วิธีใช้แผนภูมิ pert สำหรับการจัดการโครงการ

PERT คืออะไร?

PERT เทคนิคการประเมินและทบทวนโครงการเป็นวิธีการสำหรับการวางแผนโครงการโดยละเอียดซึ่งมีองค์ประกอบทั้งสองนี้:

• ค่าเฉลี่ย PERT:เทคนิคการประมาณค่าเวลาและต้นทุนที่แม่นยำโดยใช้ค่าเฉลี่ยทางสถิติ
• แผนภูมิ PERT:แผนภูมิที่ช่วยให้สามารถกำหนดเวลาโดยละเอียดของกิจกรรมโครงการทั้งหมด

PERT ได้รับการพัฒนาโดย NASA แต่ไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด คณิตศาสตร์เป็นเรื่องง่าย - การบวกและการลบ - และทำได้โดยโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการใด ๆ ตรรกะง่ายเกินไป

• เราประมาณเวลาสำหรับแต่ละงานโดยคำนึงถึงการประมาณในแง่ดีมีแนวโน้มและในแง่ร้าย
• เราวางปฏิทินการวางแผนซึ่งรวมถึงกิจกรรมการทำงานทั้งหมดและยังพิจารณาการพึ่งพาระหว่างกิจกรรมนั่นคือกิจกรรมใดที่ต้องทำก่อนที่จะทำได้

ลองดูองค์ประกอบทั้งสองนี้ของเทคนิค PERT: การประมาณค่า PERT และแผนภูมิ PERT เราจะจบลงด้วยการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนแผนภูมิ PERT ให้เป็นตารางโครงการในโลกแห่งความเป็นจริงที่เรียกว่าแผนภูมิแกนต์

สารบัญ

• การประมาณค่า PERT

  คำนวณค่าประมาณที่เป็นจริงของเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่าง

• แผนภูมิ PERT ขอ

  แนะนำแผนภูมิ PERT แบบคลาสสิก

• คำศัพท์ใน PERT Chart อภิธานศัพท์สำหรับ PERT

• จากแผนภูมิ PERT สู่โลกแห่งความจริง

  มาทำงานของเราและนำไปใช้ในปฏิทินกันเถอะ!

• การใช้ PERT ใน

  การประมาณการและกำหนดเวลาโครงการPERT ของคุณช่วยลดต้นทุนและความยุ่งยาก

นักประมาณการณ์ในแง่ดีและแง่ร้าย

นักประมาณค่าบางคนมองโลกในแง่ดีบางคนมองโลกในแง่ร้าย ใช้ PERT เพื่อรับค่าประมาณที่เป็นจริงจากอย่างใดอย่างหนึ่ง!

ซิดเคมป์

การประมาณค่า PERT

เมื่อคุณถามใครบางคนว่า "จะทำงานนี้ได้นานแค่ไหน" คุณมักจะได้รับคำตอบที่มีอคติ บางคนมองโลกในแง่ร้ายอย่างสม่ำเสมอคิดหรือบอกคุณว่างานจะใช้เวลานานกว่าที่จะทำได้ ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะดูดีเมื่อทำเสร็จเร็วกว่า คนอื่น ๆ มองโลกในแง่ดีอย่างต่อเนื่องวาดภาพตัวเองดำน้ำและทำงานที่เต็มไปด้วยพลังใหม่และไม่ประสบปัญหาใด ๆ ค่าประมาณของพวกเขาต่ำอย่างไม่เป็นจริงเพราะไม่มีใครมีพลังที่ดีและโชคดีตลอดเวลา

เพื่อให้สิ่งต่างๆยากขึ้นผู้คนไม่รู้ว่าพวกเขาทำสิ่งนี้ โดยทั่วไปเป็นนิสัยโดยไม่รู้ตัว

แล้วเราจะได้ค่าประมาณที่เป็นจริงได้อย่างไร? เราทำได้โดยถามคำถามสามข้อเกี่ยวกับแต่ละงานที่ต้องทำจากนั้นทำการคำนวณพิเศษที่เรียกว่าค่าเฉลี่ย PERT

เรากำลังประมาณค่าอะไร?

เราต้องการประมาณเวลาที่จะใช้ในการทำส่วนเล็ก ๆ แต่ละส่วนของโครงการให้เสร็จสิ้น การประมาณและการวางแผน PERT ควรทำในระดับรายละเอียดโดยใช้รายการกิจกรรมซึ่งสร้างขึ้นจากโครงสร้างการแบ่งงาน PERT ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการประมาณค่าล่วงหน้าก่อนสร้าง WBS เป็นส่วนหนึ่งของการประมาณโดยละเอียดโดยอาศัยแผนขอบเขตโครงการที่มีการดำเนินการ WBS ในระดับรายละเอียดและรายการกิจกรรมก็เสร็จสมบูรณ์เช่นกัน เราประเมินความพยายาม (จำนวนงาน) ที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่างและจำนวนคนที่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน

จะเป็นการดีที่สุดหากผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนสร้างรายการกิจกรรมของตนเองและประมาณการค่า PERT ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณสามารถสอนให้แต่ละคนในทีมทำ หรือถ้าคุ้นเคยกันอยู่แล้วก็สามารถทำงานเป็นคู่ถามคำถามการประมาณค่า PERT ซึ่งกันและกันและตรวจสอบการทำงานของกันและกัน

สามคำถาม PERT

แทนที่จะถามว่า "จะทำงานนี้ได้นานแค่ไหน" ให้ถามคำถามสามข้อ:

• ถ้างานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่มีปัญหาจะใช้เวลานานแค่ไหน? (คำตอบในแง่ดี)
• หากคุณกำลังทำสิ่งนี้เมื่อคุณเหนื่อยและคุณประสบปัญหาจะใช้เวลานานแค่ไหน? (คำตอบในแง่ร้าย)
• จากคำตอบเหล่านั้นมีแนวโน้มว่าจะใช้เวลานานเท่าใด? (คำตอบที่เป็นไปได้)

ถามคำถามตามลำดับนี้เพื่อรับคำตอบสุดท้าย ด้วยวิธีนี้คนที่มักจะมองโลกในแง่ดีหรือมองโลกในแง่ร้ายอยู่เสมอจะปรับตัวและให้คำตอบที่เป็นจริงซึ่งดูสมจริง ด้วยการฝึกฝนเพียงเล็กน้อยใคร ๆ ก็สามารถเก่งในเรื่องนี้ได้

เราป้อนค่าประมาณทั้งสามรายการในสเปรดชีตภายใต้หัวข้อ "มองโลกในแง่ร้าย" "มีแนวโน้ม" และ "มองโลกในแง่ดี" ดังแสดงในตารางที่ 1

การคำนวณค่าเฉลี่ย PERT

การใช้ตัวเลขสามตัวเป็นค่าประมาณสำหรับทุกรายการโดยละเอียดจะทำให้ตัวกำหนดตารางเวลาคลั่ง เราป้องกันปัญหานี้โดยการแก้ไขค่าประมาณสามค่าให้เป็นตัวเลขเดียวคือค่าเฉลี่ย PERT เหตุผลก็คือเวลาที่เป็นไปได้นั้นมีโอกาสมากกว่าทั้งในแง่ร้ายหรือแง่ดี แต่ตัวเลขทั้งสามมีความสำคัญ การใช้ O, L และ P สำหรับการมองโลกในแง่ดีมีแนวโน้มและในแง่ร้ายนี่คือสมการของเรา: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT เวลาโดยประมาณ มีแนวโน้มที่จะคูณด้วยสี่เนื่องจากเรากำลังบอกว่าเวลาจริงจะตรงกับเวลาที่น่าจะเป็นไปได้มากกว่าที่เวลาจริงจะตรงกับเวลาในแง่ดีหรือเวลาในแง่ร้าย

ห่าทั้ง 6 มาจากไหน? (ทุกคนถามว่าเมื่อฉันสอนเรื่องนี้ในชั้นเรียน) ง่ายๆคือเรามีจุดข้อมูลทั้งหมด 6 จุด: 4 ชอบ 1 คนมองโลกในแง่ดี 1 คนและมองโลกในแง่ร้าย 1 จุด ในการหาค่าเฉลี่ยเราหารผลรวมด้วยจำนวนจุดข้อมูลทั้งหมด (ดูแถบด้านข้างเกี่ยวกับค่าเฉลี่ยหลายประเภทและทุกอย่างจะสมเหตุสมผล)

ค่าเฉลี่ย PERT จะแสดงในคอลัมน์ด้านขวามือของตาราง # 1

ค่าเฉลี่ยหลายประเภท

บางคนคิดว่ามีวิธีเดียวในการคำนวณค่าเฉลี่ยเรารวมรายการทั้งหมดแล้วหารด้วยจำนวนรายการทั้งหมด ในสถิติที่เป็นจริงหนึ่งในสามชนิดที่พบบ่อยของค่าเฉลี่ยและมันจะเรียกว่าค่าเฉลี่ย นอกจากนี้ยังมี ค่ามัธยฐาน และโหมด แม้แต่คนที่คุ้นเคยกับสถิติอาจคิดว่ามีค่าเฉลี่ยเพียงสามประเภทเท่านั้น แต่จริงๆแล้วยังมีอีกอย่างน้อยหนึ่งโหล

ตัวอย่างเช่นในกีฬาโอลิมปิกที่มีการตัดสินคะแนนสุดท้ายจะคำนวณด้วยวิธีนี้: กำจัดคะแนนสูงสุดและต่ำสุดจากนั้นนำคะแนนที่เหลือโดยเฉลี่ยเฉลี่ย วิธีนี้ช่วยขจัดอคติที่มาจากผู้พิพากษาจากประเทศบ้านเกิดและคู่แข่งหลักของตน นั่นคือค่าเฉลี่ยประเภทพิเศษ

ค่าเฉลี่ย PERT ซึ่งนับคะแนนที่เป็นไปได้ว่ามีโอกาสมากกว่าเวลาที่มองโลกในแง่ดีหรือเวลาในแง่ร้ายถึง 4 เท่าเป็นค่าเฉลี่ยกึ่งกลางประเภทหนึ่ง เป็นไปตามแนวคิดง่ายๆว่าเหตุการณ์ที่เป็นไปได้นั้นน่าจะเป็นไปได้มากกว่าเหตุการณ์ที่รุนแรง มีความเป็นไปได้มากกว่าที่จะเลือกตามทฤษฎีทางสถิติถึงสี่เท่าโดยทำงานกับเส้นโค้งปกติและส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน

ตาราง # 1: การคำนวณเวลาเฉลี่ย PERT สำหรับงาน

สำหรับแต่ละงานผู้ปฏิบัติงานจะให้ค่าประมาณ 3 ประการ ได้แก่ มองโลกในแง่ดีมีแนวโน้มและในแง่ร้าย สเปรดชีตคำนวณค่าเฉลี่ย PERT เป็น (มองในแง่ดี + 4x น่าจะ + มองในแง่ร้าย) / 6 ในกรณีนี้ (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7.5

งาน	ในแง่ดี	เป็นไปได้	มองโลกในแง่ร้าย	ค่าเฉลี่ย PERT
การติดตั้ง Framistat	3	6	18	7.5

คุณใช้ PERT หรือไม่?

รูปที่ # 1: โหนดแผนภูมิ PERT

นี่คือรูปแบบของโหนดเดียวบนแผนภูมิ PERT แต่ละกิจกรรมได้รับหนึ่งโหนด ในสมัยก่อนผู้จัดการโครงการใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อเพิ่มตารางโครงการด้วยมือ!

