จัดการและทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของงบประมาณ

Accountingmatters.com

คุณอาจกังวลเกี่ยวกับปัญหามากมายในเรื่องการจัดทำงบประมาณ การจัดทำงบประมาณคือการจัดการกับเงินเงินขององค์กร / บริษัท เงินของผู้สนับสนุนเงินของผู้ให้ทุนส่วนตัวอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานขององค์กร / บริษัท แต่ในทุกสถานการณ์คุณกำลังจัดการกับเงิน

คุณอาจจะเกิดขึ้นมากมายการร้องเรียนจากลูกค้าปัญหากับซัพพลายเออร์ผู้ให้บริการอาจปิดตัวลง คุณอาจคิดที่จะเพิ่มเงินพิเศษเล็กน้อยจากงบประมาณของปีที่แล้วในกรณีนี้! ส่งมอบงบประมาณที่พัฒนาแล้วให้กับนักบัญชีแล้วผ่อนคลาย! หรือวางแผนใช้จ่ายทุกอย่างที่จัดสรรด้วยงบประมาณ! หรือมีความคิดว่าการเหลืองบประมาณจะพิสูจน์ว่าคุณเป็นพนักงาน / ผู้จัดการงบประมาณที่มีประสิทธิภาพ! ไม่คำตอบคือไม่ คุณต้องรับผิดชอบในการดำเนินการแต่ละอย่างและเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณเข้าใจวัตถุประสงค์ของงบประมาณและรู้วิธีจัดการ

การจัดทำงบประมาณไม่ใช่กระบวนการง่ายๆที่ได้รับการพัฒนาและปล่อยไว้เช่นนี้ แต่เป็นระบบต่อเนื่องที่ต้องการการตรวจสอบควบคุมบันทึกรายงานและอื่น ๆ อีกมากมายในขณะที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและกฎระเบียบขององค์กร สิ่งนี้อธิบายได้ในตัวเองโดยบอกเราว่าขั้นตอนการจัดทำงบประมาณไม่ได้หยุดอยู่แค่การพัฒนาและการตกลงงบประมาณ แต่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบอย่างมากในการจัดการงบประมาณ นั่นคือสิ่งที่ธุรกิจทั้งหมดเกี่ยวกับ; คุณไม่สามารถพูดได้ว่าคุณไม่มีอะไรต้องทำมีงานบางอย่างอยู่เสมอหรืออย่างอื่น

บทความนี้อ้างอิงจากหน่วย NVQ ระดับ 4 "จัดการงบประมาณ" และมีมูลค่าเครดิตเท่ากับ 5

1: ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของงบประมาณ

1.1 อธิบายวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดการทรัพยากรทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การจัดการทรัพยากรทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการทางการเงินและผลการดำเนินงานซึ่งหมายความว่าคุ้มค่ากับเงินที่จ่าย ประสิทธิภาพในการจัดการทรัพยากรทางการเงินหมายความว่าธุรกิจจะบรรลุผลการดำเนินงานสูงสุดด้วยการป้อนข้อมูลขั้นต่ำและมีของเสียน้อยมาก ประสิทธิผลในการจัดการทรัพยากรทางการเงินหมายความว่าธุรกิจสามารถจัดหา / ส่งมอบบริการและผลิตภัณฑ์ได้สำเร็จโดยบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทั้งหมด

วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดการทรัพยากรทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลคือ:

• คุณมีแผนระยะสั้นสำหรับค่าใช้จ่ายของ บริษัท โดยปกติจะเป็นระยะเวลาหนึ่งปี
• คุณจะมีความคิดที่ดีในการจัดสรรทรัพยากรทางการเงินเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่จะจัดสรรทรัพยากรทางการเงินแต่ละรายการและพร้อมที่จะมองหาทางเลือกอื่นในกรณีที่มีปัญหาใด ๆ กล่าวคือกระแสเงินสดจะเพียงพอและสมบูรณ์แบบ
• คุณจะได้รับผลประโยชน์สูงสุดสำหรับเงินที่คุณใช้จ่าย
• คุณสามารถดูต้นทุนและประโยชน์ของแต่ละวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญตามนั้น
• คุณจะได้รับโอกาสในการประเมินวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและให้ทุนอย่างคุ้มค่าที่สุด
• คุณสามารถระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับรอบระยะเวลาการจัดทำงบประมาณ
• เมื่อวัตถุประสงค์ / เป้าหมาย / งานไม่เป็นไปตามขั้นตอนปกติ แต่มีความเบี่ยงเบนไปจากแผนจริงคุณจะสามารถประเมินสาเหตุของการเบี่ยงเบนและดำเนินการที่จำเป็นเพื่อแก้ไขได้

• คุณสามารถหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายมากเกินไปภายใต้รายจ่ายและยังครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดอีกด้วย
• คุณสามารถวางแผนและควบคุมเงินหรือการเงินซึ่งทำได้โดยการติดตามประเมินผลและทบทวนอย่างต่อเนื่อง
• คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นก็ต่อเมื่อมีการจัดการทรัพยากรทางการเงินอย่างเหมาะสม
• ปรับปรุงการดำเนินงานโดยรวมของ บริษัท / องค์กร

1.2 ระบุข้อกำหนดทางกฎหมายข้อบังคับและข้อกำหนดขององค์กรสำหรับการจัดการงบประมาณ

สำหรับองค์กรที่ขึ้นอยู่กับรูปแบบการดำเนินงานและการพึ่งพารัฐบาลและระบบอื่น ๆ การจัดการงบประมาณจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายกฎระเบียบและองค์กร การจัดทำงบประมาณเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต้องบูรณาการกับกลยุทธ์บริการค่านิยมจุดมุ่งหมายและอื่น ๆ ขององค์กร

ข้อกำหนดทางกฎหมายข้อบังคับและข้อกำหนดขององค์กรบางประการสำหรับการจัดการงบประมาณ ได้แก่:

• การตรวจสอบประสิทธิภาพเทียบกับงบประมาณขององค์กร
• ความสม่ำเสมอในการจัดทำงบประมาณ
• ความถูกต้องและโปร่งใสในการจัดทำงบประมาณ
• ฉลาดและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการจัดการงบประมาณ
• การประมาณงบประมาณที่ชัดเจนและมั่นคง
• ทรัพยากรที่เพียงพอ (ระดับต่ำสุด) เพื่อจัดหาเงินทุนบริการต่างๆที่จำเป็นสำหรับการทำงานขององค์กร
• รายงานเกี่ยวกับข้อบกพร่องใด ๆ ล่วงหน้าให้กับองค์กร
• ตรวจสอบงบประมาณและควบคุมซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ

• ดำเนินการที่จำเป็นในกรณีที่ขาดหรือใช้จ่ายเกินตัว
• ระบบการวางแผนทางการเงินจะต้องมีความแม่นยำและตรงจุด
• ต้องมีการคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในบริการการเปลี่ยนแปลงในนโยบายจะต้องถูกแทนที่ด้วยบริการอื่นและคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคต
• ตอบสนองความต้องการทรัพยากรควรตรงกับค่าใช้จ่าย
• ตรวจสอบประสิทธิภาพเทียบกับงบประมาณจัดลำดับความสำคัญของรายการตามงบประมาณขึ้นอยู่กับความสำคัญของการส่งมอบบริการ
• มีบันทึกประมาณการสำหรับอนาคตเสมอ
• มีแผนระยะยาวไว้ในมือ
• มีรายละเอียดแนวทางการใช้จ่ายต่างๆพร้อมเหตุผล
• อ้างถึงงบประมาณของปีที่แล้วและใช้เป็นฐานค้นหาการเปลี่ยนแปลงบริการการเปลี่ยนแปลงต้นทุน ฯลฯ

• การตัดสินใจทำโดยคณะกรรมการหรือคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องกับการเงินและงบประมาณ
• มีส่วนร่วมกับผู้ที่จะจัดการกับงบประมาณโดยตรง
• ดูผลกระทบของแต่ละรายการเกี่ยวกับงบประมาณวัตถุประสงค์ขององค์กรเป้าหมายที่ตั้งไว้ข้อเท็จจริงที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับงบประมาณ ฯลฯ
• แผนและเงินสำรองต้องพร้อมในช่วงเวลาที่ขาดดุล
• มีการติดตามควบคุมและรายงานอย่างเหมาะสม + ทบทวนขั้นตอนการจัดทำงบประมาณ

