ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ: ประกาศนียบัตร nvq ในธุรกิจและการบริหารและมัน: ตอนที่ ii

สร้างและแก้ไขเค้าโครงและโครงสร้างสำหรับเอกสารประมวลผลคำ

เอกสารไม่สามารถเขียนได้ด้วยข้อความและรูปภาพบางส่วนที่กระจัดกระจายอยู่ที่นี่และที่นั่น เอกสารทั้งหมดต้องมีการนำเสนอที่เรียบร้อยโดยมีโครงสร้างและรูปแบบมาตรฐาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้เราจำเป็นต้องรู้วิธีจัดโครงสร้างเอกสารเทคนิคและเครื่องมือใดที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้และจะหาได้จากที่ใด

2.1 ระบุข้อกำหนดของเอกสารสำหรับโครงสร้างและรูปแบบ

เอกสารใด ๆ ที่จัดทำขึ้นจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานบางประการเพื่อความสะดวกในการอ่านและเพื่อรักษาความเป็นมืออาชีพ ถ้าเราดูโดยทั่วไปในโครงสร้างมาตรฐานของเอกสารใด ๆ ก็จะมีหน้าชื่อเรื่องสารบัญบทนำเนื้อหาของเอกสารและอื่น ๆ

หน้าชื่อเรื่องตัวอย่างสำหรับเอกสาร

nsf.gov

แต่ละส่วนของเอกสารมีรูปแบบและโครงสร้างของตัวเอง

ตัวอย่างเช่นหน้าชื่อเรื่องของเอกสารจะมีชื่อของรายงานวันที่สถานะเอกสาร ฯลฯ สารบัญจะมีส่วนและส่วนย่อยทั้งหมดของเอกสารพร้อมด้วยหมายเลขหน้าที่เกี่ยวข้องเป็นต้น.

ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารคุณต้องตั้งค่าโครงร่างหน้ามาตรฐานสำหรับหน้าบนโปรแกรมประมวลผลคำ การตั้งค่าพื้นฐานบางอย่าง ได้แก่ ขนาดกระดาษประเภทของกระดาษการวางแนวกระดาษแบบอักษรพื้นฐานภาษาการตั้งค่าวันที่เหตุผลของเนื้อหาในเอกสารระยะขอบระยะห่างระหว่างบรรทัดคอลัมน์ส่วนหัวส่วนท้ายหมายเลขหน้าชื่อย่อหน้าตาราง และอื่น ๆ อีกมากมายขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์

นอกเหนือจากนี้เราต้องดูในส่วนกราฟิกของเอกสารด้วย กราฟิกที่คุณใช้ในเอกสารจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานบางประการ พวกเขาต้องเรียบง่ายและเข้ากับเนื้อหาของเอกสาร (มีความหมาย) ใส่คำบรรยายอย่างเหมาะสมติดป้ายกำกับถ้าจำเป็นพร้อมตำนานถ้ามี

สิ่งสำคัญต่อไปที่ต้องพิจารณาในเอกสารคือไวยากรณ์ความสามารถในการอ่านและรูปแบบของเอกสาร ตรวจสอบการสะกดและตรวจสอบข้อผิดพลาดในไวยากรณ์ มาตรฐานพื้นฐานบางประการคือหลีกเลี่ยงการขีดเส้นใต้ข้อความโดยใช้เครื่องหมายคำพูดเดี่ยวแทนการใช้เครื่องหมายคำพูดคู่เว้นช่องว่างระหว่างประโยคและย่อหน้าการตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ นอกจากนี้ควรใช้เสียงพูดขณะเขียนเอกสารแทนที่จะใช้เสียงแฝง

หลังจากดูแลรูปแบบและโครงสร้างทั้งหมดของเอกสารแล้วจำเป็นต้องปรับการตั้งค่าหน้ากระดาษเพื่อให้เอกสารดูเรียบร้อยและเรียบร้อยสำหรับการพิมพ์และการอ่าน