ซิดเคมป์

แผนภูมิ PERT

น่าแปลกที่แผนภูมิ PERT แทบจะไม่เคยเห็นอีกเลยแม้ว่าจะเป็นส่วนสำคัญของตารางโครงการโดยละเอียดทั้งหมด

ส่วนนี้จะแนะนำคำศัพท์ต่างๆที่อาจเป็นเรื่องใหม่สำหรับคุณ คุณอาจต้องการอ่านจากนั้นอ่านหัวข้อถัดไปข้อกำหนดในแผนภูมิ PERTจากนั้นกลับมาอ่านหัวข้อนี้อีกครั้ง ให้เวลากับตัวเองสักนิดแล้วทุกอย่างจะสมเหตุสมผล นอกจากนี้ยังควรดูรูปที่ # 2: แผนภูมิ PERT แบบง่ายตามที่คุณอ่าน

แผนภูมิ PERT ได้รับการพัฒนาเพื่อเป็นเครื่องมือในการคำนวณ ย้อนกลับไปในทศวรรษ 1970 ผู้จัดการโครงการจะกรอกชื่อทั้งหมดของแต่ละกิจกรรมและค่า PERT จะประมาณเวลา แต่ละงานในรายการกิจกรรมของโครงการจะได้รับกล่องที่เรียกว่าโหนดบนแผนภูมิ PERT โหนดตัวอย่างจะแสดงในรูปที่ # 1 จากนั้นพวกเขาจะวาดลูกศรเพื่อระบุการอ้างอิงเช่นเมื่องานหนึ่งไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น จากนั้นพวกเขาจะ ส่งไปข้างหน้า เพิ่มเวลาสำหรับงานทั้งหมดที่จะส่งต่อเพื่อคำนวณกำหนดการเริ่มต้นรวมถึงวันที่เริ่มต้นและวันที่เริ่มต้นล่าช้า หากเราทำตามกำหนดการ Early Start เราจะเริ่มงานแต่ละโครงการโดยเร็วที่สุด จากนั้นผู้จัดการโครงการจะเพิ่มทำ ย้อนกลับ เพิ่มย้อนหลังทั้งหมดตั้งแต่สิ้นสุดโครงการและคำนวณวันที่ สุดท้าย ที่แต่ละงานอาจสิ้นสุด (วันที่สิ้นสุดล่าช้า) และวันสุดท้ายที่แต่ละงานสามารถเริ่มต้นได้ (วันที่เริ่มล่าช้า)

ตัวอย่างเช่นหากภารกิจที่ 2 ไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างาน 1 จะเสร็จสิ้นภารกิจที่ 2 จะขึ้นอยู่กับงาน 1 พูดว่างาน 1 คือ "Ship Framistat" และงาน 2 คือ "ติดตั้ง Framistat" เห็นได้ชัดว่าเราไม่สามารถติดตั้ง Framistat ได้จนกว่าจะได้รับการจัดส่งและจะมาถึง งาน 1 เริ่มในวันที่ 1 และใช้เวลา 4 วัน วันที่เริ่มต้นสำหรับงาน 1 คือวันที่ 1 และระยะเวลาคือ 4 ดังนั้น Early Finish คือวันที่ 4 งานที่ 2 สามารถเริ่มได้ในหนึ่งวันต่อมาในวันที่ 5 บัตรผ่านไปข้างหน้าช่วยให้เราสามารถคำนวณเวลาของทุกงานนี้ได้ กำหนดวันเริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดก่อนกำหนด การส่งย้อนกลับเริ่มต้นจากจุดสิ้นสุดของโปรเจ็กต์และลบ Duration จาก Late Finish เพื่อคำนวณวันที่เริ่มล่าช้าสำหรับแต่ละงาน

