เคล็ดลับการเก็บบันทึกสำหรับฤดูกาลภาษี

เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณผ่านพ้นช่วงภาษีได้โดยไม่ต้องเจ็บปวดตามปกติ

Olga DeLawrence

ช่วงปลายปีมีงานยุ่งและมักจะเครียด ท้ายที่สุดเรามีวันหยุดสองวันที่ต้องใช้เวลาเงินและการเตรียมตัว ด้านบนของที่โดยธันวาคม 31 ^{เซนต์}ก็ออกมาพร้อมกับความเก่าและในกับใหม่ โอ้ฉันไม่ได้พูดถึงการทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าหรือโรงเก็บของคุณ ไม่ฉันกำลังพูดถึงบันทึกทางการเงินไฟล์ใบเสร็จรับเงินและรับเป็ดของคุณเข้าแถวเพื่อนำเสนอต่อลุงแซม

น่ากลัวใช่มั้ย?

ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น ปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้และการทำความสะอาดสิ้นปีเป็นเรื่องง่าย ดังนั้นการรวบรวมบันทึกของคุณเพื่อเตรียมยื่นแบบแสดงรายการภาษีประจำปีของคุณ

เคล็ดลับเหล่านี้มีไว้เพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับพวกเราที่ทำงานจากที่บ้านในฐานะผู้ประกอบการหรือคนโสด พระเจ้ารู้ว่าเรายุ่งพอที่จะเป็นอยู่แล้วทำไมไม่จัดระเบียบบันทึกของคุณ? จะช่วยประหยัดเวลาและความเครียดมากมาย เชื่อฉัน!

เก็บไฟล์ปีปัจจุบันไว้ใกล้มือ

ภาพโดย Shauna L Bowling

จัดระเบียบไฟล์ทางกายภาพของคุณ

พวกเราหลายคนยังคงต้องการรับใบเรียกเก็บเงินทางไปรษณีย์และชำระด้วยเช็ค จัดลิ้นชักในโต๊ะทำงานของคุณหรือระบบไฟล์แบบพกพาเพื่อเก็บใบเสร็จของปีปัจจุบัน สร้างโฟลเดอร์สำหรับเจ้าหนี้แต่ละรายและติดป้ายกำกับด้วยปีปัจจุบันบนแท็บ นอกจากนี้ยังควรมีโฟลเดอร์สำหรับค่ารักษาพยาบาลเนื่องจากคุณจะถูกขอข้อมูลนี้ในการคืนภาษีของคุณ

นอกจากนี้ให้สร้างโฟลเดอร์ปีปัจจุบันสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณหากมี วางใบเสร็จทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์หลังจากบันทึกค่าใช้จ่าย หากใบเสร็จของคุณตรงกับใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตให้ทำสำเนาเพื่อวางในโฟลเดอร์ธุรกิจของคุณ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในโพสต์นี้)

หากคุณมีระบบการยื่นเอกสารเช่นใบสำคัญการสมรสกรมธรรม์การรับประกันชื่อรถการคืนภาษี ฯลฯ (และคุณควร!) สิ้นปีเป็นเวลาที่ต้องทำความสะอาด สำรวจแต่ละโฟลเดอร์และทิ้งสิ่งที่หมดอายุหรือไม่ใช้กับครัวเรือนของคุณอีกต่อไป

คุณจะต้องเก็บใบแจ้งยอดธนาคารใบเรียกเก็บเงินและอื่น ๆ ที่คล้ายกันเป็นเวลาสามปี จัดเก็บไว้ในตู้พร้อมไฟล์ที่คุณเก็บไว้เป็นเวลานาน กรมสรรพากรมีเวลาเพียงสามปีในการตรวจสอบผลตอบแทนดังนั้นสิ่งที่เก่ากว่านั้นคุณสามารถส่งไปยังไฟล์ที่สิบสามรวมถึงข้อมูลสำรองทั้งหมด