2.2 ระบุแม่แบบและสไตล์ที่พร้อมใช้งานและเวลาที่จะใช้

คอลเลกชันของข้อกำหนดเช่นขนาดของหน้าการวางแนวของหน้าขอบแบบอักษรระยะห่างระหว่างบรรทัด ฯลฯ จะเรียกว่าเป็นแม่แบบเอกสารทุกฉบับที่สร้างขึ้นใน Word จะขึ้นอยู่กับเทมเพลต

ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณเปิดเอกสารใหม่ที่ Wordคำใช้แม่แบบเริ่มต้นที่มีการตั้งค่าบางปกติหรือค่าเริ่มต้นและนี้จะเรียกว่าเป็นแม่แบบปกติ

เทมเพลตยังมาพร้อมกับสไตล์สำหรับเอกสาร

ตัวอย่างเช่นสำหรับเทมเพลตปกติสไตล์เริ่มต้นคือสไตล์ปกติ มันจะมีฟอนต์เริ่มต้นขนาดฟอนต์ระยะห่างระหว่างบรรทัดระยะขอบและอื่น ๆ มีสไตล์อื่น ๆ อีกมากมายที่มีอยู่ในตัวคำ ( รูปแบบ -> สไตล์และการจัดรูปแบบ ) ซึ่งคุณสามารถเลือกได้หรือคุณสามารถแก้ไขสไตล์ที่มีอยู่หรือสร้างสไตล์ของคุณเอง

ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรและแผนกที่คุณทำงานคุณอาจมีเทมเพลตที่แตกต่างกันซึ่งได้รับการออกแบบมาก่อนหน้านี้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะโดยคำนึงถึงความต้องการและความต้องการขององค์กรและมาตรฐาน เทมเพลตอาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับเพจลักษณะที่แตกต่างกันและข้อความมาตรฐานบางอย่างขึ้นอยู่กับความต้องการและมาตรฐานขององค์กร

ยกตัวอย่างเช่นจดหมายซึ่งทุกองค์กรมีเป็นตัวอย่างของแม่แบบอาจมีข้อมูลพื้นฐานและข้อมูลการติดต่อเกี่ยวกับ บริษัท อยู่ แม่แบบเหล่านี้สามารถแก้ไขได้หรือคุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณและบันทึกไว้ในตำแหน่งที่เข้าถึงได้ง่ายในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ลักษณะของเอกสารกำหนดโดยลักษณะและข้อกำหนดของเอกสาร

เทมเพลตอาจเป็นเทมเพลตเริ่มต้นปกติหรือเทมเพลตที่มีมาโคร หากคุณต้องการสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารที่คุณจะสร้างบ่อยครั้งสิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างเทมเพลตที่มีลักษณะและข้อกำหนดที่ต้องการและเพิ่มข้อความที่จะปรากฏทุกครั้งเมื่อสร้างเอกสารใหม่ จากนั้นบันทึกเทมเพลตด้วยชื่อที่มีความหมาย หากคุณต้องการแก้ไขเทมเพลตที่มีอยู่แล้วตามความต้องการของคุณให้เปิดเทมเพลตที่มีอยู่แล้วทำการแก้ไขที่จำเป็นและบันทึกโดยใช้ชื่ออื่น

บทช่วยสอน Word 2003 การใช้เทมเพลต

เทมเพลตมีสองประเภท ได้แก่ เทมเพลตในตัวและเทมเพลตแบบกำหนดเอง

เทมเพลตในตัวมาพร้อมกับโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งได้รับการออกแบบมาสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ

ตัวอย่างเช่นแฟกซ์บันทึกช่วยจำจดหมายประวัติย่อรายงาน ฯลฯ

เทมเพลตแบบกำหนดเองคือเทมเพลตที่สร้างขึ้นโดยผู้ใช้เมื่อเทมเพลตในตัวสำหรับวัตถุประสงค์และความต้องการไม่พร้อมใช้งานหรือเทมเพลตที่มีอยู่ไม่เป็นที่พอใจ ผู้ใช้สร้างเทมเพลตโดยใช้การจัดรูปแบบและสไตล์ของตนเองและบันทึกพร้อมกับเทมเพลตอื่น ๆ เพื่อให้พร้อมใช้งานในอนาคต