สำหรับงานบางอย่างวันที่เริ่มต้นและวันที่เริ่มต้นล่าช้าจะแตกต่างกัน งานเหล่านี้มี ลอย ในภาษาอังกฤษล้วนหมายความว่าคุณสามารถเริ่มงานในวันที่กำหนดหรืออาจปล่อยให้งานลอยไปตามจำนวนวันที่กำหนดและเริ่มเมื่อใดก็ได้จนถึงวันที่เริ่มต้นล่าช้า ไม่เป็นไรเพราะโครงการจะเสร็จในวันเดียวกันไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม

งานอื่น ๆ มีค่าลอยเป็นศูนย์ วันที่เริ่มต้นจะตรงกับวันที่เริ่มต้นล่าช้า หากงานใดงานหนึ่งเริ่มช้าไปวันหนึ่งงานนั้นจะจบช้าในหนึ่งวันและผลักดันงานอื่นล่าช้า สิ่งนี้จะดำเนินไปจนสิ้นสุดโครงการและโครงการจะถูกส่งช้าไปหนึ่งวัน งานที่มีค่าลอยเป็นศูนย์อยู่บน เส้นทางวิกฤต ซึ่งหมายความว่าเราต้องการให้งานแต่ละอย่างเสร็จตรงเวลา ไม่มีการลอยตัว: ความล่าช้าในการเริ่มงานใด ๆ บนเส้นทางวิกฤตจะทำให้การส่งมอบโครงการล่าช้า

แผนภูมิ PERT คำนวณโดยไม่อ้างอิงกับปฏิทินจริง วันที่ 1 เป็นวันแรกของโครงการและวันสุดท้ายจะถูกกำหนดโดยระยะเวลาในการทำงานทั้งหมดตามลำดับที่เหมาะสม

ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้พวกเขาสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ซึ่งเป็นปฏิทินที่ดูง่ายตามแผนภูมิ PERT

ตอนนี้เราใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เราป้อนวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของโครงการจากนั้น PERT เวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละงาน เราเข้าสู่โปรแกรมกราฟิกที่น่ารักเพื่อสร้างลิงก์หรือการอ้างอิงระหว่างงานต่างๆ เราคลิกปุ่มคำนวณและแผนภูมิแกนต์ปฏิทินโครงการจะปรากฏเป็นสีเต็มพร้อมเหตุการณ์สำคัญ คุณดีใจไหมที่มีคอมพิวเตอร์

หากสิ่งนี้ไม่สมเหตุสมผลสำหรับคุณโปรดดูรายการข้อกำหนดกำหนดการ PERT ด้านล่าง

คุณสามารถดูแผนภูมิ PERT ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการใด ๆ แต่ไม่มีใครทำเพราะอ่านยาก และไม่เคยมีใครพิมพ์ออกมาเลยยกเว้นเป็นวอลเปเปอร์ขนาดยักษ์ จำไว้ว่างานโปรเจ็กต์ ทุกอย่าง จะมีกล่องของตัวเองเหมือนกล่องในรูปที่ 1 และแม้แต่โปรเจ็กต์เล็ก ๆ ก็มีแนวโน้มที่จะมีงานมากมาย โครงการขนาดใหญ่มีงานหลายหมื่นงานหรือมากกว่านั้น

หากไม่มีใครใช้แผนภูมิ PERT อีกต่อไปทำไมต้องเรียนรู้เกี่ยวกับพวกเขา? มีสองเหตุผลที่ดีมาก ประการแรกคำศัพท์ทั้งหมดในแผนภูมิ PERT มีความสำคัญต่อการจัดการโครงการที่ดี คุณจำเป็นต้องรู้วิธีทำงานกับ Critical Path Analysis และควบคุมตารางเวลาไม่เช่นนั้นโครงการของคุณจะถูกส่งล่าช้า ประการที่สองคุณอาจต้องการได้รับการรับรองในฐานะมืออาชีพด้านการบริหารจัดการโครงการและ PERT มั่นใจว่าจะได้รับการทดสอบ!

