วางแผนและจัดการประชุม: ประกาศนียบัตรระดับ 3 ในธุรกิจและการบริหารระดับ nvq

ทบทวนประเด็นสำคัญของการวางแผนและจัดการประชุมในหน่วยนี้

ภาพโดย Christina @ wocintechchat.com บน Unsplash

บทนำสู่หน่วยนี้

หน่วยนี้เป็นหน่วยเสริมกลุ่ม B ที่ระดับ 3 โดยมีหน่วยกิตทั้งหมด 5 หน่วยกิต บทนี้ช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจการเตรียมการและการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับการวางแผนและการจัดการประชุมวิธีเตรียมการประชุมวิธีสนับสนุนการดำเนินการประชุมและวิธีติดตามผลการประชุม

นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างข้อความส่วนตัวสำหรับหน่วยนี้ด้วย!

1.1 อธิบายบทบาทของบุคคลการวางแผนและการจัดการประชุม

เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผนและการเตรียมการที่ดี สองขั้นตอนนี้ใช้เวลาพอสมควร

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อวางแผนการประชุม:

• ค้นหารายละเอียดพื้นฐานของการประชุม: ประเภทของการประชุมจำนวนงบประมาณที่สามารถใช้จ่ายได้จำนวนผู้เข้าร่วมสถานที่ที่จะจัดประชุมและรายละเอียดอื่น ๆ
• ค้นหาจุดมุ่งหมายของการประชุม
• ค้นหาบทบาทของแต่ละคนที่เข้าร่วมจากทีม
• จัดระเบียบรายการตรวจสอบและใส่วันที่ทั้งหมดลงในปฏิทินเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมหรือกิจกรรมต่างๆจะไม่ขัดแย้งกัน
• หากต้องมีการจัดกำหนดการประชุมเป็นระยะเพื่อตรวจสอบการดำเนินการสามารถวางการประชุมที่จัดซ้ำทุกเดือนหรือทุก ๆ ปักษ์ในปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ได้

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อจัดการประชุม:

• เข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างถ่องแท้
• ค้นหาข้อ จำกัด ด้านเวลาของบุคคลที่จะมีส่วนร่วมในการประชุมเพื่อกำหนดเวลาที่ดีที่สุดในการจัดการประชุมเพื่อไม่ให้ขัดแย้งกับการนัดหมายอื่น ๆ
• เลือกสถานที่ที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย
• วางแผนระยะเวลาของการประชุมโดยพิจารณาจากผู้เยี่ยมชมและจำนวนประเด็นที่ต้องพูดคุย
• วางแผนว่าจะมีเครื่องดื่มอะไรบ้างและใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ
• รวบรวมวาระการประชุมและจัดทำในรูปแบบและลำดับที่เหมาะสม
• หากต้องกระจายความรับผิดชอบไปยังผู้คนที่แตกต่างกันให้จดรายการว่าใครจะทำอะไร!
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่อำนวยความสะดวกในการประชุมรู้ว่าต้องทำอะไรในการประชุมและกำหนดเวลาให้การประชุมนานเท่าใด

1.2 อธิบายการประชุมประเภทต่างๆและคุณสมบัติหลักของการประชุม

มีการประชุมหลากหลายประเภท การประชุมแตกต่างกันไปตาม:

• จำนวนคนที่เข้าร่วมการประชุม
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• ขนาดขององค์กร
• ผู้เป็นประธานการประชุม
• ความยาวของการประชุม

