NVQ ระดับ 3: การสั่งซื้อสินค้าและบริการในธุรกิจและการบริหาร

การได้รับประกาศนียบัตรระดับ 3 ในธุรกิจและการบริหารจำเป็นต้องมีความรู้อย่างละเอียดในการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และบริการ

บทนำสู่หน่วยนี้

หน่วยนี้เป็นหน่วยระดับ 3 ที่เป็นทางเลือกของกลุ่ม B ที่มี 5 หน่วยกิตซึ่งเป็นหน่วยที่ค่อนข้างยาว เมื่อเสร็จสิ้นหน่วยนี้ผู้สมัครจะสามารถระบุและใช้ผลิตภัณฑ์และบริการที่แตกต่างกันเขียนข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์และบริการเป็นไปตามความคาดหวังและมาตรฐานขององค์กรหรือ บริษัท

ผู้เข้าสอบควรสามารถอธิบายเหตุผลว่าทำไมถึงเลือกสินค้าคุณภาพดี แต่คุ้มราคาที่สุด พวกเขาควรจะสามารถอธิบายวิธีการเจรจาต่อรองให้คุ้มค่าที่สุด ผู้สมัครจะต้องรู้วิธีและเหตุผลในการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการและรู้และเข้าใจว่าห่วงโซ่อุปทานคืออะไรและทำงานอย่างไร

นอกจากบทความนี้แล้วยังมีข้อความส่วนตัวที่ครอบคลุมเนื้อหาส่วนใหญ่ของหน่วยนี้อีกด้วย!

1.1 ระบุแหล่งข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับองค์กร

บริษัท ต่างๆมักจะมองหาข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ใช้ในแหล่งที่มาและผู้ให้บริการที่แตกต่างกันเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ดีเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการเพื่อให้ธุรกิจของตนมีประสิทธิภาพ พวกเขาพิจารณาต้นทุนของผลิตภัณฑ์กับ บริษัท ต่างๆ พวกเขามองไปที่ราคาของบริการแต่ละรายการและค้นหาสิ่งที่ตรงที่สุดนั่นคือผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับองค์กรของตนมากที่สุดโดยคำนึงถึงต้นทุนและคุณภาพ ข้อมูลเหล่านี้สามารถรวบรวมได้จากแคตตาล็อกเว็บไซต์หนังสือพิมพ์แผ่นพับหรือโดยการติดต่อและเยี่ยมชม บริษัท ต่างๆ

1.2 อธิบายวิธีใช้แหล่งข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการ

ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการมีให้บริการทางออนไลน์หรือในหนังสือเล่มเล็กหรือขอรับได้จาก บริษัท โดยตรง เราต้องใช้ข้อมูลนี้เพื่อระบุบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของ บริษัท และพนักงานมากที่สุด แหล่งข้อมูลต่างๆยังช่วยในการเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์และบริการที่แตกต่างกันเพื่อเลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม เราสามารถขอให้พวกเขาส่งตัวอย่างและแคตตาล็อกเพื่อดูต้นทุนและคุณภาพ นอกจากนี้สำหรับการซื้อจำนวนมากเราสามารถขอใบเสนอราคาและเลือกสิ่งที่ดีที่สุดได้

1.3 อธิบายวิธีการเขียนข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ข้อกำหนดคือรายละเอียดของสินค้าที่คุณต้องการซื้อและสิ่งที่ซัพพลายเออร์ต้องเสนอราคาและจัดหาให้

เมื่อเขียนข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์:

• แนวทางต้องชัดเจนและสั้น
• จะต้องรวมต้นทุนปริมาณและระบุว่าเป็นการจัดส่งหรือรวบรวม
• นอกจากนี้ยังต้องมีคู่มือหรือหมายเหตุด้านสุขภาพและความปลอดภัย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่จำเป็น
• ค้นคว้าตลาดอย่างละเอียดโดยพูดคุยกับซัพพลายเออร์หลายรายเกี่ยวกับต้นทุนและเวลาในการจัดส่ง
• ระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาผลิตภัณฑ์
• มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสินค้าและบริการของผู้ให้บริการแต่ละราย

