สารบัญ:
ในสำนักงานทุกแห่งจะมีการส่งการสื่อสารจำนวนมากเช่นจดหมายหนังสือเวียนและโทรเลขถึงบุคคลภายนอกหรือได้รับจากบุคคลเหล่านี้ ภายในองค์กรมีการแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างแผนกต่างๆ การจัดการจดหมายตามแผนและมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จขององค์กรธุรกิจใด ๆ อธิบายว่าเป็นกระดูกสันหลังและเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงาน
การจัดการจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดการจดหมายทีละขั้นตอน อีเมลขาเข้าควรได้รับและแจกจ่ายด้วยความรวดเร็วและถูกต้อง วิธีการจัดการจดหมายขาเข้าที่แน่นอนแตกต่างกันไปในแต่ละสำนักงาน
เรามีระบบอีเมลที่แตกต่างกันสองระบบในองค์กรของเราอีเมลภายในและอีเมลภายนอก
- บริการอีเมลภายในที่มีอยู่สำหรับการกระจายของอีเมลภายในสำนักงานและหน่วยงานของ ____________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) มีการรวบรวมและจัดส่งเป็นประจำทุกวัน
- อีเมลภายนอกจะส่งผ่านทาง ______________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ)ใช้บริการจดหมายภายนอกเมื่ออีเมลไม่สามารถหรือไม่ครอบคลุมเกณฑ์บริการอีเมลภายใน ยกตัวอย่างเช่นที่อีเมลจะต้องมีการส่งมอบให้กับลูกค้าหรือ บริษัท อื่น ๆ หรือ ____________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) จดหมาย นอกจากนี้ยังจัดส่งและรวบรวมเป็นประจำทุกวัน
อีเมลประกอบด้วยสามประเภทหลัก - ภายใน, ภายนอกและระหว่างแผนก บริการจดหมายช่วย บริษัท ในการสร้างและติดต่อกับลูกค้าและสาธารณะโดยรวม แผนกไปรษณีย์อิสระจัดตั้งขึ้นเพื่อจัดการจดหมายทุกประเภทในสำนักงาน ข้อดีของบริการไปรษณีย์จากส่วนกลางคือความเชี่ยวชาญพิเศษการดูแลที่ดีขึ้นประหยัดประสิทธิภาพที่ดีขึ้นการใช้อุปกรณ์ห้องจดหมายอย่างเหมาะสมและพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรม
กิจวัตรของจดหมายขาเข้า ได้แก่ ขั้นตอนต่างๆเช่นการรับจดหมายการจัดเรียงจดหมายการเปิดจดหมายการทำเครื่องหมายอีเมลการบันทึกจดหมาย (การลงทะเบียนเข้าด้านใน) และการกระจายจดหมาย
กิจวัตรของจดหมายภายนอกยังเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆเช่นการรวบรวมจดหมายขาออกการป้อนจดหมายขาออก (การลงทะเบียนการส่งสมุดการส่งข้อความ) การพับจดหมายการเตรียมซองจดหมายการเรียงลำดับการชั่งน้ำหนักและการประทับตราและสุดท้ายการส่งออก
ฉันรวบรวมจดหมายทุกวันในตอนเช้าและตอนบ่ายทั้งจดหมายภายในและภายนอก ฉันแจกจ่ายจดหมายที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลนั้นและฉันเปิดจดหมายทั่วไปอื่น ๆ สำหรับแผนก ฉันมองผ่านพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขาเกี่ยวข้องกับอะไรและแจกจ่ายตามนั้น เมื่อผู้จัดการท้องที่ของฉันลางานประจำปีหรือไม่มีโรคภัยไข้เจ็บฉันก็คอยตรวจสอบจดหมายของเธอด้วยและจัดการกับเรื่องเร่งด่วนโดยติดต่อหัวหน้าฝ่ายบริการ ฉันยังต้องแน่ใจด้วยว่าฉันแจกจ่ายให้ตรงเวลาเพื่อให้งานที่ระบุในจดหมายเสร็จสิ้นภายในเวลาที่ระบุไว้และเป็นไปตามกำหนดเวลา
เราใช้บริการไปรษณีย์ภายนอกที่มีการจัดส่งนอกเขตและเป็นที่สำหรับ บริษัท หรือลูกค้ารายอื่น จะเป็นพื้นที่ที่ไม่อยู่ภายใต้พื้นที่สำนักงาน______________ ( ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ ) เราใช้จดหมายภายในในกรณีที่ต้องจัดส่งไปยังสำนักงานหรือหน่วยงานที่อยู่ภายใต้ ___________________ ( ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ ) อีเมลภายในช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ดังนั้นอีเมลใด ๆ ที่สามารถส่งผ่านอีเมลภายในจะถูกส่งผ่านวิธีการนั้นและมีเพียงส่วนที่เหลือเท่านั้นที่ส่งผ่านระบบเมลภายนอก