ไฟล์ - เทมเพลต - ตรวจสอบ "อัปเดตลักษณะเอกสารโดยอัตโนมัติ"

michaelgoerz.net

ในกรณีที่คุณต้องการฟอร์แมตรูปแบบของเอกสารที่มีอยู่ให้เป็นสไตล์ที่คุณสร้างไว้ในเทมเพลตใหม่คุณสามารถทำได้โดยการแนบเทมเพลตที่สร้างขึ้นใหม่กับเอกสารที่ต้องมีการจัดรูปแบบใหม่

ในการแนบเทมเพลตกับเอกสาร

ไฟล์ -> เทมเพลต -> เลือกตัวเลือก 'อัปเดตลักษณะเอกสารโดยอัตโนมัติ' -> คลิกตกลง

Word จะเขียนทับสไตล์ที่มีชื่อตรงกันในเอกสารเก่าและเทมเพลตใหม่และสไตล์ใหม่จะถูกเพิ่มลงในรายการสไตล์ ในกระบวนการนี้เฉพาะรูปแบบที่เปลี่ยนแปลงและข้อกำหนดอื่น ๆ เช่นระยะขอบส่วนหัวท้ายกระดาษ ฯลฯ จะไม่เปลี่ยนแปลงเนื่องจากเป็นการตั้งค่าระดับเอกสาร การตั้งค่าระดับเอกสารจะแทนที่การตั้งค่าระดับเทมเพลตเสมอ

หากต้องการดูการจัดรูปแบบและลักษณะที่มีให้คลิกรูปแบบ - สไตล์และการจัดรูปแบบ

การแทรกตาราง

ตารางใช้ในเอกสารประเภทต่างๆเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆและมีตารางประเภทต่างๆ เราจะดูการตั้งค่าและคุณสมบัติต่างๆที่พร้อมใช้งานเพื่อปรับเปลี่ยนตารางและจัดระเบียบข้อมูลในตาราง

สร้างหรือแทรกตาราง - ตาราง -> แทรก -> ตาราง -> กำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์ -> คุณสามารถใช้ปรับพอดีอัตโนมัติกับเนื้อหาซึ่งจะปรับตารางตามเนื้อหาหรือเลือกปรับให้พอดีกับหน้าต่างโดยอัตโนมัติซึ่งจะทำให้ตารางยืดออก จนถึงระยะขอบของหน้า

เพิ่มและแก้ไขโครงสร้างตาราง - คุณสามารถคลิกขวาที่ตารางและเข้าไปในคุณสมบัติของตารางและทำการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของตารางได้มากมาย คุณยังสามารถเพิ่มและลบแถวและคอลัมน์เปลี่ยนความกว้างเส้นขอบการแรเงาและคุณสมบัติอื่น ๆ สำหรับตารางได้อีกด้วย

ในการแปลงข้อความเป็นตารางอันดับแรกให้พิมพ์ข้อมูลโดยคั่นด้วยแท็บหรือลูกน้ำที่นี่ฉันได้แยกข้อมูลตามแท็บ

ในการผสานเซลล์ในตารางให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการผสาน - คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือก - เลือก "ผสานเซลล์"

ผสานและแยกเซลล์ในตาราง - เพื่อผสานเซลล์เลือกเซลล์ที่คุณต้องการผสาน -> คลิกขวาที่เซลล์ -> คลิกที่ผสานเซลล์

ในการแยกเซลล์ -> คลิกขวาที่เซลล์ที่คุณต้องการแยก -> คลิกแบ่งเซลล์ -> กำหนดจำนวนแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แยกเซลล์ออก

จัดแนวข้อความในแนวนอนหรือแนวตั้งในตาราง - เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดแนวข้อความ คลิกขวาที่พวกเขา -> คลิก "ทิศทางข้อความ" -> จากนั้นเลือกการจัดตำแหน่งที่คุณต้องการ

ขอบเซลล์เส้นขอบและการแรเงาในตาราง - คลิกขวาที่ตาราง -> คลิกที่เส้นขอบและการแรเงา -> เปลี่ยนการตั้งค่าสำหรับระยะขอบเส้นขอบและการแรเงา

จะสร้างแบบฟอร์มได้อย่างไร?