รูปที่ # 2: แผนภูมิ PERT แบบง่าย

แผนภูมิ PERT แบบง่ายนี้แสดงงานที่ 1 - 5 ซึ่งแต่ละงานไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่างานก่อนหน้านี้จะเสร็จสมบูรณ์บนเส้นทางวิกฤตและภารกิจที่ 6 ซึ่งต้องทำหลังจากภารกิจที่ 1 และก่อนภารกิจที่ 5 ด้วย float

ซิดเคมป์

ข้อกำหนดในแผนภูมิ PERT

แผนภูมิ PERT ต้องการอภิธานศัพท์ของตัวเอง ไปเลย!

• วันที่ในแผนภูมิ PERTเริ่มต้นด้วยวันที่ 1 วันแรกของโครงการและสิ้นสุดในวันที่สิ้นสุดโครงการซึ่งคำนวณเมื่อเราทำ Forward Pass แผนภูมิ PERT ไม่ได้อยู่ในปฏิทินจริง ที่ตามมาภายหลังการวิเคราะห์ PERT เสร็จสมบูรณ์
• การพึ่งพาระหว่างสองงานบอกว่างานทั้งสองนี้เชื่อมโยงกัน การพึ่งพาที่พบบ่อยที่สุดคือเสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่างาน A จะต้องเสร็จสิ้นก่อนจึงจะเริ่มงาน B ได้เช่นเราต้องซื้อของและนำอาหารกลับบ้านก่อนถึงจะทำอาหารเย็นได้ มีการอ้างอิงประเภทอื่น ๆ เช่นเมื่องานต้องเริ่มในเวลาเดียวกันหรือสิ้นสุดในเวลาเดียวกัน แต่ 90% ของการอ้างอิงทั้งหมดเป็นแบบเสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้นสร้างสายงานที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น การอ้างอิงเรียกอีกอย่างว่าลิงก์
• Early Startคือวันที่เร็วที่สุดที่งานหนึ่ง ๆ สามารถเริ่มได้ งานแรกในโครงการมีวันที่เริ่มต้นก่อนวันที่หนึ่ง แต่งานที่เชื่อมโยงกับงานนั้นจะไม่สามารถเริ่มทำงานได้จนกว่างานแรกจะเสร็จสิ้นเป็นต้น
• ระยะเวลาคือจำนวนวัน (หรือชั่วโมง) ที่จะใช้ในการทำงานให้เสร็จ

• Early Finishคือวันที่เร็วที่สุดที่งานจะเสร็จสมบูรณ์ สำหรับงานใดงานหนึ่งเสร็จก่อนกำหนด = เริ่มต้นก่อน + ระยะเวลา
• Forward Passคือการคำนวณที่ดำเนินการในแต่ละงานโดยกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่เสร็จสิ้นก่อนกำหนด บัตรผ่านข้างหน้ายังกำหนดระยะเวลาโครงการทั้งหมดและวันที่เสร็จสิ้นโครงการ
• Total Project Durationคือระยะเวลาที่โปรเจ็กต์ทั้งหมดจะใช้งานทั้งหมดเริ่มต้นจนจบตามที่คำนวณโดยฟอร์เวิร์ดพาส มันเท่ากับความยาวของเส้นทางวิกฤต
• Project Finish Dateคือจำนวนวันที่โปรเจ็กต์จะเสร็จสิ้น โครงการมักจะเริ่มในวันแรก ดังนั้นโครงการที่มีระยะเวลา 50 วันจะสิ้นสุดในวันที่ 50 และนั่นคือวันที่สิ้นสุดโครงการ
• Backward Passคือการคำนวณครั้งที่สองสำหรับแต่ละงานในโปรเจ็กต์โดยเริ่มตั้งแต่วันที่สิ้นสุดโปรเจ็กต์และย้อนกลับไปที่งานแรก คำนวณวันที่เสร็จสิ้นล่าช้าและวันที่เริ่มต้นล่าช้าของแต่ละงาน
• Late Finish Dateคือวันสุดท้ายที่งานสามารถเสร็จสิ้นโดยไม่ทำให้โครงการล่าช้า
• วันที่เริ่มต้นล่าช้าคือวันสุดท้ายที่งานสามารถเริ่มได้โดยไม่ทำให้โครงการล่าช้า
• Floatคือจำนวนวันที่เราสามารถปล่อยให้งานลอยได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นหลังจากวันที่เริ่มต้น สามารถคำนวณได้สองวิธี Float = วันที่เริ่มต้น - วันที่เริ่มต้นและ Float = วันที่สิ้นสุดล่าช้า - วันที่สิ้นสุดก่อนกำหนด
• Critical Pathคืองานทั้งหมดที่มีค่าทศนิยมเป็นศูนย์นั่นคืองานที่มีวันที่เริ่มต้นและวันที่เริ่มต้นล่าช้าเหมือนกัน แน่นอนว่าวันที่เสร็จสิ้นก่อนกำหนดจะเหมือนกับวันที่เสร็จสิ้นช้าเช่นกัน แต่ละงานเหล่านี้ต้องเริ่มและเสร็จสิ้นตรงเวลาเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นตรงเวลา