ฉันนำกระทู้ขาออกไปที่แผนกต้อนรับในตอนบ่าย ฉันจัดเรียงโพสต์ตามขนาด ฉันทิ้งอีเมลภายในที่ส่งออกไว้ในกล่องที่เกี่ยวข้องซึ่งเรียงตามพื้นที่ นอกจากนี้ฉันยังจัดเรียงจดหมายภายในที่ส่งออกตามความเร่งด่วนและความสำคัญเป็นชั้นหนึ่งหรือชั้นสอง โพสต์ในต่างประเทศจะต้องถูกแยกออก
ก่อนที่จะส่งอีเมลจะมีการคำนวณค่าจัดส่งที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าโพสต์นั้นเป็นชั้นหนึ่งหรือชั้นสองหรือการจัดส่งที่บันทึกไว้ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าฉันจะส่งจดหมายในเวลาที่เหมาะสมพร้อมกับส่งไปรษณีย์ที่ถูกต้อง พัสดุหรือจดหมายที่น่าสงสัยจะได้รับการจัดการด้วยความระมัดระวังสูงสุดและหากพบว่าน่าสงสัยจะรายงานไปยังผู้จัดการสำนักงานและบันทึกไว้ในสมุดบันทึกเหตุการณ์ที่แผนกต้อนรับ
เมื่อจัดการจดหมายฉันต้องปฏิบัติตามและปฏิบัติตามขั้นตอนบางอย่าง
- ก่อนอื่นฉันจะดูจดหมายของแต่ละแผนกและจัดเรียงตามขนาดและชั้นเรียนจากนั้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการส่งไม่ว่าจะเป็นแบบปกติหรือแบบบันทึก
- จากนั้นฉันจะดูน้ำหนักและขนาดและมองหาค่าใช้จ่าย น้ำหนักสามารถดูได้บนเครื่องที่ใช้ในการชั่งน้ำหนักเสา
- หากจำเป็นต้องมีการจัดส่งพิเศษผ่านผู้ให้บริการจัดส่งด้วยเหตุผลใดก็ตามฉันจะพูดคุยกับผู้จัดการของฉันเพื่อขออนุญาตจากนั้นไปยังผู้จัดการสำนักงานจากนั้นเราจะจัดเตรียมเงินที่จะออกจากรหัสต้นทุนของเรา มิฉะนั้นการให้บริการที่ใช้ใน บริษัท ของเรามี ___________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ)
- ที่ฉันเห็นรายการที่ระบุว่าชั้นหนึ่งบันทึกไว้ฉันจะบันทึกรายละเอียดทั้งหมดของโพสต์รวมถึงที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับและทำการติดฉลากที่จำเป็นสำหรับการจัดส่งเร่งด่วนและบันทึกไว้
- พัสดุใด ๆ ที่หนักกว่าน้ำหนักปกติและใหญ่กว่าขนาดปกติฉันใช้เครื่องที่ใช้ในการชั่งน้ำหนักเสาและพัสดุและคำนวณค่าไปรษณีย์ที่ถูกต้อง สำหรับส่วนที่เหลือของจดหมายเรามีแผนภูมิซึ่งมีค่าใช้จ่ายตามขนาดสำหรับการจัดส่งทั้งชั้นหนึ่งและชั้นสอง
- โพสต์จะถูกเปิดเผยตามแต่ละแผนก ดังนั้นค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละแผนกจึงไปที่ศูนย์ต้นทุนที่เกี่ยวข้อง สำหรับการจัดส่งที่บันทึกไว้อื่น ๆ ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกไว้ในหนังสือที่แผนกต้อนรับ
- โพสต์ทั้งหมดจะถูกประทับตราและจัดเรียงและเตรียมพร้อมสำหรับการจัดส่งภายใน 15:45 น. ทุกวัน เรามีลูกเรือคนหนึ่งของ the________ (ถูกลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ซึ่งเข้ามาเพื่อรวบรวมโพสต์จากอาคารที่แผนกต้อนรับทุกวัน
ปัญหามากมายอาจเกิดขึ้นขณะจัดการจดหมายและพัสดุ
- โพสต์และแพ็คเกจที่เข้ามาทั้งหมดจะถูกประทับตราโดยตราประทับของ บริษัท ที่แผนกต้อนรับ อีเมลจากที่อยู่ที่น่าสงสัยหรือบุคคลหรือแพ็คเกจใด ๆ ที่ไม่รู้สึกปกติหรือดูน่าสงสัยจะถูกทิ้งไว้โดยไม่ได้รับการจัดการใด ๆ
- อีเมลและแพ็กเกจที่น่าสงสัยจะรายงานไปยังผู้จัดการสำนักงาน ผู้จัดการสำนักงานและผู้ดูแลระบบที่แผนกต้อนรับบันทึกเหตุการณ์ลงในสมุดบันทึกเหตุการณ์และดำเนินการที่จำเป็น นอกจากนี้ยังตรวจสอบให้แน่ใจว่า ____________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ได้รับแจ้งถึงปัญหา
คำถามและคำตอบ
คำถาม:เมลขยะคืออะไร?
คำตอบ:อีเมลขยะเป็นโฆษณาที่ไม่พึงประสงค์หรือไม่ได้รับการร้องขอหรือสื่อส่งเสริมการขาย / ประชาสัมพันธ์ที่ได้รับทางไปรษณีย์หรือทางอีเมล โดยทั่วไป บริษัท การตลาดจะส่งสินค้าเหล่านี้เพื่อแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่หรือแจ้งโอกาสในการลงทุนเป็นต้นเมื่อได้รับอีเมลที่ไม่ได้ร้องขอจะเรียกอีกอย่างว่าสแปม