กฎและเคล็ดลับสำหรับมารยาททางอีเมลที่ดี

ภาพหน้าจอของกล่องจดหมายพร้อมคำแนะนำที่เป็นประโยชน์

เมื่อเราก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้นเราก็พบว่ายังมีกฎกติกามารยาทที่เราต้องปฏิบัติตาม โลกของอีเมลยังมีกฎกติกามารยาทที่เฉพาะเจาะจง ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลคุณยังส่งข้อความเกี่ยวกับตัวคุณเอง ผู้คนจะสรุปเกี่ยวกับคุณว่าพวกเขารู้จักคุณหรือไม่โดยพิจารณาจากงานเขียนของคุณ

หากคุณปฏิบัติตามกฎมารยาททางอีเมลทั้ง 6 ข้อนี้คุณจะก้าวไปข้างหน้าอย่างดีที่สุด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะสร้างความประทับใจในเชิงบวก กฎเหล่านี้ใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงาน

กฎมารยาททางอีเมล # 1: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบข้อความของคุณเป็นมืออาชีพ

เมื่อส่งอีเมลให้ใช้คำทักทายที่เหมาะสม คุณสามารถเรียกชื่อบุคคลนั้นด้วยชื่อหรือแม้แต่ใส่“ สวัสดี” ก็ได้
ใช้ภาษาที่เป็นกลางทางเพศ
หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณส่งอีเมลถึงใครบางคนและคุณไม่ทราบว่าบุคคลนั้นคือใครให้ใช้ที่อยู่ "Dear Sir or Ma'am"
ลงท้ายอีเมลด้วยการลงท้ายที่เหมาะสมเช่น ขอบคุณด้วยความจริงใจด้วยความเคารพ และคำอื่น ๆ ที่คล้ายกัน
รวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมชื่อตำแหน่งและที่อยู่อีเมลของคุณและ / หรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ เช่นหมายเลขโทรศัพท์เว็บไซต์ ฯลฯ

กฎมารยาททางอีเมล # 2: เขียนข้อความของคุณให้สั้น

ใส่หัวเรื่องเพื่อให้ผู้คนทราบว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไรและสามารถระบุความเกี่ยวข้องของอีเมลได้ หากคุณไม่ใส่หัวเรื่องในบรรทัดหัวเรื่องผู้รับของคุณอาจระมัดระวังและไม่ตรวจสอบข้อความ
เนื้อหาของข้อความควรสั้น - เข้าประเด็นทันที ประโยคสองสามประโยคควรเป็นสิ่งที่คุณต้องการ
งานเขียนของคุณควรมีประโยคสั้น ๆ
เขียนย่อหน้าสั้น ๆ และใช้พื้นที่สีขาว นั่นคือเขียนสำหรับอินเทอร์เน็ต

อ๊ะ… ไม่ได้ตั้งใจว่าจะส่ง

กฎมารยาททางอีเมล # 3: ใช้ภาษาระดับมืออาชีพ

ข้อความอีเมลมีความเป็นทางการน้อยกว่าการเขียนจดหมาย แต่อย่าปล่อยให้ตัวเองเลอะเทอะ
ตรวจสอบไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำที่เหมาะสม ไม่มีสิ่งใดทำลายความน่าเชื่อถือของคุณมากไปกว่าข้อความที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาด
หลีกเลี่ยงการใช้อีโมติคอนมากเกินไป หากใส่มากเกินไปอาจทำให้ความเป็นมืออาชีพลดลง บางคนอาจโต้แย้งว่าการใช้อีโมติคอนโดยทั่วไปนั้นไม่เป็นมืออาชีพ
นึกถึงข้อความในข้อความของคุณ บางครั้งการถ่ายทอดความหมายของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรก็ยาก หลีกเลี่ยงการถากถางเพราะผู้อ่านของคุณสามารถเข้าใจผิดได้ง่ายว่าเป็นการดูถูก
หลีกเลี่ยงการเขียนข้อความที่กระตุ้นอารมณ์ หากคุณอยู่ในสภาวะอารมณ์ให้รอจนกว่าคุณจะสงบสติอารมณ์มากขึ้นก่อนที่จะพยายามเขียนอะไร
การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หมายความว่าคุณกำลังตะโกนใส่ใครบางคน ยังอ่านยากอีกด้วย