ฉีกเอกสารที่ทิ้งทั้งหมดแล้วใส่ลงในกองปุ๋ยหมักของคุณหรือใช้เป็นเตาไฟ

เมื่อคุณได้จัดระเบียบไฟล์ทางกายภาพแล้วก็ถึงเวลาตั้งค่าระบบการเก็บบันทึกที่คุณจะดูแลเป็นประจำ นี่คือจุดที่การรักษาสติของคุณเข้ามามีบทบาท

สเปรดชีตคือเพื่อนของคุณ

ตอนนี้อย่าไปรับคนบ้าทั้งหมดกับฉัน แม้ว่าฉันจะไม่มีพื้นฐานด้านบัญชี แต่ฉันก็ยังคงใช้มันอยู่ วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการรักษาบันทึกและมีข้อมูลให้คุณได้อย่างรวดเร็ว การเรียนรู้การแทรกสูตรใน Excel ไม่ใช่เรื่องยาก และไม่ต้องใช้เทป (บนเครื่องคิดเลข) มาเสียเวลาภาษีเป็นการประหยัดเวลาได้มาก

สำหรับผู้ที่คุณไม่คุ้นเคยกับ Excel นี่คือบทช่วยสอนพื้นฐานที่จะแนะนำวิธีตั้งค่าสเปรดชีตและจัดรูปแบบสูตร:

วิธีคัดลอกและวางใน Excel

อย่าลืมล้างข้อมูลทั้งหมดยกเว้นสูตร ด้วยวิธีนี้การคำนวณจะดำเนินการโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มข้อมูลใหม่

ดังที่คุณเห็นในภาพด้านล่างฉันได้ล้างข้อมูลทั้งหมดแล้ว แต่สูตรยังคงรอให้ฉันทำงาน!

สเปรดชีตที่แนะนำเพื่อติดตามกิจกรรมทางธุรกิจ

ฉันมีสเปรดชีตหลายฉบับที่ฉันเก็บไว้สำหรับธุรกิจของฉันและยังคงไว้สำหรับการคืนภาษีส่วนบุคคล ด้านล่างนี้คือสิ่งที่ฉันแนะนำเพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้นเวลาเสียภาษี การเก็บบันทึกประเภทนี้ยังให้บริการคุณได้ดีทุกครั้งที่คุณต้องการให้ข้อมูลทางการเงินแก่หน่วยงานที่ร้องขอ เพียงกดปุ่มคุณสามารถแนบสเปรดชีตเหล่านี้หรือแปลงเป็น PDF และส่งอีเมลไปยังหน่วยงานที่ร้องขอ

ติดตามรายได้ของคุณตามลูกค้า

ภาพโดย Shauna L Bowling

รายได้อิสระ

เปิดสมุดงานใหม่และตั้งชื่อว่า Freelance Earnings หรืออะไรก็ตามที่ลอยอยู่บนเรือของคุณ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นสิ่งที่คุณจะจำได้เมื่อต้องการค้นหา

เพิ่มชื่อของคุณชื่อธุรกิจชื่อของสมุดงานและปีที่เกี่ยวข้อง (ดูรูป)

ในสมุดงาน Freelance Earnings ของฉันฉันได้เพิ่มเวิร์กชีตที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของฉัน มีดังต่อไปนี้:

1. รายได้ 2015
2. ค่าใช้จ่าย 2558
3. เลขไมล์ 2015
4. ค่าโสหุ้ย 2558

หมายเหตุ: ฉันปิดธุรกิจอิสระในปี 2558 แต่ข้อมูลที่ให้ไว้ในบทความนี้เป็นข้อมูลที่เขียวชอุ่มตลอดปี

ภายใต้แท็บรายได้ฉันได้ตั้งชื่อคอลัมน์ดังนี้:

