"การสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และบริการ": ข้อความส่วนตัว (สำหรับการสอบธุรกิจและการบริหาร nvq)

ในการบริหาร บริษัท และองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดจะต้องถูกจัดวางในเวลาที่เหมาะสม ทุก บริษัท มีซัพพลายเออร์ของตัวเอง พวกเขารวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์และผลิตภัณฑ์ผ่านแหล่งต่างๆ องค์กรของเราใช้ __________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ในการสั่งซื้อเครื่องเขียนในอดีตและเพิ่งย้ายไปที่ _______________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) เนื่องจากพบว่าคุ้มค่ากว่า เปรียบเทียบต้นทุนของผลิตภัณฑ์และใบเสนอราคาโดยรวมที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ บริษัท ที่ให้บริการที่ดีที่สุดพร้อมกับคุณภาพจะถูกเลือกให้บริการ

เราติดต่อซัพพลายเออร์และหากเป็นไปได้จัดให้มีการไปเยี่ยมซัพพลายเออร์เพื่อดูคุณภาพของบริการที่พวกเขาให้ บริษัท ของเราใช้บริการจาก _____________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) โดยทั่วไปแล้วการเยี่ยมชมจะจัดขึ้นเพื่อตรวจสอบว่าเป็นไปตามนโยบายและขั้นตอนทั้งหมดหรือไม่และจะเป็นสถานที่ที่ปลอดภัยและดีกว่าสำหรับลูกค้าหรือไม่ นอกจากนี้เรายังตรวจสอบเพื่อดูราคาเพื่อค้นหาคุณภาพและบริการที่ดีที่สุด

เราขอสินค้าและบริการอย่างไร

หลังจากเลือกซัพพลายเออร์แล้วเรายังคงรับบริการจากพวกเขา คำสั่งซื้อทุกเดือนจะถูกวางตามความต้องการสำหรับบริการอื่น ๆ เมื่อขอบริการหรือผลิตภัณฑ์เราจะต้องระบุความต้องการและข้อกำหนดอย่างชัดเจน เราจดชื่อผลิตภัณฑ์รหัสถ้ามีปริมาณและต้นทุน สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อฉันทราบถึงผลิตภัณฑ์และบริการ

เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์และบริการผู้จัดการสำนักงานของฉันติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์และรับคำเสนอราคาจากซัพพลายเออร์หลายราย ซัพพลายเออร์ยังจัดหาผลิตภัณฑ์ตัวอย่างให้เราตรวจสอบเพื่อดูคุณภาพ หลังจากศึกษาต้นทุนและคุณภาพอย่างละเอียดแล้วผู้จัดการสำนักงานของฉันจะตัดสินใจว่าจะไปกับ บริษัท ใดและรับบริการจากพวกเขา

คุณภาพเป็นสิ่งสำคัญมากในการเลือกใช้บริการและผลิตภัณฑ์ ต้องเป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้า สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือบริการเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานอย่างไร

สิ่งสำคัญอีกอย่างที่ควรคำนึงถึงคือการซื้อเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่เราต้องการโดยคำนึงถึงความต้องการของลูกค้าและพนักงาน หากไม่ใช่เงินที่ใช้ไปกับสิ่งของที่ไม่ต้องการจะกลายเป็นขยะ การวางแผนที่ชัดเจนช่วยประหยัดงบประมาณ

เมื่อพบซัพพลายเออร์และผลิตภัณฑ์ผู้จัดการธุรกิจจะติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์ต่างๆเพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด ซึ่งจะช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายและอยู่เหนืองบประมาณ

เมื่อติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์ทุกคนต้องรักษาความเป็นมืออาชีพและชำระเงินตรงเวลาและไล่ตามคำสั่งซื้อและการจัดส่ง เราตรวจสอบให้แน่ใจว่าเราทำการสั่งซื้อล่วงหน้าและให้เวลาซัพพลายเออร์เพียงพอที่จะส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการได้ทันเวลา

การสั่งซื้อการรับและทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาและรับสินค้าและบริการเป็นของสิ่งที่เรียกว่าซัพพลายเชน ห่วงโซ่อุปทานเริ่มตั้งแต่วัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์จนถึงผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบให้กับผู้บริโภครวมถึงทุกคนเช่นผู้ค้าส่งผู้ค้าปลีก ฯลฯ ในระหว่างนั้น ดังนั้นทุกคนที่รวมอยู่ในห่วงโซ่นี้จึงต้องรับผิดชอบต่อประสิทธิภาพและคุณภาพ

