หน่วยที่ 2: การจัดระเบียบการเดินทางและที่พักในธุรกิจ

หมายเหตุ:ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อช่วยให้คุณได้รับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูงด้านธุรกิจและการบริหารระดับ 2 กรุณาอย่าคัดลอก

การประชุมประเภทต่างๆ

ประเภทของการประชุมขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรประเด็นที่ต้องพูดคุยและจำนวนคนที่อาจเข้าร่วม

การประชุมแบบยืนเป็นสิ่งที่ดูเหมือน: การประชุมที่ยืนขึ้น การประชุมเหล่านี้มักจัดขึ้นแบบวันต่อวันโดยผู้จัดการในช่วงเวลาสั้น ๆ โดยทั่วไปจะใช้เมื่อผู้จัดการต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงการเปลี่ยนแปลงง่ายๆหรืองานที่ต้องเริ่มต้นและเสร็จสิ้น
การประชุมเป็นการประชุมที่มีการวางแผนและมีการจัดการสูงและการประชุมจะขึ้นอยู่กับการอภิปรายและความคิดเห็น พวกเขาจะจัดขึ้นโดยประธานเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งหรือหลายหัวข้อและมักจะมีผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมในองค์กร บางครั้งอาจมีการประชุมทางโทรศัพท์ สิ่งเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับคนหนึ่งคนหรือหลายคน
นำเสนอคือการประชุมที่จะจัดขึ้นที่จะแจ้งให้พนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในชีวิตประจำหลักเกณฑ์และวิธีการ การวางแผนงานนำเสนอมักจะใช้เวลานานมากเนื่องจากข้อมูลทั้งหมดต้องมีความแม่นยำและละเอียด ในการนำเสนอมักจะมีผู้นำเสนอหนึ่งหรือสองคนและผู้เข้าร่วมมักจะมีโอกาสพูดคุยเกี่ยวกับข้อสงสัยใด ๆ ในตอนท้าย
การประชุมเฉพาะเรื่องคือการประชุมที่จัดขึ้นเพื่ออภิปรายหัวข้อเดียว
การประชุมฉุกเฉินจะจัดขึ้นอย่างกะทันหันโดยมักไม่มีการวางแผนและแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากนัก พวกเขามักจะเกี่ยวข้องกับการอภิปรายเกี่ยวกับวิกฤตทั้งภายในหรือภายนอกองค์กร การประชุมฉุกเฉินจะต้องมีสมาชิกทุกคนในทีมเข้าร่วมซึ่งอาจทำให้การทำงานในแต่ละวันหยุดชะงัก แต่ก็สำคัญมาก ไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมสำหรับการประชุมฉุกเฉินเนื่องจากการแจ้งสั้น ๆ อย่างไรก็ตามควรจดบันทึกรายงานการประชุมระหว่างหรือหลังการประชุม

การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับการประชุม

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับการประชุม ก่อนการประชุมควรจัดทำรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดและควรรวบรวมข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม เมื่อผู้คนเข้าร่วมการประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่ใครบางคนจะต้องจดบันทึกว่าใครมาถึง

ควรมีผู้รับนาทีเสมอ คนเหล่านี้เป็นผู้บันทึกการอภิปรายและข้อตกลงที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมทำให้ผู้คนสามารถอ้างอิงกลับมาหาพวกเขาได้ เมื่อผู้คนเข้ามาในพื้นที่สำหรับการประชุมสิ่งสำคัญคือต้องมีใครเขียนชื่อคนที่นั่นไว้ในกรณีที่ต้องมีการประชุมครั้งที่สองกับผู้เข้าร่วมคนเดียวกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการและอื่น ๆ ทราบว่าใครได้รับวัตถุประสงค์ใหม่หรือใครบ้างที่รับรู้ถึงผลลัพธ์ใหม่

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการสนับสนุนด้านการบริหารในขณะที่วางแผนและจัดการประชุม (ดูคำถาม 3 สำหรับสิ่งที่พวกเขาช่วย)

