จัดการจดหมาย: ประกาศนียบัตร ocr nvq ระดับ 3 ในธุรกิจและการบริหาร

บทนำ:

หน่วยนี้เป็นหน่วยเสริมกลุ่ม B ที่ระดับ 2 โดยมีหน่วยกิตทั้งหมดสามหน่วย หน่วยนี้ช่วยให้ผู้สมัครแสดงภาพทักษะของตนในบริการไปรษณีย์ ผู้สมัครจะมีความรู้เป็นอย่างดีในการปฏิบัติตามขั้นตอนด้านความปลอดภัยและความปลอดภัยในขณะที่จัดการจดหมายภายในและภายนอกทั้งขาเข้าและขาออกและเหตุผลที่ต้องจัดการเช่นนั้น พวกเขาจะมีความรู้เป็นอย่างดีเกี่ยวกับบริการต่างๆที่มีให้บริการทำไมจึงจำเป็นต้องใช้บริการเหล่านั้นและจะใช้อย่างไร พวกเขาจะรู้จักเลือกบริการเฉพาะโดยขึ้นอยู่กับความต้องการและลำดับความสำคัญคำนวณค่าไปรษณีย์จัดการกับปัญหาปฏิบัติตามขั้นตอนและรายงานข้อผิดพลาดและปัญหา

รวมคำแถลงส่วนตัวสำหรับหน่วยนี้ด้วย!

1.1 / 2 วัตถุประสงค์ของขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยในการจัดการจดหมายหรือพัสดุคืออะไร?

เมลอาจมีข้อมูลที่เป็นความลับ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานหรือมีความลับทางธุรกิจเช่นชื่อลูกค้าและข้อมูลที่เป็นความลับที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจลูกค้าและลูกค้า นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบเมลและแพ็คเกจสำหรับคุณสมบัติที่น่าสงสัย ดังนั้นจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย

ตัวอย่างเช่นเมื่อเราได้รับจดหมายหรือพัสดุจากที่อยู่แปลก ๆ หรือในรูปแบบรูปร่างหรือขนาดที่น่าสงสัยจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและรายงานไปยังผู้จัดการสำนักงาน

2.1 เหตุใดคุณจึงควรแจกจ่าย / จัดส่งจดหมายไปยังผู้รับที่ถูกต้องภายในช่วงเวลาที่ตกลงกัน?

ควรส่งหรือแจกจ่ายอีเมลไปยังผู้รับที่ถูกต้องเสมอเนื่องจากอาจเป็นข้อมูลสำคัญและเป็นความลับซึ่งไม่ควรเปิดเผยให้ผู้อื่นทราบ นอกจากนี้ยังต้องแจกจ่ายให้ตรงเวลาเพื่อให้งานที่ระบุในอีเมลเสร็จสิ้นภายในเวลาที่ระบุไว้และตรงตามกำหนดเวลาเพื่อที่เราจะหลีกเลี่ยงการร้องเรียนหรือปัญหาร้ายแรงอื่น ๆ

2.2 โครงสร้างองค์กรชื่อบทบาทและที่ตั้งของบุคคลและทีมคืออะไร?

ฉันไม่ได้เผยแพร่คำตอบของฉันที่นี่เนื่องจากเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ คุณสามารถวาดผังงานสำหรับองค์กรของคุณหรือสามารถปิดเว็บไซต์ขององค์กรของคุณได้หากคุณมี เริ่มต้นด้วยหัวหน้าแผนกของคุณจากนั้นแยกสาขาไปยังทีมและผู้จัดการต่างๆและสุดท้ายจบลงด้วยสมาชิกในทีมของคุณ อย่าลืมระบุชื่อตำแหน่งและสถานที่ของแต่ละคนเพื่อให้ได้ภาพบุคคลที่ชัดเจน

หวังว่านี่จะช่วยได้!

2.3 มีบริการจดหมายภายในและภายนอกองค์กรใดบ้าง

บริการอีเมลภายในที่มีอยู่สำหรับการกระจายของไปรษณีย์ภายในสำนักงานและหน่วยงานของ ______________________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) มีการรวบรวมและจัดส่งเป็นประจำทุกวัน

จดหมายภายนอกจะถูกส่งผ่านทาง ___________________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ใช้บริการจดหมายภายนอกเมื่อจดหมายสามารถหรือไม่ครอบคลุมเกณฑ์บริการจดหมายภายใน ตัวอย่างเช่นในกรณีที่ต้องส่งจดหมายถึงลูกค้าหรือ บริษัท อื่น ๆ หรือการติดต่อนอกเขต นอกจากนี้ยังจัดส่งและรวบรวมเป็นประจำทุกวัน

2.4 ระบุเหตุผลในการเลือกบริการอีเมลภายในและภายนอก

บริการจดหมายภายนอกถูกเลือกในกรณีที่การจัดส่งนอกเขตและสถานที่สำหรับ บริษัท หรือลูกค้ารายอื่น มันจะเป็นพื้นที่ที่ไม่ได้มาภายใต้ ___________________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) พื้นที่สำนักงาน

อีเมลภายในจะใช้ในการส่งมอบที่จะต้องทำไปยังสำนักงานหรือหน่วยงานที่มาภายใต้ ____________________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) จดหมายภายในช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ดังนั้นเมลใด ๆ ที่สามารถส่งผ่านเมลภายในจะถูกส่งด้วยวิธีนั้นและมีเพียงเมลที่เหลือเท่านั้นที่ถูกส่งผ่านระบบเมลภายนอก

2.5 คุณใช้วิธีใดในการคำนวณค่าจัดส่ง?

โพสต์จะต้องเรียงตามความเร่งด่วนและความสำคัญเป็นชั้นหนึ่งหรือชั้นสอง โพสต์ในต่างประเทศใด ๆ จะต้องถูกแยกออก เราจำเป็นต้องทราบค่าไปรษณีย์สำหรับโพสต์ที่มีขนาดแตกต่างกันและค่าไปรษณีย์สำหรับไปรษณีย์จำนวนมาก บริการจดหมายอาจให้ส่วนลดสำหรับจดหมายจำนวนมากและสามารถใช้ได้เฉพาะในกรณีที่เราจัดเรียงจดหมายล่วงหน้า

หากเราจำเป็นต้องส่งสิ่งของและรับประกันว่าจะจัดส่งในวันทำการถัดไปหรือในวันเดียวกันหรือหากต้องส่งจดหมายในการจัดส่งที่บันทึกไว้เราต้องมองหาค่าบริการทางไปรษณีย์และกรอบเวลาที่ต้องส่งจดหมาย ส่งแล้วส่งตามนั้น

2.6 ปัญหาประเภทใดที่อาจเกิดขึ้นกับอีเมลขาเข้าและขาออกและคุณจะจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างไร?

ปัญหาหลักที่อาจเกิดขึ้นคือความล่าช้าการจัดส่งที่ขาดหายไปและจดหมายที่น่าสงสัย เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าเราต้องส่งจดหมายในเวลาที่เหมาะสมพร้อมกับไปรษณีย์ที่ถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงการจัดส่งเอกสารสำคัญขาดหายไปสามารถจัดส่งผ่านการจัดส่งที่บันทึกไว้ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการจัดส่งได้ จดหมายหรือพัสดุที่น่าสงสัยจะต้องได้รับการจัดการด้วยความระมัดระวังสูงสุดและรายงานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง