การเป็นผู้จัดการโครงการ: วันหนึ่งในชีวิต

พิจารณาอาชีพในฐานะผู้จัดการโครงการ? อ่านต่อ…

Canva.com

สำหรับอาชีพใด ๆ สิ่งที่อาจดูน่าสนใจและน่าดึงดูดสำหรับคนนอกมักจะเป็นลักษณะที่ซับซ้อนและเครียดของงาน การเลือกอาชีพที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญดังนั้นคุณต้องทำการวิจัย การมองข้ามหน้าการสรรหาบุคลากรที่เป็นมันและการทำความรู้จักกับความเป็นจริงในแต่ละวันของงานจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้นว่าอาชีพนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่

ในบทความนี้ฉันได้รวบรวมประสบการณ์ของตัวเองและของผู้จัดการโครงการคนอื่น ๆ เพื่อให้คุณได้เห็นว่าวันปกติเป็นอย่างไร ลองอ่านและดูว่ามันเป็นอาชีพที่คุณสามารถนึกภาพตัวเองได้หรือไม่

แน่นอนว่าในความเป็นจริงทุกๆวันในฐานะผู้จัดการโครงการนั้นแตกต่างกันมาก แต่สำหรับจุดประสงค์ของบทความนี้ฉันได้จัดโครงสร้างกิจกรรมทั่วไปบางอย่างโดยเฉลี่ย 9-5 วัน

8.00 น.: เริ่มงาน ตรวจสอบอีเมล

ผู้อ่านตานกอินทรีจะได้เห็นความขัดแย้งในบทความของฉันแล้ว ในย่อหน้าเกริ่นนำฉันบอกว่าฉันจะให้เวลาปกติ 9-5 วันและตอนนี้ฉันเริ่มวันใหม่ตอน 8.00 น. แทน

นี่คือความเป็นจริงครั้งแรกของผู้จัดการโครงการ: วันหนึ่ง ๆ ไม่ค่อยมี 9-5

การบริหารโครงการเป็นอาชีพที่มีความต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณอยู่ในจุดวิกฤตในโครงการ โปรเจ็กต์มีความเชื่อมโยงภายในกับช่วงเวลาดังนั้นเมื่อสิ่งต่างๆยากลำบากไม่มีเวลาหยุดและหยุด สิ่งนี้หมายความว่าในความเป็นจริงก็คือในช่วงที่มีงานยุ่งคุณอาจทำงานเป็นเวลานานเพื่อสนับสนุนทีมของคุณทำงานให้เสร็จและมั่นใจว่าจะถึงกำหนดเวลา

ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจะเริ่มงานก่อนที่จะโทรศัพท์และการประชุมในตอนเช้าเพื่อให้พวกเขามีเวลาติดตามอีเมล ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้จัดการโครงการจะเริ่มงานในเวลา 7.00 น. หรือ 8.00 น. และแน่นอนว่ามีกล่องจดหมายอีเมลขนาดใหญ่เหมือนกัน คุณต้องมีระเบียบมากพอที่จะสามารถจัดการกล่องจดหมายของคุณได้ดีและตอบอีเมลสำคัญ ๆ

9.00 น.: การประชุมทางโทรศัพท์

การประชุมทางโทรศัพท์ได้นำมาจากการประชุมเป็นวิธีการสื่อสารที่พบบ่อยที่สุดในโครงการ ทำไม? เนื่องจากหลายโครงการตอนนี้มีทีมงานระยะไกล เมื่อคุณทำงานกับผู้คนในหลายสถานที่การมีเวลาเดินทางไปประชุมจะไม่สมจริง และด้วยเทคโนโลยีขั้นสูงการประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอก็มีประสิทธิภาพเช่นเดียวกัน (นี่ไม่ได้เป็นความจริงเสมอไปเพื่อความสนุกสนานฉันได้เชื่อมโยงกับวิดีโอด้านล่างซึ่งให้แง่คิดที่ไม่เหมือนใครในชีวิตจริงว่าการประชุมทางโทรศัพท์จะเป็นอย่างไรหากคุณเคยสัมผัสกับการประชุมทางโทรศัพท์สิ่งนี้ จะทำให้คุณหัวเราะอย่างแน่นอน)