นอกจากนี้เราจะดูวิธีสร้างและแก้ไขแบบฟอร์ม แบบฟอร์มคือเอกสารข้อความที่มีฟิลด์แบบฟอร์มที่คุณกรอกเมื่อจำเป็น แบบฟอร์มเหล่านี้สามารถใช้บนคอมพิวเตอร์หรือพิมพ์และกรอกข้อมูล เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ สามารถบันทึกแบบฟอร์มเป็นเทมเพลตได้ ในการสร้างแบบฟอร์ม

MS Word -> ใหม่ -> เอกสารเปล่า -> คุณสามารถพิมพ์ชื่อเรื่องที่จำเป็นและรายละเอียดอื่น ๆ ได้ตามความจำเป็น คุณยังสามารถใช้ตารางเพื่อสร้างเค้าโครงแบบมืออาชีพได้อีกด้วย

มุมมอง - แถบเครื่องมือ - แบบฟอร์มจะแสดงแถบเครื่องมือแบบฟอร์ม

ในการเพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลักษณะรายการ - รูปแบบ - สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและการกำหนดหมายเลข

รูปแบบที่สร้างขึ้นช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณจัดรูปแบบส่วนหัวย่อหน้าและสารบัญ ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณเลือกหัวเรื่องด้วยตนเองเปลี่ยนแบบอักษรขนาดแบบอักษรสีแบบอักษรคุณต้องดำเนินการในสามขั้นตอนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์และคุณจะต้องทำซ้ำสำหรับแต่ละหัวข้อ แต่เมื่อคุณเปลี่ยนสไตล์ด้วยสไตล์ที่มีอยู่แล้วภายในหรือที่สร้างไว้แล้วคุณจะเสร็จงานได้ในคลิกเดียว

รูปแบบที่เชื่อมโยงจะเปลี่ยนรูปแบบของทั้งอักขระและย่อหน้าพร้อมกันและจะมีเครื่องหมาย " ¶a"ในตอนท้าย ลักษณะเหล่านี้ทำงานเหมือนย่อหน้าหรือลักษณะอักขระและสามารถนำไปใช้โดยคลิกที่ใดก็ได้ในย่อหน้าเพื่อใช้กับทั้งย่อหน้าหรือคุณสามารถเลือกส่วนเฉพาะของย่อหน้าและใช้สไตล์หากคุณต้องการให้ใช้สไตล์เพียงบางส่วน ของย่อหน้า

รูปแบบรายการใช้เพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของรายการ มีระดับของลำดับชั้นที่มีลักษณะการเยื้องและการกำหนดหมายเลข

รูปแบบตารางใช้เพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของตาราง พวกเขามาพร้อมกับเส้นขอบการแรเงาการจัดแนวและแบบอักษรที่แตกต่างกันในตาราง

กรุณาติชม:

ฉันหวังว่าทุกคนจะมีความรู้

• การศึกษาโครงสร้างและเค้าโครงที่จำเป็นสำหรับเอกสาร
• รูปแบบและเทมเพลตที่มีจำหน่าย
• การใช้ตารางและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับเอกสาร
• การใช้เทคนิคข้างต้นกับเอกสาร

ฉันพยายามอย่างเต็มที่ในการแนบภาพหน้าจอกับการดำเนินการส่วนใหญ่ที่อธิบายไว้ที่นี่ ภาพหน้าจอบางภาพมาจาก Microsoft word 2010 และฉันจะแทนที่ด้วย word 2003 โดยเร็วที่สุด

ฉันหวังว่าข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นและถามคำถามใด ๆ หากคุณมี ส่วนแรกของหน่วยนี้สามารถพบได้ในลิงค์ด้านล่าง

ส่วนที่ 1 - ป้อนและรวมข้อความและข้อมูลอื่น ๆ อย่างถูกต้องภายในเอกสารประมวลผลคำ (ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำคำถาม 1.1 ถึง 1.7)

ส่วนถัดไปของหน่วยนี้อยู่ในลิงค์ด้านล่าง

ส่วนที่ 3 - ใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเพื่อจัดรูปแบบและนำเสนอเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด (ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำคำถามข้อ 3.1 ถึง 3.6)