1.3 อธิบายระบบงบประมาณประเภทต่างๆและคุณลักษณะต่างๆ

ระบบงบประมาณเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนและการควบคุมของธุรกิจ เมื่อวางแผนธุรกิจอาจเป็นแผนระยะสั้น ( น้อยกว่าหนึ่งปี ) แผนระยะยาวหรือแผนระยะกลาง ขึ้นอยู่กับแผนประเภทขององค์กรและคำนึงถึงข้อเท็จจริงต่างๆที่เกี่ยวข้องคุณควรจะสามารถเลือกประเภทของระบบงบประมาณที่เหมาะสมได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแผน ระบบงบประมาณมีหลากหลายประเภท เราจะตรวจสอบบางส่วนของสิ่งเหล่านั้นและคุณสมบัติของพวกเขา

การจัดทำงบประมาณแบบดั้งเดิม:

ในการจัดทำงบประมาณประเภทนี้จะมีการพิจารณาข้อมูลและตัวเลขจากปีที่แล้วและงบประมาณจะถูกสร้างขึ้นสำหรับปีถัดไปโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเมื่อจำเป็น ระบบงบประมาณเหล่านี้พัฒนาและดำเนินการได้ง่าย ประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาด้วย อย่างไรก็ตามมีข้อบกพร่องบางประการในการใช้ระบบนี้เนื่องจากเป็นไปตามกระบวนการจัดทำงบประมาณจากบนลงล่างซึ่งงบประมาณจะถูกกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง นอกจากนี้ยังไม่มีความยืดหยุ่นและไม่สามารถใช้กับระบบงบประมาณระยะยาวได้

การจัดทำงบประมาณตามกิจกรรม (ABB):

การจัดทำงบประมาณขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่าย ขึ้นอยู่กับกิจกรรมและประโยชน์ที่ได้รับมีการจัดสรรทรัพยากร สิ่งเหล่านี้มีความแม่นยำสูงในความหมายการติดตามต้นทุนสำหรับแต่ละบริการ / วัตถุประสงค์นั้นง่ายกว่า ใช้เวลามากมีความซับซ้อนและเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น

งบประมาณหมุนเวียน:

งบประมาณเหล่านี้เป็นงบประมาณระยะสั้นที่มีการเพิ่มงบประมาณสำหรับแต่ละช่วงเวลาต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่นงบประมาณอาจได้รับการพัฒนาเพียง 3 เดือนและเมื่อหมดช่วงเวลานี้งบประมาณใหม่จะถูกเพิ่มโดยคำนึงถึงข้อเท็จจริงและตัวเลขจากช่วงเวลาต่อเนื่องก่อนหน้านี้ เนื่องจากงบประมาณนี้ดูแผนระยะสั้นงบประมาณจึงเป็นข้อมูลล่าสุดและเป็นจริงเสมอ ต้องใช้เวลามากขึ้นเนื่องจากต้องเตรียมงบประมาณค่อนข้างบ่อย ( ทุกสองสามเดือน ) มากกว่าปีละครั้ง

lurnq.com

การจัดทำงบประมาณจากบนลงล่าง:

งบประมาณจัดทำโดยผู้บริหารระดับสูงและส่งต่ออำนาจให้กับพนักงานในองค์กร สิ่งเหล่านี้พบได้บ่อยในองค์กรขนาดเล็กหรือธุรกิจใหม่ บางครั้งผู้จัดการที่ขาดทักษะการจัดทำงบประมาณโดยไม่ทราบถึงผลลัพธ์เชิงบวกของระบบงบประมาณอื่น ๆ จะกำหนดงบประมาณให้กับพนักงานโดยใช้กระบวนการนี้ อย่างไรก็ตามอาจไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไปและบางครั้งพนักงานบางคนอาจไม่เห็นด้วยกับงบประมาณ ขั้นตอนการจัดทำงบประมาณนี้ใช้เวลาน้อยและอาจต้องการแรงจูงใจในการตกลงกัน