จากแผนภูมิ PERT สู่โลกแห่งความจริง

ในแผนภูมิ PERT โครงการจะเริ่มต้นในวันที่ 1 และสิ้นสุดในวันที่สิ้นสุดโครงการซึ่งเราคำนวณเมื่อเราสร้างแผนภูมิ PERT ในใบส่งต่อ แต่วันที่ 1 เมื่อไหร่? และจะทำโครงการเมื่อใด คำตอบนั้นมาพร้อมกับการใส่แผนภูมิ PERT ลงในปฏิทินจริง มันยากกว่าที่คิด แม้ว่าแผนภูมิ PERT จะเสร็จสมบูรณ์ แต่การสร้างตารางการทำงานในโลกแห่งความเป็นจริงหรือแผนภูมิแกนต์สำหรับโครงการของเราก็จำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ด้วย:

• ปฏิทินการทำงานรวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดเมื่อไม่มีงานทำ
• การแก้ไขความขัดแย้งของทรัพยากร จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพนักงานคนหนึ่งที่มีทักษะเฉพาะได้รับมอบหมายให้ทำงานสองงานในเวลาเดียวกัน? หรือจะเป็นอย่างไรหากจำเป็นต้องใช้สถานที่ทำงานหรืออุปกรณ์ชิ้นเดียวเช่นห้องประชุมหรือรถปราบดินสำหรับงานที่แตกต่างกันสองงานในเวลาเดียวกัน ความขัดแย้งเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการแก้ไขและอาจขยายกำหนดการออกไป
• การปรับระดับทรัพยากร หาก บริษัท มอบหมายพนักงานจำนวนหนึ่งให้กับทั้งโครงการอาจไม่ตรงกับโครงการตามที่วางแผนไว้ในแผนภูมิ PERT แผนภูมิ PERT อาจแสดงให้เห็นว่าสัปดาห์หนึ่งเราต้องการคนเพียง 10 คนและในสัปดาห์ถัดไปเราต้องการ 50 คนเราไม่สามารถจ่ายเงิน 40 คนเพื่อนั่งเฉยๆและไม่ทำอะไรเลยในสัปดาห์แรก การปรับระดับทรัพยากรจะปรับงานเพื่อให้เราใช้คนทั้งหมดที่เรามีอยู่ตลอดเวลา แต่ก็สามารถขยายความยาวของโครงการได้เช่นกัน
• การเลือกวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด จากนั้นผู้บริหารจะเลือกว่าโครงการจะเริ่มในวันใดวันหนึ่ง หรือเลือกว่าจะสิ้นสุดในวันใดวันหนึ่งดังนั้นจึงต้องเริ่มต้นด้วยวันที่ที่แน่นอน วันที่นี้มักได้รับผลกระทบจากการพิจารณาในทางปฏิบัติเช่นเงินที่มีอยู่สำหรับโครงการในปีงบประมาณใหม่ และมีผลตามระยะเวลาของโครงการ โครงการสองเดือนที่เริ่มในวันที่ 15 กันยายนมีแนวโน้มที่จะเสร็จสิ้นภายในวันที่ 15 พฤศจิกายนโครงการเดียวกันที่เริ่มในวันที่ 15 พฤศจิกายนอาจจะไม่เสร็จสิ้นภายในวันที่ 15 มกราคมเนื่องจากเราต้องพิจารณาวันหยุดขอบคุณพระเจ้าคริสต์มาสและปีใหม่ของสหรัฐฯ