เมื่อสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ฉันใช้ความระมัดระวังอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าฉันได้ระบุรายละเอียดที่ชัดเจนของผลิตภัณฑ์ที่ฉันต้องการซึ่งรวมถึงรหัสขนาดสีและรายละเอียดที่จำเป็นอื่น ๆ ฉันตรวจสอบเพื่อดูว่าสินค้าทั้งหมดตามออเดอร์จำเป็นและใครต้องการบ้าง ฉันจัดลำดับความสำคัญของคำสั่งซื้อตามความต้องการและสั่งเฉพาะรายการที่จำเป็นเท่านั้น จากนั้นฉันจะได้รับอนุญาตจากผู้จัดการของฉัน ผมสั่งซื้อสินค้าโดยใช้ระบบที่เรียกว่า ____________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ)สั่งซื้อผ่านแคตตาล็อกของซัพพลายเออร์ที่มีอยู่แล้วในระบบ เมื่อเราได้รับคำสั่งซื้อแล้วพวกเขาจะถูกตรวจสอบอย่างละเอียดกับใบแจ้งหนี้เพื่อดูว่าเราได้รับสินค้าทั้งหมดตามใบแจ้งหนี้จากนั้นจึงเซ็นใบเสร็จรับเงิน นอกจากนี้ฉันยังได้รับสินค้าที่สั่งซื้อในวันที่ ____________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) เพื่อแจ้งเตือนทีมการชำระเงินว่าเราได้รับคำสั่งซื้อแล้ว ระบบสร้างหมายเลขใบสั่งซื้อ จากนั้นฉันจะเขียนหมายเลขใบสั่งซื้อในใบแจ้งหนี้และโพสต์ไปยังทีมชำระเงินซึ่งเป็นผู้จ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์

การติดตามและประเมินคำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อเมื่อวางจะได้รับการตรวจสอบเพื่อติดตามสิ่งที่เกิดขึ้น คำสั่งซื้อจะได้รับการตรวจสอบสำหรับการจัดส่งที่รวดเร็วและคุณภาพเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น การสั่งซื้ออุปกรณ์ ICT ทำได้ผ่านฝ่ายบริการ ICT ของเราและทุกผลิตภัณฑ์ตั้งแต่การสั่งซื้อจนถึงการจัดส่งจะได้รับการติดตาม

คำสั่งซื้อและบริการจะได้รับการประเมินทุกเดือนเพื่อตรวจสอบว่าสอดคล้องกับคุณภาพและประสิทธิภาพที่กำหนดหรือไม่ นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงการแสดงและหาวิธีปรับปรุงการแสดงเพราะจะไม่ส่งผลกระทบต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่เป็นทีมและองค์กรด้วย

เมื่อการติดตามและประเมินผลเสร็จสิ้นสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องได้ สามารถปรับปรุงได้โดยการเลือก บริษัท ที่เหมาะสมและใช้ระบบที่เหมาะสมในการสั่งซื้อ ฉันมักจะมีรายการสินค้าที่ต้องสั่งซื้อ ฉันยังส่งอีเมลถึงทีมเพื่อขอความต้องการของพวกเขาจากนั้นตรวจสอบและจัดเรียงตามคำสั่งซื้อ หากฉันไม่ได้รับคำสั่งซื้อตรงเวลาฉันจะติดต่อกับผู้จัดการสำนักงานของฉันซึ่งจะไล่ตามซัพพลายเออร์ เมื่อได้รับคำสั่งซื้อฉันจะรับสินค้าในระบบเพื่อให้ซัพพลายเออร์ได้รับเงินตรงเวลา

เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าจะได้รับบริการและผลิตภัณฑ์ที่คุ้มค่าที่สุด

เราทำงานเป็นทีมร่วมกันเพื่อให้คุ้มค่ากับบริการที่เราจัดหาและรับ ความคุ้มค่าที่ดีกว่าคือการมีผลิตภัณฑ์เชิงคุณภาพที่เหมาะสมในราคาที่ถูกกว่า เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้เราจะต้องเจรจากับซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการเราหลีกเลี่ยงการซื้อที่ไม่จำเป็น เราสั่งซื้อจำนวนมากในกรณีที่จำเป็นเนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย เพื่อรักษาทั้งหมดนี้เรารักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์

ฉันจำได้ว่าติดต่อประสานงานกับ ____________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) เมื่อ 3 สัปดาห์ก่อนเมื่อพยายาม ______________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) สำหรับลูกค้า _______________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) แจ้งให้ฉันทราบว่าพวกเขาจะไม่สามารถให้บริการได้เนื่องจากไม่แน่ใจว่ามีใครต้องการบริการนั้นหรือไม่ ฉันทันทีที่แจ้งให้ทราบของการสูญเสียสำหรับองค์กรของเราถ้าลูกค้าที่ไม่ได้ ___________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ)องค์กรของเราจะจ่ายเงินสำหรับการบริการโดยที่ไม่มีใครได้รับเนื่องจากเป็น __________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) . ผู้หญิงคุยโทรศัพท์กับผู้จัดการของเธอแล้วตกลงว่าจะไปตามสิ่งที่ฉันขอ นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยประหยัดเงินให้กับองค์กร

พนักงานที่ทำงานในองค์กรของเราไม่ได้รับอนุญาตให้รับของขวัญหรือการต้อนรับใด ๆ โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือเปิดเผย นโยบายระบุว่า“ ___________________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ” หากพนักงานคนใดไม่ปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนขององค์กรพนักงานเหล่านั้นจะถูกดำเนินการอย่างเป็นทางการและอาจนำไปสู่การเลิกจ้างเพราะจะเป็นการประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรง

เราได้รับการสื่อสารจากผู้ให้บริการเสมอเกี่ยวกับบริการใหม่ที่พวกเขามีให้ พวกเขาส่งแผ่นพับที่ปรับปรุงแล้วซึ่งเรามอบให้กับลูกค้าที่ต้องการ การสื่อสารใด ๆ ที่ฉันได้รับจะเรียงซ้อนกับทีมและแผนกอื่น ๆ ที่ฉันคิดว่าจะต้องใช้

เมื่อทำการสั่งซื้อฉันมีขีด จำกัด______________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) สำหรับการอนุญาต นอกจากนี้เมื่อมีใบแจ้งหนี้ในปริมาณที่มากขึ้นหรือบริการหรือเมื่อต้องสั่งซื้อในจำนวนที่สูงขึ้นฉันจะตรวจสอบและตรวจสอบว่าเป็นสิ่งที่เราต้องการจริงๆหรือไม่จากนั้นจึงดำเนินการสั่งซื้อต่อไป.

เมื่อสั่งซื้อสินค้าฉันตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับสิ่งที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นเมื่อสั่งซื้อเครื่องแฟกซ์ฉันได้เจรจากับผู้จัดการและทีม ICT ของฉันสำหรับเครื่องที่มีราคาแพงเนื่องจากเครื่องราคาถูกใช้หมึกหรือริบบอนมากเกินไปทำให้เสียเงินมากกว่าในขณะที่เครื่องราคาแพงใช้หมึกน้อย ฉันหยิบยกข้อโต้แย้งของการใช้จ่ายเพียงครั้งเดียวแล้วประหยัดเงินหลังจากนั้นแทนที่จะซื้อเครื่องจักรราคาถูกซึ่งเราจะต้องใช้เงินทุกครั้ง

เมื่อสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และบริการฉันต้องแน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามและปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนขององค์กร ฉันตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่ฉันได้รับเป็นใบแจ้งหนี้ของแท้และเป็นต้นฉบับและไม่ได้คัดลอกใบแจ้งหนี้ ฉันสั่งซื้อผลิตภัณฑ์กับ บริษัท ที่เราทำสัญญาและได้รับอนุญาตให้สั่งซื้อเท่านั้น

เมื่อผมติดต่อประสานงานกับ ____________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) สำหรับการให้บริการสำหรับลูกค้าเมื่อไม่มี ___________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ที่มีอยู่ผมแนะนำให้ทีมที่จะขอให้ ___________ (ถอดออกมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ด้วยวิธีนี้เราจะใช้เงินที่เราจ่ายไปโดยไม่ปล่อยให้บริการของเราไม่ได้ใช้งานจึงไม่สูญเปล่าหรือเสียเงิน

การตรวจสอบและติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการ

เมื่อเลือกซัพพลายเออร์สำหรับเครื่องเขียนหรือบริการดูแลผู้จัดการและผู้อาวุโสจะประชุมร่วมกันและหากจำเป็นพวกเขาจะนัดพบผู้ให้บริการเพื่อดูว่าพวกเขาดีพอสำหรับลูกค้าหรือไม่จากนั้นจึงตกลงทำสัญญาการให้บริการ เมื่อทำการสั่งซื้อเครื่องเขียนฉันยอมรับสำหรับผลิตภัณฑ์ที่จะอยู่ในขีด จำกัด การอนุญาตของฉันและฉันมักจะตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าฉันสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ที่ต้องการไม่ใช่สินค้าที่ไม่ต้องการ เมื่อเกินขีด จำกัด ของฉันฉันขอคำแนะนำจากผู้จัดการของฉันและอธิบายให้เธอฟังว่าเหตุใดจึงสำคัญก่อนที่จะดำเนินการสั่งซื้อต่อ

เมื่อติดต่อประสานงานกับผู้ให้บริการฉันรักษาความเป็นมืออาชีพ ฉันเจรจาเกี่ยวกับบริการที่เราต้องการเพื่อให้เราสามารถทำสิ่งที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าของเรา ดังที่ได้อธิบายไว้ข้างต้นฉันได้พูดกับบ้านเพื่อป้องกันการสูญเสียเงินสำหรับองค์กรของเราซึ่งอยู่ในอำนาจของฉัน

เมื่อมีการให้บริการสำหรับลูกค้าฉันจะส่งสัญญาซึ่งเป็นสัญญาระหว่างผู้ให้บริการลูกค้าและองค์กรของเรา เราในฐานะองค์กรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเราทุกคนปฏิบัติตามสิ่งที่ลงนามในสัญญา บริการที่ให้จะได้รับการตรวจสอบและตรวจสอบอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามสัญญาและกฎหมายขององค์กร ปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นจะนำไปสู่การจัดการที่สูงขึ้นและมีการอภิปรายและตัดสินใจโดยมีการประชุมเร่งด่วน

มีการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อหารือเกี่ยวกับผู้ให้บริการ ปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังและบริการที่ได้รับจะถูกระงับชั่วคราวหรือถาวรโดยคำนึงถึงความเป็นอยู่ที่ดีของลูกค้า