Nvq ระดับ 3: จัดทำเอกสารในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

ทบทวนนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสารทางธุรกิจคุณภาพสูง

ภาพถ่ายโดย Sharon McCutcheon บน Unsplash

บทนำสู่หน่วยนี้

นี่คือหน่วยเสริมกลุ่ม B ที่ระดับ 3 พร้อม 4 หน่วยกิต ผู้สมัครจะมีความรู้อย่างละเอียดและทักษะในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสารคุณภาพสูง พวกเขาจะต้องรู้ว่าทรัพยากรใดที่มีอยู่ในองค์กร / บริษัท และวิธีการใช้งานปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนทั้งหมดในการจัดทำเอกสารใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและอยู่ตามข้อกำหนด

1.1 ยกตัวอย่างเอกสารประเภทต่างๆที่อาจจัดทำขึ้นสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและอธิบายรูปแบบต่างๆที่สามารถใช้ได้

มีเอกสารหลายประเภทที่อาจผลิตในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ เอกสารเหล่านี้ ได้แก่ เอกสารแฟกซ์นามบัตรบันทึกวาระการประชุมนาทีสเปรดชีตแผนภูมิการวิเคราะห์เอกสารข้อมูลจดหมายสไลด์โชว์และอื่น ๆ อีกมากมาย ทั้งหมดมีวัตถุประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน

นามบัตร

ข้อมูลเหล่านี้ใช้เพื่อให้ข้อมูลลูกค้าเกี่ยวกับวิธีการติดต่อ บริษัท อาจเป็นการ์ดขนาดเล็ก

เอกสารแฟกซ์

เอกสารประเภทอื่นที่ใช้ในธุรกิจคือเอกสารแฟกซ์ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์มากในธุรกิจและเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการส่งเอกสาร สิ่งเหล่านี้อยู่ในรูปแบบกระดาษทั้งสีหรือขาวดำ

ระเบียบวาระ

วาระการประชุมบอกคุณว่ากำลังจะเกิดอะไรขึ้น พวกเขาช่วยให้ผู้คนจัดระเบียบเพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาควรทำอะไรและอะไรกำลังจะเกิด สิ่งเหล่านี้อยู่ในรูปแบบกระดาษเมื่อนำไปประชุมและสามารถแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

บันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำใช้สำหรับการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการกับองค์กรและอาจอยู่ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์

นาที

สิ่งเหล่านี้มีรายละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม สิ่งเหล่านี้สามารถพิมพ์เป็นกระดาษสำหรับการประชุมและแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

สเปรดชีต

สิ่งเหล่านี้สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆตั้งแต่เชิงสถิติไปจนถึงเชิงวิเคราะห์ สิ่งเหล่านี้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดการได้ในเล่มเดียวกันหรือเป็นแผ่นงานที่แตกต่างกันตามความต้องการ

แผนภูมิการวิเคราะห์

ซึ่งอาจเป็นกราฟหรือแผนภาพที่ช่วยในการตรวจสอบสถิติประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และสามารถพิมพ์ออกเป็นกระดาษได้เมื่อต้องการ

แผ่นข้อมูล

แผ่นงานเหล่านี้สามารถอยู่ในรูปแบบ word หรือ excel สิ่งเหล่านี้สามารถใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลเฉพาะเพื่อสื่อสารภายในหรือภายนอกองค์กรหรือเพื่อตรวจสอบสถิติและผลการดำเนินงาน

ตัวอักษร

เอกสารเหล่านี้ใช้สำหรับการสื่อสารประเภทต่างๆในทุกแผนกเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ มีตัวอักษรหลากหลายประเภททางการไม่เป็นทางการธุรกิจ ฯลฯ

สไลด์โชว์

เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสาร PowerPoint และใช้เพื่อการสาธิตในการประชุม สิ่งเหล่านี้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และสามารถพิมพ์ออกได้หากจำเป็น

