พนักงานของคุณและกระตุ้นและฝึกสอนพวกเขาในกระบวนการ

ประโยชน์ของการผลิตแบบลีนโดยเฉพาะ 5S อาจเป็นเรื่องที่น่าแปลกใจที่จะได้รับการปรับปรุงประสิทธิภาพถึง 30% โดยการนำ 5S มาใช้เป็นส่วนหนึ่งของการผลิตแบบลีน จุดมุ่งหมายหลักของการใช้งาน 5S คือการกำจัดของเสียออกจากกระบวนการของคุณของเสียเหล่านี้เป็นความสูญเปล่า 7 ประการจากการผลิตแบบลีน

จัดเรียงสำนักงาน 5S

5S Seiri ในสำนักงาน

LeanMan

5S Seiri / จัดเรียงใน Lean Office

ขั้นตอนแรกของ 5S สามารถใช้ได้เช่นกันหากไม่มากกว่านั้นจากสิ่งที่ฉันเห็นภายในสำนักงาน มักจะมีเอกสารเก่าไฟล์แคตตาล็อกชิ้นส่วนของอุปกรณ์ตัวอย่างโบราณและของรกอื่น ๆ นั่งอยู่บนโต๊ะทำงานซ่อนอยู่ในและหลังตู้และโดยทั่วไปจะกินพื้นที่และเข้ามาขวางทางเรา

จงหนักแน่นกับสิ่งที่คุณลบออกไป หากไม่ต้องการขยะ มีคนเก็บของมากเกินไปเก็บแคตตาล็อกเก่า ๆ เพียงเพราะอาจมีประโยชน์ในวันหนึ่ง แต่บ่อยแค่ไหน? ไม่บ่อยมาก!

ทำตามขั้นตอนเดียวกับการใช้ 5S อื่น ๆ ในกระบวนการผลิตของคุณ ทิ้งขยะที่เห็นได้ชัดใส่สิ่งของที่ไม่รู้จักลงในพื้นที่กักกันติดป้ายแดงสิ่งของใด ๆ ที่ไม่สามารถลบออกได้ง่ายหากไม่จำเป็นหรือไม่ทำงาน (ใช่คุณสามารถเก็บไม้กระถางได้ แต่อย่าให้งานไหล!)

เมื่อคุณลบความยุ่งเหยิงที่เห็นได้ชัดแล้วให้ตรวจสอบรายการที่ถูกกักกันและยอมรับการจัดการของพวกเขาในฐานะทีมหากเป็นสิ่งที่จำเป็นให้วางไว้ในที่ที่จำเป็นหากสามารถเก็บถาวรได้ให้ทำเช่นนั้นสำหรับแต่ละรายการ

Office 5S ผิดพลาด

5S Seiton / ตั้งตามลำดับสำหรับสำนักงานแบบ Lean

นี่คือจุดที่ทำให้หลาย ๆ คนรู้สึกไม่สบายใจและไปไกลเกินไปในบางกรณี เราไม่ต้องการติดฉลากเจาะรูและเครื่องเย็บกระดาษทุกรูและมีช่องสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ติดอยู่บนโต๊ะเพื่อระบุตำแหน่งที่เป็นของพนักงานสำนักงานทุกคนแม้ว่านี่อาจเป็นการย้ายที่เหมาะสมสำหรับโต๊ะข้างเครื่องถ่ายเอกสารหากผู้คนมักจะตามล่าหา ที่เย็บกระดาษที่นี่!

ประเด็นภายในสำนักงานคือการพิจารณากระบวนการและการไหลผ่านสำนักงานไม่ใช่ชิ้นส่วนทั่วไปของเครื่องเขียนที่แต่ละคนมี พิจารณาว่าข้อมูลใดเข้าสู่สำนักงานและที่ไหน คุณมีการจัดเรียงถาดในแต่ละโต๊ะหรือไม่? มีการกระจายงานในระบบหลุมนกพิราบหรือไม่? อย่างไรก็ตามสิ่งต่างๆได้รับการจัดระเบียบให้พิจารณาว่าพวกเขาจะไหลไปยังบุคคลที่ต้องการได้อย่างไร จำไว้ว่าเราต้องการนำสิ่งของไปไว้ใกล้จุดที่จำเป็น

พิจารณาตำแหน่งของอุปกรณ์สำนักงาน เครื่องถ่ายเอกสารติดอยู่ตรงมุมไกลที่ทุกคนต้องเดินไปหรือเปล่า? เป็นกระดาษสำหรับเครื่องในมุมตรงข้ามเนื่องจากไม่มีที่ว่าง ผงหมึกถูกเก็บไว้ในห้องเก็บของเนื่องจากมีราคาแพงเกินไปที่จะทิ้งไว้เฉยๆหรือไม่? ใครจะพามันกลับบ้าน? นำไปยังตำแหน่งที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการ

ดูเครื่องพิมพ์สำนักงาน: ทุกคนมีหรือคุณชอบสำนักงานที่ทันสมัยที่สุดที่มีเครื่องพิมพ์เครือข่ายไม่กี่เครื่อง? พวกเขาอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสมและเป็นวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับพวกเขาที่อยู่ใกล้มือเพื่อตัดการเดินเพื่อสิ่งต่างๆหรือไม่?

