การเขียนจดหมายธุรกิจเพื่อส่งข่าวร้าย (พร้อมตัวอย่าง)

Kaitlyn Baker ผ่าน Unsplash.com

บางครั้งในทางธุรกิจคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเขียนจดหมายที่มีข่าวร้ายได้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถพยายามเขียนจดหมายในลักษณะที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับและทำลายข่าวร้ายด้วยวิธีที่ง่ายที่สุด คุณไม่ต้องการเผาสะพานใด ๆ ในธุรกิจดังนั้นจึงเป็นประโยชน์อย่างยิ่งที่คุณจะต้องเขียนจดหมายข่าวร้ายที่มีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ที่คุณควรเน้นเมื่อเขียนจดหมาย

1. การลดความเสียหายให้กับความสัมพันธ์:ข่าวร้ายไม่ควรกำหนดความสัมพันธ์
2. แสดงว่าการตัดสินใจนั้นยุติธรรมและสมเหตุสมผล:ลองนึกภาพตัวเองในรองเท้าของผู้อ่านและพยายามเสนอคำอธิบายที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้
3. ระบุข่าวร้ายอย่างชัดเจนและหนักแน่น:

• ช่องเปิดควรมีบัฟเฟอร์เพื่อลดความเสียหายต่อความสัมพันธ์ ใช้การเปิดเชิงบวกหรือเป็นกลางเพื่อรักษาค่าความนิยม
• เนื้อหาควรมีเหตุผลที่จะช่วยให้ผู้อ่านเห็นจากมุมมองของคุณ คุณต้องการแสดงให้เห็นว่าคุณมีความยุติธรรมและมีเหตุผล มีความชัดเจนและแน่วแน่เกี่ยวกับข่าวร้าย แต่ควรพูดสั้น ๆ เป็นบวกและเป็นประเด็นสำคัญ
• การปิดควรมีท่าทางแสดงความปรารถนาดีที่เหมาะสมและอาจเป็นทางออกที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาของผู้อ่าน

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข่าวร้าย # 1

จดหมายตรงไปตรงมาและสุภาพ ผู้เขียนให้เหตุผลที่ดีเยี่ยมสำหรับการปฏิเสธตำแหน่ง แต่ยังเปิดประตูทิ้งไว้สำหรับความสัมพันธ์ในอนาคต ผู้เขียนยังให้ทางออกที่เป็นไปได้ในตอนท้าย

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข่าวร้าย # 2

จดหมายข่าวที่ไม่ดีนี้ครอบคลุมถึงข้อเท็จจริงที่ว่า Wok Ms. Hodges ที่สั่งซื้อไม่สามารถใช้ได้โดยการอัปเกรดเป็นกระทะที่ดีกว่าและใหญ่กว่า เช่นกันมันเป็นน้ำเสียงที่ดีมากจนผู้อ่านอาจไม่รู้ว่าชุดทั้งหมดที่เธอสั่งมาไม่ตรงเวลาเนื่องจากสองชิ้นจะมาถึงในภายหลัง จดหมายข่าวที่ไม่ดีนี้ไม่ได้มุ่งเน้นไปที่ด้านลบ แต่ส่งข้อความไปในทางบวก Harry Figby ยังขยายโอกาสสำหรับความสัมพันธ์ในอนาคตโดยแจ้งให้ Ms. Hodges ทราบถึงการขายและกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น