วิธีการมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา

การมอบหมายความรับผิดชอบแสดงให้เห็นถึงศรัทธาของหัวหน้างานที่มีต่อผู้รับมอบอำนาจ

ผู้เขียน

ศิลปะแห่งการมอบอำนาจ

ด้วยงบประมาณที่น้อยลงและมีพนักงานน้อยลงในการทำงานในปริมาณเท่ากันนายจ้างจึงต้องเรียนรู้ที่จะทำงานน้อยลง ความจริงก็คือความท้าทายทางเศรษฐกิจในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาทำให้นายจ้างต้องเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจ ผู้จัดการต้องมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและมอบหมายงานใหม่เนื่องจากภาระงานหนักที่ไม่สามารถจัดการได้โดยคนเพียงคนเดียวอีกต่อไป สถานที่ทำงานไม่ใช่สิ่งที่เคยเป็น นายจ้างได้เรียนรู้วิธีใหม่ในการทำธุรกิจเก่าพร้อมกับเติบโตอย่างต่อเนื่อง ศิลปะการมอบอำนาจเป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการใช้บ่อยในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเพราะพวกเขารู้ว่าไม่สามารถทำได้ทั้งหมด เมื่อมีการมอบหมายงานอย่างเหมาะสมผู้จัดการสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ต่อจากนั้นพนักงานได้รับประโยชน์จากความสามารถในการเปล่งประกายเมื่อพวกเขาเติบโตและพัฒนาอย่างมืออาชีพจากประสบการณ์

ความหมายของการมอบหมายคืออะไร?

"การมอบอำนาจ" ตามที่กำหนดไว้ในพจนานุกรมฟรีเมอร์เรียม - เว็บสเตอร์คือ "การเพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินการเพื่อผู้อื่น"

คุณอาจมอบหมายงานอะไรให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา

ในที่ทำงานหัวหน้างานมักจะมอบหมายความรับผิดชอบงานเฉพาะหรือหน้าที่ให้กับพนักงาน การมอบหมายงานดังกล่าวช่วยให้พนักงานคนนี้สามารถตัดสินใจบางอย่างที่ปกติจะไม่ทำ การให้อำนาจพนักงานในการปฏิบัติงานหรือรับช่วงความรับผิดชอบเป็นทรัพยากรที่ดีสำหรับองค์กรใด ๆ เพราะช่วยให้พนักงานได้รับประสบการณ์การทำงานที่มีคุณค่า ประสบการณ์จริงที่จะได้รับจากการทำงานจริงเทียบกับการดูคนอื่นทำอาจเป็นรางวัลได้

ในบางองค์กรหัวหน้างานไม่เต็มใจที่จะมอบหมายความรับผิดชอบ สำหรับผู้บังคับบัญชาเหล่านี้จำเป็นต้องมีการควบคุมทุกอย่างภายใต้อำนาจของตนทั้งหมด คนอื่น ๆ ใช้ปรัชญาการควบคุมนี้เพิ่มเติมโดยตั้งสมมติฐานว่าวิธีเดียวที่จะทำให้สิ่งที่ถูกต้องคือทำด้วยตัวเอง การคิดว่าเราสามารถทำทุกอย่างได้เพียงลำพังเป็นความโง่เขลาเพราะต้องใช้ความพยายามของทั้งทีมจึงจะประสบความสำเร็จจริงๆ เหตุผลของผู้บังคับบัญชาในการมอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแตกต่างกันไป อย่างไรก็ตามผลลัพธ์สุดท้ายสามารถให้รางวัลแก่พนักงานหัวหน้างานและที่ทำงานได้

เหตุใดผู้บังคับบัญชาจึงมอบหมาย

ผู้บังคับบัญชาเลือกที่จะมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยเหตุผลหลายประการ เหตุผลทั่วไปในการมอบสิทธิ์คือ:

โอกาสในการเติบโตอย่างมืออาชีพ - พนักงานที่ได้รับมอบหมายความรับผิดชอบใหม่จะได้รับโอกาสในการทำงานที่ได้รับความไว้วางใจให้ดูแลและกำหนดทิศทาง หัวหน้างานที่มอบหมายงานบางอย่างกำลังเลือกคนที่สามารถทำงานในลักษณะที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ
การฝึกอบรมข้ามสายงาน - หัวหน้างานที่ชาญฉลาดรู้ว่าองค์กรที่มีประสิทธิผลประกอบด้วยพนักงานรอบรู้ที่สามารถเข้ามาครอบคลุมเมื่อหัวหน้างานไม่อยู่เนื่องจากเจ็บป่วยหรือลาพักร้อน การมอบหมายงานช่วยให้สามารถใช้โอกาสนี้ได้
โครงการและงานใหม่สำหรับนายจ้าง - หากองค์กรได้รับความรับผิดชอบใหม่หัวหน้างานอาจพบว่างานใหม่เป็นโอกาสที่ดีสำหรับการมอบหมายความรับผิดชอบใหม่ เนื่องจากงานที่ได้รับมอบหมายควรเป็นสิ่งที่หัวหน้างานต้องทำดังนั้นงานใหม่อาจเป็นสิ่งใหม่สำหรับองค์กรที่ต้องอาศัยความขยันหมั่นเพียรของผู้ใต้บังคับบัญชาพร้อมกับการกำกับดูแลของหัวหน้างาน ในขณะที่หัวหน้างานไม่ควรเอาแต่ใจหรือพินิจพิเคราะห์ทุกการเคลื่อนไหวหัวหน้างานควรทำให้เขาว่างหากผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีงานมอบหมายใหม่ต้องการความช่วยเหลือหรือทิศทาง
พนักงานในองค์กรมีจำนวน จำกัด -ลดพนักงานจากข้อ จำกัด ด้านงบประมาณทำให้องค์กรต้องมอบหมายงานใหม่เป็นครั้งคราว หัวหน้างานมักจะประเมินพนักงานของตนเพื่อหาจุดแข็งและจุดอ่อนเพื่อกำหนดบุคคลที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย เนื่องจากหัวหน้างานจะถูกยืดออกเพื่อให้ "ลงมือปฏิบัติ" ในการทำงานส่วนใหญ่จึงจำเป็นต้องมอบหมายความรับผิดชอบบางอย่างให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
จำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงการสนับสนุนทีม - การมอบหมายความรับผิดชอบแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมั่นที่ผู้บังคับบัญชามีต่อผู้ใต้บังคับบัญชาภายใต้การดูแลของตนที่จะเข้ามารับผิดชอบ

สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับหัวหน้างานส่วนใหญ่คือพวกเขาไม่สามารถทำทุกอย่างด้วยตัวเองได้ หัวหน้างานคนไหนที่คิดว่าพวกเขาโง่เขลาได้เพราะต้องใช้ความช่วยเหลือของทุกคนในทีมเพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ หัวหน้างานควรจำไว้ว่าเมื่อพนักงานของพวกเขาเปล่งประกายพวกเขาก็ทำเช่นนั้น นอกจากนี้ด้วยการมอบความรับผิดชอบบางอย่างให้กับพนักงานหัวหน้างานจะแสดงให้เห็นถึงความไว้วางใจและศรัทธาในทีม พนักงานทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการสร้างความสำเร็จให้กับองค์กร การคิดว่าเป้าหมายที่บรรลุหรือความสำเร็จใด ๆ ที่ประสบไม่ได้เกิดจากพนักงานที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นเป็นเพียงการมองสั้น ๆ ของหัวหน้างาน ความเป็นผู้นำที่ยิ่งใหญ่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อจุดประสงค์ในการเป็นผู้นำและเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับทีม อย่างไรก็ตามต้องใช้ความพยายามของทั้งทีมจึงจะประสบความสำเร็จ การมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เหมาะสมจะช่วยให้หัวหน้างานนำผู้อื่นไปสู่การพัฒนาวิชาชีพของตนเอง

การเลือกบุคคลที่เหมาะสมกับงาน

เมื่อหัวหน้างานได้พิจารณาถึงความจำเป็นในการมอบหมายความรับผิดชอบแล้วขั้นตอนต่อไปคือการคัดเลือกบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงานนั้น การมอบหมายงานให้กับพนักงานจะต้องทำในลักษณะที่ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะได้รับโอกาสใหม่ที่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าจะมีความรับผิดชอบและความสำคัญของงานที่มอบหมายใหม่หลายระดับ แต่ก็มีบางสิ่งที่คล้ายกันที่ต้องพิจารณาในส่วนของหัวหน้างาน สิ่งที่เป็นประโยชน์ที่ควรพิจารณาเมื่อตัดสินใจมอบหมายความรับผิดชอบ ได้แก่