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณมักจะต้องรับผิดชอบในการจัดประชุมทางโทรศัพท์และคุณอาจต้องทำหน้าที่เป็นตัวแทนทางธุรกิจในการโทรอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ การโทรโครงการมักจะกำหนดไว้เพื่อให้ทีมมีโอกาสสนทนากันเป็นประจำเกี่ยวกับวิธีการดำเนินโครงการและเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

การประชุมทางโทรศัพท์ในชีวิตจริง

10:00 น.: ตรวจสอบการประชุมทางโทรศัพท์ / ปัญหาโครงการ

สมมติว่าการประชุมทางโทรศัพท์ 9.00 น. ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ซึ่งเป็นเรื่องปกติในโครงการขนาดใหญ่ ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณจะเสร็จสิ้นการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยชุดบันทึกย่อที่คุณจดบันทึกไว้ตลอด ทีมของคุณอาจแจ้งให้คุณทราบถึงงานที่เสร็จสมบูรณ์งานอยู่ระหว่างดำเนินการและปัญหาสำคัญของโครงการ ความเป็นไปได้คือจะมีงานเร่งด่วนหรือกึ่งเร่งด่วนที่คุณต้องทำหลังจากที่คุณออกจากการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อจัดการกับปัญหาที่เพิ่งเกิดขึ้น

ดังนั้นในวันนี้คุณมีแนวโน้มที่จะทำหลายสิ่ง:

การอัปเดตเอกสารโครงการของคุณเช่นแผนโครงการเพื่อสะท้อนทุกสิ่งที่คุณเพิ่งได้รับแจ้งในการประชุมทางโทรศัพท์
ดำเนินการเบื้องต้นเพื่อแก้ไขปัญหาเร่งด่วนใด ๆ ที่คุณได้รับแจ้งเช่นหากซัพพลายเออร์ดำเนินการจัดส่งล่าช้าคุณอาจตรวจสอบผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับโครงการของคุณโทรหาซัพพลายเออร์หรือส่งต่อปัญหา
อีเมล / โทรศัพท์ / การพูดคุยอื่น ๆ มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นและอาจใช้เวลาในช่วงเช้าของคุณเป็นจำนวนมาก เป็นเรื่องปกติที่ผู้จัดการโครงการจะได้รับอีเมลปัญหาและการโทรศัพท์อย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวันดังนั้นคุณจะมีสิ่งใหม่ ๆ ให้จัดการแม้ว่าคุณจะยุ่งอยู่กับการจัดการปัญหาที่คุณมีอยู่แล้วก็ตาม

11:00 น.: วางแผนโครงการ / โทรเพิ่มเติม

จากการประชุมของคุณก่อนหน้านี้คุณอาจพบว่าแผนโครงการของคุณตอนนี้จำเป็นต้องมีการอัปเดต อย่างไรก็ตามอย่าคาดหวังว่าจะมีเวลามากพอที่จะทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ คุณอาจถูกรบกวนด้วยการโทรและอีเมลเพิ่มเติม อย่างไรก็ตามคุณเริ่มต้นตามแผนต่อไป

11:30 น.: การประชุมผู้เชี่ยวชาญ

ฉันใช้คำว่า 'ผู้เชี่ยวชาญ' การประชุมทั่วไปสำหรับหัวข้อนี้ แต่ในความเป็นจริงอาจเป็นการประชุมประเภทใดก็ได้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเฉพาะในโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้จัดการโครงการไอทีนี่อาจเป็นการตรวจสอบซอฟต์แวร์

อย่างไรก็ตามประเด็นที่ต้องทำให้ตรงนี้คือการประชุมใช้เวลาส่วนใหญ่ในวันของคุณ และอย่าลืมว่าผู้จัดการโครงการที่ดีจะใช้เวลาในการประชุมด้านใดด้านหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากเวลา พวกเขาอาจกำลังเรียงเอกสารอ้างอิงล่วงหน้าหรืออ่านข้อมูลพื้นฐานและหลังจากนั้นพวกเขาอาจเขียนและแจกจ่ายบันทึกย่อที่พวกเขาทำในระหว่างการประชุม

