สารบัญ:
การตอบกลับในการประชุมของคุณมีความหมายเพียงใด
ภาพโดย Ambro ผ่าน freedigitalphotos.net
คุณเคยมีประสบการณ์กับพนักงานที่ให้ข้อเสนอแนะไม่เพียงพอหรือไม่? มันเหมือนกับการดึงฟันเพื่อให้พวกเขาพูดว่ามีอะไรอยู่ในใจ แม้ว่าผู้จัดการและผู้นำหลายคนจะละเว้นพฤติกรรมนี้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องเน้นย้ำว่าการตอบสนองและข้อมูลที่ถูกต้องสามารถขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่จุดสูงสุดของอุตสาหกรรมได้
ข้อเสนอแนะประการแรกและสำคัญที่สุดคือเครื่องมือสำคัญในการสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้นจากการตอบกลับของลูกค้าไปจนถึงความคิดเห็นของพนักงานข้อมูลเป็นส่วนประกอบสำคัญในความสำเร็จทางธุรกิจ อย่างไรก็ตามปัญหาคือหลายคนล้มเหลวในการใช้พลังแห่งการตอบสนอง
สิ่งใดก็ตามจากการตอบสนองปฏิกิริยาความคิดเห็นคำติชมคำแนะนำ (ร้องขอหรืออื่น ๆ) และความคิดเห็นต่อการพยักหน้าถือเป็นการแสดงความคิดเห็น เห็นได้ชัดว่าจำนวนข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่คุณได้รับจากข้อมูลเหล่านี้แตกต่างกันไปมาก การทำความเข้าใจแต่ละคนจะช่วยให้ผู้จัดการและผู้นำใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้ดีขึ้นและอาจจะขอข้อมูลที่มีความหมายมากขึ้น
Wakalani, CC BY-SA 2.0 ผ่าน Wikimedia Commons
1. การตอบกลับยืนยัน
ระบบตอบกลับที่ง่ายที่สุดและอาจใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดก็คือการตอบกลับเพื่อยืนยัน ผู้รับข้อมูลเพียงแค่รับทราบการรับข้อมูล อย่างไรก็ตามเมื่อมีคนตะโกนว่า“ เข้าใจแล้ว” ไม่ได้แปลว่าเขาหรือเธอเข้าใจมันเสมอไป
คำตอบที่เป็นที่รู้จักกันดีในหมวดหมู่นี้ ได้แก่ การพยักหน้าใช่ไม่ใช่ยักไหล่ส่ายหัวยกนิ้วขึ้นหรือไม่ชอบ สำหรับคนขี้รำคาญมากกว่านี้ใบตอบรับการอ่านในอีเมลเป็นตัวอย่างที่ดี
ตัวอย่าง:
- คำชี้แจง: ผู้เขียนน่ารัก
- คำตอบ: โอเคถ้าคุณพูดอย่างนั้น
- คำชี้แจง: การจัดการกับลูกค้าที่โกรธเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ฟังพวกเขา
- คำตอบ: ใช่มันเป็นหรือไม่ใช่มันง่ายมาก
2. การตอบสนองที่ถูกต้อง / ยืนยัน
คำติชมเพื่อการแก้ไขจะช่วยแก้ไขข้อความหรือเห็นด้วย นี่เป็นข้อมูลที่มากกว่าประเภทก่อนหน้านี้เล็กน้อย แม้ว่านี่จะเป็นคำตอบที่เรียบง่าย แต่ก็ให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่สามารถช่วยชี้แจงความคิดเห็นหรือมุมมองของบุคคลได้
ตัวอย่าง:
- คำชี้แจง: ผู้เขียนน่ารัก
- คำตอบ: ไม่เขาไม่ใช่เขาน่ารักจริงๆ
- คำชี้แจง: การจัดการกับลูกค้าที่โกรธเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ฟังพวกเขา
- การตอบสนอง: ใช่นั่นเป็นความจริงการฟังเป็นสิ่งสำคัญ
ภาพโดย anankkml ผ่าน freedigitalphotos.net
3. การตอบสนองเชิงอธิบาย
เมื่อก้าวไปอีกขั้นหนึ่งคำตอบแบบอธิบายจะให้ข้อมูลเพิ่มเติม ในกรณีนี้นอกเหนือจากการยืนยันและยืนยันคำแถลงแล้วบุคคลนั้นยังให้เหตุผลในความคิดเห็นหรือมุมมองของเขา / เธอ
ตัวอย่าง:
- คำชี้แจง: ผู้เขียนน่ารัก
- คำตอบ: ใช่เขามองไปที่ดวงตาที่สวยงามคู่นั้นสิ หรือจะบ้าเหรอเขามีจมูกใหญ่!
- คำชี้แจง: การจัดการกับลูกค้าที่โกรธเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ฟังพวกเขา
- การตอบสนอง: ใช่การฟังช่วยให้คุณระบุสาเหตุที่แท้จริงของการร้องเรียนของลูกค้าได้
4. การตอบสนองต่อการวินิจฉัย
บางครั้งการให้ความเห็นและคำอธิบายก็ไม่เพียงพอ สำหรับกรณีดังกล่าวจำเป็นต้องมีการตอบสนองการวินิจฉัย ที่นี่มีผู้เสนอการวิเคราะห์ข้อมูลที่สนับสนุนความคิดเห็นของเขาหรือเธอ สิ่งนี้ให้ความกระจ่างในเรื่องนี้แม้ว่าอาจไม่ใช่เหตุผลหรือถูกเสมอไป
ตัวอย่าง:
- คำชี้แจง: ผู้เขียนน่ารัก
- คำตอบ: ใช่เขาเป็นตาของเขาเป็นสีฟ้าและฉันชอบสีตานั้นมาก
- คำชี้แจง: การจัดการกับลูกค้าที่โกรธเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ฟังพวกเขา
- คำตอบ: ไม่ไม่ใช่; หากคุณทราบปัญหาทั่วไปคุณสามารถเสนอแนวทางแก้ไขได้ทันที จะกลายเป็นเรื่องยากหากคุณไม่รู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่
ภาพโดย renjith krishnan ผ่าน freedigitalphotos.net
5. การตอบสนองอย่างละเอียด
การตอบสนองนี้มีความสำคัญต่อธุรกิจจำนวนมากเนื่องจากมีข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่นำเสนอ นอกจากนี้คำตอบอย่างละเอียดยังรวมถึงการอ้างอิงถึงประสบการณ์ส่วนตัวการศึกษาหรืองานวิจัยและข้อมูลอื่น ๆ ที่สามารถให้ความกระจ่างในการสนทนา
ตัวอย่าง:
- คำชี้แจง: ผู้เขียนน่ารัก
- คำตอบ: บางที แต่น่ารักเป็นคำที่เป็นส่วนตัว เนื่องจากความน่ารักยังใช้เพื่ออธิบายสุนัขฉันจึงควรระมัดระวังในการใช้คำนี้เพื่ออธิบายเขา
- คำชี้แจง: การจัดการกับลูกค้าที่โกรธเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ฟังพวกเขา
- คำตอบ: เป็นเรื่องยากหากคุณไม่เตรียมพร้อมในการรับมือกับลูกค้าที่โกรธแค้น การวิจัยพบว่าการจัดการกับลูกค้าที่โกรธอย่างเหมาะสมจะช่วยลดความวิตกกังวลของลูกค้า โดยการฟังอย่างตั้งใจคุณสามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้
อย่าทำผิดพลาดคุณภาพของข้อมูลที่คุณได้รับจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโต อย่างไรก็ตามหากคุณยังคงติดอยู่ในระดับการตอบกลับที่ยืนยันคุณควรทำการเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารกับผู้คนให้ดีขึ้น
แบบสอบถามด่วน
- คุณสนับสนุนให้พนักงานแบ่งปันแนวคิดของตนได้อย่างไร?
- คุณเปิดรับความคิดเห็นของพนักงานเพียงใด
- คุณมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงาน / ผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อรับมุมมองของพวกเขาอย่างไร?