ประเภทพื้นฐานของการประชุมมีดังนี้

• การประชุมแบบยืน: เป็นการประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำทุกสัปดาห์หรือรายปักษ์กับผู้จัดการเกี่ยวกับโครงการใด ๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ การประชุมเหล่านี้จะดำเนินไปจนเสร็จสิ้นโครงการและมีรูปแบบทั่วไปสำหรับวาระการประชุมและรายงานการประชุม
• การประชุมเฉพาะเรื่อง: การประชุมจัดขึ้นเพื่ออภิปรายหัวข้อเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานหรือโครงการ
• การนำเสนอ: การประชุมที่จัดขึ้นโดยทั่วไปเพื่อแจ้งให้ทีมทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในกระบวนการและขั้นตอน ในการประชุมครั้งนี้มีผู้นำเสนอหรือสองคนและในตอนท้ายผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสถามคำถาม
• การประชุม: การประชุมที่จัดขึ้นโดยมีการวางแผนและโครงสร้างที่สำคัญและมีการดูแลโดยประธานกรรมการ จำนวนผู้เข้าร่วมขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุม
• การประชุมฉุกเฉิน: การประชุมจัดขึ้นอย่างกะทันหันโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากนักเพื่อแก้ไขวิกฤตภายในหรือภายนอกองค์กร สมาชิกทุกคนในทีมจะต้องเข้าร่วมการประชุม
• สัมมนา: การประชุมส่วนใหญ่จัดขึ้นเพื่อจุดประสงค์ทางการศึกษาและนำโดยผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่ง

1.3 อธิบายวิธีการวางแผนการประชุมที่บรรลุจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันไว้

การประชุมจำเป็นต้องมีการวางแผนด้วยความใส่ใจและรายละเอียดอย่างมากเนื่องจากการประชุมเหล่านี้มีบทบาทสำคัญมากในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ก่อนอื่นเตรียมรายการตรวจสอบสำหรับการประชุม

รายการตรวจสอบการประชุม:

• ตรวจสอบว่าได้ตั้งเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมและเป็นจริงหรือไม่
• ตรวจสอบดูว่าทุกคนสามารถเข้าถึงสถานที่จัดประชุมได้หรือไม่
• ตรวจสอบว่าวันและเวลาที่ผู้เข้าร่วมทุกคนสะดวกหรือไม่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประธานทราบถึงวาระการประชุม
• เตรียมวาระการประชุมที่สามารถบรรลุเป้าหมายทั้งหมด
• ตรวจสอบว่ามีการพิมพ์วาระการประชุมและพร้อมหรือไม่ทรัพยากรพร้อมสำหรับการประชุมและคำเชิญทั้งหมดถูกส่งออกไปแล้ว
• ตรวจสอบว่าประธานคนรับนาทีและผู้นำเสนอพร้อมหรือไม่และเครื่องดื่มทุกอย่างพร้อมแล้ว

การวางแผน: วางแผนการประชุมร่วมกับประธานและผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดรวมถึงประเภทของการประชุมวัตถุประสงค์งบประมาณที่มีจำนวนผู้เข้าร่วมสถานที่และรายละเอียดพื้นฐานอื่น ๆ

ข้อกำหนดของสถานที่:เมื่อเลือกสถานที่สำหรับการประชุมให้ดูที่วัตถุประสงค์ของการประชุมและจำนวนผู้เข้าร่วมและดูว่าสถานที่นั้นสามารถเข้าถึงได้ดีหรือไม่ ตรวจสอบกับสถานที่เพื่อดูว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นสำหรับการประชุมหรือไม่ แจ้งประธานและผู้เข้าร่วมประชุมด้วยหากจำเป็นและรับแนวคิดหากจำเป็นเกี่ยวกับความคาดหวังที่มีต่อสถานที่จัดงานเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากหรือความล้มเหลวของการประชุม

ผู้เข้าร่วมและคำเชิญเป้าหมาย: ระบุรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมอย่างชัดเจนและส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม ถามว่าพวกเขาจะคุยอะไรและต้องใช้เวลานานแค่ไหน ด้วยวิธีนี้คุณสามารถคำนวณความยาวของการประชุมได้

1.4 อธิบายวัตถุประสงค์ของการตกลงในบทสรุปสำหรับการประชุม

ข้อความสั้น ๆ คือบันทึกสั้น ๆ ว่าการประชุมนั้นเกี่ยวกับอะไร: จุดประสงค์ใครจะเข้าร่วมและทำไมพวกเขาจะเข้าร่วม

บทสรุปช่วยให้เรามุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของการประชุมและผลลัพธ์ของการประชุมและช่วยให้การสร้างทีมมีประสิทธิผล

บทสรุปที่ดีจะต้องสั้นชัดเจนและเน้นความคิดทั้งหมดที่ต้องการสื่อ สิ่งนี้จะทำให้เข้าใจชัดเจนว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรโดยไม่สับสน