หลักการ "KISS" ที่แก้ไขแล้ว น้อยมาก

ค. แคลฮูน

กฎมารยาททางอีเมล # 4: ไม่มีข้อความขยะ

การส่งอีเมลขยะทำให้ผู้คนรำคาญและอาจแจ้งให้บล็อกคุณ
อย่าแนบไฟล์ที่ไม่จำเป็น ผู้คนต่างก็เก็บไฟล์แนบจากผู้ส่งที่ไม่รู้จักและถูกต้อง: อาจมีไวรัส
หลีกเลี่ยงการส่ง "ส่งต่อ" ข้อความเหล่านี้ไม่มีตัวตนและมักจะมีคนลบก่อนอ่าน
แบบอักษรและพื้นหลังแฟนซีอาจเป็นเรื่องยากในการอ่านและทำให้ผู้อ่านของคุณเสียสมาธิ ผู้ชมของคุณอาจให้ความสำคัญกับคุณน้อยลงเช่นกัน ใครอยากเป็นที่รู้จักในนาม Curly Cue Sue - และนี่ไม่ใช่การอ้างอิงถึงผมของเธอ

กฎมารยาททางอีเมล # 5: อีเมลไม่เป็นส่วนตัว

คุณยังสามารถสร้างข้อความส่วนตัวได้ แต่โปรดทราบว่าคนอื่น ๆ อาจเห็นข้อความของคุณ
ข้อความที่คุณส่งถึงใครบางคนอาจถูกส่งต่อ
ใช้ฟังก์ชัน“ CC” (คัดลอกไปยัง) เฉพาะในกรณีที่ฝ่ายนั้นต้องการทราบข้อมูลที่อยู่ในมือ มิฉะนั้นคุณจะเกะกะกล่องจดหมายของใครบางคน
ฟังก์ชัน“ BCC” (สำเนาตาบอด) เหมาะสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากเนื่องจากผู้รับไม่ต้องเลื่อนดูที่อยู่อีเมลจำนวนมาก หากคุณแอบรวมถึงใครบางคนในการสนทนาอย่าลืมว่าอีเมลไม่ได้เป็นส่วนตัว
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความส่วนตัวที่คุณส่งนั้นไปถึงคนที่คุณตั้งใจจริง อีเมลจำนวนมากถูกส่งไปยังฝ่ายที่ไม่ถูกต้องเพื่อสร้างความเสียหายให้กับผู้ส่ง
หากคุณกำลังมองหางานอย่าอย่าใช้อีเมลของนายจ้างปัจจุบันของคุณในการดำเนินธุรกิจประเภทนี้ นายจ้างในอนาคตของคุณจะถือว่าคุณทำสิ่งนี้อีกครั้ง แต่สำหรับพวกเขา
เนื่องจากอีเมลไม่ปลอดภัยสมมติว่านายจ้างของคุณกำลังตรวจสอบข้อความขาเข้าและขาออกทั้งหมด

กฎมารยาททางอีเมล # 6: ตอบกลับข้อความที่เข้ามาทันที

คุณจะรักษาภาพลักษณ์ของความเป็นมืออาชีพหากคุณตอบกลับข้อความอย่างรวดเร็ว
ตอบคำถามที่มีคนถามถึงคุณในอีเมล บางครั้งคนส่งข้อมูลกลับไม่เกี่ยวข้องโดยลืมตอบคำถามเดิม
วิธีที่ดีในการรบกวนผู้อ่านของคุณคือถ้าคุณใช้ใบเสร็จรับเงิน "ขอส่ง / อ่าน" บางครั้งผู้รับของคุณจะไม่อ่านข้อความดังกล่าวและ / หรือไม่สามารถอ่านได้เนื่องจากโปรแกรมกรองอีเมล หลีกเลี่ยงฟังก์ชันนี้