งบประมาณด้านล่าง:

ผู้จัดการมารวมตัวกันเพื่อหารือและตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณ ซึ่งตรงข้ามกับการจัดทำงบประมาณจากบนลงล่าง ทักษะและความคิดจากบุคคลต่างๆจะถูกนำมารวมกันเมื่อพัฒนางบประมาณและด้วยเหตุนี้กระบวนการจัดทำงบประมาณจึงมีคุณภาพดี ระบบเหล่านี้ใช้ในองค์กร / ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีชื่อเสียง ผู้จัดการที่เกี่ยวข้องจะมีทักษะในการจัดทำงบประมาณที่ดีและรวบรวมแนวคิดจากพนักงานที่มีประสบการณ์ในแต่ละแผนก การจัดทำงบประมาณประเภทนี้ใช้เวลานาน

การจัดทำงบประมาณแบบศูนย์ (ZBB):

งบประมาณในกรณีนี้จัดทำขึ้นจากระดับฐานนั่นคือจากฐานศูนย์ ในกระบวนการจัดทำงบประมาณแบบศูนย์มีการเตรียมงาน / บริการทั้งหมดซึ่งจะช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของแต่ละบริการโดยพิจารณาจากผลประโยชน์ขององค์กร ตามลำดับความสำคัญนี้ทรัพยากรจะถูกจัดสรร บางพื้นที่ที่ ZBB สามารถใช้ ได้แก่ การฝึกอบรมการวิจัยและพัฒนาไม่ใช่การให้บริการเพื่อแสวงหาผลกำไรเป็นต้นซึ่งเป็นรูปแบบระบบการจัดทำงบประมาณที่มีประสิทธิภาพมาก แต่สิ้นเปลืองเวลามาก ผู้จัดการจำเป็นต้องมีทักษะสูงเพื่อพัฒนาระบบ ZBB

การจัดทำงบประมาณส่วนเพิ่ม:

นี่คือระบบงบประมาณประเภทหนึ่งที่มีการพิจารณาความคาดหวังในการเพิ่มหรือลดรายได้ของธุรกิจในขณะที่พัฒนางบประมาณ การจัดทำงบประมาณประเภทนี้ตรงไปตรงมาและคุ้มค่า แต่จะไม่รวมค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวค่าใช้จ่ายฉุกเฉินเป็นต้นซึ่งเป็นรูปแบบการจัดทำงบประมาณที่ง่ายและรวดเร็วและบางครั้งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดสรรทรัพยากร.

การจัดทำงบประมาณตามแรงจูงใจ:

การจัดทำงบประมาณประเภทนี้ขึ้นอยู่กับความสำเร็จของผลกำไร นั่นคือขึ้นอยู่กับจำนวนรายได้หรือกำไรที่คาดว่าจะได้รับสำหรับปีการเงินหนึ่ง ๆ ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้การจัดทำงบประมาณประเภทนี้เป็นวิธีการทั่วไปในการจัดทำงบประมาณ แต่ไม่สามารถถือเป็นวิธีการจัดทำงบประมาณที่เป็นทางการได้ เนื่องจากงบประมาณนี้ขึ้นอยู่กับแรงจูงใจในการทำกำไรหากยอดขายได้รับผลกระทบก็จะส่งผลต่องบประมาณด้วย

อ่านเพิ่มเติม

• จัดการงบประมาณ: ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการรายงานผลการดำเนินงานเทียบกับงบประมาณการ

  จัดการงบประมาณไม่ได้หยุดเพียงแค่การจัดการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรายงานประสิทธิภาพเทียบกับงบประมาณด้วย สิ่งนี้มีจุดประสงค์และประโยชน์ในตัวเองและยังช่วยในการคาดการณ์งบประมาณในอนาคต

• การทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการจัดการงบประมาณการ

  จัดการงบประมาณเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับทุกธุรกิจ การกำกับดูแลด้านงบประมาณเกี่ยวข้องกับการติดตามควบคุมบันทึกค่าใช้จ่ายลดต้นทุนและระบุสถานการณ์ที่เรียกร้องให้ดำเนินการแก้ไข