1.2 ยกตัวอย่างและอธิบายรูปแบบต่างๆที่ใช้สำหรับข้อความ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารคุณสามารถตั้งชื่อไฟล์และตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ได้เช่นกัน เมื่อเปลี่ยนรูปแบบก็คือการออกแบบเค้าโครงหรือแบบอักษรที่เปลี่ยนไป เป็นรูปแบบที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงในขณะที่เนื้อหายังคงเหมือนเดิม

โปรแกรมประมวลผลคำแต่ละตัวมีรูปแบบการจัดเก็บของตัวเอง ไฟล์ข้อความจำนวนมากใช้ข้อความธรรมดา (.txt), Rich Text Format (.rtf) เช่นเดียวกับMicrosoft Word (.doc) และตอนนี้. docx แต่มีสิ่งอำนวยความสะดวกใน การนำเข้าและส่งออกในรูปแบบ Word

ไฟล์ RTF สามารถอ่านได้โดยทุกชุดประมวลผลคำและขนาดจะเล็กกว่า

PDF เป็นรูปแบบไฟล์แบบพกพาอื่นที่ไม่สามารถแก้ไขได้ อย่างไรก็ตามมีช่องที่แก้ไขได้บางช่องซึ่งมีกล่องข้อความที่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้ ไฟล์ PDF สามารถแปลงเป็น word และจัดรูปแบบแล้วแปลงกลับเป็น PDF ได้หากจำเป็น แต่ PDF มักจะใช้สำหรับเอกสารสำเร็จรูปที่ไม่ต้องการการแก้ไขเพิ่มเติม หากคุณกำลังส่งเอกสารออกไปให้ผู้อื่นที่ไม่ต้องการหรือไม่ควรแก้ไขขอแนะนำให้ส่งเป็น PDF

1.3 วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดทำเอกสารคุณภาพสูงและน่าสนใจคืออะไร?

เอกสารที่คุณจัดทำขึ้นสำหรับองค์กรของคุณเป็นภาพลักษณ์หรือการแสดงถึงองค์กรของคุณ ดังนั้นจึงสร้างความประทับใจให้กับผู้อ่านโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับมาตรฐานขององค์กรและคุณค่าของลูกค้า เอกสารคุณภาพดียังดูดีในสายตาของผู้อ่านและง่ายต่อการติดตามและอ่าน

เอกสารคุณภาพดีดึงดูดลูกค้าและซัพพลายเออร์จึงช่วยเพิ่มผลกำไรให้กับองค์กร ช่วยในการปรับปรุงด้านต่างๆและเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ในสิ่งที่คุณทำซึ่งจะดึงดูดลูกค้า เอกสารที่จัดทำอย่างเรียบร้อยจะมีคำอธิบายทีละขั้นตอนหรือแผนหรือสถิติของสิ่งที่ขอและจะช่วยระบุจัดการและติดตามความเสี่ยง สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรดูแลและรับผิดชอบต่อลูกค้าของตน

นอกจากนี้คุณภาพของเอกสารของคุณยังสะท้อนถึงตัวคุณ

2.1 อธิบายทรัพยากรต่างๆที่จำเป็นในการจัดทำเอกสารคุณภาพสูงและน่าสนใจ

ทรัพยากรที่คุณอาจต้องใช้ในการจัดทำเอกสารคุณภาพสูงและน่าสนใจคือ

สำหรับการผลิต

1. ผู้ใช้เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องถ่ายเอกสารคุณภาพสูงเพื่อให้คุณได้งานพิมพ์ที่เรียบร้อยและชัดเจน

2. เครื่องพิมพ์คุณภาพสูงสำหรับงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ

3. สแกนเนอร์เพื่อให้คุณสามารถสแกนเอกสารในรูปแบบเดิมได้

4. คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลและใช้งานเครื่องจักรทั้งหมดข้างต้น

5. ซอฟต์แวร์คุณภาพสูงเช่น Microsoft Word สำหรับประมวลผลคำ

6. พนักงานพิมพ์ดีดที่มีความสามารถหรือมีคุณสมบัติเหมาะสมในการผลิตเอกสารเพื่อให้เอกสารจัดทำในรูปแบบและเค้าโครงที่ต้องการ