12:30 น.: รับประทานอาหารกลางวัน

ดังนั้นฉันจึงไม่อยากวาดภาพที่ดูเยือกเย็นเกินไปเมื่อพูดถึงชีวิตที่วุ่นวายในฐานะผู้จัดการโครงการ เวลา 12:30 น. นี่คือจุดแวะรับประทานอาหารกลางวัน เป็นความคิดที่ดีไม่ว่าคุณจะมีงานยุ่งแค่ไหนก็ตามที่จะต้องใช้เวลาว่างในระหว่างวัน คุณจะพบว่าคุณมีพลังงานมากขึ้นในช่วงบ่ายและสามารถโฟกัสได้ดีขึ้น

13:00 น.: การนำเสนอต่อผู้บริหาร

คาดว่าในฐานะผู้จัดการโครงการจะต้องทำการนำเสนอจำนวนมาก คุณอาจพบว่ามีการเฝ้าดูโครงการที่มีรายละเอียดสูงโดยผู้จัดการของคุณผู้บริหารระดับสูงหรือผู้สนับสนุนโครงการของคุณและอาจขอให้คุณนำเสนอข้อมูลอัปเดตเป็นประจำ

แน่นอนว่าการนำเสนอเป็นประจำไม่เพียง แต่เป็นการประชุมที่ยาวนานหนึ่งชั่วโมงจากสัปดาห์การทำงานของคุณ ต้องใช้เวลาในการรวบรวมรายละเอียดที่ผู้บริหารระดับสูงคาดว่าจะเห็นในการนำเสนอและคุณอาจพบว่าตัวเองต้องส่งข้อมูลติดตามหลังการประชุมเสร็จสิ้นเพื่อช่วยตอบคำถามหรือข้อกังวลที่พวกเขามี การมีทักษะในการรับข้อมูลสำคัญจำนวนมากและเปลี่ยนเป็นการนำเสนอที่ชัดเจนตรงไปตรงมาเป็นสิ่งสำคัญมากหากคุณต้องการทำงานได้ดี

14:00 น.: เขียนรายงาน

ผู้จัดการโครงการใช้เวลาส่วนใหญ่ในการจัดทำเอกสารเนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องจัดเก็บและอัปเดตเป็นประจำในโครงการ เช่นเดียวกับการนำเสนอต่อผู้บริหารคุณอาจต้องจัดทำรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรให้กับผู้ชมในวงกว้างเป็นประจำหรือให้กับลูกค้า การมีทักษะการเขียนที่มั่นคงเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากคุณต้องการให้รายงานของคุณดูเป็นมืออาชีพและเป็นเรื่องง่ายสำหรับคนที่อ่านและเข้าใจ

15:00 น.: ติดต่อกับทีม

งานหลักของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคือรักษาการควบคุมโครงการและไม่ควรมองข้ามว่าโครงการสามารถเริ่มเลื่อนได้เร็วเพียงใด วิธีเดียวที่จะป้องกันปัญหานี้ได้คือการมีความสัมพันธ์ที่มั่นคงกับทีมของคุณและสื่อสารกับพวกเขาเป็นประจำ เป็นสิ่งสำคัญที่ทีมของคุณจะรู้สึกสบายใจพอที่จะคุยกับคุณผ่านปัญหาต่างๆที่พวกเขากำลังประสบซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหากับโครงการของคุณดังนั้นทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ในช่วงเวลานี้คุณอาจติดต่อกับสมาชิกทีมแต่ละคนในเชิงรุกทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเองหรือคุณอาจจัดลำดับความสำคัญของสมาชิกทีมบางคนหากคุณกำลังจัดการกับปัญหาเฉพาะในโครงการ

16:00 น.: อัปเดตงบประมาณ

การควบคุมการเงินของโครงการเป็นสิ่งสำคัญ ในช่วงเริ่มต้นของโครงการใด ๆ คุณจะต้องรวมงบประมาณเพื่อประมาณว่าคุณจะใช้จ่ายอะไรและเมื่อใด เพื่อรักษาการควบคุมโครงการของคุณอย่างใกล้ชิดคุณจะต้องตรวจสอบงบประมาณเป็นประจำและตรวจสอบกับตัวเลขการใช้จ่ายจริงของคุณ การเข้าใจตัวเลขเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับผู้จัดการโครงการ

