วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบใบเสร็จ

ขั้นตอนง่ายๆเหล่านี้สามารถช่วยคุณจัดระเบียบใบเสร็จ

VirginiaLynne CC-BY ผ่าน Hubpages

ระบบจัดระเบียบใบเสร็จที่ง่ายและรวดเร็ว

คุณใช้เวลามากเกินไปในการหาใบเสร็จเพื่อส่งคืนสินค้าหรือไม่? คุณพร้อมสำหรับการเสียภาษีหรือยังหรือว่าจะต้องรอให้ทันเวลา 15 เมษายน? หากคุณเป็นเหมือนฉันคุณอาจถูกล่อลวงให้เพียงแค่ปล่อยให้ใบเสร็จรับเงินสะสมจนเป็นระเบียบที่ไม่สามารถจัดเรียงได้ นั่นคือเหตุผลที่วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบใบเสร็จรับเงินคือการรักษาระบบของคุณ:

• ง่ายต่อการจำ
• ด่วนในการยื่นเอกสาร
• ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่าย

การคำนึงถึงเป้าหมายทั้งสามนี้จะช่วยให้คุณใช้ขั้นตอนง่ายๆสี่ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างระบบที่เหมาะกับคุณ

1. เลือกระบบ

ไม่มีระบบการจัดเก็บที่สมบูรณ์แบบ คุณต้องชั่งน้ำหนักค่าใช้จ่ายในการมีระบบที่ละเอียดซึ่งทำให้หาใบเสร็จได้ง่ายด้วยเวลาที่ใช้ในการยื่นใบเสร็จเหล่านั้น นี่คือระบบที่แตกต่างกันสี่ระบบพร้อมข้อดีข้อเสียของแต่ละระบบ

Binder System for Receipts นั้นทำงานได้มากกว่าเล็กน้อย แต่ช่วยให้คุณค้นหาสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็ว ใช้ Pocket Index Dividers สำหรับการยื่นใบเสร็จที่มีขนาดเล็กลง

VirginiaLynne CC-BY ผ่าน HubPages

สารยึดเกาะ

ด้วยเครื่องผูกที่มีบัตรดัชนีเพื่อแยกประเภทใบเสร็จคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ระบบนี้ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับผู้ที่มักจะย้อนกลับไปดูใบเสร็จเนื่องจากคุณสามารถพลิกกลับไปมาในส่วนต่างๆได้อย่างง่ายดายและเนื่องจากตัวประสานช่วยให้กระดาษเป็นระเบียบ หากคุณยื่นเอกสารใหม่ที่ด้านหน้าของส่วนหรือด้านหลังเสมอคุณสามารถดูใบเสร็จตามลำดับเวลาได้อย่างรวดเร็ว

ฉันใช้ระบบนี้ในการจัดระเบียบใบเสร็จรับเงินของพ่อแม่ของสามีเมื่อเขามีผู้ปกครองดูแลเพราะเราต้องทำรายงานรายรับและรายจ่ายเป็นประจำและฉันต้องสามารถหาใบเสร็จได้ง่าย

ข้อดีข้อเสียของการใช้ Binders

• ใช้เวลาในการยื่นมากที่สุด
• ง่ายที่สุดในการจัดเก็บไฟล์ตามลำดับของเดือน
• ดีที่สุดสำหรับใบเสร็จรับเงินที่คุณต้องอ้างถึงบ่อยๆ
• เรียบร้อยและง่ายต่อการจัดเก็บบนชั้นวางหนังสือ
• จำกัด ด้วยขนาดของโน้ตบุ๊กหรือคุณสามารถใช้มากกว่าหนึ่งเครื่องก็ได้

โฟลเดอร์ไฟล์นั้นรวดเร็วง่ายและขยายได้

VirginiaLynne, CC-BY ผ่าน HubPages

โฟลเดอร์ไฟล์

ระบบโฟลเดอร์ไฟล์เป็นระบบที่ใช้ง่ายและเร็วที่สุดดังนั้นคุณจึงมีโอกาสที่ดีกว่าในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ หลังจากล้มเหลว 6 เดือนในการยื่นระบบสมุดบันทึกของฉันสำหรับใบเสร็จรับเงินของครอบครัวในที่สุดฉันก็ตัดสินใจกลับไปที่โฟลเดอร์ไฟล์ ฉันวางกระดาษที่ไม่มีการปูไว้ด้านหน้าและโดยทั่วไปวางไว้ในตำแหน่งเมื่อเต็มพื้นที่ด้านหน้านั้นหรือประมาณเดือนละครั้ง