7. น่าจะเป็นปกหรือเข้าเล่มเพื่อให้ดูเรียบร้อยและเรียบร้อย

เพื่อคุณภาพ

1. รูปภาพเพื่อให้เอกสารดูน่าสนใจและเป็นมิตรมากขึ้น

2. แบบอักษรที่ชัดเจนเพื่อให้ทุกคนอ่านได้โดยไม่ยาก

3. ขนาดตัวอักษรที่เหมาะสมเพื่อให้ทุกคนสามารถอ่านได้

4. เค้าโครงที่เรียบง่ายสำหรับรูปลักษณ์ที่เรียบร้อยและน่าพอใจ

2.2 คุณสามารถใช้ทรัพยากรที่แตกต่างกันเพื่อสร้างเอกสารคุณภาพสูงและน่าสนใจได้อย่างไร

ด้วยการใช้กระดาษคุณภาพสูงเครื่องพิมพ์เลเซอร์เจ็ทที่มีคุณภาพและซอฟต์แวร์ตัดต่อที่ดีสามารถสร้างเอกสารคุณภาพสูงและน่าสนใจได้

2.3 อธิบายเทคโนโลยีประเภทต่างๆที่มีให้สำหรับการป้อนข้อมูลการจัดรูปแบบและการแก้ไขข้อความและคุณสมบัติหลัก

เทคโนโลยีต่างๆที่มีให้สำหรับการป้อนการจัดรูปแบบและการแก้ไขข้อความ ได้แก่:

• คอมพิวเตอร์พร้อมจอภาพคีย์บอร์ดและเมาส์หรือแล็ปท็อป
• เครื่องพิมพ์สแกนเนอร์
• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

วิธีการป้อนข้อความปกติหรือมาตรฐานในคอมพิวเตอร์ (หรือในสมัยก่อนคือเครื่องพิมพ์ดีด) คือการใช้แป้นพิมพ์ อาจเป็นคีย์บอร์ดแบบไร้สายหรือแบบใช้สายหรือทัชแพดก็ได้ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่คุณใช้ ในแป้นพิมพ์ผู้ใช้จะกดปุ่มเฉพาะสำหรับอักขระแต่ละตัวที่ต้องการอินพุตและจะถูกโอนไปยังซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่มีให้ติดตั้งหรือใช้งานบนอุปกรณ์ โดยปกติจะเป็นแอปพลิเคชัน Microsoft word ซึ่งโดยปกติจะใช้สำหรับการประมวลผลคำในองค์กรส่วนใหญ่

การป้อนข้อความอีกรูปแบบหนึ่งคือผ่านเครื่องสแกน เครื่องสแกนสามารถสแกนเป็น JPEG หรือ PDF ขึ้นอยู่กับความต้องการ นอกจากนี้เอกสารที่สแกนยังสามารถแปลงเป็นคำและการเปลี่ยนแปลงได้ในบางกรณี มีซอฟต์แวร์ที่พร้อมใช้งานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

เทคโนโลยีสำหรับการป้อนข้อความ

แป้นพิมพ์ (และเมาส์) ใช้สำหรับป้อนข้อความด้วยตนเอง อาจช้าและ / หรือผิดพลาดได้ง่ายขึ้นอยู่กับทักษะของผู้ใช้แป้นพิมพ์ สิ่งเหล่านี้มีจำหน่ายทั่วไปและมักจะมาพร้อมกับพีซี

เอกสารจะถูกสแกนโดยใช้สแกนเนอร์จากนั้นสามารถแปลงเป็นข้อความโดยใช้ซอฟต์แวร์จดจำอักขระด้วยแสง ความแม่นยำของการแปลงขึ้นอยู่กับคุณภาพของระบบ เอกสารต้นฉบับต้องมีความชัดเจนและมีแบบอักษรที่เหมาะสม ไม่ใช่ทุกระบบที่สามารถรับมือกับกราฟิกบนต้นฉบับได้

