สารบัญ:
เมื่อผู้เยี่ยมชมเข้ามาในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจควรทักทายและต้อนรับด้วยความสุภาพ
ภาพถ่ายโดย Helena Lopes บน Unsplash
เมื่อพบปะและทักทายผู้เยี่ยมชม / ลูกค้าในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจคุณมีเวลาสองสามวินาทีแรกในการสร้างความประทับใจที่ดีซึ่งจะส่งผลต่อเนื่องยาวนาน
ผู้เยี่ยมชมเข้ามาในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจด้วยเหตุผลหลายประการ พวกเขาอาจเป็นลูกค้า (รายเดิมหรือรายใหม่) ตัวแทนซัพพลายเออร์พันธมิตรทางธุรกิจผู้คนจากแผนก / พื้นที่ / องค์กรต่างๆเป็นต้น
จุดแรกของการติดต่อกับผู้เยี่ยมชมขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กร สภาพแวดล้อมในสำนักงานหรือสภาพแวดล้อมทางอุตสาหกรรมมีแนวโน้มที่จะมีพื้นที่ต้อนรับซึ่งเจ้าหน้าที่ธุรการแผนกต้อนรับจะเป็นจุดติดต่อแรกในขณะที่ในสภาพแวดล้อมการค้าปลีกพนักงานทุกคนอาจเป็นจุดติดต่อแรก
มีหลายสิ่งที่คุณต้องจำไว้ในขณะพบปะและทักทายลูกค้า หากคุณทราบและมีความรู้เป็นอย่างดีเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจนโยบายข้อบังคับกฎหมายและที่สำคัญที่สุดคือทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และการสื่อสารคุณจะสามารถสร้างความประทับใจแรกพบนั้นได้
เนื้อหาที่นี่อ้างอิงจากหน่วย NVQ ระดับ 2 ในธุรกิจและการบริหารและหน่วยนี้มีมูลค่าเครดิตเท่ากับ 3 เราจะพูดถึงขั้นตอนต่างๆที่ต้องปฏิบัติตามและคาดว่าจะมีการต้อนรับเมื่อมีการพบปะทักทายและ ต้อนรับผู้มาเยือนในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
หน่วยนี้มีสองส่วน ส่วนแรกจะได้รับการประเมินตามความรู้และความเข้าใจที่ผู้สมัครมีเกี่ยวกับขั้นตอนการพบปะและต้อนรับผู้มาเยือนและส่วนที่สองจะประเมินตามผลงานของผู้สมัคร นั่นคือผ่านการสังเกตข้อความส่วนตัวพยานหลักฐาน ฯลฯ ทั้งสองส่วนสามารถประเมินได้ผ่านการซักถามและการอภิปรายอย่างมืออาชีพ
1. ทำความเข้าใจขั้นตอนในการพบปะและต้อนรับผู้มาเยือน
1.1. อธิบายเหตุผลที่แตกต่างกันสำหรับผู้ที่มาเยี่ยมชมธุรกิจความต้องการของพวกเขาและความต้องการของพวกเขา
เมื่อพิจารณาถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและประเภทของธุรกิจเราสามารถคาดหวังว่าผู้เยี่ยมชมจะมาเยี่ยมชมสถานที่ประกอบธุรกิจด้วยเหตุผลหลายประการ เป็นความรับผิดชอบขององค์กรในการทำให้ผู้เยี่ยมชมรู้สึกเป็นที่ต้อนรับตอบสนองความต้องการและความต้องการของพวกเขาและให้ข้อมูลและบริการที่เกี่ยวข้องกับการเยี่ยมชม
เหตุผลต่างๆที่ผู้คนสามารถเยี่ยมชมสถานที่ประกอบธุรกิจ ได้แก่:
- คำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการ
- พูดคุยกับเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับบริการที่มีอยู่
- ร้องเรียน
- การตลาด
- การประชุมต่างๆซึ่งรวมถึงการประชุมคณะกรรมการ / คณะกรรมการการประชุมเกี่ยวกับประเด็นสำคัญการอภิปรายกลุ่ม ฯลฯ
- คอลเลกชันและการส่งมอบ
- ซ่อมบำรุง
- การตรวจสอบ
ข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับผู้เยี่ยมชมที่มาเยี่ยมชมธุรกิจ ได้แก่:
- ระบุที่อยู่ที่ถูกต้องรวมทั้งรหัสไปรษณีย์และสถานที่สำคัญหากมี
- ที่จอดรถ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีที่จอดรถเพียงพอในระยะที่เหมาะสมและมีที่จอดรถสำหรับผู้พิการ
- ลูกค้าบางรายอาจมีความต้องการพิเศษและด้วยเหตุนี้สิ่งอำนวยความสะดวกที่เกี่ยวข้องกับประเภทของลูกค้าหรือผู้เยี่ยมชมที่องค์กรคาดว่าจะต้องมี
