Nvq ระดับ 3: สื่อสารในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

หน่วยนี้ครอบคลุมการสื่อสารที่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

ภาพถ่ายโดยเสาอากาศบน Unsplash

การสื่อสารในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเป็นกลุ่ม A ซึ่งเป็นหน่วยบังคับสามหน่วยกิตสำหรับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูงแห่งชาติระดับ 3 ในสาขาธุรกิจและการบริหารซึ่งเปิดสอนในอังกฤษเวลส์และไอร์แลนด์เหนือ โมดูลนี้ช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจวัตถุประสงค์ของการสื่อสารอย่างถ่องแท้ ผู้สมัครยังเรียนรู้วิธีการสื่อสารทั้งทางวาจาและลายลักษณ์อักษรวิธีการแสวงหาและใช้ข้อเสนอแนะ (และความสำคัญ) และวิธีการพัฒนาทักษะการสื่อสารสำหรับระดับต่อไป

บทความนี้จะกล่าวถึงผลลัพธ์ของแต่ละโมดูลอธิบายความหมายและหารือเกี่ยวกับวิธีการบรรลุผล จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงสิ่งที่ผู้สมัครคาดว่าจะเขียนโดยทั่วไป ขึ้นอยู่กับงานเฉพาะของคุณคุณจะต้องแก้ไขสิ่งที่เขียนไว้ที่นี่สำหรับงานและองค์กรของคุณเองเมื่อเตรียมพอร์ตโฟลิโอของคุณเอง

วิธีใช้บทความนี้

บทความนี้ครอบคลุมผลลัพธ์ที่ 1 และ 2 ของหน่วย 304 สำหรับประกาศนียบัตร NVQ ระดับ 3 ในธุรกิจและการบริหารซึ่งครอบคลุมองค์ประกอบของการสื่อสารในสถานที่ทำงาน

เป็นเพียงข้อมูลเท่านั้นและมีไว้เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการรวบรวมผลงานของคุณเอง อย่าคัดลอกอะไรที่นี่โดยตรงสำหรับไฟล์ของคุณเนื่องจากไฟล์ของคุณต้องได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับงานและองค์กรของคุณโดยเฉพาะ การคัดลอกภาษาจากบทความนี้โดยตรงไม่เพียง แต่เป็นการไม่สุจริตเท่านั้น แต่ยังทำให้ไฟล์ของคุณอ่อนแอลงด้วย

ผลลัพธ์ที่ 1: เข้าใจวัตถุประสงค์ของการวางแผนการสื่อสาร

1.1 อธิบายถึงประโยชน์ของการรู้วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร

การสื่อสารหมายถึงการส่งต่อความคิดหรือเนื้อหาระหว่างบุคคลกลุ่มหรือบุคคลและกลุ่ม การสื่อสารประกอบด้วย:

• ที่มา:บุคคลหรือบุคคลที่สร้างข้อความ
• ข้อความ:เนื้อหาของการสื่อสาร
• สื่อ:วิธีการส่งการสื่อสาร (อีเมลโทรศัพท์ด้วยตนเอง ฯลฯ)
• ผู้รับ:ผู้ชมหรือบุคคลที่กำลังสื่อสารด้วย ทักษะการรับ ได้แก่ การฟังและการอ่านอย่างมีประสิทธิภาพ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเราสื่อสารกันโดยรับฟังปัญหาของกันและกันและด้วยการแก้ปัญหาแบบวันต่อวันร่วมกัน

1.2 อธิบายถึงเหตุผลในการรู้จักผู้ชมต่อผู้ที่กำลังนำเสนอการสื่อสาร

หากคุณเข้าใจผู้ชมของคุณคุณสามารถสื่อสารและชักชวนพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณจะได้รับการตอบรับที่ดีคุณต้องเรียนรู้ว่าผู้ชมของคุณคาดหวังอะไรอารมณ์แบบใดและคำถามใดที่พวกเขาอาจต้องการให้คุณตอบ

1.3 อธิบายวัตถุประสงค์ของการทราบผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ของการสื่อสาร

การทำความเข้าใจ "ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้" ของการสื่อสารหมายถึงการเข้าใจทั้งข้อความของคุณเองและวิธีที่ผู้ชมจะได้รับ

ผู้ชมสามารถ:

• เพื่อนร่วมงานคนเดียว
• ผู้คนจำนวนหนึ่งในที่ประชุม
• ห้องที่เต็มไปด้วยผู้คน

เมื่อคุณสื่อสารคุณควรรู้ว่าคุณกำลังพยายาม:

• ถ่ายทอดข้อมูล
• ชักชวน
• ให้ความบันเทิง

ประสิทธิผลของการสื่อสารของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณเข้าใจดีเพียงใดว่าจุดประสงค์ของคุณเชื่อมโยงกับจุดยืนและความคาดหวังของผู้ชมได้ดีเพียงใด