เทคโนโลยีที่มีให้สำหรับการจัดรูปแบบและแก้ไขข้อความ

โปรแกรมแก้ไขข้อความที่ง่ายที่สุดคือแผ่นจดบันทึก สามารถใช้สำหรับการแก้ไขขั้นพื้นฐานเท่านั้น คุณไม่สามารถใช้ฟอนต์หรือรูปแบบที่ทันสมัยมากเกินไปหรือแทรกอักขระได้ โดยพื้นฐานแล้วจะใช้สำหรับการแก้ไขและแก้ไขและไม่ใช้พื้นที่ในหน่วยความจำมากเกินไปเนื่องจากขนาดของมันเล็กเกินไปเมื่อเทียบกับตัวประมวลผลคำอื่น ๆ

เมื่อคุณต้องการใช้สไตล์และเค้าโครงที่ทันสมัยโปรแกรมประมวลผลคำที่ดีที่สุดที่จะใช้คือ Microsoft Word มีคุณสมบัติที่สร้างขึ้นมากมายเพื่อให้สามารถแก้ไขแก้ไขและปรับปรุงข้อความได้ในระดับที่สูงขึ้น มีฟอนต์เลย์เอาต์เทมเพลตฟังก์ชันสีและอื่น ๆ ให้เลือกมากมาย เนื่องจากข้อดีเหล่านี้ขนาดของไฟล์จึงค่อนข้างใหญ่เมื่อเทียบกับแผ่นจดบันทึกหรือแผ่นคำเนื่องจากรายละเอียดการจัดรูปแบบเหล่านี้จะถูกบันทึกพร้อมกับอักขระ

ซอฟต์แวร์อื่น ๆ (สเปรดชีตแอปพลิเคชันฐานข้อมูล) ใช้สำหรับการจัดเรียงข้อความและข้อมูลอื่น ๆ นอกจากนี้ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางสถิติและการวิเคราะห์

3.1 ประโยชน์ของการตกลงเกี่ยวกับวัตถุประสงค์เนื้อหารูปแบบและกำหนดเวลาในการผลิตเอกสารมีประโยชน์อย่างไร?

เอกสารทั้งหมด

• เขียนถึงผู้ชมเฉพาะ
• มีข้อความที่สอดคล้องกัน
• ควรมีข้อมูลในเอกสารที่เข้าถึงง่ายชัดเจนถูกต้องและอ่านได้
• เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้จริง
• ควรเข้าถึงผู้ชมที่ต้องการให้ตรงเวลา

เมื่อคุณเขียนเอกสารหรือเตรียมเอกสารจะต้องมีจุดมุ่งหมายเสมอ นอกจากนี้ยังต้องมีเค้าโครงหรือลักษณะบางอย่างสำหรับเอกสารขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์จะมีกำหนดเวลาสำหรับเอกสารด้วย ดังนั้นจึงต้องคำนึงถึงประเด็นเหล่านี้และตกลงกับผู้จัดการของคุณหรือองค์กรหรือทีมไม่ว่าจะเป็นนโยบายและขั้นตอนใด สิ่งนี้จะตัดสินใจว่าเอกสารจะเป็นแบบจำลองที่แน่นอนของสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรหรือไม่และจะช่วยให้คุณสร้างเอกสารโดยไม่มีข้อผิดพลาดและเป็นเอกสารที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ชมที่คุณเข้าถึง ดังนั้นด้วยการวางแผนล่วงหน้าเหล่านี้ให้ดีคุณจะเตรียมเอกสารได้ตรงเวลาโดยเสียเวลาและข้อผิดพลาดน้อยที่สุด

3.2 อธิบายวิธีการจัดระเบียบเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับเอกสารคุณจำเป็นต้องค้นหา

• เอกสารจะนำเสนออย่างไร
• ข้อมูลที่จะรวม
• เอกสารนี้เป็นของใคร
• เอกสารมีความยาวเท่าใด
• วัตถุประสงค์ของเอกสาร
• รูปแบบใดที่จำเป็น
• ร่างแบบคร่าวๆ
• เลือกภาษาที่ถูกต้อง (เป็นทางการ / ไม่เป็นทางการ)

ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเตรียมเอกสารควรจัดเก็บอย่างปลอดภัยโดยมีชื่อไฟล์รายชื่อหรือฐานข้อมูลทรัพยากรที่ชัดเจน วิธีการนำเสนอและจัดระเบียบเอกสารสำเร็จรูปจะขึ้นอยู่กับเอกสารที่จะใช้รูปแบบและเนื้อหา ดังนั้นจึงต้องตกลงกับผู้ริเริ่มและอัปเดตเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ หัวเรื่องย่อยมีประโยชน์เพื่อให้สามารถค้นหาจุดใดจุดหนึ่งได้ง่าย

3.3 อธิบายวิธีการรวมและการจัดวางข้อความและไม่ใช่ข้อความ

ข้อความและข้อความที่ไม่ใช่สามารถรวมเข้ากับ Microsoft Office Word ได้อย่างง่ายดาย Microsoft office word ช่วยให้คุณสามารถแทรกรูปภาพกราฟภาพตัดปะและตัดข้อความรอบ ๆ และช่วยให้คุณสามารถใช้งานคุณสมบัติต่างๆเพื่อให้ได้รูปแบบที่สอดคล้อง มีคุณสมบัติที่แตกต่างกันมากมายที่สามารถใช้ได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังมีแอปพลิเคชันสำนักงานอื่น ๆ อีกมากมายที่ช่วยในการรวมและจัดวางข้อความและไม่ใช่ข้อความเช่น excel และ PowerPoint ช่วยในการรวมข้อความและข้อความที่ไม่ใช่ในสเปรดชีตและสไลด์ แอปพลิเคชันใดที่เคยใช้การจัดรูปแบบและกระบวนการอื่น ๆ ต้องทำโดยคำนึงว่าคุณต้องการให้เอกสารผลลัพธ์มีลักษณะอย่างไร

3.4 คุณจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์อย่างไรเช่นการสะกดและไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนความถูกต้อง ทำไมคุณถึงทำเช่นนี้?

โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่มีตัวตรวจสอบการสะกด ดังนั้นเมื่อคุณพิมพ์อะไรลงในคอมพิวเตอร์ก็จะมีการตรวจสอบการสะกดอยู่ตลอดเวลา ตัวตรวจการสะกดไม่ถูกต้องทั้งหมดและหากคุณพิมพ์คำอื่นแทนคำที่ต้องการตัวตรวจสอบการสะกดจะไม่ระบุคำนั้น คุณจะต้องมีพจนานุกรม เครื่องตรวจตัวสะกดจะไม่มีคำทั้งหมดดังนั้นคุณจะต้องเพิ่มคำศัพท์ใหม่เสมอเมื่อคุณต้องการใช้ในพจนานุกรม นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มคำและชื่อที่คุณใช้ซ้ำ ๆ แต่ไม่ได้อยู่ในพจนานุกรมเพื่อป้องกันการตรวจสอบการสะกดเสมอ

หลังจากตรวจตัวสะกดเสร็จแล้วคุณควรตรวจสอบไวยากรณ์ด้วยแม้ว่าตัวตรวจสอบไวยากรณ์จะไม่ค่อยดีนักและจะไม่เลือกข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทั้งหมดออกไป ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะอ่านเอกสารด้วยตัวเองครั้งหรือสองครั้งแม้ว่าการตรวจสอบเหล่านี้จะเสร็จสิ้นแล้วก็ตามและหากทำได้ก็ควรให้ผู้มีประสบการณ์ท่านอื่นอ่านเพราะเรามักจะไม่เห็นข้อผิดพลาดทั้งหมดในเอกสารที่เขียนขึ้นเอง.

