วิธีการมอบหมาย

อย่าเพิ่งทิ้งงานของคุณมอบหมาย

สำหรับทุกคนที่เพิ่งเข้าสู่ตำแหน่งบริหารการเรียนรู้วิธีมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องสำคัญ การมอบหมายงานช่วยให้คุณสามารถพัฒนาพนักงานทำงานให้สำเร็จมากขึ้นและทำให้สิ่งที่คุณวางไว้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในช่วงแรกของกระบวนการการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาอาจใช้เวลานานในขณะที่คุณชี้แนะและตรวจสอบ แต่ท้ายที่สุดคุณจะประหยัดเวลาและความยุ่งยากในขณะที่คุณได้รับพนักงานที่มีความสามารถและมีการลงทุนมากขึ้นซึ่งสามารถปลดเปลื้องหน้าที่ของคุณได้ ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญของคุณ

งานที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสมยังสามารถกระตุ้นพนักงานป้องกันความเบื่อหน่ายและกระตุ้นพนักงานที่มีผลงานไม่ดี แน่นอนว่าพนักงานที่รับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายหรือโครงการมีการลงทุนในผลลัพธ์มากกว่าและมีแนวโน้มที่จะได้รับแรงจูงใจจากความรับผิดชอบ

อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานที่มีประสิทธิผลต้องการมากกว่าการทิ้งงานให้กับผู้อื่น เป็นกระบวนการที่คุณต้อง:

ระบุอย่างรอบคอบว่าควรมอบหมายงานประเภทใด
กำหนดว่าใครควรรับมอบหมาย
ติดตามผลอย่างสม่ำเสมอและสนับสนุนเพื่อรับประกันความสำเร็จ

สิ่งที่ควรได้รับมอบหมาย?

ในการเรียนรู้วิธีการมอบหมายงานขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจประเภทของสิ่งที่จะอ้างถึงผู้อื่น

มีงานและงานที่หลากหลายซึ่งอาจได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสม

แน่นอนว่างานที่ไม่ต้องใช้ทักษะระดับผู้จัดการหรืองานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญที่ผู้จัดการไม่มีอยู่นั้นเป็นงานที่สามารถพิจารณาให้มอบหมายใหม่ได้
ในสถานการณ์ที่เหมาะสมสิ่งที่ผู้จัดการมอบหมายให้พนักงานควรกระตุ้นหรือสอนพวกเขา เพียงแค่ให้พนักงานทำงานเพิ่มเติมซึ่งไม่ได้เปิดโอกาสให้พวกเขาเติบโตหรือเรียนรู้ไม่ได้เป็นแรงจูงใจ สำหรับพนักงานบางคนนั่นหมายความว่าพวกเขาต้องการความรับผิดชอบในงานทั้งหมดในขณะที่คนอื่น ๆ ที่ปฏิบัติงานในระดับอื่นการมีความรับผิดชอบในด้านเดียวของโครงการก็เพียงพอแล้ว
การมอบหมายงานที่กระตุ้นพนักงานก็เป็นเรื่องดีเช่นกันเนื่องจากความเบื่อหน่ายอาจเป็นพลังทำลายล้างในที่ทำงาน
การมอบหมายงานที่รถไฟข้ามสายเป็นสิ่งที่ดีด้วยเหตุผลที่คล้ายคลึงกันและสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าที่ทำงานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

งานหรือการมอบหมายงานใด ๆ ที่มอบหมายให้บุคคลอื่นควรมีความเฉพาะเจาะจงในขอบเขตและสิ่งที่คุณสองคนสามารถวัดผลได้เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าเมื่อใดเสร็จสมบูรณ์และสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างไร ตามหลักการแล้วพนักงานที่ได้รับมอบหมายจะเห็นด้วยกับการถือเป็นความรับผิดชอบ

หมายเหตุ:ไม่ควรมอบหมายงานที่ต้องจัดการข้อมูลที่เป็นความลับหรือการตัดสินใจที่เป็นความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร เช่นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนเชิงกลยุทธ์การกำกับดูแลงบประมาณการจัดหาพนักงานและการประเมินผล

งานหรือการมอบหมายงานควรถูกมอบหมายให้ใคร?