การจัดประชุม

เมื่อจัดการประชุมให้พิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุมและใครจะเป็น "หัวหน้า" ของการประชุม ควรจัดเวลาที่เหมาะสมเพื่อไม่ให้การประชุมขัดแย้งกับการนัดหมายที่สำคัญใด ๆ ของบุคคลที่เกี่ยวข้องในการประชุม ควรมีการวางแผนความยาวของการประชุมรวมทั้งรายชื่อผู้ที่จะเข้าร่วมและควรเลือกสถานที่ที่เหมาะสม (สถานที่ที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะได้รับด้วย) ควรสร้างวาระการประชุม นี่คือรายการของรายการที่สรุปหัวข้อที่จะอภิปรายในที่ประชุม

หากต้องการจัดเตรียมเครื่องดื่มควรคำนึงถึงจำนวนและขึ้นอยู่กับระยะเวลา / ปิดการประชุมควรซื้อและจัดเก็บเครื่องดื่มให้ถูกต้อง ควรพิจารณาอาหารพิเศษ

การเข้าถึงความพิการควรได้รับการพิจารณาเพื่อสนับสนุนผู้เข้าร่วมประชุม หากจำเป็นควรตรวจสอบสถานที่ประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสำหรับการใช้เก้าอี้รถเข็นเป็นต้นสามารถจ้างล่ามภาษามือหรือเชิญให้เข้าร่วมเพื่อช่วยในการสื่อสารได้

ที่พักธุรกิจ

เมื่อเดินทางเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจพื้นที่อาจเป็นในประเทศหรือต่างประเทศ สิ่งสำคัญคือควรศึกษาข้อมูลตัวเลือกการเดินทางที่แตกต่างกันทั้งหมดก่อนทำการจองเพื่อเปรียบเทียบความเหมาะสมและความน่าเชื่อถือรวมถึงที่พักประเภทต่างๆ

ตัวเลือกการเดินทางที่แตกต่างกัน:รถยนต์แท็กซี่รถบัสรถโค้ชรถไฟเรือ / เรือเฟอร์รี่เครื่องบิน
ที่พักประเภทต่างๆ:โรงแรมที่พักพร้อมอาหารเช้า

การยืนยันคำแนะนำและข้อกำหนดสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจและที่พักเป็นเรื่องสำคัญมากในภาคธุรกิจ เมื่อจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจพร้อมที่พักขั้นตอนการวางแผนมีความสำคัญมาก จำนวนคนเดินทางและงบประมาณจะต้องถูกค้นพบเพื่อก้าวต่อไปกับกระบวนการวางแผน

ประการแรกควรรู้จักการเดินทางเพื่อธุรกิจประเภทต่างๆ การเดินทางจะเป็นแบบในหรือต่างประเทศ? เมื่อสถานที่ได้รับการยืนยันควรใช้ความระมัดระวังในการเลือกที่พัก

โรงแรมมักให้อาหารสามมื้อต่อวัน (ซึ่งอาจรวมอาหารกลางวันแบบแพ็คกล่อง) แต่อาจมีราคาค่อนข้างแพง อย่างไรก็ตามพวกเขามีสิ่งอำนวยความสะดวกที่แตกต่างกันมากมายรวมถึงห้องสาธารณะในโรงแรมและอาจให้บริการ WiFi ฟรีซึ่งจะช่วยให้พนักงานธุรกิจสามารถติดตามงานของพวกเขาได้ในขณะที่อยู่ในห้องและจะช่วยให้พวกเขาสามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้
ที่พักพร้อมอาหารเช้ามักให้บริการอาหารเช้าในตอนเช้าซึ่งรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายของการเข้าพักของใครบางคน สิ่งอำนวยความสะดวกในที่พักพร้อมอาหารเช้าบางแห่งมี จำกัด ซึ่งไม่ควรกังวลมากเกินไปเพราะเมื่อเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจมีแนวโน้มว่าคนงานจะไม่ได้อยู่ในห้องที่จัดสรรไว้บ่อยครั้ง

จองการเดินทาง

เมื่อจองการเดินทางสิ่งสำคัญคือต้องทำการค้นคว้าเพิ่มเติม หากโรงแรม / ที่พักพร้อมอาหารเช้ามีเวลาเคอร์ฟิวสำหรับการจองจำเป็นอย่างยิ่งที่นักธุรกิจจะต้องมาถึงที่นั่นก่อน ในบางกรณีมันง่ายกว่าที่จะเดินทางในวันก่อนเพื่อเข้าห้องและพักผ่อนจนกว่าจะเริ่มงาน ค่าใช้จ่ายจะต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบเพื่อให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในงบประมาณ

ควรจองตั๋วสำหรับการเดินทางและห้องพักโรงแรม / ที่พักพร้อมอาหารเช้าล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดหวังและความเครียด ในบางกรณีผู้เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจอาจได้รับเงินจำนวนหนึ่งเพื่อซื้ออาหารเดินทางโดยรถประจำทางหรือรถแท็กซี่และเพื่อรองรับความต้องการอื่น ๆ

เมื่อการวางแผนเสร็จสมบูรณ์พนักงานทุกคนที่จะเข้าร่วมการเดินทางเพื่อธุรกิจควรได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับการเดินทางและที่พักเพื่อให้สามารถเตรียมตัวและทราบรายละเอียดที่แน่นอนของสิ่งที่พวกเขากำลังทำ

สิ่งสำคัญคือต้องเก็บบันทึกการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจและที่พักเพื่อติดตามกระแสเงินสดและผลกำไรของ บริษัท เนื่องจากเงินที่ใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจมักถูกกำหนดเป็นงบประมาณ หากมีการเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับการเดินทางและที่พักเช่นค่าใช้จ่ายและความเหมาะสมของพวกเขาบันทึกอาจถูกส่งกลับไปในอนาคตเพื่อประหยัดเงินและ / หรือหาที่พักที่ดีกว่า

นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการเก็บบันทึกเนื่องจากช่วยให้สามารถสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างการเดินทาง

ประเภทของอุปกรณ์สำนักงาน

เครื่องเขียน: เครื่องเขียนส่วนใหญ่ใช้ภายในสำนักงาน ตัวอย่างเครื่องเขียน: ปากกาดินสอที่เย็บกระดาษคลิปหนีบกระดาษกระดาษโน้ตโพสต์อิทไม้บรรทัด

ระบบรักษาความปลอดภัย: ภายในที่ทำงานของฉันประตูสำนักงานทั้งหมดจะถูกปิดและมีรหัสล็อค ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าประชาชนและผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ของผู้ป่วยได้เช่นเดียวกับเงินสดย่อย นอกจากนี้ยังมีกล้องวงจรปิดภายในแผนกต้อนรับและภายนอกอาคารเพื่อความปลอดภัยของลูกค้าทั้งภายในและภายนอก คอมพิวเตอร์ของเจ้าหน้าที่ทุกเครื่องมีปุ่ม 'ตกใจ' พิเศษซึ่งเมื่อกดแล้วจะปรากฏขึ้นเป็นการแจ้งเตือนบนคอมพิวเตอร์ของพนักงานคนอื่น ๆ สิ่งนี้เตือนพวกเขาว่าคุณกำลังตกอยู่ในความทุกข์และเป็นนโยบายของเราว่าหากสิ่งนี้เกิดขึ้นในขณะที่เราไม่ได้ติดต่อกับผู้ป่วยเราจะต้องไปหาเจ้าหน้าที่ที่เปิดใช้งานปุ่มตกใจเพื่อดูว่ามีอะไรผิดปกติ

คอมพิวเตอร์: คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักชิ้นหนึ่งที่ใช้ในสำนักงาน ประกอบด้วยซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันตัวอย่างเช่น Microsoft word ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสร้างจดหมายได้เป็นต้นโดยปกติคอมพิวเตอร์จะเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตซึ่งทำให้สามารถสื่อสารและค้นคว้าข้อมูลออนไลน์ได้ ควรติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสพิเศษในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องเพื่อความปลอดภัยในการใช้งานอินเทอร์เน็ต สิ่งสำคัญคือต้องสำรองงานทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียงาน ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่บนคอมพิวเตอร์สามารถเข้ารหัสด้วยรหัสผ่านเพื่อให้อนุญาตการเข้าถึงที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นและเพื่อป้องกันความลับ

เครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสาร: เครื่องถ่ายเอกสารใช้ในการทำสำเนาเอกสารที่อยู่บนกระดาษ การมีสำเนาข้อมูลมีประโยชน์เสมอโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวข้องกับลูกค้า

สแกนเนอร์:เครื่องสแกนเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์และใช้เพื่อถ่ายโอนบางสิ่งจากกระดาษไปยังคอมพิวเตอร์ งานของฉันในที่ทำงานคือใช้เครื่องสแกนเพื่อใส่บันทึกของผู้ป่วยและจดหมายของโรงพยาบาลลงในระบบเพื่อจัดสรร

โต๊ะทำงานและเก้าอี้: พนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรสำนักงานได้รับมอบหมายให้อยู่ในโต๊ะทำงานของตนเอง ในบางองค์กรของพนักงาน 'โต๊ะร้อน' นั่นหมายความว่าพวกเขาไม่มีพื้นที่เป็นของตัวเองพวกเขาก็ใช้ทุกที่ที่มีอยู่

เครื่องแฟกซ์: เครื่องแฟกซ์ใช้เพื่อคัดลอกเอกสารไปยังธุรกิจภายนอก เครื่องแฟกซ์แต่ละเครื่องมีหมายเลขประจำตัวเหมือนกับหมายเลขโทรศัพท์ซึ่งทำให้ธุรกิจอื่น ๆ สามารถส่งต่อข้อมูลให้คุณได้ทันที

Franking Machine: เครื่อง Franking ใช้ในการชั่งน้ำหนักและ 'พิมพ์' บนซองจดหมาย (จดหมาย / พัสดุ) เพื่อให้สามารถโพสต์ได้ เครดิตถูกซื้อและป้อนลงในเครื่องเพื่อชำระค่าแสตมป์ซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นชั้น 1 หรือชั้น 2 (ดูบทที่ 12 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่อง franking)

เครื่องเคลือบบัตร: ใส่กระดาษหรือการ์ดลงในเครื่องเคลือบบัตรซึ่งจะได้รับการ 'ปิดผนึก' ในพลาสติกเพื่อป้องกันไม่ให้น้ำเสียหายและฉีกขาด เอกสารมักจะถูกเคลือบหากต้องการแสดงเช่นโปสเตอร์หรือคำแนะนำ

โทรศัพท์พื้นฐาน: โทรศัพท์มักใช้ในสำนักงาน สามารถใช้เพื่อให้ / รับสายภายนอกและภายใน โทรศัพท์ในที่ทำงานของฉันใช้เพื่อสื่อสารกับพนักงานคนอื่น ๆ และใช้เพื่อโทรหาธุรกิจด้านสุขภาพอื่น ๆ และผู้ป่วย นอกจากนี้เรายังรับสายเรียกเข้าจากผู้ป่วยที่อาจมีข้อสงสัยหรือต้องการนัดหมาย โทรศัพท์แต่ละเครื่องยังมี "กล่องจดหมาย" ซึ่งผู้ที่โทรมาสามารถฝากข้อความไว้ได้หากคุณไม่สามารถรับสายได้ นอกจากนี้ยังสามารถใส่ลงในการตั้งค่า "ห้ามรบกวน" ได้

ตู้เก็บเอกสาร: ตู้เก็บเอกสารใช้เพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร พวกเขามักจะมีลิ้นชักและส่วนต่างๆซึ่งสามารถติดป้ายกำกับเพื่อช่วยในการจัดระเบียบ ภายในสถานที่ทำงานของฉันเรามีตู้เก็บเอกสารโดยเฉพาะสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ป่วยซึ่งเรียงตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลและสามารถล็อคได้ ข้อดีของสิ่งเหล่านี้คือสามารถกันไฟได้ดังนั้นข้อมูลสำคัญจะไม่ถูกทำลายหากเกิดไฟไหม้

เครื่องทำลายเอกสาร: เครื่องทำลายเอกสารอาจใช้ในสำนักงานเพื่อกำจัดข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับพนักงานคนอื่นหรือลูกค้า / ผู้ป่วย ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตสามารถรับข้อมูลได้ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลระบุว่าข้อมูลส่วนบุคคลควรถูก 'เก็บไว้ไม่นานเกินความจำเป็นจริงๆ' ภายในสถานที่ทำงานของฉันเราได้ทำลายข้อมูลที่เป็นความลับที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

ปลอดภัย: ตู้เซฟเป็น 'อุปกรณ์' ที่สำคัญสำหรับสำนักงานหากมีการจัดเก็บเงิน ตู้เซฟจะเก็บเงินไว้อย่างปลอดภัยและมีเพียงผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะรู้วิธีเข้าถึงเงินได้โดยใช้กุญแจหรือรหัส นอกจากนี้ควรเก็บกุญแจตู้เซฟไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหายหรือถูกขโมย

การใช้อุปกรณ์สำนักงาน

เมื่อเลือกอุปกรณ์สำนักงานเพื่อทำงานให้เสร็จคุณต้องพิจารณาว่างานนั้นต้องการให้คุณทำอะไร หากคุณต้องเขียนจดหมายคุณอาจเลือกใช้ Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์จากนั้นใช้เครื่องพิมพ์ (พิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่: อาจมีกระดาษไม่เพียงพอสำหรับพิมพ์)

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาระยะเวลาที่คุณต้องทำงานให้เสร็จ ตัวอย่างเช่นหากคุณจำเป็นต้องสร้างแผนภูมิจะต้องใช้เวลาในการวาดภาพด้วยมือเปล่ามากกว่าการใช้ซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์

หากงานเกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูลแก่บุคคลอื่นสิ่งนี้จำเป็นต้องทำอย่างรวดเร็วหรือไม่หรือความเร็วไม่สำคัญมากนัก? การส่งแฟกซ์และการใช้การสื่อสารทางโทรศัพท์แทบจะในทันทีในขณะที่การส่งอีเมลขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่บุคคลอื่นเข้าถึงและอ่าน

ค่าใช้จ่ายและคุณภาพจะต้องได้รับการพิจารณาเมื่อทำงาน อุปกรณ์สำนักงานบางชนิดสามารถผลิตเอกสารที่มีคุณภาพสูงขึ้นได้ แต่มีค่าใช้จ่ายสูงจึงต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ

การลดของเสีย

สิ่งสำคัญคือต้องรักษาของเสียให้เหลือน้อยที่สุดในสภาพแวดล้อมการทำงานเนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลูกค้า / ผู้ป่วยจะรู้สึกสบายใจมากขึ้น ควรจัดให้มีการฝึกอบรมที่ถูกต้องแก่พนักงานทุกคนรวมทั้งวิธีระบุและลดขยะ

การใช้อีเมลช่วยลดขยะกระดาษเช่นรายงานการประชุมจดหมายข่าว ฯลฯ สามารถส่งไปยังอีเมลของเจ้าหน้าที่แทนการส่งให้ทางกระดาษ
หากพนักงานใช้เครื่องพิมพ์ควรพิมพ์ตามจำนวนหน้าที่ต้องการเท่านั้นและหากเป็นไปได้ให้พิมพ์สองหน้า นอกจากนี้ยังสามารถใช้เมื่อใช้เครื่องถ่ายเอกสาร
'ขยะไฟฟ้า' ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งในการลด: ค่าใช้จ่ายจะลดลงและอาคารและสิ่งแวดล้อมจะประหยัดมากขึ้น เมื่อวันทำงานสิ้นสุดลงควรปิดไฟทั้งหมดรวมทั้งคอมพิวเตอร์และส่วนประกอบต่างๆ (สแกนเนอร์เครื่องพิมพ์เครื่องถ่ายเอกสาร) ควรใช้เครื่องทำความร้อนส่วนกลางหรือเครื่องปรับอากาศในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น

