NVQ ระดับ 3: การใช้ระบบไดอารี่ (วัตถุประสงค์ประเภทและอื่น ๆ )

ตรวจสอบการใช้ระบบไดอารี่ในการบริหารธุรกิจรวมถึงประเภทของไดอารี่ที่มีข้อมูลที่ควรมีและวิธีการจัดเก็บรายการอย่างปลอดภัย

ภาพโดย Viktor Talashuk บน Unsplash

บทนำสู่หน่วยนี้

นี่คือหน่วยเสริมกลุ่ม B ที่ระดับ 2 โดยมีจำนวนหน่วยกิตทั้งหมด 3 หน่วย เมื่อเสร็จสิ้นหน่วยการเรียนรู้นี้ผู้สมัครจะมีความรู้เป็นอย่างดีเกี่ยวกับจุดประสงค์ของระบบไดอารี่วิธีใช้และเหตุผลที่ต้องใช้ พวกเขาจะรู้ว่าข้อมูลใดที่จำเป็นในการดูแลรักษาไดอารี่และทำไมและพวกเขาจะรู้วิธีการทำรายการไดอารี่อย่างชัดเจนและถูกต้องและทำไม

ผู้สมัครจะทราบจุดประสงค์ของการเปลี่ยนแปลงและวิธีการจัดลำดับความสำคัญและการสื่อสารพร้อมกับเข้าใจถึงความจำเป็นในการสื่อสาร ผู้สมัครจะได้ทราบวิธีรายงานและแก้ไขปัญหาในรายการไดอารี่และวิธีการจัดเก็บอย่างปลอดภัยเนื่องจากสามารถมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับได้ การแบ่งปันไดอารี่ได้รับการคุ้มครองเช่นกันรวมถึงระดับของการแบ่งปันสิทธิที่แต่ละคนมีสำหรับไดอารี่และวิธีการรักษาความลับและการนัดหมายส่วนตัวให้ห่างจากผู้ใช้ทั้งหมด

ฉันได้รวมข้อความส่วนตัวไว้ด้วย

1.1 วัตถุประสงค์ของการใช้ระบบไดอารี่คืออะไร?

เวลาเป็นสิ่งสำคัญมากและสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการดูแลระบบไดอารี่ ดังนั้นการวางแผนและจัดระเบียบเวลาของคุณเองและของคนอื่นอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุดกิจกรรมหนึ่งที่คุณสามารถมีส่วนร่วมได้

ไดอารี่ถือเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญอย่างหนึ่งในสำนักงานโดยที่ไม่มีใครรู้ว่าเราควรอยู่ที่ไหนหรือควรทำอะไรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง

ไดอารี่อาจได้รับการดูแลด้วยตนเองหรือทางอิเล็กทรอนิกส์

1.2 อธิบายระบบไดอารี่ประเภทต่างๆ

โดยทั่วไประบบไดอารี่สามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท:

ระบบแมนนวล

ระบบไดอารี่แบบแมนนวลที่ใช้กันทั่วไปในสำนักงาน

คือสมุดผูกมัดที่บันทึกการนัดหมาย

สิ่งเหล่านี้อาจเป็น:

• หนึ่งวันต่อหน้า
• สองวันต่อหน้า
• หนึ่งสัปดาห์เพื่อดู
• สองสัปดาห์เพื่อดู

เมื่อเลือกประเภทของไดอารี่ที่เหมาะสมที่สุดที่จะใช้คุณจะต้องพิจารณาจำนวนรายการที่คุณมีแนวโน้มที่จะทำในหนึ่งวัน

อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับหนังสือที่ถูกผูกไว้คือระบบใบหลวมซึ่งมักเรียกกันว่าผู้จัดการเวลา สิ่งนี้มีข้อดีคือส่วนไดอารี่มีความต่อเนื่อง มีการเพิ่มหน้าใหม่เมื่อหลายปีผ่านไปดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องได้รับไดอารี่ใหม่ในช่วงปลายปีของแต่ละปี

อีกระบบหนึ่งที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงคือตัววางแผนผนัง โดยปกติจะเป็นแผนภูมิลามิเนตซึ่งมีพื้นที่ต่อวันครอบคลุมตลอดทั้งปี