โดยย่อจะต้องชัดเจนมากเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ขนาดของสถานที่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุม

1.5 อธิบายวิธีการระบุสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมประเภทต่างๆ

เมื่อเลือกสถานที่สำหรับการประชุมมีบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึง

• ความเหมาะสม : ตรวจสอบดูว่าสถานที่นั้นใหญ่พอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดหรือไม่
• สถานที่ : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่นั้นอยู่ในสถานที่ที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• วางจำหน่าย: ตรวจสอบว่าสถานที่นั้นว่างในวันที่ขอหรือไม่เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดหวังในนาทีสุดท้าย อาจสร้างปัญหาเพิ่มเติมโดยไม่ทราบว่าสถานที่จัดงานไม่พร้อมให้บริการหลังจากได้จัดเตรียมการทั้งหมดและผู้เข้าร่วมทั้งหมดมาถึงแล้ว
• ขนาด : ตรวจสอบดูว่าสถานที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมและทรัพยากรที่พวกเขาต้องการได้ทั้งหมดหรือไม่และมีความช่วยเหลือในการใช้ทรัพยากรที่จำเป็นหรือไม่
• สิ่งอำนวยความสะดวก: ตรวจสอบสถานที่เพื่อดูว่าคุณสามารถจัดการประชุมที่นั่นได้หรือไม่โดยไม่มีปัญหาในการใช้ทรัพยากร
• ค่าใช้จ่าย: ตรวจสอบด้วยว่าสถานที่จัดงานนั้นเหมาะกับงบประมาณหรือไม่และคุ้มค่าหรือไม่

1.6 อธิบายประเภทของทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการประชุมประเภทต่างๆ

ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการประชุม

• เอกสารการเขียน: จดบันทึกในการประชุม
• Overhead Projector: เพื่อสาธิตหรือแสดงเอกสารหรือสไลด์
• กระดานดราย: สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ที่แสดงความคิดเห็นสามารถเขียนสิ่งต่างๆหรือความคิดให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัย
• พีซี / แล็ปท็อป: ใช้ร่วมกับเครื่องฉายภาพเหนือศีรษะสำหรับการแสดงสไลด์โชว์หรือเอกสาร
• พิมพ์ข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ: ซึ่งรวมถึงวาระการประชุมและเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจต้องการเพื่อติดตามการประชุมโดยไม่มีปัญหาใด ๆ

1.7 สรุปประเด็นหลักที่ควรครอบคลุมโดยระเบียบวาระการประชุมและเอกสารการประชุม

มีการเตรียมวาระการประชุมก่อนการประชุมและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เป็นรายชื่อหัวข้อที่จะนำมาอภิปราย

ต้องมีวาระการประชุม:

• คำอธิบายสั้น ๆ ของวัตถุประสงค์การประชุม
• รายการหัวข้อที่จะกล่าวถึง
• รายชื่อที่ระบุว่าใครจะพูดถึงแต่ละหัวข้อและนานแค่ไหน
• เวลาวันที่และสถานที่ของการประชุมและข้อมูลพื้นฐานใด ๆ ที่ผู้เข้าร่วมจะต้องทราบเพื่อจัดการอภิปรายในหัวข้อการประชุม

เอกสารการประชุมเป็นบันทึกของ

• เหล่านั้นในปัจจุบัน
• เวลาที่การประชุมเริ่มต้นและเสร็จสิ้น
• หัวข้อทั้งหมดที่กล่าวถึง; ไม่ควรทิ้งอะไรไว้

1.8 อธิบายวัตถุประสงค์ของความต้องการและข้อกำหนดพิเศษของผู้เข้าร่วมประชุมและให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการประชุม

ผู้จัดการประชุมจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้รับการตอบสนอง เตรียมพร้อมเสมอหากคุณได้รับมอบหมายบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง หากคุณกำลังกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ดำเนินการล่วงหน้า คุณอาจถูกขอให้นำอาหารหรือเครื่องดื่ม