• คอลัมน์ A - ชื่อโครงการ
• คอลัมน์ B - วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• คอลัมน์ C - หมายเลขใบแจ้งหนี้
• คอลัมน์ D ถึง M - แต่ละคอลัมน์ถูกกำหนดให้กับแหล่งรายได้ (ลูกค้า)
• คอลัมน์ N - ผลรวมย่อย (ผลรวมของตัวเลขทั้งหมดในแถว)
• คอลัมน์ O - ทั้งหมด (ซึ่งซ้ำซ้อนจริง)
• คอลัมน์ P - วันที่จ่าย
• คอลัมน์ Q - ค่าธรรมเนียมน้อยกว่า (บางครั้ง PayPal จะประเมินค่าธรรมเนียมสำหรับผู้ชำระเงินที่ไม่ได้รับการยืนยัน)
• คอลัมน์ R - จำนวนเงินที่จ่าย (สุทธิที่จ่ายให้ฉัน)
• คอลัมน์ S - ยอดคงเหลือ (ยอดค้างชำระ)
• คอลัมน์ T - ยอดรวมรายเดือน (ต้องใช้สูตรแยกต่างหากที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับจำนวนแถวของรายการที่ฉันมีในหนึ่งเดือน)

ที่ด้านล่างของสเปรดชีตฉันมีสูตรสำหรับแต่ละคอลัมน์ สิ่งนี้ช่วยให้ฉันทราบได้อย่างรวดเร็วว่าฉันทำเงินจากลูกค้าแต่ละรายได้มากแค่ไหน สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณประเมินฐานลูกค้าของคุณใหม่ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในช่วงสิ้นปี คุณรู้ว่าลูกค้ารายใดคาดหวังเงิน 1,099 (มากกว่า $ 600)

จากนั้นมีสูตรวิ่งข้ามเพื่อหาผลรวมทั้งหมดให้ฉัน ควรเห็นด้วยกับผลรวมในคอลัมน์ Q, R, S และ T ซึ่งเรียกว่า 'การพิสูจน์' หากผลรวมไม่ได้ตรวจสอบข้ามคุณพบข้อผิดพลาดบางแห่ง

ณ จุดนี้ฉันอยากจะอุทาน หากผู้อ่านของฉันรู้สึกไม่สบายใจกับการตั้งค่าสเปรดชีตเรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะทำเพื่อคุณ จากนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือกรอกข้อมูลที่เกิดขึ้น ส่งอีเมลถึงฉันผ่านหน้าโปรไฟล์ Bravewarrior (ดูใต้ "อีเมลแฟน")

ติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ

ภาพโดย Shauna L Bowling

ค่าใช้จ่าย

ต่อไปเราจะย้ายไปที่แผ่นงานค่าใช้จ่าย นี่คือที่ที่คุณจะติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณทั้งหมด ฉันตั้งค่านี้ให้แตกต่างกันเล็กน้อย สามคอลัมน์แรก ได้แก่ วันที่ผู้รับเงินและผลรวมตามลำดับ คอลัมน์ที่สี่เว้นว่างไว้เพื่อดูผลรวมโดยไม่ต้องไปที่คอลัมน์สุดท้าย คุณจะเห็นว่าทำไมฉันถึงตั้งค่านี้เมื่อคุณเห็นคอลัมน์ที่ฉันตั้งชื่อ อย่าลืมรวมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่หักลดหย่อนภาษีทั้งหมดหรือที่เรียกว่าต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ (นอกเหนือจากค่าโสหุ้ยแล้วเราจะแก้ไขในภายหลัง)