ระบบไดอารี่

เอกสารฉบับพิมพ์หรือระบบสมุดบันทึกด้วยตนเองมักอยู่ในรูปแบบของหนังสือที่ผูกไว้หรือเป็นวงแหวน พวกเขามาในรูปแบบวัน / เดือนที่แตกต่างกันดังนั้นจึงต้องพิจารณาจำนวนรายการที่จะเข้าสู่ไดอารี่ก่อนที่จะเลือก ข้อเสียของระบบนี้คือความเป็นไปได้ของการสูญเสียและการใช้กระดาษ อาจมีพื้นที่ จำกัด ในไดอารี่ที่ถูกผูกไว้ซึ่งอาจทำให้รายการไม่ชัดเจน ซึ่งอาจส่งผลให้มีการอ่านรายการผิดพลาด ภายในองค์กรของฉันมีนักวางแผนผนังอย่างน้อยหนึ่งคนในแต่ละห้องที่ดูแลพนักงานซึ่งได้รับการอัปเดตเป็นประจำ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์เนื่องจากอยู่ในระยะที่มองเห็นได้เสมอ เป็นการตัดสินใจส่วนบุคคลว่าเราใช้ไดอารี่แบบ 'หนังสือ' หรือไม่

ระบบไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์สามารถสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์โทรศัพท์หรือออแกไนเซอร์ไฟฟ้า ในคอมพิวเตอร์มีโปรแกรมต่างๆมากมายที่คุณสามารถใช้สร้างระบบไดอารี่ได้ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคล หากระบบไดอารี่เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์จะมีความเป็นไปได้ในการเข้ารหัสรหัสผ่านเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขได้

ประโยชน์ของระบบไดอารี่

การใช้ระบบไดอารี่ช่วยให้คุณสามารถวางแผนและจัดระเบียบเวลาของคุณเองและคนอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากเจ้าหน้าที่คนอื่น ๆ สามารถเข้าถึงระบบไดอารี่ได้สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาทราบความพร้อมทั่วไปของคุณสำหรับการประชุมวันฝึกอบรมและภายในที่ทำงานของฉันเมื่อถึงวันแอดมิน ระบบไดอารี่ช่วยในการวางแผนการประชุมและงานต่างๆเนื่องจากคุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรทับซ้อนกับพวกเขา

เมื่อสั่งซื้อทรัพยากรมักเป็นความคิดที่ดีที่จะจดบันทึกสิ่งที่สั่งเมื่อใดและปริมาณของสิ่งที่สั่ง สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการและหัวหน้าเงินสดย่อยสามารถติดตามความถี่ที่ทรัพยากรถูกใช้จนหมดและอาจช่วยแก้ปัญหาเพื่อลดการสิ้นเปลืองทรัพยากร

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุวันที่และเวลาไว้ในระบบไดอารี่ สิ่งเหล่านี้ควรติดตามด้วยชื่อหากจำเป็นและข้อมูลเกี่ยวกับการนัดหมายหรือเหตุการณ์ที่บันทึกไว้ ระบบไดอารี่ควรถูกต้องและถูกต้องเสมอและควรมีทุกรายละเอียดที่จำเป็น

ตัวอย่างระบบที่ใช้งาน

การได้รับข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อสร้างรายการไดอารี่มีความสำคัญ ภายในที่ทำงานของฉันเราใช้ซอฟต์แวร์ชื่อ 'SystmOne' ประกอบด้วยระบบไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์ประเภทหนึ่งสำหรับการนัดหมายการนัดหมายและการปรึกษาทางโทรศัพท์ เป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลนี้จะต้องถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการนัดหมายการปะทะกันเพื่อช่วยในการปกป้องผู้ป่วยเพื่อให้แน่ใจว่าได้ป้อนผู้ป่วยที่ถูกต้องและเพื่อให้แพทย์หรือเสมียนสั่งจ่ายยาทราบข้อมูลสรุปเล็กน้อยเกี่ยวกับอาการ / ความต้องการของผู้ป่วย

นอกจากนี้เรายังมีตัวเลือกในการเก็บระบบไดอารี่ของเราเองเพื่อป้อนวันที่ของการประชุมทีมและวันฝึกอบรม การติดตามวันที่เหล่านี้ช่วยให้เรามีเวลาว่าง การเข้าร่วมการประชุมและวันฝึกอบรมช่วยให้เราสามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ปรับปรุงปัญหาที่เราอาจมีในการผ่าตัดและช่วยให้เราเพิ่มพูนความรู้