• หากคุณเพิ่งเข้าร่วมการประชุมคุณควรนำปากกาอย่างน้อยสองด้ามและกระดาษเพียงพอสำหรับจดบันทึก
• หากคุณรับผิดชอบในการจัดอาหารและเครื่องดื่มสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมให้ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมคนใดมีข้อกำหนดพิเศษด้านอาหารหรือไม่
• หากเก้าอี้หรือลำโพงจำเป็นต้องใช้แล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้งและพร้อมใช้งาน
• หากผู้เข้าร่วมงานพิการทางร่างกายและต้องการการเตรียมการพิเศษในการเข้าถึงตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับบุคคลนั้นในสถานที่
• ตรวจสอบกับสถานที่เกี่ยวกับวันที่และเวลาของการประชุมและสถานที่จะว่างตลอดเวลาหรือไม่
• หากผู้เข้าร่วมประชุมต้องการที่อยู่และเส้นทางโปรดส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดล่วงหน้า

ให้ผู้เข้าร่วมภายนอกบรรยายสรุปเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมและการมอบหมายงานของแต่ละคน

1.9 อธิบายข้อกำหนดด้านสุขภาพความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นต้องพิจารณาเมื่อจัดการประชุม

สุขภาพความปลอดภัยและความมั่นคงเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาในขณะดำเนินการประชุม

• ตรวจสอบดูว่าสถานที่นั้นเป็นโครงสร้างที่ปลอดภัยสำหรับประเภทของการประชุมหรือไม่
• ตรวจสอบว่ามีการยึดสายไฟฟ้าอย่างถูกต้องและไม่พาดลงบนพื้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ที่จะใช้เช่นแล็ปท็อปและ OHP นั้นทำงานได้ดีและผ่านการทดสอบ ICT เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านความปลอดภัย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารลับใด ๆ ที่นำเข้าร่วมการประชุมจะไม่ถูกทิ้งไว้เบื้องหลังและจะถูกนำกลับมาอย่างปลอดภัย นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารเหล่านั้น

1.10 อธิบายวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการบรรยายสรุปประธานก่อนการประชุม

ประธานการประชุมควรได้รับการบรรยายสรุปเกี่ยวกับการประชุมเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในการประชุม ประธานกรรมการบางคนมีงานตามกำหนดเวลาเป็นจำนวนมากดังนั้นจึงไม่สามารถให้ความสนใจกับโครงการหรือพื้นที่ใดโครงการหนึ่งได้ทั้งหมด ผู้รับผิดชอบในการบรรยายสรุปประธานคือผู้รับผิดชอบในการทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น

1.11 อธิบายวัตถุประสงค์ของการต้อนรับและจัดหาเครื่องดื่มที่เหมาะสมให้กับผู้เข้าร่วมประชุม

จุดประสงค์ของการต้อนรับและจัดหาเครื่องดื่มที่เหมาะสมให้กับผู้เข้าร่วมคือการทำให้พวกเขารู้สึกเป็นที่ต้อนรับและผ่อนคลายและทำให้พวกเขามีอารมณ์ดีที่จะเอาใจใส่และมีส่วนร่วม เครื่องดื่มที่เหมาะสมยังป้องกันไม่ให้คนรู้สึกเหนื่อย

1.12 อธิบายประเภทของข้อมูลคำแนะนำและการสนับสนุนที่อาจจำเป็นต้องให้ในระหว่างการประชุม

การสนับสนุนที่ชัดเจนที่สุดที่คุณอาจถูกขอให้ใช้เวลาไม่กี่นาที คุณอาจถูกขอให้ระบุวาระการประชุมและเอกสารประกอบอื่น ๆ ข้อมูลและการสนับสนุนประเภทอื่น ๆ อาจรวมถึงทรัพยากรด้านไอทีเช่นโปรเจคเตอร์แล็ปท็อปหรือแม้แต่อาหารและเครื่องดื่ม

1.13 อธิบายประเภทของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมและวิธีแก้ไข

มีปัญหาหลายอย่างที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมอาจเกิดจากคนที่เข้าร่วมการประชุมหรือทรัพยากรที่ใช้ในการประชุม