ขั้นตอนต่อไปในการเรียนรู้วิธีมอบหมายงานคือการทำความเข้าใจว่าบุคคลใดควรได้รับงานที่ได้รับมอบหมาย

เพื่อให้งานหรืองานสำเร็จผู้ที่รับมอบหมายต้องมีเวลาที่จะทำ การบดขยี้พนักงานด้วยความคาดหวังที่ไม่สมเหตุสมผลจะทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการล้มเหลวและอาจทำลายขวัญกำลังใจของพนักงาน
แน่นอนว่าการระบุพนักงานที่มีทักษะและคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับงานนั้นมีความสำคัญเท่าเทียมกัน ตัวอย่างเช่นการขอให้พนักงานที่มีการสื่อสารไม่ดีเป็นผู้นำโครงการกลุ่มอาจเป็นทางเลือกที่ไม่ดี
ในขณะที่การเลือกคนที่มีทักษะในการจับคู่เป็นสิ่งสำคัญการมีงานที่ท้าทายพนักงานเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จอีกเล็กน้อยก็เป็นเรื่องดี
โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะรับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้อย่างง่ายดายหากพวกเขารู้สึกว่าพวกเขายืนหยัดที่จะได้รับประโยชน์จากอาชีพนี้โดยให้โอกาสพวกเขาในการแสดงความสามารถก้าวขึ้นไปหรือพัฒนาทักษะที่เป็นที่ต้องการ สิ่งนี้ควรได้รับการพิจารณาเมื่อทำการเลือกด้วยเช่นกัน

การวางแผน

เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าคุณต้องการมอบหมายงานหรือมอบหมายงานอะไรและพนักงานคนใดเป็นผู้สมัครที่มีแนวโน้มมากที่สุดแล้วก็ถึงเวลาพูดคุยเพื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและกำหนดแผน

เห็นได้ชัดว่าหัวหน้างานต้องหารือ:

สิ่งที่พวกเขากำลังขอให้พนักงานดำเนินการ
ขอบเขตของงานคืออะไร
ทำไมงานถึงสำคัญ
สิ่งที่พนักงานจะได้รับจากการทำงานนี้ จะเป็นการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ จ่ายเงินมากขึ้นหรือเพียงเพื่อตอบสนองความสนใจของพวกเขาในพื้นที่ที่กำหนด?

เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะสำเร็จและตรงตามความพึงพอใจของคุณสิ่งสำคัญคือ:

กำหนดสิ่งที่จะบรรลุ
อะไรคือความสำเร็จ
ระยะเวลาทั่วไปสำหรับการทำให้เสร็จสมบูรณ์หากพนักงานเต็มใจที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมายการวางแผนจะเป็นขั้นตอนต่อไปในกระบวนการ

การมอบหมายที่มีประสิทธิภาพจากจุดนี้ไปข้างหน้าจะเป็นจุดสำคัญในขั้นตอนการวางแผนขั้นต่อไปนี้ แผนการที่ดีและไตร่ตรองอย่างดีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานรู้:

ความคาดหวังของพวกเขา
ข้อ จำกัด ด้านเวลา
ขอบเขตความรับผิดชอบ
บทบาทของคุณในงาน

คุณสองคนควรวางแผนที่กำหนด:

ทรัพยากรที่จำเป็น (คนอุปกรณ์วัสดุและอื่น ๆ) ที่จำเป็นสำหรับการมอบหมายงาน
กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการเสร็จสิ้นขั้นตอนต่างๆของโครงการ
คุณหัวหน้างานจะติดตามความคืบหน้าอย่างไร

การกำหนดวิธีการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นสิ่งสำคัญในจุดนี้เพื่อให้มั่นใจว่าบทบาทของคุณไม่เป็นการรบกวนและคาดหวัง อาจประกอบด้วย:

กำหนดการเขียนรายงานเป็นประจำ
การประชุมสั้น ๆ พร้อมการปรับปรุงด้วยวาจา
ข้อสังเกต
หรือบางอย่างรวมกัน

