วิธีหลีกเลี่ยงสัญญาณไม่ว่างเมื่อวางสายโทรศัพท์แบบโรลโอเวอร์

ภาพโดย Gerd Altmann จาก Pixabay

คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่า บริษัท ขนาดใหญ่สามารถรับโทรศัพท์พร้อมกันจำนวนมากได้อย่างไรโดยไม่ต้องรับสัญญาณที่วุ่นวาย?

โทรศัพท์บ้านและโทรศัพท์มือถือให้บริการรับสาย คุณคุ้นเคยกับสิ่งนั้น แต่การรอสายจะใช้ไม่ได้กับระบบโทรศัพท์ หากคุณต้องการระบบโทรศัพท์เช่น PBX ผู้ดูแลอัตโนมัติเพื่อจัดการกับผู้โทรหลายคนคุณต้องมีสายโทรศัพท์หลายสายพร้อมโรลโอเวอร์

การวางสายโทรศัพท์แบบโรลโอเวอร์เป็นวิธีการที่ใช้เพื่อให้ผู้โทรมากกว่าหนึ่งคนสามารถเข้าถึงได้โดยกำหนดเส้นทางผู้โทรแต่ละคนผ่านสายโทรศัพท์ถัดไปที่มีอยู่

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการวางเมาส์เหนือไม่ใช่ฟังก์ชันของอุปกรณ์โทรศัพท์ภายในของคุณ ผู้ให้บริการโทรศัพท์ของคุณต้องทำ คุณต้องขอให้ บริษัท โทรศัพท์เลื่อนผู้โทรเพิ่มเติมไปยังบรรทัดที่สูงขึ้นถัดไป ที่เรียกอีกอย่างว่ากลุ่มล่า

ผู้โทรทั้งหมดของคุณจะกดหมายเลขหลักของคุณ แต่หากมีการใช้งานสายแรกผู้โทรคนถัดไปจะดังในสายถัดไปที่ไม่ได้ใช้ หากมีการใช้งานทุกสายผู้โทรคนถัดไปจะได้รับสัญญาณไม่ว่าง

ในทางกลับกันการรอสายจะทำให้ผู้โทรคนที่สองสามารถรับสายได้ในบรรทัดเดียว สิ่งนี้ไม่ดีสำหรับระบบโทรศัพท์ซึ่งออกแบบมาเพื่อกำหนดเส้นทางผู้โทรพร้อมกันแต่ละคนไปยังแผนกหรือบุคลากรเฉพาะ

ระบบโทรศัพท์จะรับสายโทรศัพท์ทุกสายที่ดังขึ้น หากผู้ให้บริการโทรศัพท์ของคุณไม่ม้วนสายที่ไม่ว่างไปยังบรรทัดถัดไปแสดงว่าระบบโทรศัพท์ไม่สามารถรับสายผู้โทรเพิ่มเติมเหล่านั้นได้

คุณต้องการกี่เส้น?

คำตอบง่ายๆ: หนึ่งบรรทัดสำหรับผู้โทรแต่ละคน ดังนั้นหากคุณจำเป็นต้องจัดการเช่นผู้โทรพร้อมกันสิบคนคุณต้องมีสิบสายจากผู้ให้บริการโทรศัพท์ของคุณ

คุณยังใช้หมายเลขโทรศัพท์เพียงหมายเลขเดียว สายเพิ่มเติมจะมีหมายเลขของตัวเองและสามารถโทรออกได้โดยตรง แต่แนวคิดหลักคือตัวเลขแรกเป็นตัวเลขเดียวที่จำเป็น หากมีการใช้งานสายผู้โทรจะเลื่อนไปยังบรรทัดถัดไปที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย

กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้โทรคนแรกจะดังผ่านในบรรทัดทางกายภาพแรกและผู้โทรคนถัดไป "เลื่อน" ไปยังบรรทัดทางกายภาพถัดไปที่พร้อมใช้งาน การโรลโอเวอร์นี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าจะใช้ทุกบรรทัด

หากมีการใช้งานสายทั้งหมดผู้โทรคนถัดไป จะ ได้รับสัญญาณไม่ว่าง ดังนั้นหากคุณต้องการรองรับปริมาณการโทรที่สูงสำหรับธุรกิจของคุณคุณต้องได้รับสายเพิ่มเติมจาก บริษัท โทรศัพท์ของคุณและขอให้กำหนดค่าสายเหล่านี้ด้วยการวางเมาส์เหนือบรรทัดถัดไปในกลุ่ม

โดยปกติบริการโรลโอเวอร์จะให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม บริษัท โทรศัพท์ได้กำไรจากค่าบริการสายเพิ่มเติมอยู่ดี

สามารถรับสายเรียกเข้าได้หลายสายโดยเลื่อนไปยังสายถัดไปที่ใช้ได้

ทำไมการรอสายจึงไม่จำเป็น

โปรดทราบว่าระบบโทรศัพท์เป็นระบบอัตโนมัติในการกำหนดเส้นทางสายเรียกเข้า

หากคุณมีสายเรียกซ้อนในสายใด ๆ ของคุณผู้โทรคนถัดไปจะไม่เลื่อนไปที่บรรทัดถัดไป พวกเขาจะติดอยู่ที่นั่นเพื่อรอให้บุคคลในสายนั้นตอบกลับเสียงรอสาย

ใช้งานได้ดีกับบรรทัดเดียวเช่นโทรศัพท์บ้านหรือโทรศัพท์มือถือ แต่เมื่อคุณใช้โรลโอเวอร์ไปยังสายอื่น ๆ การรอสายจะรบกวนการทำงานของมัน