- ป้ายที่มองเห็นได้เพื่อนำผู้เยี่ยมชมไปยังพื้นที่ที่เหมาะสมโดยไม่สับสน ป้ายต้องมีความเป็นมืออาชีพด้วย ตรวจสอบว่าทางเข้ามีความชัดเจนสะอาดและเป็นมิตรและสะท้อนถึงลักษณะของธุรกิจ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนทักทายและต้อนรับผู้มาเยี่ยมในบริเวณแผนกต้อนรับว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับที่นั่งห้องน้ำหนังสือเล่มเล็กวารสารนิตยสาร ฯลฯ
วิธีต่างๆในการตอบสนองความต้องการของผู้เยี่ยมชมที่มาเยี่ยมชมธุรกิจมีดังนี้:
- จัดให้บริเวณแผนกต้อนรับสามารถเข้าถึงได้ง่ายด้วยป้ายบอกทางและข้อมูลอื่น ๆ ในทุกที่ที่จำเป็น
- ทางเข้าควรเรียบร้อยและสะอาดเพราะสะท้อนถึงองค์กร
- ควรจัดเตรียมสิ่งจำเป็นและสิ่งอำนวยความสะดวกขั้นพื้นฐานไว้ให้พร้อมเช่นที่จอดรถที่นั่งห้องน้ำหนังสือพิมพ์ / นิตยสารในพื้นที่รอน้ำดื่ม
- พร้อมที่จะตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหากเป็นไปได้ให้จัดเตรียมแผ่นพับ / หนังสือเล่มเล็กหรือทรัพยากรข้อมูลอื่น ๆ
- พื้นที่ที่เข้าถึงได้ของผู้มาเยือนจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานด้านสุขภาพและความปลอดภัย
1.2 อธิบายวัตถุประสงค์ของการติดต่อกับผู้เยี่ยมชมอย่างทันท่วงทีและสุภาพ
เมื่อผู้เยี่ยมชมเข้ามาในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจควรทักทายและต้อนรับด้วยความสุภาพ หากองค์กรให้บริการอาหารหรือเครื่องดื่มให้ถามพวกเขาว่าต้องการทานอาหารหรือไม่ถ้าไม่คุณสามารถถามว่าพวกเขาต้องการน้ำเปล่า จัดการกับผู้เยี่ยมชมทุกคนโดยเร็วที่สุดและตอบคำถามของพวกเขาอย่างสุภาพและทันท่วงที
อาจมีบางครั้งที่บริเวณแผนกต้อนรับไม่ว่างเนื่องจากผู้มาเยี่ยมเยียนต้องรอเวลา อย่าลืมขอโทษสำหรับความล่าช้าและขอบคุณที่รอ
จุดประสงค์ของการติดต่อกับผู้เยี่ยมชมอย่างทันท่วงทีและสุภาพคือ:
- ผู้เยี่ยมชมจะรู้ว่าพวกเขาได้รับความเคารพให้ความสำคัญและ บริษัท ยังพิจารณาว่าพวกเขามีความสำคัญ
- ผู้เยี่ยมชมจะรักษาทัศนคติและพฤติกรรมอย่างมืออาชีพ
- ผู้เยี่ยมชมจะไว้วางใจ บริษัท และจะมีข้อสังเกตและความประทับใจที่ดีเกี่ยวกับองค์กร
- พนักงานแต่ละคนและพฤติกรรมของพวกเขาจะเป็นภาพสะท้อนขององค์กรดังนั้นการตอบสนองที่รวดเร็วและสุภาพจะทำให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดี
- ผู้เยี่ยมชมจะแนะนำองค์กรให้กับผู้อื่นและกระจายคำที่ดีและจะใช้องค์กรนี้ในอนาคต
1.3 อธิบายวัตถุประสงค์ของการนำเสนอภาพลักษณ์ที่ดีของตนเองและองค์กร
เมื่อผู้เยี่ยมชมเยี่ยมชมสภาพแวดล้อมทางธุรกิจจุดติดต่อแรกของพวกเขาจะเป็นบุคคลที่แผนกต้อนรับ (องค์กรส่วนใหญ่มีหนึ่งแห่ง) หรืออย่างน้อยก็เป็นคนที่พบปะและทักทาย อย่างที่ทราบกันดีว่าความประทับใจแรกสร้างความแตกต่างได้เสมอดังนั้นการนำเสนอภาพลักษณ์ที่ดีของคุณและองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก แต่งตัวและนำเสนอตัวเองอย่างเรียบร้อย ติดระเบียบการแต่งกายขององค์กร ยิ้มสบตารับฟังมองโลกในแง่ดีและพยายามอย่างเต็มที่เพื่อช่วยพวกเขาตอบคำถาม
วัตถุประสงค์ของการดำเนินการคือ:
- ณ เวลานั้นคุณกำลังเป็นตัวแทนขององค์กรสำหรับผู้เยี่ยมชม ดังนั้นพฤติกรรมและแนวทางของคุณจะสะท้อนถึงองค์กรโดยรวม คุณและองค์กรจะได้รับการตัดสินหรือประเมินตามแนวทางและบริการของคุณ
- เป็นการสร้างความรู้สึกเชื่อมั่นให้กับผู้มาเยือน