อย่ามอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยความโกรธ ให้หัวหน้าที่เย็นกว่าเหนือกว่าด้วยการตรวจสอบลักษณะของงานอย่างแท้จริงและใครในทีมที่มีความสามารถที่จะประสบความสำเร็จในการแสดง การมอบหมายงานไม่ควรทำด้วยความโกรธหรือเป็นการลงโทษ
เลือกบุคคลที่มีประสบการณ์และการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง ในการคัดเลือกบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงานหัวหน้างานควรพิจารณาถึงประสบการณ์การศึกษาและการฝึกอบรมที่สมาชิกในทีมแต่ละคนมี เนื่องจากหัวหน้างานต้องการให้พนักงานประสบความสำเร็จจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเลือกพนักงานที่มีความสามารถในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
อย่าเอาไม่เป็นคำตอบ เนื่องจากโอกาสที่จะรับผิดชอบต่อพนักงานที่ได้รับการคัดเลือกอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวอยู่บ้างจึงจำเป็นต้องเสนองานในลักษณะสนับสนุนเพื่อให้พนักงานรู้ว่าพวกเขาจะไม่ถูก "โยนให้หมาป่า" แต่หัวหน้างานควรสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อแสดงการสนับสนุนพนักงานคนนี้และศรัทธาของพวกเขาว่าพวกเขาจะทำงานให้ลุล่วง
ให้รางวัลกับผลงานที่ดี การมอบหมายงานเป็นโอกาสในการให้รางวัลกับผลงานที่ดีและมอบโอกาสใหม่ในการเห็นพนักงานเปล่งประกายและเติบโตอย่างมืออาชีพ
อย่าปล่อยให้อคติส่วนบุคคลเป็นปัจจัยกำหนดในการคัดเลือกพนักงาน หัวหน้างานจะต้องคัดเลือกพนักงานในลักษณะที่มีเหตุผลทางธุรกิจเท่านั้น การละอคติทั้งหมดออกจากการเลือกของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญยิ่งเพราะงานนี้ถูกมองว่าเป็นสิทธิพิเศษ การมอบอำนาจไม่ควรเป็นโอกาสสำหรับการเล่นพรรคเล่นพวก

การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ

เมื่อตัดสินใจมอบหมายงานและเลือกผู้ใต้บังคับบัญชาแล้วหัวหน้างานจะต้องกลับมาตรวจสอบกับพนักงานเป็นระยะเพื่อให้การสนับสนุนหรือคำแนะนำที่จำเป็น การสื่อสารกับพนักงานนั้นมีความสำคัญเนื่องจากเป็นโอกาสอีกครั้งในการแสดงศรัทธาที่มอบความไว้วางใจให้พนักงานมีความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย หัวหน้างานอาจเลือกที่จะกำหนดให้พนักงานเหล่านี้ให้ข้อมูลอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน นอกจากนี้ในระหว่างการประชุมตามปกติและการประชุมประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีหัวหน้างานอาจให้ข้อเสนอแนะที่สำคัญบางประการเกี่ยวกับความก้าวหน้าของความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย พนักงานจะขอบคุณโอกาสที่จะให้ข้อเสนอแนะแก่หัวหน้างาน

การมอบหมายงานสามารถเสริมสร้างสถานที่ทำงาน

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วพนักงานทุกคนในสถานที่ทำงานมีส่วนร่วมอันมีค่าในการบรรลุเป้าหมายของสถานที่ทำงาน ความผูกพันที่แน่นแฟ้นระหว่างหัวหน้างานและพนักงานจะเป็นผลโดยตรงจากประสบการณ์ที่พนักงานได้รับจากการได้รับมอบหมายให้ทำงานที่ได้รับมอบหมาย ความจำเป็นที่พนักงานและหัวหน้างานต้องทำงานร่วมกันเพื่อสื่อสารปัญหาที่เกิดขึ้นจะได้รับความพึงพอใจเมื่อทั้งพนักงานและหัวหน้างานพบปะกันเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับงานที่กำลังทำ ความสัมพันธ์ในการทำงานสามารถปรับปรุงได้อย่างแน่นอนเนื่องจากมีการสร้างความไว้วางใจอย่างสม่ำเสมอระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา นายจ้างที่ใช้การมอบหมายงานด้วยเหตุผลที่เหมาะสมและสำหรับบุคคลที่สามารถจัดการกับความรับผิดชอบนั้นจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานที่เป็นเอกภาพของหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา