วิธีการเป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม

คำแนะนำและเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

Canva.com

ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมคือคนที่ใส่ใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการทำความเข้าใจทุกแง่มุมของโครงการก่อนที่จะเริ่มต้นจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในวงทำงานร่วมกันและอยู่ในหน้าเดียวกันตลอดวงจรชีวิตการจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการระดับสูงเข้าใจดีว่าคุณสามารถป้องกันไม่ให้เกิดความปวดร้าวใจอย่างมากในระยะหลัง ๆ ของโครงการได้โดยให้เวลามากในช่วงแรก ๆ บทความนี้สรุปสิ่งที่ทำให้ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม

วิธีการเป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม

1. มีแผนชัดเจน
2. รู้วิธีสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
3. ซื่อสัตย์.
4. จัดการขอบเขต
5. ให้ทีมก้าวไปข้างหน้า
6. จัดการข้อพิพาทของทีมทันที

1. มีแผนชัดเจน

การมีแผนโครงการที่มั่นคงในช่วงเริ่มต้นโครงการของคุณไม่ได้รับประกันว่าโครงการจะหลุดออกจากรางไปอีกขั้น แต่จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้อย่างมาก และถ้าโปรเจ็กต์หลุดไปจากรางมันจะทำให้คุณมีบางสิ่งที่จับต้องได้คุณสามารถแสดงให้เจ้านายของคุณเห็นว่าคุณได้ทำทุกอย่างด้วยพลังของคุณเพื่อให้สิ่งต่างๆเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

ในขณะที่แผนโครงการเป็นสิ่งที่มีชีวิตมาก แต่เอกสารการหายใจที่จะเปลี่ยนแปลงและปรับตัวต่อไปเมื่อโครงการดำเนินไปตามขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องนำองค์ประกอบต่อไปนี้มารวมไว้ในแผนโครงการของคุณ แต่เนิ่นๆและอัปเดตบ่อยๆ:

ไม่ใช่สิ่งสำคัญเพียงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด แต่คุณต้องจัดการการสื่อสารที่ได้รับและความคาดหวังของพวกเขาตลอดทั้งกระบวนการ

SimpliLearn

2. รู้วิธีสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจำเป็นต้องก้าวไปไกลกว่าการมีแผนการสื่อสารที่รัดกุมและพยายามทำความเข้าใจบุคลิกของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการและสิ่งที่ทำให้พวกเขาทำเครื่องหมาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางคนอาจขอบคุณที่คุณหยุดอยู่ที่สำนักงานเป็นครั้งคราวและพูดคุยด้วยตนเองเกี่ยวกับสถานะของโครงการในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ อาจต้องการรับฟังความคิดเห็นจากคุณหากมีปัญหาบางอย่างเท่านั้น นอกจากนี้คุณต้องคำนึงถึงการเมืองในสำนักงานที่อาจมีการเล่นระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีมงานโครงการส่วนใหญ่มีตัวแทนจากกลุ่มหน้าที่ต่างๆและกลุ่มเหล่านั้นมักจะมีวาระของตัวเองที่พวกเขากำลังดำเนินการเพื่อผลักดัน

วิธีรับข้อกำหนดโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

3. ซื่อสัตย์

เหนือสิ่งอื่นใดผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมมักจะซื่อสัตย์และทำงานเพื่อกำหนดความคาดหวังอย่างเหมาะสมและหากข่าวไม่ดีคุณต้องรับผิดชอบในการส่งมอบ อย่างไรก็ตามคุณสามารถทำให้การเป่าเบาลงได้โดยการเสนอวิธีแก้ปัญหา อาจไม่ใช่ทิศทางที่ทีมจะตัดสินใจไป แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะเปิดกว้างมากขึ้นหากคุณนำวิธีการแก้ปัญหาไปข้างหน้าแทนที่จะปล่อยปัญหาไว้ในตัก นอกจากนี้วางปัญหาให้ชัดเจนและวิธีที่คุณมาถึงที่นั่น แต่อย่าพยายามใส่ร้ายคนอื่น การกล่าวโทษผู้อื่นแทบจะไม่ประสบความสำเร็จอะไรเลยและจะทำให้การเริ่มต้นแก้ปัญหาล่าช้าเท่านั้น