นี่คือสิ่งที่คุณควรรวมไว้ในสเปรดชีตของคุณ

• เครื่องใช้สำนักงาน -กระดาษหมึกผงหมึกปากกาดินสอ ฯลฯ
• ซอฟต์แวร์
• ฮาร์ดแวร์ - CRTs จอภาพแล็ปท็อปลำโพงเครื่องพิมพ์ ฯลฯ
• การฝึกอบรม -การสัมมนาต่างๆที่คุณเข้าร่วมหรือการฝึกอบรมออนไลน์ซึ่งคุณจ่ายค่าธรรมเนียม
• การซ่อมแซมและบำรุงรักษา (R & M) อุปกรณ์ -ซ่อมคอมพิวเตอร์ ฯลฯ
• การโฆษณา / การตลาด - ไม่รวมระยะทาง แต่เป็นค่าใช้จ่ายจริงในการออกชื่อของคุณ ซึ่งอาจเป็นสติกเกอร์ติดรถนามบัตรค่าพิมพ์ ฯลฯ
• ใบอนุญาต / ภาษีใบอนุญาตประกอบอาชีพและค่าธรรมเนียมในการจดทะเบียนชื่อธุรกิจของคุณมีคุณสมบัติที่นี่ ฉันยังแสดงรายการชื่อโดเมนรายปีและค่าธรรมเนียมเว็บไซต์ในคอลัมน์นี้
• การประกันภัยหากคุณมีประกันแยกต่างหากสำหรับธุรกิจของคุณเท่านั้นเช่นความรับผิดทางวิชาชีพ
• ค่าธรรมเนียมการประกวด
• ค่าธรรมเนียม (อื่น ๆ) - ค่าธรรมเนียมนี้จะเป็นค่าธรรมเนียมธนาคารค่าธรรมเนียม PayPal และค่าธรรมเนียมอื่น ๆ ที่คุณรับเพื่อชำระ
• ไปรษณีย์
• ความบันเทิง - หากคุณพาลูกค้าไปทานอาหารกลางวันหรืออาหารเย็นอย่าลืมเขียนชื่อของลูกค้าและสิ่งที่คุยไว้ในใบเสร็จไม่เช่นนั้นคุณจะไม่สามารถเขียนได้
• การเดินทางอีกครั้ง แต่ไม่รวมระยะทาง นั่นคือการคำนวณแยกต่างหาก ซึ่งจะรวมถึงค่าตั๋วเครื่องบินการเข้าพักในโรงแรมการเช่ารถ ฯลฯ หากเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

คุณจะต้องมียอดรวมที่วิ่งลงในแต่ละคอลัมน์ (แนวตั้ง) ซึ่งจะ 'พิสูจน์' ให้กับผลรวมของแถว (แนวนอน)

แท็บ Mileage ค่อนข้างตรงไปตรงมา โดยทั่วไปจะมีลักษณะดังนี้:

บันทึกระยะทางของคุณ

ภาพโดย Shauna L Bowling

เมื่อคุณขับรถไปที่งานเครือข่ายที่ทำการไปรษณีย์ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานเพื่อพบปะกับลูกค้าหรือให้ความบันเทิงแก่ลูกค้าในพื้นที่ไมล์สะสมของคุณจะถูกหักออก IRS โพสต์อัตราที่แตกต่างกันในแต่ละปี ซอฟต์แวร์ภาษีหรือนักบัญชีของคุณจะทำการคำนวณที่เหมาะสมเมื่อคุณระบุระยะทางทั้งหมด นอกจากนี้ยังสามารถหักค่าธรรมเนียมที่จอดรถและค่าผ่านทางได้ดังนั้นโปรดเก็บใบเสร็จไว้และบันทึกไว้ ฉันมักจะเก็บคอลัมน์แยกต่างหากในสเปรดชีตระยะทางเพื่อติดตามที่จอดรถและค่าผ่านทาง (ดูตัวอย่างเอกสารค่ารักษาพยาบาลในโพสต์นี้ในภายหลัง)

หมายเหตุ:หากคุณใช้ยานพาหนะเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานเท่านั้นคุณสามารถเลือกที่จะรวมก๊าซและน้ำมันการซ่อมแซมและการบำรุงรักษารถในพื้นที่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถตัดไมล์สะสมได้หากนี่คือวิธีที่คุณไป นอกจากนี้คุณควรตัดจำหน่ายรถ (ขึ้นอยู่กับอายุ) หากเป็นรถของ บริษัท