- ผู้เยี่ยมชมได้รับความประทับใจในเชิงบวกขององค์กร
- ช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างองค์กรกับลูกค้าและพนักงาน
- ดึงดูดลูกค้าที่มีคุณภาพซึ่งจะช่วยปรับปรุงธุรกิจให้กับองค์กรจึงเพิ่มผลกำไรให้กับองค์กร
1.4 อธิบายวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติตามขั้นตอนด้านสุขภาพความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัยเมื่อต้องติดต่อกับผู้เยี่ยมชมรวมถึงความรับผิดชอบของตนเอง
กระบวนการด้านสุขภาพและความปลอดภัย / การรักษาความปลอดภัยต่างๆมีอยู่ในทุกองค์กร ขั้นตอนเหล่านี้พนักงานจะต้องปฏิบัติตามอย่างมีความรับผิดชอบตลอดเวลาซึ่งรวมถึงการจัดการกับผู้เยี่ยมชมด้วย
nioh.ac.za
วัตถุประสงค์ของการปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้คือ:
- เพื่อให้องค์กรและสภาพแวดล้อมเป็นสถานที่ที่ปลอดภัยในการเยี่ยมชมและทำงาน
- มีอุปกรณ์ปฐมพยาบาลที่จำเป็นทั้งหมดตามข้อกำหนดที่เพียงพอ
- เพื่อป้องกันความเสี่ยงต่อสุขภาพของพนักงานและผู้เยี่ยมชม
- เพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องจักรและอุปกรณ์หรืออุปกรณ์ใด ๆ ที่ทำงานในสถานที่ขององค์กรนั้นปลอดภัยในการใช้งาน
- เพื่อช่วยดำเนินมาตรการป้องกันหรือกำหนดแผนฉุกเฉินตามที่จำเป็น
- เพื่อบันทึกและรายงานอุบัติเหตุการบาดเจ็บและปัญหาด้านสุขภาพและความปลอดภัยอื่น ๆ
- เพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางปฏิบัติในการทำงานนั้นปลอดภัยและมีการใช้มาตรการด้านสุขภาพและความปลอดภัยและกำลังดำเนินการตาม
- พื้นบันไดและพื้นที่อื่น ๆ ต้องปลอดภัยในการใช้งาน
- เพื่อยืนยันว่าหากมีการใช้วัสดุอันตรายหากมีการจัดเก็บด้วยวิธีการที่ปลอดภัยในที่ปลอดภัยและได้รับการจัดการและใช้อย่างปลอดภัยเนื่องจากสิ่งเหล่านี้อาจก่อให้เกิดอันตรายได้หลายประการ
- เพื่อให้แน่ใจว่ามีการระบายอากาศที่เหมาะสมในบริเวณที่ผู้มาเยี่ยมเยียนเข้าถึงและที่พนักงานทำงาน
- เพื่อรักษาอุณหภูมิของพื้นที่ทำงานและเยี่ยมชมให้อยู่ในระดับที่เพียงพอและสิ่งอำนวยความสะดวกในการเข้าห้องน้ำการซักผ้าและห้องน้ำอยู่ในสภาพที่ดีเพื่อให้ผู้เข้าชมสามารถใช้งานได้โดยไม่มีปัญหาหรือการต่อสู้
- การเยี่ยมชมและพื้นที่ทำงานต้องปราศจากวัสดุไวไฟวัสดุที่ระเบิดได้และวัสดุกัมมันตภาพรังสีที่เป็นอันตรายอื่น ๆ
- ต้องเก็บเครื่องจักรและอุปกรณ์ขนาดใหญ่ไว้ห่างจากพื้นที่เยี่ยมชมเพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ
- ต้องติดป้ายเตือนในพื้นที่ที่กำหนด
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสายไฟลากและดูแลเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงต่อสุขภาพและความปลอดภัย
- รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมหากใช้อุปกรณ์ใด ๆ ในที่ทำงานและปฏิบัติตามนโยบายด้านสุขภาพและความปลอดภัยและขั้นตอนการเกิดอุบัติเหตุขององค์กร
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกผู้เยี่ยมชมตามขั้นตอนขององค์กรเพื่อความปลอดภัย
หวังว่าข้อมูลที่นี่จะเป็นประโยชน์และน่าสนใจ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันความคิดและประสบการณ์ของคุณ
ขอบคุณสำหรับการหยุดโดย.
ลิฟวิงสตา.
หมายเหตุสำหรับผู้สมัคร NVQ:นี่เป็นเพียงข้อมูลอ้างอิงเท่านั้นและโปรดอย่าทำซ้ำ นอกจากนี้โปรดเชื่อมโยงกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและรายละเอียดงานของคุณในขณะที่เขียนหน่วยของคุณ ดีที่สุด!