ระบบโทรศัพท์ PBX ทำงานอย่างไรกับโรลโอเวอร์

สายขาเข้าทั้งหมดที่จัดอยู่ในกลุ่มการล่าแบบโรลโอเวอร์จะเชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ (PBX) และโทรศัพท์ภายในทั้งหมดจะเชื่อมต่อกับแจ็คส่วนขยาย

ผู้โทรคนแรกจะส่งเสียงเรียกเข้าในบรรทัดแรก ผู้โทรคนถัดไปจะเข้ามาในบรรทัดที่สองและอื่น ๆ

ไม่สร้างความแตกต่างว่าสายใดที่ผู้โทรเข้ามา PBX จะจัดการผู้โทรทั้งหมดในลักษณะเดียวกัน หากระบบมีผู้ดูแลอัตโนมัติระบบจะช่วยนำทางผู้โทรไปยังปลายทางที่ต้องการโดยให้เมนูตัวเลือกต่างๆ

มีสองวิธีเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์เดียวกัน

โทรศัพท์แต่ละเครื่องจะได้รับหมายเลขต่อภายใน ผู้โทรทั้งหมดหมุนหมายเลขหลักเดียวกันเลือกตัวเลือกจากผู้ดูแลอัตโนมัติเพื่อโทรไปยังหมายเลขต่อที่ต้องการหรือหมุนหมายเลขต่อที่รู้จักหากระบบโทรศัพท์มีตัวเลือกนั้น
โทรศัพท์แต่ละเครื่องสามารถมีหมายเลขโทรตรงได้ โดยปกติตัวเลขสี่หลักสุดท้ายของหมายเลขโทรศัพท์จะแสดงนามสกุล ระบบโทรศัพท์จะตรวจจับตัวเลขสี่หลักสุดท้ายและกำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังส่วนขยายนั้นโดยอัตโนมัติ

โปรดทราบว่าในกรณีที่สองคุณไม่จำเป็นต้องมีบรรทัดเดียวสำหรับแต่ละหมายเลข คุณต้องมีสายเพียงพอที่จะรองรับจำนวนผู้โทรสูงสุดที่คาดไว้ในเวลาโหลดที่แย่ที่สุด

การโทรออกทำงานกับหลายสายอย่างไร?

การโทรออกจะทำงานแตกต่างกันไปกับ PBX รุ่นต่างๆ เมื่อบุคลากรใน บริษัท หยิบส่วนขยายระบบโทรศัพท์ส่วนใหญ่กำหนดให้ผู้โทรกด 9 สำหรับสายนอก ระบบจะให้สัญญาณโทรจากสายภายนอกที่มีอยู่

PBX บางแห่งจะส่งเสียงสัญญาณจากสายภายนอกที่มีให้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกดหมายเลข 9 ดังนั้นจึงสามารถโทรออกได้โดยไม่ต้องกดปุ่มอื่น ๆ

ภาพโดย Pete Linforth จาก Pixabay

สรุปทุกสิ่งที่พิจารณา

หากคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการตั้งค่าระบบโทรศัพท์มีสิ่งที่ต้องพิจารณา

คุณรู้หรือไม่ว่าคุณจะจัดการกับผู้โทรทั้งหมดของคุณพร้อมกันได้อย่างไร? คุณมีบุคลากรเพียงพอที่จะรับสายทั้งหมดหรือไม่? ถ้าไม่เช่นนั้นทำไมไม่มีเพียงแค่บรรทัดเดียวแล้วปล่อยให้ล้นไปที่วอยซ์เมลที่ บริษัท โทรศัพท์ของคุณให้มา

คุณตัดสินใจแล้วหรือยังว่าจะกำหนดเส้นทางการโทรทั้งหมดอย่างไร? แน่นอนคุณสามารถเชื่อมต่อโทรศัพท์กับแต่ละสายได้ แต่คุณไม่มีทางโอนสายจากสายหนึ่งไปยังอีกสายหนึ่งได้ นอกจากนี้คุณยังไม่มีการเปลี่ยนเส้นทางผู้โทรไปยังบุคลากรหรือแผนกได้อย่างราบรื่น

นั่นคือจุดที่ระบบโทรศัพท์ PBX มีความสำคัญมาก ระบบโทรศัพท์ที่เรียบง่ายช่วยให้พนักงานต้อนรับสามารถรับสายเรียกเข้าทั้งหมดและโอนสายไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมได้

ระบบโทรศัพท์ของผู้ดูแลอัตโนมัติเป็นขั้นตอนต่อไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่มีพนักงานต้อนรับประจำที่จะรับสายทั้งหมด ซึ่งช่วยให้คุณสามารถทักทายผู้โทรทั้งหมดของคุณและเมนูตัวเลือกที่พวกเขาสามารถเลือกเพื่อกำหนดเส้นทางไปยังบุคลากรหรือหน่วยงานที่ต้องการ

ระบบโทรศัพท์ที่สมบูรณ์ควรมีวอยซ์เมลสำหรับแต่ละส่วนขยายที่จะเล่นคำทักทายส่วนตัวสำหรับบุคลากรแต่ละคนและรับข้อความสำหรับสายที่ไม่ได้รับ

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าอะไรอยู่เบื้องหลังส่วนหน้าที่มีอุปกรณ์ครบครันสำหรับ บริษัท ที่มีผู้โทรเข้าจำนวนมาก