ปัญหาด้าน ICT

แล็ปท็อปหรือโปรเจ็กเตอร์ที่ใช้สำหรับการประชุมอาจทำงานไม่ถูกต้องเนื่องจากมีข้อขัดแย้งกับซอฟต์แวร์ ปัญหาส่วนใหญ่คือไม่มีการเชื่อมต่อกับอินทราเน็ต ปัญหาดังกล่าวสามารถแก้ไขได้ก็ต่อเมื่อมีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบในการเปลี่ยนแปลงระบบ ถ้าไม่ควรขอคำแนะนำจากช่างเทคนิคไอที

ปัญหากับผู้เข้าร่วม

นอกเหนือจากนี้อาจมีความขัดแย้งที่เกิดจากการประชุม ประเภทของความขัดแย้งในการประชุมทางธุรกิจอาจรวมถึง:

• ความแตกต่างทางวิชาชีพ: สิ่ง เหล่านี้เกิดขึ้นเนื่องจากความคิดเห็นที่แตกต่างกัน เมื่อความแตกต่างเหล่านี้ไม่ได้รับการแก้ไขก็สามารถทำลายความสัมพันธ์ในการทำงานได้
• การต่อสู้ทางอำนาจและปัญหาบุคลิกภาพ: สิ่ง เหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อบุคคลหรือกลุ่มไม่ชอบซึ่งกันและกัน เกิดจากบุคลิกของผู้คนมากกว่าจากความขัดแย้งในการทำงาน

การแก้ไขความขัดแย้ง

นี่คือแนวทางและเทคนิคบางประการที่คุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขความขัดแย้ง

ความขัดแย้งอาจเกี่ยวกับ:

• ความไม่เห็นด้วยเกี่ยวกับปริมาณงาน
• ความแตกต่างของความคิดเห็น
• ความไม่เห็นด้วยในช่วงพักกลางวันการลาพักผ่อนประจำปีวันหยุดพักผ่อน ฯลฯ
• ความแตกต่างเกี่ยวกับวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน

ความขัดแย้งสามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• การพูดคุยแบบเห็นหน้าจะต้องดำเนินการโดยมีผู้ฟังอย่างชัดเจน สิ่งเหล่านี้จำเป็นต่อการทำความเข้าใจกับปัญหาโดยละเอียดและต้องทราบความรุนแรงของปัญหาด้วย
• Rotas สามารถเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขได้เพื่อให้เหมาะกับความต้องการและเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้งใด ๆ
• เมื่อเพียงการพูดคุยแบบเห็นหน้าไม่สามารถแก้ปัญหาความขัดแย้งได้ฝ่ายบริหารต้องเข้าไปมีส่วนร่วม
• ขั้นตอนการร้องทุกข์จะต้องดำเนินการหากปัญหามีความรุนแรงและผู้ได้รับผลกระทบประสงค์ที่จะดำเนินการตามขั้นตอนการร้องทุกข์เกี่ยวกับความขัดแย้ง

1.14 อธิบายสิ่งที่ควรรวมไว้ในบันทึกการประชุมและวัตถุประสงค์ของการดูแลให้บันทึกถูกต้องและได้รับการอนุมัติ

รายงานการประชุมควรมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการตัดสินใจในการประชุมและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการภายในช่วงเวลาหนึ่ง เมื่อมีการบันทึกการตัดสินใจสิ่งนั้นจะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถติดตามสิ่งต่างๆได้และเตือนพวกเขาว่าพวกเขาต้องทำอะไร ข้อสงสัยหรือความสับสนใด ๆ ที่เกิดขึ้นหลังการประชุมสามารถชี้แจงได้โดยการอ้างอิงและทำตามรายงานการประชุม

นาทีต้องชัดเจนและรัดกุม ผู้เข้าร่วมประชุมต้องเตรียมตัวก่อนการประชุมเอาใจใส่และตื่นตัวในระหว่างการประชุมและจดบันทึกรายงานการประชุมหลังการประชุม

ก่อนการประชุม

ผู้รับรายงานการประชุมไม่ควรเป็นผู้มีส่วนร่วมในการประชุมเนื่องจากอาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการทั้งสองงาน สร้างเทมเพลตสำหรับบันทึกรายงานการประชุมของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเว้นที่ว่างไว้เพื่อบันทึกบันทึกย่อของคุณ รวมข้อมูลต่อไปนี้:

• วันที่และเวลาของการประชุม
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• ผู้นำการประชุมหรือชื่อประธาน
• รายการการทำงานที่ได้รับมอบหมาย
• ตัดสินใจแล้ว
• การดำเนินการที่ต้องดำเนินการ
• ปัญหาอื่น ๆ
• วันที่สำหรับการประชุมครั้งต่อไป

ก่อนการประชุมรวบรวมข้อมูลจากผู้จัดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ขอรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมตลอดจนข้อมูลวัตถุประสงค์ของการประชุม

ตัดสินใจว่าคุณต้องการบันทึกโน้ตของคุณอย่างไร หากคุณไม่สะดวกที่จะใช้ปากกาและแผ่นจดบันทึกลองใช้เทปบันทึกเสียง

ในระหว่างการประชุม

เมื่อมีคนเข้ามาในห้องให้กาชื่อของพวกเขาในรายชื่อผู้เข้าร่วมของคุณหรือจดชื่อเมื่อคนเข้ามาในห้องประชุม หากมีคนใหม่ที่คุณไม่รู้จักให้ขอให้ประธานหรือคนนั้นแนะนำพวกเขาให้กับทีม นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะแนะนำทุกคนในปัจจุบันเนื่องจากผู้เยี่ยมชมหรือผู้เข้าร่วมบางคนอาจไม่ทราบว่าใครเข้าร่วมการประชุม การแนะนำตัวยังช่วยให้คุณจดบันทึกในรายงานการประชุมว่าใครได้รับมอบหมายให้ทำอะไร

ผู้รับการบันทึกจะต้องเป็นผู้ฟังอย่างระมัดระวังไม่เบี่ยงเบนความคิดไปสู่สิ่งอื่นใดเพื่อที่จะจดบันทึกอย่างถูกต้อง หากคุณไม่เข้าใจว่ามีการตัดสินใจอะไรหรือได้รับมอบหมายการดำเนินการใดให้ขอให้ที่ประชุมชี้แจง

หลังการประชุม

หลังจากการประชุมดูบันทึกย่อและเพิ่มประเด็นอื่น ๆ ที่ขาดหายไปแล้วการชี้แจงข้อสงสัยใด ๆ จากนั้นคุณจะได้ไม่หลงติดตามสิ่งที่สนทนาในการประชุม พิมพ์บันทึกย่อของคุณในเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้นก่อนการประชุมซึ่งจะทำให้ทุกคนอ่านและใช้บันทึกย่อได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณเขียนบันทึกย่อของคุณ:

• กำหนดหมายเลขหน้าที่คุณไปเพื่อไม่ให้สับสนในภายหลัง
• มุ่งเน้นไปที่รายการดำเนินการไม่ใช่การอภิปราย
• มีวัตถุประสงค์
• หากคุณต้องการอ้างถึงเอกสารอื่น ๆ ให้แนบในภาคผนวกหรือระบุที่ที่อาจพบ
• เมื่อคุณพิมพ์รายงานการประชุมเสร็จแล้วขอให้ประธานการประชุมตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อผิดพลาด

รายงานการประชุมที่ดีช่วยให้มั่นใจได้ว่าการตัดสินใจและการกระทำที่เกิดจากการประชุมจะไม่สูญหายหรือถูกลืม นอกจากนี้ยังใช้เป็นบันทึกสำหรับการอ้างอิงในอนาคตดังนั้นจึงเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่นขององค์กร

1.15 อธิบายวิธีบันทึกการดำเนินการและติดตามผลหากจำเป็น

การดำเนินการใด ๆ ที่กล่าวถึงในที่ประชุมจะต้องถูกบันทึกไว้ที่นั่น การดำเนินการที่ต้องติดตามอาจเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือทั้งทีม ดังนั้นก่อนการประชุมทีมครั้งต่อไปหากการติดตามมีบางอย่างเกี่ยวข้องกับคุณหรือทีมของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสร็จสมบูรณ์ หากเกี่ยวข้องกับทีมอื่นหรือบุคคลจากองค์กรภายนอกให้ไล่ตามทางโทรศัพท์หรืออีเมลเพื่อดูว่ามีการติดตามงานหรือไม่