ค่าโสหุ้ย

ไปยังค่าใช้จ่ายค่าโสหุ้ย:

หากคุณทำงานจากที่บ้านและมีสำนักงานเฉพาะ (ฉันเปลี่ยนห้องนอนที่สามให้เป็นสำนักงาน) คุณสามารถหักค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งได้ การคำนวณจะขึ้นอยู่กับตารางฟุตของสำนักงานของคุณหารด้วยจำนวนพื้นที่ทั้งหมดของบ้านของคุณ ซอฟต์แวร์ภาษีของคุณจะคำนวณตามตารางฟุตเทจที่คุณระบุ

นี่คือรายการที่คุณควรบันทึกเป็นประจำทุกเดือน

• การชำระเงินจำนองหากรวมภาษีและประกันของคุณไว้ในการชำระเงินคุณจะต้องทำผิดหลักการเมื่อคุณยื่นภาษี เพียงแค่หักหมายเลขประกันและภาษีทรัพย์สินของคุณออกจากยอดชำระทั้งหมดสำหรับปีเพื่อให้ได้รายละเอียดที่ถูกต้อง
• ไฟฟ้า
• แก๊ส - เพื่อทำให้บ้าน / น้ำของคุณเย็นและร้อนขึ้น
• น้ำ
• การซ่อมแซมบ้าน - ใช้กับการซ่อมแซมที่ส่งผลกระทบต่อบ้านทั้งหลังเท่านั้นเช่นการวางท่อประปาใหม่การเดินสายไฟใหม่เป็นต้น
• โทรศัพท์มือถือ - หากคุณใช้เพื่อธุรกิจ
• โทรศัพท์หากคุณมีสายโทรศัพท์เฉพาะให้รวมสิ่งนี้ไว้ในแผ่นงานค่าใช้จ่ายแทนที่นี่
• อินเทอร์เน็ต - โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักเขียน ผู้ประกอบอาชีพอิสระที่อาศัยอินเทอร์เน็ตในการดำเนินธุรกิจควรรวมค่าใช้จ่ายนี้ไว้ด้วย

ติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ

ภาพโดย Shauna L Bowling

สเปรดชีตอย่างง่ายสำหรับผู้เสียภาษีทั้งหมด

สำหรับผู้เสียภาษีทุกรายที่แสดงรายการการหักเงินคุณควรเก็บรักษาสเปรดชีตสำหรับค่ารักษาพยาบาล / ทันตกรรมของคุณและเงินบริจาคเพื่อการกุศล ติดตามไมล์สะสมของคุณสำหรับทั้งสองประเภทด้วยเช่นกันเนื่องจากจะนับรวมในค่าใช้จ่ายที่ไม่อยู่ในกระเป๋าของคุณและสามารถหักลดหย่อนได้

สเปรดชีตทางการแพทย์ / ทันตกรรมของคุณเป็นเค้าโครงที่เรียบง่ายมากดังที่คุณจะเห็นด้านล่าง:

ติดตามค่ารักษาพยาบาลของคุณรวมถึงระยะทาง

ภาพโดย Shauna L Bowling

เบี้ยประกันภัยของคุณสามารถหักลดหย่อนได้เช่นเดียวกับใบสั่งยาการไปพบแพทย์การเข้าพักในโรงพยาบาลการทำงานในห้องปฏิบัติการการรักษาผู้ป่วยนอกเป็นต้นหากแพทย์ของคุณกำหนดแผนการลดน้ำหนักหรือการเป็นสมาชิกโรงยิมเพื่อรักษาโรคที่เฉพาะเจาะจงรวมถึงโรคอ้วนจะนำไปหักลดหย่อนได้ตาม ดี. หมายเหตุ: คำสำคัญที่นี่เป็นที่ที่กำหนดแพทย์ของคุณระบุว่าคุณควรลดน้ำหนักไม่มีคุณสมบัติที่คุณจะได้รับการลดหย่อนนี้

สำหรับ