กฎทองของการจัดระเบียบสำนักงาน

สำนักงานที่เป็นระเบียบหมายถึงจิตใจที่เป็นระเบียบ อ่านเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมสำหรับองค์กร

Canva.com

เราอาจลดปริมาณกระดาษที่เราจัดการลง แต่นั่นก็ไม่ได้ทำให้ง่ายขึ้นในการจัดการกับความต้องการที่แข่งขันกันในเวลาของเรา ในความเป็นจริงมันยากกว่าเพราะ "งานเอกสาร" มาในรูปแบบต่างๆมากมาย อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการจัดระเบียบงานของคุณกฎทองยังคงมีผลบังคับใช้

กฎทองในการจัดระเบียบงานของคุณ

1. จัดการกระดาษอีเมลหรือข้อความโทรศัพท์แต่ละชิ้นเพียงครั้งเดียว
2. เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้ยื่นในที่ที่เหมาะสม
3. เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นให้จัดเก็บหรือจัดเก็บ

แน่นอนว่าในชีวิตจริงมักเป็นเรื่องยากที่จะบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ แต่เพียงแค่พยายามยึดมั่นในกฎระเบียบคุณจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก

กฎทอง: จัดการแต่ละรายการเพียงครั้งเดียว

เมื่อคุณยุ่งคุณควรวางบิลหรืออะไรก็ตามไว้ข้างๆแล้วบอกว่าคุณจะ "ไปต่อภายหลัง" ความจริงก็คือคุณกำลังดูอยู่แล้วดังนั้นคุณจึงถูกขัดจังหวะ การทำบางอย่างกับมันจะเป็นการประหยัดเวลามากกว่าการปิดมันหรือวางมันลง

ฉันรู้ว่าคุณกำลังจะพูดว่า "แต่ฉันต้องไปที่ธนาคาร / ใช้อินเทอร์เน็ต / ไปที่ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อจ่ายบิลนี้ แต่ตอนนี้ฉันทำไม่ได้" ฉันเข้าใจดี - แต่แนวคิดคือการไป ให้ไกลที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าจะเป็นเพียงก้าวเล็ก ๆ

ตัวเลือกที่ 1 - ก้าวไปข้างหน้า

สมมติว่าคุณต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อจ่ายบิลนี้ ในกรณีนี้ให้ใส่ใบเสร็จไว้ในกระเป๋าของคุณดังนั้นเมื่อคุณออกไปช้อปปิ้งครั้งต่อไปคุณจะลืมไม่ได้ หรือถ้าคุณต้องใช้อินเทอร์เน็ตให้วางบิลด้วยคอมพิวเตอร์ คุณอาจมีถาดสำหรับ "สิ่งที่ต้องทำ" หรือบางทีคุณอาจจะวางบิลไว้บนแป้นพิมพ์เพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดในครั้งต่อไปที่คุณเข้าสู่ระบบ หากเป็นอีเมลหรือข้อความให้ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "สิ่งที่ต้องทำ" หรือเพิ่มการช่วยเตือน

ตัวเลือกที่ 2 - มอบหมาย

หากมีคนอื่นต้องทำอะไรกับเอกสารคุณควรใช้เวลาสองสามนาทีในการโทรหรือส่งอีเมลถึงบุคคลนั้น ทันที ไม่ว่าคุณจะยุ่งแค่ไหนก็ตาม นั่นหมายความว่าในขณะที่คุณกำลังยุ่งอยู่ แต่อีกฝ่ายกำลังดำเนินการแก้ไขปัญหาอยู่แล้วซึ่งกำลังดำเนินการอยู่

เคล็ดลับ!

เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จแล้วอย่าวางทิ้งไว้ในที่ที่คุณได้รับมา: ทำความคุ้นเคยกับการวางเอกสารนั้นทันทีและในที่ที่เหมาะสม

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่มี "สถานที่ที่เหมาะสม"

หากคุณไม่มี "สถานที่ที่เหมาะสม" ก็จัดระเบียบอะไรสักอย่างเดี๋ยวนี้! คุณต้องมี "สถานที่ที่เหมาะสม" สำหรับรายการที่คุณทำเสร็จแล้วและสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับรายการที่คุณยังต้องดำเนินการ

มันอาจจะง่ายพอ ๆ กับไฟล์ concertina (ไฟล์กระดาษแข็งขนาดใหญ่ที่มีหลายช่องหนึ่งช่องสำหรับตัวอักษรแต่ละตัวหรือมีป้ายกำกับที่คุณสามารถตัดสินใจได้เอง) แม้ว่าทั้งหมดที่คุณสามารถจัดการได้คือกล่องกระดาษแข็งที่มีข้อความ "ตั๋วเงิน" และอีกใบที่มีป้ายกำกับว่า "ภาษี" แต่อย่าลืมมีของ

เคล็ดลับ!