ระบบอิเล็กทรอนิกส์

สมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บรักษาไว้ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลแล็ปท็อปปาล์มหรือออแกไนเซอร์อิเล็กทรอนิกส์ พวกเขามีข้อดีกว่าระบบแมนนวลหลายประการ:

• เน้นความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการนัดหมาย
• การเข้าร่วมกิจกรรมปกติเพียงครั้งเดียว
• ใช้กระดาษน้อยลง
• การป้องกันรหัสผ่าน
• สามารถเข้าถึงได้หลายรายการ
• เตือนการนัดหมายบนหน้าจอ
• ความเข้ากันได้ของฐานข้อมูล
• การติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบผลของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับรายการ

123rf.com

1.3 เหตุใดคุณจึงควรได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับรายการไดอารี่ที่ร้องขอและการเปลี่ยนแปลง

การร้องขอการเปลี่ยนแปลงอาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่อาจมีผลกระทบเล็กน้อยซึ่งอาจมีผลกระทบที่สำคัญ การนัดหมายล่าช้าอาจทำให้บุคคลที่เข้าร่วมการประชุมมาสายหรือไม่สามารถเข้าร่วมได้การประชุมอื่น ๆ ที่จัดให้ในวันต่อมา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอก่อนที่จะยอมรับ

ต้องได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเนื่องจากคุณต้องแน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมหรือการนัดหมายใด ๆ มีความสะดวกและได้รับรายละเอียดทั้งหมดเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อใดก็ได้

2.1 ข้อมูลอะไรบ้างที่จำเป็นในการทำรายการไดอารี่?

ข้อมูลเช่นเวลาระยะเวลาวันสถานที่ผู้เข้าร่วมประชุมเก้าอี้ผู้เยี่ยมชมจะต้องทำรายการไดอารี่

2.2 / 3 เหตุใดคุณจึงควรจัดลำดับความสำคัญของคำขอและคุณจะทำอย่างไร

จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของการดำเนินการที่คุณต้องดำเนินการในกรณีที่ได้รับคำขอจำนวนมากหรือการเปลี่ยนแปลงการจัดเตรียมในเวลาเดียวกัน เห็นได้ชัดว่าการเปลี่ยนแปลงน่าจะจัดการได้ดีที่สุดตามลำดับเวลา นอกจากนี้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมจะต้องได้รับการติดต่อและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสะดวกก่อนที่จะมีการยืนยันคำขอหรือการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อการนัดหมายในวันที่คุณได้รับการเปลี่ยนแปลงจะต้องดำเนินการก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงการนัดหมายหรือการประชุมในอนาคต

ตัวอย่างซอฟต์แวร์ไดอารี่

2.4 เหตุใดคุณจึงควรพยายามสร้างสมดุลให้กับความต้องการของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด?

บุคคลทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการนัดหมายหรือการประชุมจะต้องมีเวลาเพียงพอสำหรับการวางแผนการเดินทางและความจำเป็นอื่น ๆ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหากับใคร เพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะต้องเข้าร่วมและมีเวลาเตรียมการอย่างเพียงพอ

2.5 เหตุใดคุณจึงควรแจ้งการเปลี่ยนแปลงกับผู้ที่ได้รับผลกระทบ

การเปลี่ยนแปลงต้องสื่อสารให้ตรงเวลาและหากคุณต้องรับผิดชอบต่อสมุดบันทึกของคนอื่นคุณจำเป็นต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับพวกเขาในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้พวกเขาเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมหรือการเดินทางที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังควรเว้นเวลาให้เพียงพอในแต่ละวันเพื่อให้พวกเขาจัดการกับเรื่องประจำและเวลาเดินทางที่เพียงพอระหว่างการนัดหมายหากจำเป็น

คนอื่น ๆ ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงจะมีการนัดหมายอื่น ๆ ในสมุดบันทึกของพวกเขาด้วย เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องไม่ให้พวกเขารู้สึกว่ามีการเปลี่ยนแปลงไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือในทางกลับกันเพราะมีบางสิ่งที่สำคัญกว่าเกิดขึ้น

ระบบไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์อาจสื่อสารการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องซึ่งมีระบบเครือข่ายกับคุณ แต่คุณจะต้องติดต่อกับบุคคลอื่นที่ได้รับผลกระทบ ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจทำได้ทางโทรศัพท์อีเมลแฟกซ์จดหมายหรือทางวาจา

ตัวอย่างไดอารี่คู่มือ

getentrepreneurial.com

2.6 เหตุใดคุณจึงควรปรับปรุงระบบไดอารี่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

การปรับปรุงไดอารี่ให้ทันสมัยอยู่เสมอเมื่อมีการตกลงการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง คุณต้องแน่ใจว่าคุณได้ลบการนัดหมายที่ถูกยกเลิกไปแล้ว มันทั้งน่ารำคาญและน่าอายที่ต้องมาตามนัดเพียงบอกว่ายกเลิกไปแล้วแถมยังเสียเวลาอีกด้วย

ไดอารี่ที่ไม่ได้รับการปรับปรุงอย่างสมบูรณ์จะมีความสับสนทุกประเภท มันจะทำให้คนเสียความมั่นใจและกลายเป็นการเสียเวลา

อาจมีคำถามเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับที่เกี่ยวข้องเมื่อสื่อสารการแก้ไขการเตรียมการ อาจมีการเจรจาเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบต่ออนาคตขององค์กร หากคุณตระหนักถึงสิ่งเหล่านี้อันเป็นผลมาจากการจัดการประชุมสิ่งสำคัญคือคุณต้องไม่เปิดเผยข้อมูลนี้

ประสิทธิภาพของทั้งองค์กรอาจกล่าวได้ว่าขึ้นอยู่กับการดูแลระบบไดอารี่ที่ถูกต้องในการใช้งาน แม้ว่ามันอาจจะดูเหมือนเป็นหน้าที่เล็กน้อย แต่ก็เป็นเรื่องยากมากหากเจ้าหน้าที่แต่ละคนต้องจำว่าพวกเขามีการนัดหมายอะไรและสถานที่ที่พวกเขาตั้งใจจะไปในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง

2.7 อธิบายถึงปัญหาประเภทต่างๆที่อาจเกิดขึ้นเมื่อมีการร้องขอใหม่และวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้

คำขอใหม่ในระบบไดอารี่สามารถทำได้สำหรับการประชุมหรือการนัดหมายหรือสำหรับการจองห้องพักหรือเปลี่ยนแปลงการจองที่มีอยู่ คำขอขึ้นอยู่กับบทบาทที่ผู้ถือไดอารี่มีส่วนเกี่ยวข้อง เมื่อมีการร้องขอผู้ร้องขออาจหรือไม่ได้ดูระบบไดอารี่เพื่อหาช่องว่างหรือเวลาว่างและอาจเป็นเพราะพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ เมื่อมีการร้องขอใหม่ปัญหาต่อไปนี้อาจเกิดขึ้นได้

• ผลกระทบสำหรับคำขอที่มีอยู่ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับปัจจัยต่อไปนี้เช่นการทับซ้อนและการทำซ้ำ
• การทับซ้อนกันของคำขอหลายรายการ - ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อไม่ให้คำขอทับซ้อนกันเนื่องจากอาจสร้างความสับสนวุ่นวายและป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมหรือการนัดหมาย
• การจองซ้ำหรือสองครั้ง - ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นเมื่อมีการจัดการไดอารี่โดยคนหลายคนและการสื่อสารไม่ดี
• ไม่สื่อสารคำขอหรือเปลี่ยนแปลงคำขอ - การสื่อสารที่ไม่ดีทำให้ระบบทั้งหมดล้มเหลว
• การไม่ยืนยันคำขอ - คำขอต้องได้รับการยืนยันมิฉะนั้นจะไม่แน่ใจว่าคำขอจะดำเนินต่อไปหรือไม่ บางครั้งสิ่งนี้ส่งผลให้ช่องว่างที่เหลือทำให้คนที่ต้องการรอ
• ไม่ได้บันทึกคำขอ - จะแสดงว่าว่างเมื่อมีคำขอจริง
• การจัดลำดับความสำคัญของคำขอ - การร้องขอการจัดตารางเวลาการร้องขอใหม่เมื่อมีคำขอที่มีลำดับความสำคัญสูง / ฉุกเฉิน / เร่งด่วนเข้ามา
• การอัปเดตคำขอ - เพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดและข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
• การป้องกันข้อมูล
• ความปลอดภัย