16:30 น.: ประชุมการคลัง

หากคุณใช้จ่ายเกินงบประมาณในโครงการคุณอาจพบว่าตัวเองกำลังประชุมกับทีมการเงินเพื่อตรวจสอบการใช้จ่ายของคุณ หรือองค์กรของคุณอาจต้องการให้มีการตรวจสอบทางการเงินอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับโครงการของคุณเพื่อตรวจสอบว่าดำเนินการอยู่ อย่างไรก็ตามสิ่งที่คุณจะพบในโครงการใด ๆ ก็คือคุณมักจะถูกขอให้เข้าร่วมการประชุมกับหน่วยงานภายในที่มีผลประโยชน์หรือมีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ

17.00 น.: ประชุมด่วนโทร

เป็นวันที่หายากที่ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นในโครงการ คุณมักจะพบว่าตัวเองต้องเปลี่ยนตารางเวลาที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบเพื่อรับมือกับวิกฤตที่กำลังเติบโตในโครงการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องกำหนดเวลาในการประชุมสายเพื่อติดต่อกับบุคคลที่สามเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นกับคุณในเช้าวันนั้น อย่าลืมว่าหากคุณกำลังติดต่อกับทีมในเขตเวลาที่แตกต่างกันคุณมักจะพบว่าตัวเองต้องกำหนดเวลาการโทรในตอนเช้าตรู่หรือตอนเย็น หนึ่งในหลาย ๆ สาเหตุที่งานบริหารโครงการไม่ค่อยมี 9-5

17:30 น.: ตอบกลับอีเมล

อีเมลยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญสำหรับทุกธุรกิจและในขณะที่คุณอาจมีเวลา 10 หรือ 20 นาทีในการอ่านและตอบกลับอีเมลในระหว่างวันคุณอาจพบว่ากล่องจดหมายของคุณเติบโตอย่างรวดเร็วเมื่อวันที่ผ่านไป ดังนั้นคุณมักจะพบว่าตัวเองต้องใช้เวลาเพิ่มอีก 30 นาทีในตอนท้ายของวันทำงานเพียงเพื่อติดตามอีเมลและทำรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหลือก่อนที่คุณจะพร้อมออกจากงาน

18:00 น.: ทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันพรุ่งนี้

ตอนนี้เวลา 18.00 น. คุณอาจรู้สึกว่ามีความก้าวหน้าในการทำงานและพร้อมที่จะออกจากที่ทำงานแล้ว อย่างไรก็ตามในการพยายามเริ่มต้นวันที่วุ่นวายที่คุณวางแผนไว้ในวันพรุ่งนี้คุณอาจใช้เวลา 10 นาทีในการทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำ แน่นอนว่ารายการสิ่งที่ต้องทำเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคนเนื่องจากจะช่วยคุณในการจัดการเวลาและจัดตารางเวลาที่เรียกร้องมาก

สรุป: ไม่มีสองโครงการ / องค์กรที่เหมือนกัน

หากคุณพบว่าตัวเองประหลาดใจกับประเด็นเหล่านี้โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเพียงแนวทางและในความเป็นจริงโครงการทั้งหมดมีความแตกต่างกันและวิธีที่คุณจัดการเวลากับสิ่งเหล่านี้จะแตกต่างกัน นอกจากนี้ทุกองค์กรยังมีความแตกต่างกัน บางคนอาจมีวัฒนธรรมที่คาดหวังให้คุณทำงานเป็นเวลานานและรับประทานอาหารกลางวันน้อยที่สุด คนอื่น ๆ อาจมีวิธีการที่แตกต่างออกไปมากและอาจกระตุ้นให้พนักงานหยุดพักอย่างเหมาะสมลดภาระงานและทำงานในชั่วโมงที่เหมาะสม ไม่ว่าคุณจะจัดการโครงการใดก็ตามบทเรียนหนึ่งที่คุณสามารถทำได้จากตัวอย่างนี้คือความสามารถในการจัดระเบียบการแจ้งเตือนและประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการโครงการ การบริหารเวลาที่ดีสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญในการรักษาความต้องการที่ซับซ้อนและไม่สามารถคาดเดาได้ซึ่งมาพร้อมกับการดูแลโครงการ