1.4 อธิบายวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันและเมื่อใดควรใช้

การสื่อสารสามารถแบ่งได้เป็น: วาจาหรือไม่ใช่คำพูดเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

วาจา

• การสื่อสารด้วยวาจาเป็นการสื่อสารที่สำคัญที่สุดทั่วไปและมีประสิทธิภาพ การพูดโดยตรงและการฟังช่วยให้เราเข้าใจความต้องการทางอารมณ์ของกันและกัน
• การสื่อสารด้วยวาจาที่มีประสิทธิภาพมีส่วนเกี่ยวข้องกับการที่คุณฟังผู้อื่นได้ดีเพียงใดเช่นเดียวกับวิธีที่คุณพูดกับพวกเขา

อวัจนภาษา

• การสื่อสารอวัจนภาษาหมายถึงการเขียน แต่ยังหมายถึงภาษามือการแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง การสื่อสารแบบอวัจนภาษามีประสิทธิภาพน้อยกว่าการสื่อสารด้วยวาจาซึ่งจะดีกว่าเสมอที่จะพูดโดยตรง แต่ก็ยังสำคัญที่คุณจะต้องเลือกใช้ตัวชี้นำที่ไม่ใช่คำพูด
• การสื่อสารอวัจนภาษาสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารด้วยวาจา ภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้ามักจะจริงใจและสามารถช่วยสื่อถึงความจริงใจได้
• บางคนรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เฉพาะผู้ที่มีปัญหาในการได้ยินโดยส่วนใหญ่จะใช้การสื่อสารอวัจนภาษาในรูปแบบของภาษามือท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้า

• การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการคือปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวที่เกิดขึ้นโดยบังเอิญตลอดทั้งวัน อาจเกี่ยวข้องกับงานหรือไม่ก็ได้ทั้งวาจาหรืออวัจนภาษา
• ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การแชทเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานในห้องอาหารกลางวันอีเมลฉบับย่อที่ถามเกี่ยวกับสถานะของโครงการหรือบันทึกย่อช่วยเตือนเพื่อขอให้มีการประชุมอย่างกะทันหันเพื่อระบุชื่อบางส่วน

การสื่อสารอย่างเป็นทางการ

• การสื่อสารบางประเภทเป็นไปตามความคาดหวังหรือโปรโตคอลอย่างเป็นทางการมีการบันทึกไว้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งหรือมีการวางแผนและซักซ้อมล่วงหน้า
• ตัวอย่างของการสื่อสารด้วยวาจาอย่างเป็นทางการคือการนำเสนอแบบสคริปต์ การสื่อสารแบบอวัจนภาษารวมถึงรายการที่เป็นลายลักษณ์อักษรเช่นรายงานประจำปีเงื่อนไขการจ้างงานและสัญญา

ผลลัพธ์ที่ 2: เข้าใจวิธีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

2.1 ระบุแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจใช้เมื่อเตรียมการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

แหล่งที่มาของข้อมูลสามารถจัดประเภทเป็นข้อมูลหลักหรือรอง

แหล่งที่มาหลัก

• แหล่งที่มาหลักถูกสร้างขึ้นในระหว่างกิจกรรม ข้อมูลประเภทนี้รวบรวมโดยบุคคลที่สัมผัสกับเหตุการณ์หรือเหตุการณ์โดยตรง
• แหล่งข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นสมุดบันทึกจดหมายหนังสือพิมพ์บันทึกของศาลการสัมภาษณ์การสำรวจ ฯลฯ
• แหล่งที่มาหลักมักไม่มีการปรุงแต่งและใกล้เคียงกับเหตุการณ์มากที่สุด

แหล่งข้อมูลรอง

• ข้อมูลประเภทนี้ถูกกรองโดยผู้ที่นำออกจากเหตุการณ์หลัก
• แหล่งข้อมูลเหล่านี้สามารถตีความหรือวิเคราะห์วรรณกรรมของแหล่งที่มาหลักและรวมถึงหนังสือเอกสารตีความหรือบัญชีของบุคคลภายนอกเกี่ยวกับเหตุการณ์
• โดยปกติแหล่งข้อมูลทุติยภูมิจะตีความเหตุการณ์และอาจเกิดขึ้นภายหลัง

2.2 อธิบายหลักการสื่อสารสำหรับการใช้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงอีเมลแฟกซ์หรือการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งและจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์

• การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญทางเทคนิคในระดับหนึ่ง คุณควรมีทักษะเพียงพอที่จะส่งข้อมูลผ่านเทคโนโลยีโทรคมนาคมและรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ที่จำเป็น
• เมื่อเลือกการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลคุณควรไตร่ตรองอย่างรอบคอบและตัดสินใจว่าวิธีการสื่อสารใดดีที่สุดและมีประสิทธิภาพ
• ในสภาพแวดล้อมสำนักงานคุณควรตีความข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และมีทักษะในการถอดความได้ดี

2.3 อธิบายรูปแบบและโทนเสียงของภาษาและสถานการณ์ที่แตกต่างกันเมื่ออาจใช้สำหรับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

การเขียนที่เป็นภาษาพูดไม่เป็นทางการและเป็นทางการเป็นรูปแบบที่แตกต่างกันโดยมีความคาดหวังและผลลัพธ์ของตนเอง รูปแบบการเขียนที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับความตั้งใจสื่อของคุณและผู้ชมของคุณ

• ภาษาสบาย ๆเป็นภาษาที่ไม่เป็นทางการและเป็นบทสนทนา เป็นวิธีการเขียนข้อความหรือแชทที่เป็นมิตร เป็นไปได้ว่าคุณจะใช้ภาษาสบาย ๆ ในที่ทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้บังคับบัญชา ภาษาสบาย ๆ เป็นวิธีที่คุณพูดกับคนรอบข้าง
• ภาษาพูดคล้ายกันและหมายถึงภาษาที่เราใช้สื่อสารกับครอบครัวและเพื่อนสนิท ภาษาพูดประกอบด้วยคำแสลงและภาษาถิ่น
• ภาษาที่เป็นทางการใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจและใช้เมื่อคุณต้องการให้เป็นมืออาชีพและเชื่อถือได้ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับคำพูดและน้ำเสียงที่คุณใช้ ในการเขียนอย่างเป็นทางการภาษาของคุณควรมีไวยากรณ์คำศัพท์และไวยากรณ์ที่เหมาะสม

2.4 อธิบายเหตุผลในการเลือกและใช้ภาษาที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

การสื่อสารเป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลความคิดความคิดความรู้สึกและอารมณ์ผ่านการพูดสัญญาณการเขียนหรือพฤติกรรม ภาษาที่เราใช้ควรเข้าใจง่ายถูกต้องและมีชั้นเชิง

ข้อความทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นคำร้องเรียนรายงานการประชุมและความคับข้องใจเพื่อบอกชื่อไม่กี่ - ต้องการชั้นเชิงที่แตกต่างกัน

• โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนสิ่งที่สำคัญให้พยายามพูดถึงองค์กรหรือกลุ่มโดยทั่วไปแทนที่จะทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว
• เริ่มต้นด้วยคะแนนบวกก่อนลบเพื่อไม่ให้ฝ่ายรับตั้งรับในทันที
• อธิบายข้อเท็จจริงอย่างตรงไปตรงมาแทนที่จะใช้ภาษาที่คลุมเครือหรือโดยอ้อม
• ในขณะที่เขียนให้หลีกเลี่ยงการใช้ตัวหนาหรือตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด สิ่งนี้ถือเป็นศัตรูในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

2.5 อธิบายวิธีการจัดโครงสร้างและการนำเสนอข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้ตรงตามความต้องการของผู้ชมที่แตกต่างกัน

เมื่อจัดระเบียบโครงสร้างและนำเสนอข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรโปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เมื่อนำเสนอให้เตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดล่วงหน้า สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงงานนำเสนอ PowerPoint (หรือซอฟต์แวร์สไลด์โชว์ที่คล้ายกัน) เอกสารประกอบคำบรรยายหรือสคริปต์สำหรับตัวคุณเอง
• จัดเก็บเอกสารตามลำดับที่ถูกต้องเพื่อให้การสื่อสารดำเนินไปโดยไม่สับสนหรือผิดพลาด ตรวจสอบคำสั่งซื้อล่วงหน้าอีกครั้ง
• ในขณะนำเสนอให้ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของคุณ ให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังจะนำเสนอแรงจูงใจในการนำเสนอเหตุใดผู้เข้าร่วมจึงอยู่ที่นั่นและเหตุใดหัวข้อจึงสำคัญ
• นำเสนองานของคุณทีละขั้นตอนอย่างชัดเจนโดยใช้การอ้างอิงที่เหมาะสมเมื่อจำเป็น
• ในตอนท้ายสรุปด้วยการอธิบายว่าวัตถุประสงค์ทั้งหมดของคุณบรรลุได้อย่างไร
• ใช้เวลาในการตอบคำถาม

2.6 อธิบายวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาในข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษร

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะต้องมีความถูกต้องจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพและปราศจากข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้ก่อนที่เอกสารจะสรุปเพื่อส่งไปยังผู้รับ