คำแนะนำ:เก็บเอกสารที่คุณรู้ว่าคุณจะต้องใช้ในภายหลังไว้ในไฟล์ด้วยกัน ฉันใส่ข้อมูลภาษีทั้งหมดของฉันรวมถึงการบริจาคเพื่อการกุศลไว้ในไฟล์เดียว

ข้อดีข้อเสียของการใช้โฟลเดอร์ไฟล์

• ราคาไม่แพงและเรียบง่าย
• เพียงแค่ต้องการโฟลเดอร์ไฟล์และตู้เก็บเอกสารหรือกล่อง
• รวดเร็วในการยื่น
• ขยายได้ทุกขนาดและจำนวนไฟล์
• หากระดาษยากกว่า Notebook System

VirginiaLynne, CC-BY ผ่าน HubPages

การขยายไฟล์

สำหรับโครงการจัดระเบียบขนาดเล็กให้จับไฟล์ขยายที่มีส่วนและแท็บ หากคุณเป็นนักเรียนที่มีใบเสร็จเพียงไม่กี่ประเภทหรือหากคุณต้องการจัดระเบียบใบเสร็จรับเงินจากโครงการเช่นโครงการต่อเติมบ้านนี่เป็นวิธีที่ดีในการดำเนินการ ฉันยังใช้ระบบนี้สำหรับเอกสารทั้งหมดสำหรับการนำไปใช้และฉันมักใช้ไฟล์ขยายขนาดเล็กสำหรับแผนการพักผ่อน

ข้อดีข้อเสียของการใช้การขยายไฟล์

• เก็บทุกอย่างไว้ในไฟล์แบบพกพาที่เป็นระเบียบ
• เหมาะสำหรับจัดระเบียบใบเสร็จรับเงินที่คุณต้องการเก็บถาวร
• เหมาะสำหรับกระดาษชุดเล็ก ๆ
• แบบพกพา
• ใช้ไม่ได้กับกระดาษจำนวนมาก

ไฟล์ดิจิทัล

ฉันเริ่มไร้กระดาษและคุณก็อาจจะเป็นเช่นกัน บริษัท จำนวนมากต้องการให้คุณ "ไม่ใช้กระดาษ" และอาจให้โบนัสคุณในการทำเช่นนั้น ตอนนี้ร้านค้าบางแห่งเช่น Home Depot ให้คุณได้รับใบเสร็จทางอีเมลแทนที่จะเป็นแบบกระดาษ ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถสแกนเพื่อถ่ายภาพใบเสร็จที่ไม่ใช่ดิจิทัลได้ อย่างไรก็ตามคุณจะต้องจำไว้ว่า:

• จัดระเบียบไฟล์ดิจิทัล:อย่าเพิ่งทิ้งใบเสร็จทั้งหมดของคุณลงในไฟล์เดียวใช้เวลาสร้างกลุ่มไฟล์ของคุณและอย่าลืมติดป้ายกำกับใบเสร็จแต่ละใบในขณะที่คุณสร้างไม่เช่นนั้นคุณจะต้องปวดหัวกับการต้องเปิดแต่ละรายการเมื่อ คุณพยายามค้นหาบางสิ่งบางอย่าง
• การสำรองข้อมูล:ไวรัสคอมพิวเตอร์หรือการล่มสลายของคอมพิวเตอร์สามารถรบกวนระบบของคุณได้ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีใบเสร็จรับเงินในคอมพิวเตอร์ที่มีการสำรองข้อมูลบนคลาวด์เช่น Carbonite

ใบเสร็จรับเงินดิจิทัลสามารถช่วยบรรเทาอาการปวดหัวในการยื่นเอกสารได้ แต่ถ้าคุณระมัดระวัง คุณควรแน่ใจว่าได้ดาวน์โหลดใบเสร็จรับเงินของใบแจ้งยอดสำคัญที่คุณอาจต้องการในภายหลังเนื่องจากหลาย ๆ บริษัท เก็บบันทึกการรับใบแจ้งยอดของคุณไว้เพียง 12 เดือนเท่านั้น ตัวอย่างเช่นเมื่อฉันไปยื่นข้อเรียกร้องการรับประกันระยะเวลาการรับประกันบัตรเครดิตสำหรับเครื่องล้างจานที่เสียพวกเขาต้องการใบแจ้งยอดเดิมจาก 15 เดือนก่อนหน้านี้ ไม่สามารถใช้ได้เลย