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าพนักงานที่รับผิดชอบงานนั้นมีความกระตือรือร้นในการวางแผน พวกเขาอาจไม่ทำสิ่งต่างๆในแบบที่คุณจะทำ แต่พวกเขาจำเป็นต้องมีการควบคุมวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ เนื่องจากพวกเขาจะเป็นคนที่รับผิดชอบผลที่ตามมาอย่างน้อยที่สุด อีกครั้งพวกเขาไม่เพียง แต่รับงานเพิ่มเติม แต่พวกเขายอมรับความรับผิดชอบ

ส่วนสำคัญอีกประการหนึ่งของการรับผิดชอบคือการได้รับอำนาจที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นหากพนักงานมีความรับผิดชอบในการนำกลุ่มไปสู่งานที่ได้รับมอบหมายกลุ่มและพนักงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องควรตระหนักถึงบทบาทผู้นำใหม่ ควรขอให้ผู้จัดการที่เกี่ยวข้องคนอื่น ๆ สนับสนุนพวกเขาและยอมรับอำนาจของพวกเขาในเรื่องที่เกี่ยวข้อง

ในทำนองเดียวกันพนักงานต้องเข้าใจขีด จำกัด ของอำนาจของตนในโครงการล่วงหน้าในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ตัวอย่างเช่นหากจำเป็นต้องซื้อวัสดุพวกเขาจำเป็นต้องทราบว่าคำขอทั้งหมดต้องผ่านผู้จัดการหรือไม่หรือการตัดสินของพวกเขาจะเป็นคำสุดท้าย

กำลังดำเนินการ

ผู้จัดการที่รู้วิธีมอบหมายงานอย่างแท้จริงเข้าใจดีว่าเมื่อมีแผนแล้วหน้าที่ของพวกเขาก็ยังห่างไกลจากการทำ เป็นข้อผิดพลาดร้ายแรงในการทำให้พนักงานหลวมล้มเหลวในการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอหรือให้คำแนะนำตามความจำเป็น ในที่สุดความสำเร็จยังคงเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการที่ดูแลแม้ว่างานประจำวันจะอยู่กับพนักงานที่ได้รับมอบหมาย

เมื่อวางแผนไว้แล้วรายงานและการอัปเดตควรเกิดขึ้นเป็นประจำและไม่มีการหยุดชะงักใด ๆ ผู้จัดการสามารถตรวจสอบผ่านการโต้ตอบที่วางแผนไว้

ขึ้นอยู่กับการมอบหมายงานและพนักงานผู้จัดการสามารถให้:

กำลังใจ
ข้อเสนอแนะ
คำแนะนำทั่วไป
ความช่วยเหลือในการแก้ปัญหาตามความจำเป็น

อย่างไรก็ตามพนักงานที่ได้รับมอบหมายควรได้รับคำแนะนำในการคิดปัญหาและแนวทางแก้ไขแทนที่จะส่งเรื่องนี้กลับไปยังผู้จัดการ ผู้จัดการควรเข้ามาแทรกแซงเฉพาะเมื่อจำเป็นต้องมีบทบาทในการได้รับความร่วมมือเพื่อแก้ไขปัญหาในลักษณะที่กว้างขึ้นและอื่น ๆ โดยทั่วไปผู้จัดการจะทำหน้าที่เป็นโค้ชและพี่เลี้ยง

ห่อ

ในตอนท้ายของงานการรับรู้เหตุการณ์นั้นสำคัญ หากโครงการไม่สำเร็จผู้จัดการจะต้องรับผิดชอบ หากได้รับมอบหมายก็ประสบความสำเร็จซึ่งก็มักจะเป็นแล้วควรจะมีการรับรู้ของประชาชนในการทำงานเสร็จสิ้น

อาจมีการระบุพื้นที่สำหรับการพัฒนาโดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์โดยรวม สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นแนวทางในการมอบหมายงานในอนาคต

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้การมอบหมายงานสามารถช่วยให้ทำงานเสร็จได้มากขึ้น แต่ท้ายที่สุดก็ควรช่วยพัฒนาและจูงใจพนักงานด้วย ขึ้นอยู่กับผู้จัดการที่จะ:

มอบหมายงานที่เหมาะสม
วางแผนอย่างรอบคอบ
ตรวจสอบเป็นประจำ
มั่นใจในความสำเร็จของงานที่ได้รับมอบหมายเพื่อประสบการณ์ที่ดี