ตรวจสอบคะแนนเพื่อความถูกต้อง

• ความไม่ถูกต้องอาจทำร้ายชื่อเสียงของคุณและองค์กรของคุณ ผลกระทบอาจมีตั้งแต่น่าอายไปจนถึงหายนะทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัญหา
• รายละเอียดที่ต้องตรวจสอบซ้ำ ได้แก่ วันที่ชื่อสถิติเหตุการณ์และใบเสนอราคา
• หากคุณไม่แน่ใจในสิ่งใดโปรดตรวจสอบกับผู้ที่มีความรู้หรือประสบการณ์

ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์

• โปรแกรมประมวลผลคำและระบบอีเมลส่วนใหญ่มีเครื่องตรวจตัวสะกดในตัว ใช้วิจารณญาณของคุณเนื่องจากอาจไม่ถูกต้องเสมอไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงชื่อบุคคลหรือศัพท์แสงเฉพาะอุตสาหกรรม
• ควรอ่านเอกสารสองครั้งด้วยตัวเองก่อนสรุป
• ให้คนอื่นอ่านและแก้ไขเอกสารให้คุณ ดวงตาคู่ใหม่จะสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณพลาดไป

ใช้เทมเพลต

• องค์กรหลายแห่งมีรูปแบบภายในสำหรับเอกสารที่แตกต่างกัน ทั้งหมดนี้จะพร้อมใช้งานเป็นเทมเพลตที่คุณสามารถป้อนข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
• หากการสื่อสารไม่มีเทมเพลตที่กำหนดคุณควรศึกษารูปแบบที่ถูกต้องโดยขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรหรือแผนกของคุณ สอบถามเพื่อนร่วมงานของคุณหรือค้นหาเอกสารที่คล้ายกันเพื่อให้ได้รูปแบบที่เหมาะสม

2.7 อธิบายวัตถุประสงค์ของการใช้ไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำอย่างถูกต้อง

• ไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำที่เหมาะสมช่วยให้ผู้อ่านมีเวลาอ่านการสื่อสารได้ง่ายทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เมื่อเอกสารมีข้อผิดพลาดในเชิงข้อเท็จจริงผู้อ่านมักจะไม่ไว้วางใจในเรื่องทั้งหมด การรับรู้ความไม่น่าเชื่อถืออาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของคุณและส่งผลให้สถานะของคุณในองค์กรของคุณ

2.8 อธิบายความหมายของภาษาอังกฤษล้วนและเหตุใดจึงใช้

ภาษาอังกฤษล้วนเป็นภาษาที่เน้นความชัดเจนและหลีกเลี่ยงภาษาทางเทคนิคหรือศัพท์แสง เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพูดคุยกับคนที่อยู่นอกอาชีพของคุณซึ่งต้องการภาษาทางเทคนิคที่แปลเป็นสิ่งที่เข้าใจง่ายขึ้น

ภาษาอังกฤษล้วน:

• สามารถใช้สื่อสารกับทุกคนไม่ว่าจะมีทักษะการอ่านหรือความรู้เพียงใดก็ตาม
• ชัดเจนและตรงไปตรงมาไม่มีอะไรซ่อนเร้นปราศจากคำพูดหรือแนวคิดที่ไม่จำเป็น
• ไม่มีศัพท์เฉพาะทางเทคนิคหรือคำแสลง

2.9 อธิบายวัตถุประสงค์ของการพิสูจน์อักษรและการตรวจสอบงานเขียน

คุณควรพิสูจน์อักษรงานเขียนทั้งหมด มีสาเหตุสองสามประการสำหรับสิ่งนี้:

• การเขียนที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์สะท้อนให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความจุกจิกของคุณเช่นเดียวกับองค์กรของคุณ คนอื่นจะตัดสินคุณตามลักษณะงานเขียนของคุณที่ดูดี
• ร้อยแก้วที่เขียนอย่างดีใช้เวลาน้อยสำหรับผู้อ่านของคุณมากกว่าข้อความที่มีข้อผิดพลาดทำให้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพ

งานเขียนทั้งหมดตั้งแต่อีเมลรายงานการประชุมไปจนถึงรายงานที่เป็นทางการควรได้รับการพิสูจน์อักษรสำหรับข้อผิดพลาด

2.10 อธิบายจุดประสงค์ของการตระหนักถึงงานที่สำคัญและงานที่เร่งด่วน

ในการทำงานประจำวันของเราเรามีทั้งงานที่สำคัญบางอย่างเร่งด่วนและลำดับความสำคัญต่ำ งานทั้งหมดมีกำหนดเวลาที่ต้องปฏิบัติตาม อย่างไรก็ตามความสำคัญและความเร่งด่วนเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน งานบางอย่างอาจเป็นได้ทั้งสองอย่าง แต่การตระหนักว่างานใดเป็น