เมื่อเราวางโครงการไว้ในปฏิทินจริงเราเรียกว่าแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือการจัดการและการรายงานที่จะนำทางโครงการไปสู่ความสำเร็จ

การใช้ PERT ในโครงการของคุณ

เมื่อฉันสอนชั้นเรียนการจัดการโครงการฉันพบว่าใครก็ตามที่เรียนการจัดการโครงการได้เรียนรู้ PERT แต่แทบไม่มีใครเคยใช้มันเลย นั่นเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ - ดูเหมือนจะเป็นความยุ่งยากอย่างแท้จริงในการสร้างการประมาณเวลาสามครั้งสำหรับแต่ละงานและคิดทั้งหมดนั้น มัน ดูเหมือนว่า จะทำให้ความรู้สึกที่จะเพียงแค่ทำให้รวดเร็วรายการที่ต้องทำและกระโดดในและได้รับการทำงาน

อาจดูเหมือนเป็นอย่างนั้น แต่นั่นไม่เป็นความจริงเลย ความจริงก็คือการประมาณค่า PERT และการวางแผนใช้เวลาน้อยมากและคุ้มค่าทั้งหมด ในความเป็นจริงการประมาณค่า PERT และการวางแผนสามารถ ช่วยคุณประหยัดเวลา และความยุ่งยาก ในทุกโครงการ

เมื่อฉันสอนทีมโครงการให้ทำการประมาณค่า PERT พวกเขาคิดว่ามันจะยุ่งยาก แต่สุดท้ายก็สนุกกับมัน สิ่งสำคัญคือพวกเขา จินตนาการถึง การทำงานพบปัญหาและแก้ไข พวกเขามองอย่างจริงจังในแง่ดีตามความเป็นจริงและมองโลกในแง่ร้าย เป็นผลให้พวกเขารู้สึกตื่นเต้นที่จะนั่งลงและทำผลงาน และพวกเขายังรู้ว่าอะไรอยู่ข้างหน้าพวกเขา บ่อยครั้งที่พวกเขามองเห็นปัญหาและจดบันทึกเพื่อแก้ไขปัญหา แต่เนิ่นๆทำการค้นคว้าข้อมูลเล็กน้อยและตรวจสอบสิ่งต่างๆล่วงหน้า

มีสองผลลัพธ์จากการที่ทีมสร้างแผนภูมิ PERT หนึ่งคือฝ่ายบริหารมีแผนการทำงานและกำหนดการโครงการที่เป็นจริงเชื่อถือได้ อีกอย่างคือสมาชิกในทีมแต่ละคนมีความชัดเจนพร้อมลุยและตื่นเต้นกับงาน เมื่องานเริ่มขึ้นทีมจะทำงานเหมือนเครื่องจักรที่มีน้ำมัน มองเห็นปัญหาและทีมงานได้ดำเนินการก่อนที่ปัญหาจะทำให้เกิดความล่าช้า ทีมมักพบว่าทำงานก่อนกำหนดและทุกคนทั้งทีมผู้จัดการและลูกค้ามีความสุขกับงานและผลลัพธ์