ตรวจสอบความถูกต้องและความถูกต้องเนื่องจากเอกสารเป็นภาพลักษณ์ขององค์กรและต้องมีมาตรฐานสูง นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณพยายามอธิบายหรือนำเสนอได้อย่างง่ายดาย

มีทั้งโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลและทางกายภาพสำหรับเอกสาร

3.5 อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยและมั่นคง ยกตัวอย่างว่าคุณจะทำอย่างไร

เอกสารสำคัญไม่ว่าจะเป็นรายย่อยหรือรายใหญ่ต้องจัดเก็บอย่างปลอดภัยและปลอดภัยตามนโยบายและขั้นตอนขององค์กร อาจเป็นได้ทั้งที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลหรือที่เก็บข้อมูลทางกายภาพขึ้นอยู่กับความต้องการและคำนึงถึงลักษณะที่เป็นความลับ ที่เก็บข้อมูลดิจิทัลอาจเป็นเซิร์ฟเวอร์ไดรฟ์หรือแฟลชไดรฟ์ขององค์กรซึ่งทั้งหมดปลอดภัย ตู้เก็บของทางกายภาพอาจเป็นตู้เก็บเอกสาร ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามจะถูกจัดเก็บไว้สำหรับการอ้างอิงในอนาคตและด้วยเหตุนี้จึงมีความสำคัญ เราต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลด้วย

ไฟล์และบันทึกควรได้รับการจัดเก็บเพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับเพื่อความปลอดภัยของเอกสาร / ข้อมูลดังกล่าวและมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น ข้อมูลต้องได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยดังนั้นจึงไม่สามารถเปิดเผยต่อบุคคลที่สามได้หากปราศจากการอนุญาต เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากข้อมูลใด ๆ ที่ไม่ปลอดภัยสามารถแพร่กระจายไปทั่วอินเทอร์เน็ตได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกงานและรักษาความปลอดภัยอย่างถูกต้อง

นอกจากนี้คุณควรบันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในเอกสารภาพวาดหรือแผ่นงานที่คุณกำลังทำงานอยู่ให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ในกรณีที่ไฟดับหรือคอมพิวเตอร์ขัดข้อง

ทุกวันนี้ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องพึ่งพาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ดังนั้นจึงควรมีโซลูชันสำรองที่ดี องค์กรของเราสำรองข้อมูลทุกคืนไปยังเซิร์ฟเวอร์และสามารถเข้าถึงสื่อภายนอกได้ทุกที่ที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหายของข้อมูลภายใต้การล่มที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

3.6 วัตถุประสงค์ของการรักษาความลับและการปกป้องข้อมูลในการเตรียมเอกสารคืออะไร?

การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลอาจนำไปสู่ผลร้ายแรง คงไม่มีความสำคัญของธุรกิจใดมากไปกว่าการปกป้องข้อมูลและการรักษาความลับ ช่วยรักษา บริษัท ค่านิยมและความไว้วางใจจากลูกค้า

3.7 วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการกำหนดเวลาประชุมคืออะไร?

สิ่งสำคัญคือต้องตรงตามกำหนดเวลาเพราะช่วยประหยัดเวลาเงินและทรัพยากรและเราต้องการนำหน้าคู่แข่งอยู่เสมอ

จุดประสงค์และประโยชน์ของการกำหนดเวลาประชุมคือคุณประหยัดค่าใช้จ่ายทางการเงินเช่นการลดต้นทุนและช่วยประหยัดเวลาอันมีค่า หากไม่เป็นไปตามกำหนดเวลาคุณจะใช้จ่ายเงินมากขึ้นกับงานที่รอดำเนินการแล้วเสร็จและส่งผลต่อการหมุนเวียนโดยรวมจึงส่งผลต่องบประมาณของคุณอย่างมาก

การไม่ตรงตามกำหนดส่งผลทางอ้อมต่อแผนกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย ตัวอย่างเช่นแผนกการเงินแผนกเงินเดือนและแผนกบัญชีและแผนกอื่น ๆ ทั้งหมดที่เชื่อมต่อ จากนั้นจะส่งผลกระทบต่อรายได้หรือกำไรโดยรวมขององค์กรซึ่งจะมีผลต่อเงินเดือนพนักงานการขึ้นเงินเดือนและโบนัส