4. จัดการขอบเขต

หลังจากที่คุณทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อรวบรวมข้อกำหนดเกี่ยวกับงานที่จะทำให้ลงชื่อออกจากข้อกำหนดเหล่านั้นสร้างประมาณการและจัดเรียงทรัพยากรตามข้อกำหนดเหล่านั้นสิ่งสำคัญคือต้องจัดการขอบเขตนั้นเพื่อป้องกันการเล็ดลอดของขอบเขต. Scope creep เป็นตัวทำลายขั้นสูงสุดของโครงการและเกิดขึ้นเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังคงเพิ่มข้อกำหนดให้กับโครงการหลังจากการระดมทุนและทรัพยากรได้รับการรักษาความปลอดภัยแล้วตามการประมาณการเบื้องต้น เมื่อเป็นเช่นนั้นคุณจะพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่พยายามและทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นด้วยเงินจำนวนเท่าเดิมและทรัพยากรจำนวนเท่าเดิมในช่วงเวลาเดียวกันซึ่งมักส่งผลให้งานทำออกมาได้ไม่ดี หากทุกคนลงนามในข้อกำหนดที่ระบุไว้ในแผนโครงการจากนั้นผู้จัดการโครงการจะขอความช่วยเหลือกลับไปหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ร้องขอให้รวมข้อกำหนดเพิ่มเติมและบอกว่าหากต้องการให้รวมข้อกำหนดเหล่านั้นพวกเขาจะต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้นและมีเวลามากขึ้น เมื่อถึงจุดนั้นลูกบอลจะถูกวางไว้ในศาลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหากพวกเขาต้องการก้าวไปข้างหน้าโดยรวมข้อกำหนดเหล่านั้นความรับผิดชอบจะอยู่ที่พวกเขาในการรวบรวมเงินทุนและขายทีมโครงการที่เหลือเพื่อเพิ่มระยะเวลาของโครงการ คุณไม่ควรกลัวที่จะผลักดันกลับ หากคุณไม่ผลักดันกลับและพยายามเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรและเวลาโทษของการตัดสินใจนั้นจะตกอยู่กับคุณพวกเขาจะต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้นและมีเวลามากขึ้น เมื่อถึงจุดนั้นลูกบอลจะถูกวางไว้ในศาลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหากพวกเขาต้องการก้าวไปข้างหน้าโดยรวมข้อกำหนดเหล่านั้นความรับผิดชอบจะอยู่ที่พวกเขาในการรวบรวมเงินทุนและขายทีมโครงการที่เหลือเพื่อเพิ่มระยะเวลาของโครงการ คุณไม่ควรกลัวที่จะผลักดันกลับ หากคุณไม่ผลักดันกลับและพยายามเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรและเวลาโทษของการตัดสินใจนั้นก็ตกอยู่กับคุณพวกเขาจะต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้นและมีเวลามากขึ้น เมื่อถึงจุดนั้นลูกบอลจะถูกวางไว้ในศาลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหากพวกเขาต้องการก้าวไปข้างหน้าโดยรวมข้อกำหนดเหล่านั้นความรับผิดชอบจะอยู่ที่พวกเขาในการรวบรวมเงินทุนและขายทีมโครงการที่เหลือเพื่อเพิ่มระยะเวลาของโครงการ คุณไม่ควรกลัวที่จะผลักดันกลับ หากคุณไม่ผลักดันกลับและพยายามเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรและเวลาโทษของการตัดสินใจนั้นก็ตกอยู่กับคุณอย่าผลักดันกลับและคุณพยายามและเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรและเวลาโทษสำหรับการตัดสินใจนั้นตกอยู่กับคุณอย่าผลักดันกลับและคุณพยายามและเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรและเวลาโทษสำหรับการตัดสินใจนั้นตกอยู่กับคุณ

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ Microsoft OneNote ได้อย่างไร

5. เดินหน้าทีมต่อไป

โครงการอาจหยุดชะงักได้หากสมาชิกในทีมโครงการไม่ชัดเจนว่าเป้าหมายที่พวกเขาควรดำเนินการคืออะไร ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมสามารถป้องกันปัญหานี้ได้โดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเป้าหมายโครงการระยะสั้นระยะกลางและระยะยาวที่ใหญ่กว่าและทุกคนมีความชัดเจนว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ทั้งในระยะสั้นระยะกลางและระยะยาว การมีจุดติดต่อกับสมาชิกในทีมอย่างสม่ำเสมอและรวดเร็วอาจเป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนยังคงทำงานอยู่ อีกวิธีหนึ่งคือการให้สมาชิกในทีมใช้เวลาห้านาทีในตอนท้ายของวันและเขียนสรุประดับสูงอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำในวันนั้นและสิ่งที่พวกเขามีบนเด็คสำหรับวันพรุ่งนี้ก็เป็นอีกวิธีที่ดีในการทำให้ทุกคนก้าวไปข้างหน้า

6. จัดการข้อพิพาทของทีมทันที

ความไม่เห็นด้วยและการถกเถียงกันระหว่างสมาชิกในทีมอาจส่งผลดีต่อโครงการ มันแสดงให้เห็นถึงความหลงใหลที่ผู้คนมีต่อสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่และมักจะนำไปสู่การสำรวจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับเส้นทางที่ดีที่สุดไปข้างหน้า อย่างไรก็ตามการเผชิญหน้าในบางครั้งอาจไกลเกินไปและอาจส่งผลให้สมาชิกในทีมมีเลือดที่ไม่ดีอย่างแท้จริง ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจะพยายามควบคุมการอภิปรายหากดูเหมือนว่าจะร้อนเกินไป อย่างไรก็ตามหากสิ่งนี้นำไปสู่ความประสงค์ที่ไม่ดีระหว่างเพื่อนร่วมทีมผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจะพยายามจัดการความขัดแย้งนั้นอย่างเหมาะสมไม่ว่าจะหมายถึงการดึงบุคคลเหล่านั้นเข้ามาในห้องเพื่อพูดคุยผ่านปัญหาของพวกเขาการสนทนาแบบ 1 ต่อ 1 กับพวกเขาเกี่ยวกับ ปัญหาหรือทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อยุติข้อพิพาทสิ่งที่แย่ที่สุดที่ผู้จัดการโครงการสามารถทำได้ในสถานการณ์นั้นคือการเพิกเฉยต่อปัญหาและปล่อยให้ข้อพิพาทเลวร้ายลงเนื่องจากอาจทำให้โครงการล่มได้

คำถามแรกที่ผู้จัดการโครงการควรถามเมื่อเริ่มโครงการใหม่

© 2016 Max Dalton