โปรดจำไว้ว่าบางครั้ง "สถานที่ที่เหมาะสม" คือถังขยะ คุณไม่จำเป็นต้องเก็บทุกอย่าง!

คุณไม่จำเป็นต้องเก็บบิลครัวเรือน

เว้นแต่คุณจะดำเนินธุรกิจจากที่บ้านและต้องการเรียกร้องภาษีคุณไม่จำเป็นต้องเก็บค่าใช้จ่ายในครัวเรือนตลอดไป ค่าไฟฟ้าค่าแก๊สและค่าโทรศัพท์สามารถทิ้งได้ทันทีที่คุณได้รับใบเรียกเก็บเงินของเดือนถัดไปและคุณจะเห็นว่าพวกเขาได้รับการชำระเงินของคุณแล้ว เหตุผลเดียวที่จะเก็บค่าสาธารณูปโภคคือหากคุณต้องการตรวจสอบการใช้งานและซัพพลายเออร์จำนวนมากสามารถให้ข้อมูลนี้แก่คุณทางออนไลน์หรือตามคำขอได้

หากคุณคิดว่าคุณอาจต้องการขอสินเชื่อในอนาคตอันใกล้นี้ให้เก็บใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารหกเดือนไว้เพราะธนาคารอาจเรียกเก็บเงินจากการพิมพ์ใหม่ให้คุณ มิฉะนั้นเมื่อคุณตรวจสอบคำสั่งและรู้ว่าถูกต้องแล้วจะไม่มีค่าอะไรในการเก็บรักษาเว้นแต่คุณจะต้องการให้เจ้าหน้าที่เก็บภาษี เช่นเดียวกันอาจนำไปใช้กับสลิปจ่าย - ตรวจสอบข้อบังคับภาษีท้องถิ่นของคุณ

กำลังเก็บถาวร

เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จแล้วแต่ต้องการเก็บไว้วิธีที่ประหยัดที่สุดคือซองจดหมาย

ซองจดหมายขนาดใหญ่ใช้พื้นที่น้อยกว่าโฟลเดอร์กระดาษแข็งหรือตัวยึดวงแหวนดังนั้นจึงเป็นวิธีที่ประหยัดพื้นที่มากที่สุดในการจัดเก็บเอกสารที่คุณต้องเก็บ แต่แทบไม่ต้องมอง ราคาถูกด้วย! คุณสามารถเก็บซองจดหมายไว้ในกระเป๋าเดินทางเก่าหรือในกล่องเก็บของตกแต่งจากเครื่องเขียนของคุณ

เมื่อคุณทำโครงงานประเภทใด ๆ เสร็จแล้วให้ใส่ทุกอย่างลงในซองจดหมาย ติดฉลากหัวเรื่องและวันที่ด้วยการเขียนขนาดใหญ่ที่สวยงามด้วยปากกาหนา ตัวอย่างอาจเป็นการยื่นขอจำนอง - เมื่อคุณทำเอกสารครบถ้วนแล้วคุณอาจจะไม่ดูเอกสารอีกเลยคุณก็แค่จ่ายค่างวด ดังนั้นใส่จดหมายของทนายความและเอกสารธนาคารทั้งหมดในซองจดหมายและนำไปเก็บไว้ในที่ปลอดภัย

โฟลเดอร์ขนาดใหญ่ใช้พื้นที่มากเกินไป

แล้วภาษีล่ะ?

เช่นเดียวกับภาษี คุณต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับภาษีประจำปีของคุณเป็นเวลาหลายปี (ตรวจสอบข้อกำหนดในท้องถิ่นของคุณ) แต่คุณอาจไม่ได้ดูอีกเลยเว้นแต่คุณจะได้รับการตรวจสอบ ใส่ภาษีแต่ละปีในซองแยกกันติดป้ายกำกับและนำไปทิ้ง

หากคุณทำตามกิจวัตรนี้คุณจะไม่ต้องใช้พื้นที่จำนวนมากในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานอยู่ซึ่งจะช่วยให้จัดระเบียบและยื่นเอกสารใหม่ได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับ!

ทำให้เป็นนิสัยในการตรวจสอบไฟล์ของคุณทุกสิ้นปีการเงิน

ทุกสิ้นปีทำความสะอาดเอกสารทั้งหมดที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้ในปีใหม่ไม่ว่าจะใส่ซองจดหมายและเก็บไว้ในที่จัดเก็บหรือเก็บไว้ในถัง ทำเช่นเดียวกันกับคอมพิวเตอร์ของคุณ

เอกสารจะยื่นและค้นหาได้ง่ายขึ้นและการยื่นแบบ "ใช้งานอยู่" ของคุณจะไม่ใช้พื้นที่มากนัก

เรียงแล้ว!