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตู้เก็บเอกสารได้รับการจัดระเบียบอย่างถูกต้องและอยู่ในตำแหน่งที่จำเป็นไม่ใช่ทั้งหมดที่เก็บไว้ในแถวที่ด้านตรงข้ามของสำนักงาน ค้นหาโบรชัวร์และแคตตาล็อกที่ผู้คนใช้งานไม่ใช่ในห้องสมุดที่พวกเขาต้องเดิน

ไฟล์รหัสสีและสิ่งที่คล้ายกันสำหรับงานเฉพาะด้านเช่นการทำให้ไฟล์คำสั่งซื้อของลูกค้าเป็นสีแดงไฟล์ของซัพพลายเออร์เป็นสีน้ำเงินเป็นต้นซึ่งจะทำให้ทราบได้ทันทีว่าเป็นของอะไรและอยู่ที่ไหน

พิจารณาสำนักงานเสมือนและ“ ตู้เก็บเอกสาร” ที่นั่น มีคนของคุณกี่คนที่รู้วิธีจัดระเบียบเอกสารบนคอมพิวเตอร์จริงๆ กี่ครั้งแล้วที่คุณขอบางสิ่งบางอย่างและรอให้ใครบางคนค้นหาไดเรกทอรีของพวกเขาเพื่อค้นหาเอกสารโดยไม่แน่ใจว่าพวกเขาวางไว้ที่ไหน คุณทำด้วยตัวเองบ่อยแค่ไหน?

วิดีโอสำนักงาน 5S

5S Seiso / Shine and Check in the Lean Office

เช่นเดียวกับในพื้นที่การผลิตให้ทำความสะอาดสถานที่ให้สะอาดและเก็บไว้ในลักษณะนั้นมอบหมายความรับผิดชอบและกำหนดสิ่งที่ต้องทำ

วิดีโอสำนักงานแบบลีน

5S Seiketsu / สร้างมาตรฐานในสำนักงานแบบ Lean

ความแตกต่างเล็กน้อยที่นี่จากพื้นร้าน: ออกแบบและดำเนินการตรวจสอบของคุณไม่ว่าจะในสำนักงานหรือระดับบุคคล ดำเนินการแข่งขันเช่นเดียวกับที่คุณทำสำหรับพื้นที่การผลิต ใช้รูปถ่ายและอื่น ๆ ฉันมักจะได้รับรูปถ่ายของโต๊ะทำงานของฉันหลังจากการตรวจสอบเหล่านี้เนื่องจากของฉันเป็นสิ่งที่ไม่เป็นระเบียบที่สุดเสมอ! บางทีฉันควรจะพยายามฝึกฝนสิ่งที่ฉันเทศนา

สำนักงาน 5 ส

5S Shitsuke / Sustain ในสำนักงานแบบลีน

ส่วนที่ยากที่สุดในสำนักงานเนื่องจากอยู่ในโรงงานคือการปรับปรุง 5 ส. ที่เราได้ทำอย่างต่อเนื่องและทำให้เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของเรา บ่อยครั้งที่เราล้มเหลวในขั้นตอนนี้และการเปลี่ยนแปลงที่เราได้ทำและการปรับปรุงที่สร้างขึ้นก็เริ่มหายไปอย่างช้าๆจนกว่าเราจะสูญเสียผลประโยชน์ที่ได้รับไป

เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดและคงไว้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียประโยชน์ของงานที่คุณได้ทำไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับหลักการของการผลิตแบบลีนและ 5S และเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าพวกเขาจะมีส่วนร่วมในการทำงานของ บริษัท โดยรวมได้อย่างไร

การฝึกอบรมสำหรับสำนักงาน 5 ส

ในวิธีการที่คุณจะนำ 5S ไปใช้ในโรงงานคุณจะต้องนำที่ปรึกษาหรือผู้ฝึกสอนมาช่วยคุณในการใช้เครื่องมือการผลิตแบบลีนนี้ การให้ความช่วยเหลือจากภายนอกจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการได้รับการดำเนินการอย่างจริงจังและผู้ฝึกสอนภายนอกจะได้รับประสบการณ์อันมีค่าเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อทำให้รูปแบบสำนักงานของคุณมีประสิทธิภาพและเป็นที่พอใจสำหรับพนักงานของคุณ

การเลือกและจ้างผู้ฝึกสอนเพื่อใช้สำนักงาน 5S เป็นกระบวนการเดียวกับที่คุณต้องทำในการจ้างผู้ฝึกสอนสำหรับพื้นที่การผลิตของคุณ

คุณต้องการ 5S ในสำนักงานของคุณหรือไม่?

© 2010 โทนี่