1.4 ระบุแหล่งที่มาของผลิตภัณฑ์และบริการที่ตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพขององค์กร

เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับองค์กรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการและ บริษัท ต่างๆเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบบริการต่างๆและเลือกบริการที่คุ้มค่า สิ่งที่สองที่ต้องจำไว้คือคุณภาพ เปรียบเทียบบริการต่างๆและเยี่ยมชม บริษัท เพื่อดูว่าพวกเขาให้บริการใดบ้างและเป็นพยานถึงคุณภาพของบริการก่อนที่จะเลือกซื้อสิ่งใด คุณภาพมีความหมายมากสำหรับองค์กร

เมื่อดำเนินการข้างต้นเสร็จสิ้นแล้วให้เปรียบเทียบเพื่อเลือกบริการที่ดีที่สุดทั้งคุ้มค่าและคุณภาพดีแล้วซื้อ

1.5 อธิบายวัตถุประสงค์ของการเลือกผลิตภัณฑ์และบริการที่ตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพขององค์กร

ทุกองค์กรคิดให้ดีก่อนลงมือซื้อผลิตภัณฑ์ใด ๆ พวกเขาซื้อเฉพาะสิ่งที่จำเป็น การจะประสบความสำเร็จในธุรกิจต้องซื้อสินค้าหรือบริการด้วยความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าความต้องการของลูกค้าคืออะไร เฉพาะในกรณีที่องค์กรเลือกผลิตภัณฑ์และบริการที่ตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพพวกเขาจะสามารถให้บริการที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าได้

นอกจากนี้ยังจำเป็นสำหรับผลประโยชน์ของพนักงานที่ทำงานให้กับองค์กร เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จและมีประสิทธิผลคุณภาพจะต้องกระจายไปทั่วทุกคนหน่วยงานกิจกรรมและหน้าที่

1.6 อธิบายวิธีการเจรจาต่อรองให้คุ้มค่าที่สุด

การเจรจาต่อรองให้คุ้มค่าเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้คุณอยู่เหนืองบประมาณและประหยัดค่าใช้จ่าย ก่อนที่จะเจรจาให้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณต้องการซื้อให้มากที่สุดและหลังจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการหรือผลิตภัณฑ์นั้นมีคุณภาพและเป็นประโยชน์สำหรับองค์กร ตรวจสอบผลิตภัณฑ์เดียวกันกับ บริษัท อื่น คุณสามารถทำได้โดยการหาข้อมูลทางออนไลน์ตรวจสอบหนังสือติดต่อ บริษัท หรือเยี่ยมชมเป็นการส่วนตัว

เมื่อตัดสินใจไปขอราคาและตั้งมั่นกับมัน คุณควรพร้อมที่จะเดินจากไปหากซัพพลายเออร์ไม่เห็นด้วย พวกเขาอาจกลับมาหาคุณเพื่อเจรจาหรือ บริษัท อื่นสามารถให้อัตราการแข่งขันแก่คุณได้

1.7 อธิบายวัตถุประสงค์ของการพัฒนาและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์และวิธีการดำเนินการดังกล่าว

การรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ถือเป็นการดำเนินธุรกิจที่ดี เป็นประโยชน์ต่อทั้งองค์กรซึ่งก็คือคุณและซัพพลายเออร์ ซัพพลายเออร์สามารถให้ข้อเสนอแก่คุณและมีความยืดหยุ่นในการทำธุรกิจหากความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณชำระบัญชีทั้งหมดได้ทันเวลาคำนึงถึงตัวแทนขายสั่งซื้อล่วงหน้าให้ดีซัพพลายเออร์มีเวลาเพียงพอที่จะส่งมอบให้คุณได้ทันเวลาแทนที่จะทำในนาทีสุดท้ายและในที่สุดก็ระมัดระวังให้มาก เกี่ยวกับสินค้าที่เสียหายหรือสูญหาย จะต้องมีการจัดการด้วยความระมัดระวัง

1.8 อธิบายห่วงโซ่อุปทานและวิธีการทำงาน

ตามวิกิพีเดียและคำจำกัดความอื่น ๆ บนอินเทอร์เน็ต

ในห่วงโซ่อุปทานกิจกรรมต่างๆเกิดขึ้นเช่นการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์จากทรัพยากรธรรมชาติหรือวัตถุดิบเป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายหรือสำเร็จรูปที่จะส่งมอบให้กับลูกค้าหรือลูกค้า ซัพพลายเชนประกอบด้วยทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเช่นทีมผู้ผลิต บริษัท ซัพพลายเออร์องค์กรที่ส่งมอบและลูกค้าที่ซื้อ โดยพื้นฐานแล้วคือผู้ผลิตซัพพลายเออร์หรือผู้ค้าส่งผู้ค้าปลีกและผู้บริโภค

ในระยะสั้นซัพพลายเชนจะได้รับผลิตภัณฑ์จากซัพพลายเออร์ไปยังผู้บริโภคและทุกคนที่เกี่ยวข้องในห่วงโซ่มีส่วนช่วยในห่วงโซ่อุปทาน

2.1 อธิบายขั้นตอนสำหรับการสั่งซื้อและการจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับองค์กร

การสั่งซื้อและจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับองค์กรเป็นงานที่สำคัญมากเนื่องจากเกี่ยวข้องกับการดูแลลูกค้า ผลิตภัณฑ์อาจรวมถึงสิ่งพื้นฐานเช่นเครื่องใช้สำนักงานเช่นวัสดุการพิมพ์เครื่องเขียนอุปกรณ์ไอที ฯลฯ ซึ่งอาจต้องเสียเงินเป็นจำนวนมาก บริการอาจรวมถึงบริการที่นำมาจากองค์กรหรือผู้ให้บริการรายอื่น ตัวอย่างเช่นองค์กรของเรารับบริการจาก NHS และสถานดูแล

เมื่อสั่งซื้อบริการและผลิตภัณฑ์ผู้รับผิดชอบจะต้องสั่งซื้อในปริมาณที่เพียงพอเพื่อไม่ให้สินค้าหมดสต็อกและส่งผลกระทบต่อการทำงานขององค์กร ตัวอย่างเช่นหากซองจดหมายวัสดุการพิมพ์ ฯลฯ หมดลงอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรได้หลายวิธี

ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ขณะสั่งซื้อผลิตภัณฑ์:

• เมื่อสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานให้ระบุรายละเอียดที่ชัดเจนและถูกต้องของผลิตภัณฑ์รวมถึงรหัสผลิตภัณฑ์หากเป็นไปได้
• ควรระบุขนาดสีและรายละเอียดอื่น ๆ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับแบบฟอร์มคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุญาตจากผู้จัดการสำนักงาน
• การสั่งซื้อสามารถทำได้ผ่านแบบฟอร์มคำสั่งซื้อหรือผ่านแคตตาล็อกในระบบและในสำนักงานของเราจะดำเนินการใน SRM
• เมื่อมีการจัดส่งใบสั่งจ่ายแบบคงที่ควรตรวจสอบสินค้าทีละรายการอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าวัสดุสิ้นเปลืองที่ร้องขอทั้งหมดในใบสั่งใบขอได้รับการจัดส่งอย่างถูกต้องและในปริมาณที่สั่งซื้ออย่างถูกต้อง
• คำสั่งซื้อลงนามโดยบุคคลที่ตรวจสอบพัสดุเพื่อแสดงว่าคำสั่งซื้อที่ส่งมอบนั้นเห็นด้วยกับ
• สินค้าใดที่พบว่าไม่ถูกต้องหรือเสียหายควรส่งคืนโดยเร็วที่สุดและซัพพลายเออร์เปลี่ยนเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า

2.2 อธิบายความต้องการและลำดับความสำคัญสำหรับการสั่งซื้อและจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับองค์กร

เมื่อสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และบริการสำหรับองค์กรให้ตรวจสอบว่ามีความจำเป็นต่อองค์กรจริงหรือไม่และจะช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นมีข้อดีข้อเสียอย่างไรใครต้องการและจะเป็นอย่างไร ข้อดีอื่น ๆ ของการใช้ผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านั้น จัดลำดับความสำคัญของผลิตภัณฑ์ตามความต้องการและสั่งซื้อเฉพาะสินค้าที่จำเป็นที่สุดเนื่องจากการสั่งซื้อทุกอย่างที่ร้องขออาจทำให้เกิดปัญหาในปีงบการเงิน

2.3 อธิบายวัตถุประสงค์ของการมีนโยบายขององค์กรในการรับของขวัญและการต้อนรับ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่จะต้องมีนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อควบคุมความสัมพันธ์ระหว่าง บริษัท พนักงานและสภาพแวดล้อมภายนอก ทุกองค์กรมีนโยบายเกี่ยวกับการรับของขวัญ ใน บริษัท ของเรารับของขวัญหรือการต้อนรับโดยไม่มีการอนุมัติหรือการเปิดเผยเป็นที่ยอมรับไม่ได้ สิ่งนี้จะชี้แจงมาตรฐานสำหรับองค์กรและบอกพนักงานถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและปกป้อง บริษัท หรือองค์กร การรับของกำนัลอาจทำให้เกิดความสงสัยว่าประพฤติตัวไม่เหมาะสม

ตามนโยบายของขวัญและการต้อนรับ

3.1 อธิบายวัตถุประสงค์ของการติดตามและประเมินขั้นตอนการสั่งซื้อและจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการและวิธีการดำเนินการดังกล่าว

การติดตามและประเมินขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการขององค์กร ความสนใจและความเข้มข้นระดับสูงเกี่ยวข้องในระหว่างกระบวนการจัดซื้อ คำสั่งใด ๆ จะต้องได้รับการตรวจสอบและประเมินผลเพื่อหลีกเลี่ยงความสูญเสียสำหรับองค์กร

การตรวจสอบ: ในกระบวนการนี้ผลิตภัณฑ์จะได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง คำสั่งซื้อจะได้รับการตรวจสอบเพื่อดูว่าเสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนดและบรรลุเป้าหมายหรือไม่ซึ่งรวมถึงงบประมาณและความต้องการอื่น ๆ โดยการเฝ้าติดตามเราสามารถดำเนินการที่จำเป็นหากเกิดปัญหาและป้องกันการปฏิบัติที่ไม่ดี

การประเมินผล:นี่ทำเพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าไปสู่วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้แล้ว ในทุกองค์กรควรประเมินผลิตภัณฑ์และบริการเป็นรายเดือนรายไตรมาสหรือรายปีขึ้นอยู่กับความสามารถหรือขีดความสามารถ ช่วยในการติดตามว่าบรรลุวัตถุประสงค์และแผนหรือไม่จึงเป็นการปูทางไปสู่แผนในอนาคต

สิ่งเหล่านี้สามารถทำได้โดย

• จัดทำรายการตรวจสอบเพื่อดูว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดซื้อหรือไม่ เตรียมรายการตรวจสอบพร้อมการสนทนาระหว่างสมาชิกในทีมและสมาชิกขององค์กรเนื่องจากเป็นเรื่องที่ต้องทำกับทุกคนไม่ใช่เฉพาะคุณ
• หากมีข้อกังวลใด ๆ สามารถระบุได้โดยทำตามแผนภูมิหรือกราฟ สามารถระบุพื้นที่เสี่ยงและขอแนวทางแก้ไขได้จากผู้มีประสบการณ์
• คุณควรติดตามและติดตามการจัดซื้อแต่ละครั้งผ่านกระบวนการจัดซื้อทั้งหมด
• ตรวจสอบเสมอว่าวิธีการจัดซื้อที่ใช้นั้นเหมาะสมกับสินค้าหรือบริการที่ได้มาหรือไม่
• จัดทำเอกสารการจัดซื้อและธุรกรรมทั้งหมด

3.2 อธิบายการดำเนินการที่อาจดำเนินการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการสั่งซื้อและจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการ

สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในการสั่งซื้อและจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการได้โดยดำเนินการดังต่อไปนี้:

• สั่งซื้อผ่านระบบที่ บริษัท จัดเตรียมไว้ให้เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาใด ๆ
• เลือก บริษัท ที่คุ้มค่าและมีคุณภาพมากที่สุด
• เก็บรายการสินค้าที่จะสั่งซื้อไว้เสมอหากสั่งซื้อเป็นระยะ ๆ เช่นเดือนละครั้งเพื่อไม่ให้พลาดรายการใด ๆ
• หากคุณไม่ได้รับคำสั่งซื้อตรงเวลาโปรดตรวจสอบกับซัพพลายเออร์เพื่อดูว่าเหตุผลคืออะไร
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกรายการที่ถูกต้องพร้อมรหัสและปริมาณที่ถูกต้องและตรวจสอบอยู่เสมอว่าคำสั่งซื้อที่เกินขีด จำกัด ได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือไม่
• เมื่อได้รับคำสั่งซื้อแล้วให้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และสินค้าที่รับใบแจ้งหนี้และส่งไปยังทีมชำระเงินส่วนกลางเพื่อให้ซัพพลายเออร์ได้รับเงินตรงเวลา

3.3 อธิบายถึงวิธีการคุ้มค่าเงินสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการที่มีให้

การจัดหาสินค้าและบริการสาธารณะทั้งหมดต้องอยู่บนพื้นฐานของความคุ้มค่า ความคุ้มค่าไม่ได้เกี่ยวกับการได้รับราคาเริ่มต้นที่ต่ำที่สุด แต่เกี่ยวกับคุณภาพและต้นทุนสำหรับบริการเชิงคุณภาพ

ความคุ้มค่าที่ดีกว่าจากการจัดซื้อสามารถทำได้หลายวิธี:

• ได้รับระดับหรือคุณภาพของบริการที่เพิ่มขึ้นด้วยต้นทุนเท่าเดิม
• หลีกเลี่ยงการซื้อที่ไม่จำเป็นเพราะจะทำให้เสียเงิน
• การตรวจสอบความต้องการของผู้ใช้ในเชิงคุณภาพ
• คุณสามารถทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ และสั่งซื้อจำนวนมากได้ตลอดเวลาเนื่องจากอาจมีส่วนลดที่ดีกว่าจากการซื้อจำนวนมาก
• ความสัมพันธ์ระหว่างคุณและซัพพลายเออร์จะต้องดีเพื่อให้มีธุรกิจที่คุ้มทุน

เหตุใดการเลือกผลิตภัณฑ์และบริการที่คุ้มค่ากับเงินจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์และบริการสิ่งสำคัญคือต้องเลือกผลิตภัณฑ์ที่แสดงถึงความคุ้มค่าสูงสุดได้ตลอดเวลา สิ่งนี้มีความสำคัญเนื่องจาก:

• มีความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างต้นทุนและคุณภาพและบริการเหล่านี้มีความน่าเชื่อถือที่สุด
• ความคุ้มค่าที่ดีที่สุดทำให้ทั้งซัพพลายเออร์และลูกค้ามีความสุขเมื่อยอดดุลออกจากข้อขัดแย้ง
• ช่วยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์
• ผลิตภัณฑ์เหล่านี้มีอายุการใช้งานยาวนานขึ้นและประหยัดค่าใช้จ่ายเล็กน้อยอื่น ๆ อีกมากมาย ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณดูต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่มีราคาแพงจะมีราคาถูกกว่ามากเมื่อเทียบกับราคารวมตลอดอายุการใช้งานของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อในตอนแรกถูกกว่าและมีค่าใช้จ่ายเล็กน้อยอื่น ๆ ตลอดอายุการใช้งาน
• ระยะเวลาในการจัดส่งจะเร็วขึ้นซึ่งจะช่วยประหยัดความสูญเสียในธุรกิจและการดำเนินงาน
• เงื่อนไขการชำระเงินจะยืดหยุ่นและราคาจะไม่เปลี่ยนแปลงบ่อย
• วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเงินโดยไม่ลดทอนคุณภาพ แต่คุ้มค่าเงินเสมอไปไม่ได้หมายถึงการประหยัดเงิน ตัวอย่างเช่นซัพพลายเออร์ที่ให้บริการที่มีคุณภาพพร้อมการตอบสนองอย่างรวดเร็วในราคาที่สูงกว่าก็ยังคงคุ้มค่าที่สุดเนื่องจากคุณได้รับบริการที่มีคุณภาพสมกับเงินที่คุณได้ใช้ไป