แนวทางแก้ไข

วิธีแก้ปัญหาเหล่านี้คือ:

• มีความรู้อย่างละเอียดเกี่ยวกับระบบไดอารี่วิธีการใช้งานวิธีการวางแผนและประสานงานการร้องขอเพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำและทับซ้อนกัน
• ความรู้เกี่ยวกับการรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับคำขอและประเภทของข้อมูลที่ต้องการ
• จัดลำดับความสำคัญของคำขอตามความต้องการและความเร่งด่วนและบันทึกไว้ในรูปแบบที่ถูกต้องและยังให้การเข้าถึงแก่เจ้าหน้าที่ที่ต้องการ
• การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งซึ่งหากไม่ใช้จะทำให้การทำงานขององค์กรล้มเหลว
• การอัปเดตช่วยหลีกเลี่ยงความผิดหวังและข้อผิดพลาดในหลาย ๆ ด้าน
• ปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการปกป้องข้อมูลและความปลอดภัย
• การใช้ระบบไฟล์ที่บันทึกเพื่อให้ไม่มีใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ

การแบ่งปันปฏิทินของคุณ

2.8 อธิบายวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับเมื่อใช้ระบบไดอารี่

ไดอารี่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ หนังสือหนึ่งเล่มนัดหมายส่วนตัวหรือเป็นความลับการนัดหมายสำหรับการประชุมการอภิปรายและข้อมูลอื่น ๆ ในไดอารี่ของพวกเขา นอกจากนี้ยังสามารถมีรายการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่เป็นความลับของผู้อื่นซึ่งมีความละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัว ดังนั้นรายการบันทึกประจำวันแต่ละรายการจะต้องมีการตั้งค่าเช่น "ส่วนตัว" สำหรับข้อมูลส่วนตัวและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงคนที่เหมาะสมเท่านั้นที่เห็นรายการใด ๆ ที่สร้างขึ้นมิฉะนั้นจะมีการละเมิดความลับ เราไม่ต้องการให้ใครเห็นข้อมูลที่เป็นความลับของเราหรือของใคร ตัวอย่างเช่นการแต่งตั้งด้านอาชีวอนามัยการทบทวนอย่างเป็นทางการการประชุมทางวินัยการประชุมฟื้นฟูหรือการปกป้องเป็นต้น… ดังนั้นการเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลจึงต้องได้รับการดูแลและตรวจสอบ

เมื่อพูดถึงปัญหาด้านความปลอดภัยหากปฏิทินหรือไดอารี่ไม่ได้รับการป้องกันใครก็ตามจะสามารถเข้าถึงข้อมูลในไดอารี่ได้และยังสามารถแก้ไขหรือลบข้อมูลสำคัญได้อีกด้วย เมื่อบุคคลได้รับสิทธิ์เข้าถึงปฏิทินพวกเขาจะได้รับอนุญาตในระดับหนึ่งเมื่อพิจารณาถึงสิทธิ์การเข้าถึงและสิทธิ์ในการแก้ไข นอกจากนี้ไดอารี่ควรเปิดให้เฉพาะกับผู้ที่ต้องการข้อมูลเฉพาะนั้นและปิดจากคนอื่น ๆ

ดังนั้นเพื่อให้องค์กรหรือแผนกสามารถทำงานและดำเนินการได้อย่างถูกต้องจำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความลับและขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย

ขอให้โชคดีกับการศึกษาของคุณ

ฉันหวังว่านี่จะเป็นประโยชน์กับคุณบ้าง โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะของคุณ หากคุณมีข้อสงสัยหรือต้องการความช่วยเหลือและคำแนะนำโปรดติดต่อฉัน ขอบคุณ.