1.16 อธิบายวัตถุประสงค์ของการรวบรวมและประเมินข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วมจากการประชุม

คำติชมคือภาพสะท้อนของผลงานของบุคคลในทีม ทุกคนในทีมทำงานแตกต่างกัน จากมุมมองของเราสถานการณ์บางอย่างอาจดูถูกต้อง แต่เราต้องดูสิ่งต่างๆจากมุมมองของผู้สังเกตการณ์ด้วย คำติชมทำให้มีโอกาสเข้าใจมุมมองของคนอื่นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเรา

ข้อเสนอแนะอาจเป็นเชิงบวกเชิงลบหรือเป็นกลาง

ข้อเสนอแนะสามารถส่งได้หลายวิธีและสิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับข้อเสนอแนะให้มากที่สุด คำติชมบ่งบอกถึงวิธีที่ผู้คนเห็นวิธีการทำงานของเราและจะปรับปรุงได้อย่างไร คำติชมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องถูกต้องเสมอไป

วัตถุประสงค์ของการรวบรวมและประเมินข้อเสนอแนะจากการประชุมคือ:

1. เนื่องจากองค์กรทำงานเพื่อลูกค้าการบริการลูกค้าจึงมีความสำคัญมากเพื่อให้องค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น ดังนั้นเราต้องรับฟังคำติชมเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้า

2. การรับคำติชมจะช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างสิ่งที่ถูกและสิ่งที่ผิด นอกจากนี้คุณยังได้รับรู้ว่าอะไรจำเป็นหรือจำเป็นและอะไรไม่ได้จึงช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ

3. เราอาศัยอยู่ในชุมชนที่มีวัฒนธรรมและความเชื่อที่แตกต่างกัน ดังนั้นการรวบรวมความคิดเห็นจึงช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงงานของคุณกับชุมชนที่หลากหลาย

4. เราทำงานร่วมกับผู้คนที่มีบุคลิกและความสัมพันธ์และตัวละครที่แตกต่างกันในชุมชน การรับคำติชมช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในแบบที่เหมาะสมกับทุกคนในชุมชน

5. คำติชมจะบอกคุณว่าวิธีการทำงานของคุณประสบความสำเร็จหรือไม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณพิจารณาวิธีอื่นในการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ

6. จากข้อเสนอแนะเราได้ทราบว่าเราทำร้ายใครหรือทำให้ใครรู้สึกไม่สบายใจหรือไม่เคารพใคร เราอาจทำสิ่งนั้นโดยไม่ได้ตั้งใจดังนั้นข้อเสนอแนะจึงช่วยให้เราระบุข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้

7. ข้อเสนอแนะช่วยให้เรามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ผู้เข้าร่วมในการประชุมต้องการมากกว่าสิ่งที่เราต้องการ

ใช้ข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วม:

1. เราสามารถใช้คำติชมเพื่อทำความเข้าใจความต้องการของชุมชนได้ดีขึ้น

2. เราสามารถใช้เพื่อทำความเข้าใจการเปลี่ยนแปลงในชุมชน

3. เราสามารถใช้เพื่อปรับปรุงโปรแกรมได้เอง

4. ข้อเสนอแนะช่วยพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรที่ยอมรับและประยุกต์ใช้สิ่งที่ได้รับจากผู้อื่น

1.17 อธิบายวิธีการยอมรับคะแนนการเรียนรู้เพื่อปรับปรุงองค์กรของการประชุมในอนาคต

จดบันทึกปัญหาที่คุณพบในการประชุมและพูดคุยกับผู้จัดการ ดังนั้นผู้คนสามารถตัดสินใจได้ว่าจะจัดการกับปัญหาดังกล่าวอย่างไรในอนาคต

ปัญหาต้องได้รับการแก้ไขเนื่องจากส่งผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมประชุมและผู้เยี่ยมชมทั้งหมดในการประชุม หากไม่มีการดำเนินการใด ๆ ปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอาจเป็นอันตรายต่อการทำงานที่ราบรื่นขององค์กร